Pianificazione delle strutture: una fase essenziale della gestione dello spazio di lavoro

La pianificazione delle strutture non solo crea un ufficio più efficiente, ma risponde anche alle esigenze dei dipendenti e aiuta ad affrontare le nuove tendenze, come il lavoro ibrido. Con la diffusione degli orari flessibili, la gestione dei lavoratori e degli spazi d'ufficio tende a essere più complicata. Tuttavia, una strategia di facility management consente alle aziende di organizzare le risorse e gli spazi per garantire un flusso di lavoro continuo, un risparmio sui costi e la soddisfazione del personale. Essendo il secondo costo più alto dopo le risorse umane, gli ambienti di lavoro fisici sono un elemento primario del budget aziendale e quindi devono essere gestiti di conseguenza. 

Ma la gestione di un ufficio e di tutti gli aspetti che ne derivano va oltre la semplice allocazione. Comporta un'analisi basata sui dati, soluzioni incentrate sulle persone e un'attenzione particolare alla sicurezza del posto di lavoro. In questo articolo esploreremo l'importanza della pianificazione degli spazi e ci addentreremo negli elementi più importanti di una strategia di successo di gestione degli ambienti. Comprendendo e padroneggiando questo aspetto chiave, le organizzazioni possono creare spazi di lavoro che migliorano l'esperienza dei dipendenti, aumentano la produttività aziendale e si allineano agli obiettivi più ampi.

Che cos'è la pianificazione delle strutture? 

La definizione di pianificazione delle strutture

La pianificazione delle strutture è definita come un approccio utilizzato dalle aziende per organizzare le proprie strutture e risorse. Garantisce che i dipendenti abbiano a disposizione la giusta quantità di spazio e di strumenti per consentire all'azienda di operare senza problemi e di raggiungere i propri obiettivi.

Questo approccio proattivo richiede lo sviluppo di una strategia di gestione dello spazio e delle risorse piuttosto che l'allocazione di strumenti e spazi di lavoro senza riflettere. Si tratta spesso di un processo basato sui dati che prevede la raccolta di informazioni sull'utilizzo e sull'occupazione per capire come viene usato uno spazio. 

L'obiettivo finale della pianificazione delle strutture è quello di garantire il successo dell'azienda creando uno spazio per uffici che favorisca il lavoro.

I 4 diversi aspetti da considerare per creare una strategia di facility management di successo

Gli aspetti più importanti nello sviluppo di un piano di gestione delle strutture sono: 

1. Persone: cosa si aspettano i tuoi dipendenti dallo spazio e come puoi soddisfare le loro esigenze in modo che possano svolgere il loro lavoro al meglio delle loro capacità?
2. Tecnologie: quali sono gli strumenti da implementare per snellire alcuni processi e aiutare a raccogliere dati per prendere decisioni più sicure sullo spazio?
3. Edificio e paesaggio: come si presenta e come funziona lo spazio attuale, comprese le sale riunioni e le scrivanie?
4. Processi e pratiche: qual è il processo organizzativo del facility management che aiuta ad allocare lo spazio e le risorse in modo efficace?

Il ruolo dei professionisti CRE e dei Facility Manager nello sviluppo della pianificazione strategica delle strutture

I professionisti del CRE e i Facility Manager svolgono entrambi un ruolo fondamentale nella pianificazione delle strutture. Il loro obiettivo principale è l'ottimizzazione degli spazi. Ciò significa adattare uno spazio in modo che sia il più efficiente possibile, sia in termini di produttività che di costi, e che favorisca il lavoro.

Sebbene i loro ruoli si sovrappongano, i professionisti del CRE lavorano a un livello più ampio, guardando alla gestione immobiliare nel suo complesso. Invece, il lavoro dei facility manager è più ristretto e si concentra su ogni singola struttura e sui miglioramenti da apportare. Tutto ciò premesso, entrambi mirano a creare un luogo di lavoro fisico che corrisponda ai piani aziendali e risponda alle esigenze dei dipendenti.

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Perché la pianificazione delle strutture è importante per le aziende?

Rendere l'ambiente di lavoro fisico efficiente e a prova di futuro

Le aziende dovrebbero implementare una strategia di facility management per una serie di motivi, soprattutto perché i nuovi modi di lavorare diventano comuni. Ciò consente alle organizzazioni di adattarsi al lavoro ibrido, per esempio. Per gestire il lavoro collaborativo quando i dipendenti sono in sede, è necessario utilizzare le giuste tecniche di facility management. Ciò implica l'utilizzo della giusta tecnologia per gestire l'orario e il luogo di lavoro dei dipendenti. 

Inoltre, per rendere l'ambiente fisico a prova di futuro è necessario allinearsi alle aspettative dei dipendenti, che si stanno spostando verso una maggiore sostenibilità in ufficio e una maggiore autonomia complessiva. Prendiamo per esempio la sostenibilità. Per creare un ambiente di lavoro più sostenibile, le aziende devono misurare e regolare il consumo energetico. Questo non può essere fatto senza una pianificazione delle strutture.

Ottimizzare lo spazio di lavoro in base agli obiettivi aziendali

Queste misure contribuiscono anche al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Un luogo di lavoro adeguato è essenziale per il successo generale. Ciò include la creazione di un ambiente favorevole al lavoro e, più specificamente, creato per migliorare l'esperienza individuale di ciascun dipendente e il lavoro che svolge. Utilizza la gestione delle strutture per capire quali sono gli spazi più utilizzati e quelli di cui il tuo team ha bisogno. 

Uno spazio di lavoro ottimizzato comporta anche vantaggi finanziari. Se uno degli obiettivi aziendali è quello di aumentare l'efficienza dei costi, la pianificazione delle strutture aiuta a ridurre i costi attraverso la progettazione o il ridimensionamento dello spazio in ufficio in modo diverso per soddisfare le esigenze aziendali.

Migliorare l'esperienza dei dipendenti e aumentare la loro soddisfazione

Il cuore di un'azienda è costituito dai suoi dipendenti, per cui è essenziale mantenerli soddisfatti. La pianificazione delle strutture assicura ai membri del team il tipo di spazio di lavoro di cui hanno bisogno, sia che si tratti di aree per concentrarsi individualmente, di spazi di collaborazione di gruppo o di parti dell'ufficio dedicate al benessere e al relax. È necessario creare un ambiente fisico in cui i lavoratori si sentano bene e siano motivati. Questo può significare una serie di cose diverse, ma può includere una migliore illuminazione, aree di riposo o più spazio verde. Se vogliamo che le persone tornino in ufficio, dobbiamo dare loro un motivo per spostarsi.

Inoltre, bisogna far sviluppare un senso di appartenenza per contribuire a rafforzare la cultura aziendale. Negli ambienti flessibili, questo può essere difficile. Ma le ricerche dimostrano che a molti dipendenti manca il legame personale con i colleghi. Pertanto, l'utilizzo di strategie di pianificazione delle strutture, come la creazione di un ufficio che funga da centro sociale oltre che da spazio di lavoro, può aiutare a riunire le persone.

Risparmiare e ridurre i costi d'ufficio

La giusta strategia di lavoro può anche ridurre i costi dell'ufficio. Un ufficio completamente ottimizzato è quello in cui tutto lo spazio ha uno scopo e può essere utilizzato in modo da aumentare la produttività aziendale. In altre parole, bisogna assicurarsi che ogni area abbia uno scopo e che nessuno spazio venga lasciato inutilizzato. Con gli affitti alle stelle in molte grandi città, lo spazio non usato è denaro sprecato. Pertanto, l'utilizzo della pianificazione delle strutture per comprendere l'utilizzo e l'occupazione dello spazio di lavoro assicura che l'ufficio sia ottimizzato o ridimensionato se non tutte le aree sono necessarie. Inoltre, capendo come e quando il team utilizza uno spazio, è possibile ridurre il consumo energetico. Meno persone in uno spazio specifico significa meno energia utilizzata.

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Quali sono le regole di base per una strategia di successo nel settore immobiliare e nel facility management aziendale?

Determinare gli obiettivi e le esigenze

Ogni buona strategia inizia con la determinazione degli obiettivi che si spera di raggiungere. Inizia a pensare a come allineare la tua strategia di CRE e Facility management con gli obiettivi dell'azienda. Per esempio, se gli obiettivi dell'azienda sono la riduzione dei costi e l'aumento dell'efficienza, è necessario studiare il modo in cui il Facility Management può contribuire a raggiungere tali obiettivi. In questo caso, la ricerca di modi per ridimensionare o ridurre il consumo energetico consentirebbe di gestire i costi. La progettazione di un ambiente di lavoro che motivi il lavoro e soddisfi le esigenze dei dipendenti aumenterebbe l'efficienza.

Analizzare la situazione attuale

Una volta delineati gli obiettivi, il passo successivo consiste nell'analizzare la situazione attuale del posto di lavoro. A seconda dell'obiettivo, ciò può significare cose diverse. Se l'obiettivo è diventare più sostenibili, si deve misurare il consumo energetico per vedere quanto viene utilizzato e trovare le aree in cui può essere ridotto. Si può anche tenere traccia di chi arriva in ufficio ogni giorno. Si potrebbe fare car pooling, oppure l'azienda potrebbe sovvenzionare modalità di trasporto più rispettose dell'ambiente, come il treno. 

Nella maggior parte dei casi, l'ottimizzazione dello spazio inizia con la raccolta di dati sull'occupazione e l'utilizzo dello spazio. Un ottimo modo per farlo è utilizzare un'applicazione per l'hot-desking o la pianificazione della settimana. In questo modo i dirigenti possono vedere chi arriva quando e quali sono le aree dell'ufficio più utilizzate.

Monitorare le tendenze del futuro del lavoro

Qualsiasi strategia moderna di pianificazione delle strutture richiede di tenere il passo con le tendenze del lavoro, la più pertinente delle quali è rappresentata dal modello di lavoro ibrido e flessibile. L'aumento del lavoro a distanza, per esempio, significa che i dipendenti utilizzano luoghi di lavoro diversi e sono eventualmente distribuiti in tutto il mondo. Ciò influisce sulla quantità di spazio necessario o sull'eventuale necessità di un ufficio. Inoltre, le esigenze dei dipendenti cambiano. Potrebbero aver bisogno di spazi di co-working o di un budget per attrezzare il loro ufficio a casa. 

Il lavoro ibrido è in grande ascesa in questo momento, in quanto combina i vantaggi del lavoro a distanza con la collaborazione delle interazioni di persona. È importante che le aziende tengano presente questo aspetto quando sviluppano la loro strategia di pianificazione delle strutture, perché influisce notevolmente sul modo in cui lo spazio verrà utilizzato. È probabile che i dipendenti entrino in azienda per socializzare e collaborare, ma che si concentrino meglio con il lavoro a casa.

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Creare una strategia di pianificazione della struttura

Il passo finale consiste nel mettere insieme tutti questi pezzi. Ora che tutti i dati sono stati raccolti e che hai un'idea chiara di ciò che deve essere realizzato, è il momento di metterlo in pratica. 

Per raggiungere questi obiettivi, il nostro consiglio è di implementare della tecnologia del posto di lavoro per semplificare il processo, dalla raccolta dei dati all'organizzazione dei dipendenti e alla gestione dello spazio di lavoro stesso. Sono disponibili numerosi software altamente integrati che funzionano con i sistemi di gestione dell'ufficio esistenti, come Slack o Google Calendars. Le app di hot desking, i sistemi di prenotazione dei parcheggi e le piattaforme di pianificazione delle settimane sono ottimi esempi!

Impostazione di KPI per la gestione delle strutture

Dopo l'implementazione, è il momento di misurare il successo della strategia. Il modo migliore per farlo è stabilire dei KPI per la gestione delle strutture. 

La definizione di questi KPI aiuta a determinare se i cambiamenti apportati sono vantaggiosi o meno per l'azienda e i dipendenti. Il consumo di energia è diminuito? I dipendenti sono più produttivi? I costi sono stati ridotti? Le risposte a queste domande consentono ai responsabili delle strutture di capire se i cambiamenti implementati hanno avuto un impatto positivo. Inoltre, rivelano le aree di miglioramento per le future strategie di pianificazione delle strutture. Questi KPI possono essere misurati attraverso alcune tecnologie per il luogo di lavoro (IoT), l'IWMS, il feedback e i rapporti finanziari.

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La pianificazione delle strutture è essenziale per il successo della tua azienda: dal rendere l'ambiente fisico di lavoro efficiente e a prova di futuro al risparmio e alla riduzione dei costi d'ufficio, oltre agli altri vantaggi già citati. Quando si tratta di una strategia di gestione delle strutture, bisogna partire dai membri del team e dalle loro esigenze. Determina le loro aspettative e i loro requisiti per lavorare al meglio delle loro capacità. Con la giusta tecnologia e un approccio incentrato sui dipendenti è possibile garantire il successo dell'implementazione del piano. A sua volta, questo può contribuire a creare un luogo di lavoro che non solo aumenta la soddisfazione dei dipendenti, ma ottimizza anche l'efficienza operativa. 

Stabilendo obiettivi chiari, analizzando la situazione attuale, monitorando le tendenze lavorative future e implementando della tecnologia per il posto di lavoro, le aziende ottimizzano i loro uffici. Questo le aiuta chiaramente a essere più efficienti ed economiche. Tutto ciò contribuisce a preparare la tua impresa al futuro del lavoro, comprese le richieste dei dipendenti di luoghi di lavoro sostenibili e flessibili. 

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