7 esempi di orari di lavoro ibridi e consigli pratici

Il lavoro a distanza non è più solo un vantaggio per i dipendenti, ma un'aspettativa comune tra i lavoratori. Tuttavia, il lavoro completamente da remoto è in calo e il lavoro ibrido sta ridefinendo la nostra prospettiva sul lavoro e sul luogo di lavoro. Dare alle persone la possibilità di lavorare da remoto in altri giorni è un vantaggio per le aziende e per il personale. Ma creare l'orario flessibile perfetto è un'arte e una scienza con molte sfumature. È qui che ci vengono in aiuto gli esempi di orari di lavoro ibridi, che ci danno suggerimenti su come creare un orario che vada bene per i team moderni.

Noi di deskbird siamo proprio nel mezzo di questo cambiamento, offrendo soluzioni che rendono il lavoro flessibile non solo possibile, ma anche produttivo e piacevole. Ti illustreremo 7 modelli di orari di lavoro ibridi che stanno facendo scalpore per la loro praticità, per l'impatto che hanno sul lavoro dei dipendenti e sull'equilibrio tra vita privata e lavoro. L'implementazione del lavoro flessibile non si limita all'assegnazione dei giorni in cui i dipendenti devono essere presenti in sede. Per questo motivo, condivideremo anche approcci concreti ed esempi di orari flessibili per un'esperienza senza problemi di orari di lavoro variabili. 

Sia che tu stia perfezionando la tua configurazione attuale o che tu stia iniziando da zero, ecco alcune indicazioni preziose per creare un luogo di lavoro più flessibile, impegnato e connesso.

Definizione di orario di lavoro ibrido

Un orario di lavoro ibrido si basa essenzialmente sulla flessibilità. È un modo di organizzare il lavoro che consente ai membri del team di dividere il proprio tempo tra lavoro in ufficio, da casa o in un terzo luogo di lavoro. Non si tratta di lasciare che le persone scelgano il loro orario in modo casuale. L'idea è quella di creare un piano integrato che offra il meglio dei due mondi: collaborazione in ufficio e interazione sociale con la comodità di lavorare da remoto.

Perché scegliere un sistema ibrido? Perché la taglia unica non va bene per tutti quando si tratta di come e dove lavoriamo al meglio. Alcune mansioni si sviluppano grazie alla collaborazione di gruppo, mentre altre richiedono una concentrazione solitaria. Un orario flessibile tiene conto di queste realtà, con l'obiettivo di aumentare la produttività, supportare e mantenere i dipendenti felici e impegnati e promuovere l'equilibrio tra vita privata e lavoro.

7 esempi di orari di lavoro ibridi

Esempio di orario flessibile n°1: sistema a coorte

Immagina di dividere il tuo team in gruppi, o "coorti", che vengono in ufficio in giorni o settimane diverse. Questo è il sistema delle coorti in breve. È una soluzione interessante per le aziende che vogliono ridurre la densità dell'ufficio, garantendo al tempo stesso a tutti un po' di tempo faccia a faccia con i colleghi.

Ecco come può funzionare:

- un gruppo potrebbe venire il lunedì e il martedì,

- un altro il giovedì e il venerdì,

- e il mercoledì è dedicato al lavoro a distanza di tutto il team o alle riunioni tramite videochiamate.

Questo modello è particolarmente utile per i team più grandi, dove la collaborazione costante è fondamentale, ma lo spazio è limitato. Mantenere lo spirito di squadra e l'appartenenza è fondamentale, anche quando non si è fisicamente insieme. Inoltre, semplifica la pianificazione di chi deve essere dove e quando, rendendo la vita più facile a tutti i partecipanti.

Esempio di orario flessibile n°2: modello fisso 3:2 o 2:3

Questo modello è semplice come sembra, ma la sua forza sta nella sua semplicità. I dipendenti seguono un programma coerente, lavorando 3 giorni in ufficio e 2 da remoto o viceversa. Il bello di questo approccio è la sua prevedibilità, che facilita la pianificazione della settimana lavorativa e della vita personale di ognuno.

Le aziende possono stabilire dei giorni fissi per il lavoro in ufficio, per esempio dal martedì al giovedì, e il lunedì e il venerdì come giorni da remoto. In questo modo si mantiene la routine e si evita il sovraffollamento del personale. Si tratta di un approccio equilibrato, che offre un mix regolare di collaborazione in ufficio e la tranquillità del lavoro a distanza, e che rappresenta una scelta popolare sia per i datori di lavoro che per i dipendenti.

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Esempio di orario flessibile n°3: 3:2 o 2:3 a tempo indeterminato

Facendo un ulteriore passo avanti rispetto al modello fisso, la versione at-will offre alle persone la libertà di scegliere i giorni di presenza in ufficio e a distanza nell'ambito di un orario 3:2 o 2:3. Ciò significa che invece di avere giorni prestabiliti per il lavoro in sede e a casa, le persone possono decidere settimana per settimana quali giorni frequentare e quali lavorare da casa. Ciò significa che, invece di avere giorni prestabiliti per il lavoro in sede e a casa, le persone possono decidere settimana per settimana quali giorni venire in sede e quali lavorare da casa. Questo modello è perfetto per i team che hanno bisogno di flessibilità a causa di impegni personali diversi o di fasi del progetto che potrebbero richiedere un lavoro più mirato in solitaria o una collaborazione di persona in momenti diversi.

Ciò che distingue questo modello è la fiducia che i dipendenti ripongono nella gestione dei loro orari in modo da favorire al meglio la loro produttività e l'equilibrio tra vita privata e lavoro. Inoltre, consente ai team di coordinare i loro giorni di presenza in ufficio per riunioni o progetti collaborativi, assicurando che quando l'interazione faccia a faccia è più vantaggiosa, possa essere facilmente organizzata.

Esempio di orario flessibile n°4: orario sfalsato

Un orario scaglionato porta il concetto di flessibilità dell'orario di lavoro a un nuovo livello, consentendo ai dipendenti di iniziare e terminare la giornata lavorativa in orari diversi. Questo approccio è utile per le aziende che desiderano ridurre al minimo la densità degli uffici durante la giornata o che hanno team che si estendono su più fusi orari. Per esempio, alcune persone potrebbero iniziare la mattina presto e andarsene a metà pomeriggio, mentre altre arrivano più tardi e rimangono fino a sera.

Questo modello non solo aiuta a gestire lo spazio in ufficio in modo più efficiente, ma supporta anche le persone che hanno obblighi privati, come accompagnare i bambini a scuola o frequentare corsi serali. Offrendo la flessibilità di organizzare gli orari di lavoro in base alla propria vita privata, i dipendenti possono raggiungere un maggiore equilibrio, con conseguente aumento della soddisfazione lavorativa e della produttività.

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Esempio di orario flessibile n°5: settimane alterne 

Il modello a settimane alterne è un po' come il sistema a coorte, ma con un tocco di novità. Invece di dividere la settimana, si divide l'intero mese lavorativo in settimane a rotazione in ufficio e da remoto. Ciò significa che i dipendenti passano una settimana a lavorare in ufficio e la successiva a lavorare da remoto, per poi ripetere l'operazione. Ciò consente di avere tempo a sufficienza per il lavoro concentrato a casa e per le riunioni collaborative di persona, senza che l'ufficio risulti affollato.

Questo programma può essere interessante per i ruoli che richiedono fasi di lavoro profonde. Permette un'intera settimana di concentrazione indisturbata a casa, seguita da una settimana di riunioni, sessioni di brainstorming e team bonding in ufficio. Inoltre, offre ai lavoratori qualcosa che molti desiderano: la varietà dell'ambiente di lavoro, che può mantenere le cose fresche e coinvolgenti.

Esempio di orario flessibile n°6: modalità a rotazione

Con la modalità a rotazione, si divide il team in gruppi e si assegnano loro settimane o giorni specifici del mese per lavorare in ufficio. In questo modo, tutti hanno il loro turno. È particolarmente adatta se si vuole ridimensionare l'ufficio, cioè se si dispone di uno spazio di lavoro limitato, ma si cerca comunque una presenza regolare in ufficio. È simile a un modello strutturato di settimane alterne, con cicli chiari di presenza in sede.

Ciò che distingue la modalità a rotazione è la sua capacità di adattarsi a quasi tutte le dimensioni del team e alla capacità dell'ufficio. Un gruppo per la prima settimana, un altro per la seconda e così via. In questo modo si evita che l'ufficio diventi troppo affollato e si pianificano meglio le risorse dell'ufficio e le sale riunioni.

Esempio di orario flessibile n°7: mix-and-match

Il modello mix-and-match porta la flessibilità del posto di lavoro al suo apice, consentendo alle persone di combinare il lavoro in ufficio con quello a distanza. Questo approccio riconosce l'unicità di ogni persona e le sue preferenze lavorative e circostanze di vita. I dipendenti possono decidere, settimana per settimana, di combinare i giorni di presenza in ufficio con quelli di lavoro a distanza, in base ai progetti in corso, agli impegni personali e alle esigenze di collaborazione.

Questo sistema è ottimo per la responsabilizzazione dei dipendenti, ma richiede un quadro solido per evitare la confusione e garantire una produttività elevata. La tecnologia svolge un ruolo cruciale in questo senso, in particolare strumenti come deskbirdche aiutano a gestire la pianificazione delle scrivanie e degli spazi in ufficio. Con queste risorse, i dipendenti possono facilmente prenotare la propria scrivania nei giorni in cui decidono di venire in ufficio. Questo modello è flessibile e facile da gestire per tutte le parti coinvolte.

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Le migliori pratiche per implementare con successo orari di lavoro ibridi

L'implementazione di un orario di lavoro ibrido che soddisfi le esigenze del tuo team e gli obiettivi aziendali richiede una pianificazione ponderata e una comunicazione aperta. Ecco alcuni metodi pratici per aiutarti in questo processo.

Comprendere le motivazioni e le esigenze dei dipendenti

Il primo passo verso un modello di orario flessibile di successo è capire perché i membri del tuo team sono interessati al lavoro ibrido e cosa si aspettano da esso. Cercano di migliorare l'equilibrio tra vita privata e lavoro, di ridurre i tempi di viaggio o di concentrare le ore di lavoro? La comprensione di queste motivazioni aiuta a progettare un orario che sia davvero vantaggioso per il personale.

È anche importante riconoscere che ruoli specifici all'interno dell'azienda possono adattarsi in modo diverso agli orari flessibili. Per esempio, per un membro del team di marketing potrebbe essere più facile lavorare da remoto rispetto a un analista di dati che deve accedere a server sicuri. Prendendo in considerazione le esigenze specifiche di ciascun dipendente, è possibile rendere l'orario ibrido più inclusivo ed efficace.

Fare della collaborazione una priorità in ogni decisione presa

È fondamentale garantire che il team possa collaborare in modo efficace, indipendentemente dal luogo in cui lavora. Ciò potrebbe significare investire in strumenti di comunicazione migliori, organizzare check-in regolari o persino riprogettare lo spazio dell'ufficio per accogliere meglio le riunioni ibride. L'obiettivo è garantire una collaborazione senza interruzioni tra i collaboratori da remoto e quelli in ufficio.

Adattarsi a questo modello ibrido significa anche accettare la flessibilità degli orari e della mentalità. È importante creare fiducia sul posto di lavoro e comprensione tra i membri del team. Ciò può essere fatto attraverso una comunicazione aperta e onesta e fornendo aspettative e supporto chiari.

Creare una politica di lavoro ibrido 

La stesura di una politica di lavoro ibrido chiara e completa è fondamentale per stabilire le regole della strada per il tuo team. La policy deve chiarire i dettagli, comprese le opzioni di orario di lavoro e i parametri di performance. È importante attingere a un'ampia gamma di risorse per trarre ispirazione e indicazioni su cosa includere nella policy, assicurando che sia equa e trasparente. 

Questo lavoro di base aiuta a stabilire le giuste aspettative e fornisce un quadro stabile per il modello di lavoro flessibile. In questo modo, tutti sanno cosa aspettarsi e come avere successo.

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Valutare il layout dell'ufficio agile

Le analisi del luogo di lavoro sono fondamentali per valutare il layout del tuo ufficio agile. Le analisi forniscono informazioni sull'utilizzo dello spazio ufficio, compresi i tassi di occupazione, in modo da ottimizzare l'ambiente di lavoro ibrido. Esaminando regolarmente questi dati, puoi assicurarti che il tuo spazio di lavoro non solo sia efficiente, ma anche allineato alle mutevoli esigenze della tua forza lavoro. 

Se i dati suggeriscono che la configurazione attuale non è all'altezza, è importante considerare la possibilità di riconfigurare lo spazio dell'ufficio. Le modifiche possono andare dalla riprogettazione delle aree per le riunioni a una migliore gestione delle riunioni ibride. Potrebbe anche essere necessario ripensare le aree comuni per aumentare la collaborazione tra i membri del team che lavorano e vivono lontano l'uno dall'altro.

Equipaggiarsi con i giusti strumenti di lavoro ibrido e la giusta tecnologia

Gli strumenti e le tecnologie giuste possono fare una grande differenza nel funzionamento del tuo modello ibrido. Dalle applicazioni per la gestione dei progetti alle piattaforme di comunicazione, assicurati che il tuo team abbia a disposizione ciò di cui ha bisogno per rimanere connesso e produttivo. Non dimenticarti di un software per la prenotazione delle scrivanie, come deskbird, che rende la gestione del luogo di lavoro ibrido efficiente e semplice. Ecco alcune caratteristiche di cui il tuo team può usufruire:

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• Il sistema di workspace booking consente ai dipendenti di riservare i posti necessari per svolgere le loro attività in ufficio.
• La planimetria interattiva permette di prenotare una scrivania accanto al collega preferito.
• Il Calcolatore di Lavoro Flessibile ti aiuta a ottimizzare il tuo spazio di lavoro e a risparmiare sui costi dell'ufficio. 

Impostare un periodo di prova

Il passaggio a un orario flessibile segna un cambiamento significativo nel modo di lavorare del team. Inizia con un periodo di prova, in modo che tutti possano testare il nuovo assetto ed esprimere le loro opinioni. Questa prova è un'opportunità per vedere come il team si adatta, collabora e mantiene la produttività con la nuova flessibilità. 

Il feedback raccolto in questo periodo è prezioso e offre spunti per perfezionare il tuo approccio, assicurandoti che sia in linea con la soddisfazione del team e con gli obiettivi aziendali. Questa fase è un'occasione per imparare, adattarsi e infine trovare la strada migliore per la tua strategia di ambiente di lavoro ibrido.

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Rivalutare costantemente la politica di orari di lavoro ibridi

Il lavoro è in continua evoluzione, e così dovrebbe essere anche la tua politica ibrida. È prioritario rivedere e aggiornare regolarmente la politica in base al feedback del team e ai cambiamenti delle esigenze aziendali. Coinvolgere il team per raccogliere le loro opinioni e i loro pensieri, osservare i cambiamenti nei modelli di lavoro e allinearsi agli obiettivi crescenti dell'azienda sono tutti passi fondamentali. 

Questo processo di rivalutazione continua garantisce che la tua politica di lavoro ibrido rimanga allineata con le esigenze e le preferenze del tuo team, nonché con gli obiettivi della tua organizzazione, mantenendola rilevante e vantaggiosa nel lungo periodo.

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L'adozione di un orario di lavoro flessibile che si adatti alle esigenze specifiche del tuo team può aumentare significativamente sia la produttività che la soddisfazione. Indipendentemente dall'approccio scelto, i modelli ibridi richiedono una comunicazione chiara, la comprensione delle aspettative dei dipendenti e la capacità di adattamento. Il futuro del lavoro riguarda la collaborazione efficace, la soddisfazione sul lavoro e il benessere, non la sede. 

Utilizza questi esempi di orari di lavoro ibridi per creare un ambiente di lavoro solidale, agile e produttivo. In prospettiva, valuta come incorporare strumenti di lavoro avanzati o rivedere la disposizione dell'ufficio possa migliorare ulteriormente l'intera esperienza. Vuoi scoprire come possiamo aiutarti a farlo? Richiedi una demo gratuita dell'app deskbird e scopri come possiamo aiutarti a sfruttare al meglio gli esempi di orari flessibili di cui sopra (o qualsiasi altro di tuo gradimento)!