Perché i team immobiliari e HR dovrebbero lavorare insieme

Le risorse umane e il settore immobiliare possono sembrare un'accoppiata improbabile. Quando si tratta di luoghi di lavoro, spesso occupano sfere separate: il team immobiliare, che orchestra gli spazi fisici, e il team delle risorse umane (HR), che tesse la cultura aziendale e l'esperienza dei dipendenti. Ma i loro ruoli in realtà si intrecciano, perché hanno un obiettivo centrale che li accomuna: rendere l'ambiente di lavoro migliore per tutti i dipendenti.

Per questo motivo, quando le organizzazioni si trovano a navigare in un panorama lavorativo in continua evoluzione, la collaborazione tra i team immobiliari e delle risorse umane diventa fondamentale. Non si tratta solo di assegnare superfici o di definire le politiche per i dipendenti, ma di creare ambienti che mantengano una cultura forte, favoriscano la collaborazione e guidino la produttività.

In questo articolo esploreremo l'intersezione di queste due funzioni vitali, i suoi vantaggi e alcune strategie di collaborazione. Dalla riprogettazione del luogo di lavoro all'ottimizzazione delle strategie di attrazione e mantenimento dei talenti, il settore immobiliare e quello delle risorse umane possono collaborare per aiutare le organizzazioni a modernizzarsi e a stare al passo con il futuro del lavoro. 

Ruoli chiave nel settore immobiliare e ht

Team immobiliare

L'analisi del ruolo dei team immobiliari nel contesto lavorativo è estremamente importante per comprendere meglio il modo in cui le organizzazioni prendono le decisioni sullo spazio per gli uffici, sia che si tratti di affittare un nuovo posto sia che si tratti di un ridimensionamento.

Per prima cosa, analizziamo i tipi di lavoro che si trovano all'interno della funzione immobiliare, alcuni dei quali sono interni all'azienda, mentre altri sono appaltati all'esterno dell'organizzazione. All'interno dell'azienda ci sono i responsabili del corporate real estate (CRE), i facility manager e i workplace manager. Questi ruoli possono essere svolti anche da un consulente, il che significa che non sono sempre interni. Si concentrano sulla gestione degli immobili di proprietà dell'azienda e sull'ottimizzazione degli spazi per gli uffici. 

All'esterno, ci sono designer e architetti di ambienti di lavoro. Sono più lontani dalle attività quotidiane dell'ufficio, come la gestione degli spazi. Assumendo una funzione di progettazione una tantum, i designer e gli architetti degli ambienti di lavoro collaborano con l'azienda per garantire che l'ufficio soddisfi le esigenze dell'organizzazione e del suo personale. È inoltre importante che questi progettisti comprendano i valori fondamentali che devono essere tradotti in design, come la sostenibilità o la centralità del dipendente. Gli uffici, infatti, sono il punto di contatto più frequente che i dipendenti hanno con l'azienda e devono rispecchiarne la cultura. 

Team risorse umane

I team HR sono interni e lavorano a stretto contatto con tutti i membri dell'azienda per creare un ambiente di lavoro positivo e garantire il raggiungimento di tutti gli obiettivi legati alle persone. Il team può essere suddiviso in diverse funzioni, come l'acquisizione dei talenti e il coinvolgimento dei dipendenti. L'aspetto dell'acquisizione dei talenti delle risorse umane si concentra sulla ricerca di nuovi talenti da inserire nel team, assicurandosi che siano adatti sia dal punto di vista professionale che culturale. Si occupa del processo end-to-end di ricerca dei potenziali dipendenti, dell'esame dei CV, dei colloqui e infine dell'inserimento in azienda. 

L'aspetto del coinvolgimento dei dipendenti si sviluppa a partire da qui, assicurandosi che il luogo di lavoro sia un ambiente sicuro, inclusivo e positivo. Questo è fondamentale per la fidelizzazione dei dipendenti. Il ruolo di questo team è quello di esaminare i feedback dei dipendenti in merito all'ambiente di lavoro e di verificare se soddisfa le esigenze di tutti gli individui. Inoltre, è responsabile della creazione e del mantenimento della cultura aziendale. Sebbene si tratti di un argomento ampio, comprende il modo in cui i dipendenti si sentono quando arrivano in ufficio, quanto sono fedeli all'organizzazione e quanto si sentono parte del team, sia che lavorino da remoto che in sede. 

Quindi, guardando sia al settore immobiliare che a quello delle risorse umane, possiamo notare che entrambi condividono obiettivi simili: la creazione di un'esperienza positiva per i dipendenti e lo sviluppo e il mantenimento della cultura aziendale. 

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Dove si intersecano l'immobiliare e l'hr? 

Esperienza sul posto di lavoro e dei dipendenti

Esplorando i ruoli chiave e le responsabilità dei team HR e immobiliare, abbiamo scoperto che entrambi guidano lo spazio di lavoro e l'esperienza dei dipendenti. Il loro obiettivo è garantire che l'ufficio sia un luogo ideale per collaborare, innovare ed essere produttivi. Sebbene ogni gruppo compia passi diversi per raggiungere questo obiettivo collettivo, la creazione di un'esperienza per i dipendenti è uno dei principali punti di intersezione tra questi due team. 

Da un lato, i professionisti delle risorse umane promuovono una cultura aziendale positiva attraverso attività legate alle persone, come attività di team bonding, onboarding e iniziative di benessere. Dall'altro lato, i professionisti del settore immobiliare contribuiscono alla creazione di spazi belli e funzionali per i dipendenti, con un impatto diretto non solo sulle sensazioni di ciascuno, ma anche sul funzionamento dell'organizzazione. 

La progettazione dello spazio di lavoro ha un impatto diretto sulla produttività e sul benessere dei dipendenti. Dalla disposizione dell'ufficio al numero di sale riunioni rispetto alle scrivanie individuali, fino alla quantità di luce o di piante presenti nell'ufficio, il design fa la differenza. Più di ogni altra cosa, il design di un ufficio deve riflettere gli obiettivi dell'azienda e inserirsi nella cultura generale. Un'organizzazione basata sull'apertura e sull'innovazione dovrebbe avere spazi comuni che favoriscano la comunicazione e il cameratismo, ad esempio. 

È qui che entrano in gioco le risorse umane. Devono collaborare con il team immobiliare, che si tratti di manager interni o di progettisti esterni, per garantire che il luogo di lavoro soddisfi davvero le esigenze dei dipendenti. Spetta alle risorse umane mantenere la cultura e fare da tramite tra i dipendenti e il luogo di lavoro per soddisfare il maggior numero possibile di esigenze. 

Attrazione e fidelizzazione dei talenti

L'esperienza dei dipendenti ha anche un impatto diretto sull 'attrazione e la fidelizzazione dei talenti. Più i dipendenti sono felici, più è probabile che rimangano sul posto di lavoro e che promuovano il lavoro per la loro azienda. Sia le risorse umane che i team immobiliari svolgono un ruolo importante in questo senso e possono collaborare per massimizzare l'assunzione e ridurre il turnover dei dipendenti. 

Sebbene tutto ciò che è stato menzionato nella sezione precedente sull'esperienza dei dipendenti contribuisca anche a far sì che un dipendente rimanga fedele all'azienda, entriamo in alcuni dettagli più specifici. Un bell'ufficio è un ottimo punto di forza per i potenziali dipendenti. Le persone saranno più propense ad accettare un'offerta in un luogo di lavoro che offre ottimi servizi e favorisce diversi tipi di lavoro. Questo è particolarmente vero nel clima lavorativo odierno, in quanto la maggior parte delle aziende sta diventando ibrida, il che significa che le giornate trascorse in ufficio devono valere la pena. Se una persona si sente più a suo agio nel proprio ufficio, non è propensa a venire al lavoro. Pertanto, gli uffici devono offrire qualcosa di speciale ed essere un luogo in cui le persone possano entrare veramente in contatto. E quando si parla di fidelizzazione, una fattoria di cubicoli non ispirerà i dipendenti a costruire relazioni, ostacolando la loro fedeltà all'azienda. 

In questo senso, le risorse umane e l'immobiliare lavorano insieme per rafforzare i rispettivi obiettivi. Un bell'ufficio sarà un punto di forza per i nuovi dipendenti. Inoltre, un team HR forte che ispira la costruzione di una cultura significa che l'ufficio viene utilizzato al massimo delle sue potenzialità. 

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I vantaggi della collaborazione tra le due funzioni

Efficienza dei costi

Quando il settore immobiliare e le risorse umane lavorano insieme, possono contribuire a risparmiare sui costi. L'affitto di uffici è estremamente costoso nella maggior parte delle grandi città, il che rappresenta una sfida per le organizzazioni che sperano di migliorare l'efficienza dei costi. È qui che entra in gioco la collaborazione tra il settore immobiliare e quello delle risorse umane. Possono lavorare insieme per ottimizzare l'utilizzo dello spazio. In altre parole, possono utilizzare lo spazio che hanno nel modo più efficiente possibile per evitare di dover prendere un ufficio più grande. Oppure, possono trovare il modo di ridimensionare gli spazi continuando a mantenere l'efficienza. Questo può essere attuato in vari modi. 

In primo luogo, i team delle risorse umane possono implementare modalità di lavoro flessibili, come il lavoro ibrido. Con meno persone in ufficio, è necessario meno spazio. Questo aspetto può essere monitorato utilizzando un software di prenotazione delle scrivanie o di pianificazione settimanale per capire meglio quante persone arrivano in ufficio e, di conseguenza, quanto spazio è effettivamente necessario. 

In secondo luogo, possono creare spazi di lavoro basati sulle attività. Ciò significa progettare il layout dell'ufficio in modo da adattarlo alle diverse attività lavorative (ad esempio, zone di collaborazione, zone tranquille, aree di concentrazione) e offrire ai dipendenti la flessibilità di scegliere lo spazio più adatto alle loro mansioni.

In terzo luogo, la progettazione di uffici agili può essere utilizzata per massimizzare lo spazio attualmente disponibile. Analogamente agli spazi di lavoro basati sulle attività menzionati in precedenza, gli uffici agili utilizzano mobili e configurazioni flessibili che possono essere facilmente spostati e adattati in base alle esigenze dei dipendenti. Ad esempio, una sala riunioni può essere trasformata senza problemi in uno spazio con più scrivanie per uso individuale, utilizzando scrivanie che possono essere smontate e rimontate in un momento. 

La chiave quando si tratta di ottimizzare il posto di lavoro è allineare le esigenze di spazio con le dinamiche della forza lavoro per ridurre al minimo gli sprechi. È qui che le risorse umane e il settore immobiliare si intersecano direttamente. Le risorse umane possono raccogliere i dati relativi alle esigenze dei dipendenti, mentre i team immobiliari implementano i cambiamenti che supportano tali requisiti.

Miglioramento della comunicazione e della collaborazione

Quando questi due team lavorano insieme, non solo l'esperienza dei dipendenti e l'efficienza dei costi migliorano, ma anche la capacità dei dipendenti di comunicare e collaborare. Infatti, quando gli ambienti di lavoro sono progettati per soddisfare le esigenze dei singoli individui, questi sono più adatti a portare a termine compiti collaborativi e innovativi.

Ad esempio, se il team delle risorse umane di un'organizzazione ibrida nota che la maggior parte dei dipendenti arriva nei giorni in cui hanno riunioni, l'ufficio può essere progettato in modo da includere spazi sufficientemente ampi per ospitare le riunioni e dotati delle risorse giuste (ad esempio, proiettore, lavagne) per facilitare queste sessioni. 

Inoltre, essendo l'ibrido un modello di spicco adottato da molte organizzazioni, il ruolo dell'ufficio si è spostato da un luogo in cui si completano le attività a un luogo in cui i dipendenti entrano in contatto. Queste interazioni meno formali sono fondamentali per il successo dell'azienda e per lo sviluppo di fiducia e comunicazione aperta. Pertanto, le risorse umane e gli immobili devono collaborare per creare un ambiente che favorisca una comunicazione meno formale, come ampi spazi aperti e sale benessere. 

Questi vantaggi possono essere realizzati al meglio quando si utilizzano gli analytics per misurare l'utilizzo dell'ufficio. Pertanto, la chiave per l'implementazione è la misurazione dell'ufficio in termini di determinati compiti, che possono essere svolti dalle risorse umane. 

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Strategie di collaborazione tra questi due team 

Comunicazione e coordinamento regolari

Poiché questi team non lavorano tradizionalmente insieme, è molto importante comunicare apertamente e regolarmente per garantire una sinergia tra loro. Ciò è particolarmente vero se il team immobiliare ha un contratto esterno all'organizzazione. In questo caso, una comunicazione e un coordinamento chiari sono fondamentali per garantire che vengano recepiti i messaggi e gli obiettivi giusti. 

I team immobiliari e delle risorse umane dovrebbero stabilire canali di dialogo continuo per garantire una comunicazione e un coordinamento forti. In ufficio, questo potrebbe significare incontri regolari di persona. Tuttavia, stabilire una comunicazione è un po' più impegnativo negli ambienti di lavoro flessibili. Per fortuna, abbiamo a disposizione un'ampia gamma di tecnologie a supporto. Slack, ad esempio, permette di comunicare istantaneamente, indipendentemente dalla posizione di ciascuno. Si potrebbe creare un canale specifico solo per le risorse umane e gli immobili per condividere le loro idee e coordinare i progetti. 

Inoltre, sia in ufficio che in remoto, è possibile organizzare riunioni congiunte e sessioni di brainstorming per allineare gli obiettivi. L'unico modo per raccogliere i reali benefici della collaborazione tra HR e Real Estate è quello di fissare obiettivi chiari e perseguibili, delegando le fasi successive ai rispettivi team. 

Piattaforme di prenotazione e pianificazione settimanale 

Quando si tratta di coordinare entrambi questi team, le piattaforme di prenotazione delle scrivanie e di pianificazione delle settimane sono fondamentali, soprattutto negli ambienti di lavoro ibridi. Consentire ai dipendenti di prenotare le scrivanie in ufficio aiuta a colmare il divario tra le risorse umane e il settore immobiliare. Invece di dover comunicare ai responsabili del posto di lavoro chi sta arrivando e quali scrivanie e risorse sono necessarie, queste informazioni sono facilmente accessibili, contribuendo a snellire i processi di gestione del posto di lavoro. La postazione di lavoro deve anche avere l'agilità necessaria per adattarsi alle mutevoli esigenze e i responsabili della postazione di lavoro valutano ciò che è necessario in determinati giorni. 

Condivisione e analisi dei dati

Una collaborazione di successo tra i due team si basa sulla condivisione dei dati e sull'analisi. Per creare un ambiente positivo per i dipendenti, è importante capire come si sentono in ufficio, il che richiede la raccolta di dati qualitativi. Inoltre, entrambi i team devono sapere chi è in ufficio e quando lasciare a entrambi la responsabilità di misurare questa metrica. 

Per ottenere il massimo dall'intersezione tra questi due team, le risorse umane dovrebbero condividere i dati sulla forza lavoro per informare le decisioni immobiliari e la pianificazione degli spazi. Le piattaforme di prenotazione delle scrivanie e di pianificazione delle settimane menzionate in precedenza possono essere implementate per monitorare l'utilizzo degli uffici, in modo che i manager possano capire quali aree vengono utilizzate di più, quali devono essere migliorate e se l'ufficio può essere ridimensionato in base all'occupazione. 

Allo stesso modo, i dati giusti aiuteranno a ottimizzare l'uso degli spazi in base alle preferenze e ai comportamenti dei dipendenti. Ad esempio, il monitoraggio delle attività svolte in ogni spazio aiuterà a preparare quello spazio con le risorse necessarie per massimizzare la produttività. 

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Se all'inizio i team delle risorse umane e del settore immobiliare potevano sembrare un'accoppiata improbabile, ci auguriamo che ora comprendiate i vantaggi della loro collaborazione. Che si tratti di creare un'esperienza positiva per i dipendenti attraverso un design significativo o di risparmiare sui costi comprendendo le presenze in ufficio, questa collaborazione trasversale può davvero trasformare in meglio il luogo di lavoro. In fin dei conti, questi due team hanno lo stesso obiettivo: creare uffici che ispirino, mantengano la cultura e mantengano i talenti a bordo. Ma quando si tratta di unire questi due gruppi apparentemente eterogenei per raggiungere questo obiettivo, è fondamentale mantenere una comunicazione aperta e utilizzare l'analisi dell'occupazione e dell'utilizzo degli uffici. Detto questo, una cosa è chiara: gli ambienti di lavoro moderni devono essere incentrati sulle persone per avere successo, e l'intersezione tra le risorse umane e il settore immobiliare garantirà alla vostra azienda l'ottimizzazione degli spazi e la creazione di un ambiente agile e dinamico pronto per il futuro del lavoro.

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