Dimensioni dell'ufficio: una guida rapida per gli ambienti di lavoro moderni

Avete intenzione di trasferirvi in un nuovo ufficio o di ridimensionare quello attuale? Il nostro modo di lavorare è cambiato drasticamente negli ultimi due anni, così come il ruolo dell'ufficio. Ciò influisce sulle dimensioni degli uffici di cui avete effettivamente bisogno. Molti edifici professionali non sono ottimizzati e non soddisfano le aspettative in evoluzione dei lavoratori. Ciò si traduce in open space occupati a metà, scrivanie singole abbandonate e sale riunioni inutilizzate. Lavorare in ufficio diventa meno attraente che lavorare virtualmente da casa. Questo fa sì che le organizzazioni sprechino denaro per l'affitto e altri costi, pur avendo un luogo di lavoro fisico che non fa prosperare il personale.

Quindi, come trovare la quantità effettiva di metri quadrati di cui avete bisogno per soddisfare le esigenze della vostra forza lavoro senza compromettere il vostro budget CRE (corporate real estate)? Come i nostri nuovi modi di lavorare, anche la disposizione degli uffici deve essere flessibile e agile. Questo articolo fornisce indicazioni utili per determinare le esigenze di spazio in ufficio e creare un ambiente di lavoro incentrato sulle persone che faccia prosperare i dipendenti.

Come si determina la dimensione ideale di un ufficio? 

1. Conoscere la quantità di spazio per persona ufficialmente richiesta in un ufficio nel vostro Paese.

Prima di iniziare i calcoli, è necessario consultare le normative nazionali relative ai metri quadrati minimi per dipendente. Questo parametro legale garantisce che lo spazio dell'ufficio soddisfi gli standard di sicurezza, salute ed ergonomia, proteggendo il benessere dei dipendenti. Ignorare tali requisiti può comportare sanzioni legali e condizioni di lavoro compromesse. Pertanto, la comprensione e l'applicazione di questi criteri è fondamentale per determinare le dimensioni necessarie del vostro futuro ufficio, garantendo la conformità e favorendo un ambiente di lavoro produttivo. Ad esempio, in Germania sono necessari almeno 8 metri quadrati per ogni dipendente. In Francia, la dimensione legale dell'ufficio è di 6 metri quadrati per lavoratore. Negli Stati Uniti, ogni membro del team deve disporre di almeno 10 metri quadrati.

2. Verificare la soddisfazione dei dipendenti in merito all'attuale spazio d'ufficio

Prima di calcolare le dimensioni di un nuovo ufficio, è necessario confrontarsi con i propri dipendenti e raccogliere feedback sullo spazio attuale. Capire se l'ufficio esistente è troppo angusto o eccessivamente spazioso può guidare il dimensionamento del futuro spazio di lavoro. La raccolta di preferenze sulle aree di collaborazione e su tipi specifici di spazi di lavoro consente inoltre di stabilire come allocare e progettare le aree in modo efficace. In questo modo si garantisce che il nuovo ufficio sia in linea con le esigenze e i desideri della forza lavoro per una produttività e una soddisfazione ottimali. Non c'è bisogno di dire che questa fase è essenziale per ottenere il giusto risultato! 

3. Considerare il modello di lavoro e i ruoli dei membri del team.

Nel determinare le dimensioni di un futuro ufficio, è necessario considerare anche il proprio modello di lavoro. Lavorare quattro giorni a settimana, in modalità ibrida o con un orario flessibile può fare la differenza nella dimensione dell'ufficio. Lo stesso vale per la natura dei ruoli dei dipendenti e per i loro tipi di contratto (a tempo pieno o a metà tempo, freelance, ecc.). Un modello ibrido può richiedere meno spazio grazie alla presenza a rotazione in ufficio, mentre i ruoli che richiedono collaborazione possono beneficiare di aree comuni. Gli orari flessibili possono aumentare la necessità di un ufficio hot desk. Considerare tutti questi fattori aiuta a progettare uno spazio che risponda alle dinamiche del flusso di lavoro e della forza lavoro dell'azienda.

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4. Studiare i rapporti analitici sul posto di lavoro

Per determinare le dimensioni necessarie alla vostra azienda è fondamentale esaminare attentamente le analisi del vostro posto di lavoro. I dati sull'occupazione attuale degli uffici e sui modelli di utilizzo sono una miniera d'oro di informazioni, che offrono spunti di riflessione sull'utilizzo degli spazi. Esaminando questi preziosi report, è possibile prevedere con precisione il fabbisogno di spazio e garantire che il nuovo ufficio non sia né sottoutilizzato né eccessivamente congestionato. Inoltre, l'uso di queste analisi può consentire di risparmiare sui costi, di creare un ambiente d'ufficio che rispecchi la domanda effettiva e di migliorare l'efficienza operativa.

5. Valutare i piani di scala

Quanti dipendenti avete oggi? Quanti pensate di avere tra un anno? Non sposterete il vostro ufficio ogni 6 mesi, vero? Nel calcolare le dimensioni del vostro futuro ufficio, è fondamentale includere i piani di ridimensionamento. È necessario anticipare le traiettorie di crescita dell'azienda per garantire che le strutture siano in grado di accogliere l'aumento del personale, delle funzioni e dei potenziali nuovi reparti. Prevedere uno spazio per l'espansione futura evita i disagi e le spese di frequenti trasferimenti. La pianificazione proattiva della crescita non solo dimostra lungimiranza, ma contribuisce anche a un'evoluzione più fluida dell'ambiente fisico dell'azienda nel corso del suo sviluppo.

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Come ridurre lo spazio in ufficio senza compromettere il benessere e la produttività dei dipendenti?

Progettare un ambiente di lavoro con scrivanie condivise

Vi siete resi conto di non aver bisogno di un grande spazio di lavoro, ma temete che un ufficio più piccolo non risponda alle esigenze della vostra forza lavoro? L'implementazione di un sistema di condivisione delle scrivanie vi consente di ridurre lo spazio in ufficio e i costi associati in modo efficiente. Questo approccio sfrutta le modalità di lavoro flessibili, come gli orari ibridi o l'orario flessibile, per massimizzare l'uso delle scrivanie disponibili. La condivisione delle scrivanie, invece di mantenere tutti i posti a sedere assegnati, riduce significativamente l'impronta immobiliare. Ma questo non è l'unico vantaggio. La condivisione favorisce anche un risparmio economico e un ambiente di lavoro dinamico e collaborativo che si adatta ai moderni stili di lavoro.

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Progettare spazi agili e multifunzionali

Come abbiamo detto in precedenza, gli spazi di lavoro moderni devono essere progettati in modo flessibile e agile. Si adattano ai nuovi modi di lavorare e alle esigenze in evoluzione dei vostri dipendenti. Questa versatilità è una grande opportunità per creare spazi di lavoro multifunzionali. Questi ambienti adattabili possono servire a vari scopi durante la giornata lavorativa, da postazioni individuali a centri di collaborazione o aree di riunione. Investendo in mobili flessibili e in un design intelligente, una singola area può essere trasformata per adattarsi alle esigenze immediate. Ciò consente di ridurre al minimo lo spazio totale richiesto e di incoraggiare un uso più efficiente, economico e agile del luogo di lavoro.

Attenzione a non sovradimensionare l'ufficio

Tenete presente che l'esperienza e la soddisfazione dei dipendenti devono rimanere la vostra priorità principale. Per questo motivo, consigliamo vivamente di non ridimensionare il vostro ufficio a tutti i costi, poiché ciò può avere un grave effetto boomerang sulle vostre attività. Se si riduce troppo la metratura, è molto probabile che l'esperienza, la soddisfazione e la produttività dei dipendenti ne risentano. Questo può avere conseguenze sulle prestazioni del personale, sulla fidelizzazione dei talenti e, infine, sulla crescita dell'azienda. D'altra parte, se il vostro ufficio ha le dimensioni giuste e una disposizione che soddisfa i membri del vostro team, non solo ne beneficeranno, ma avranno anche effetti positivi su aspetti aziendali chiave. Ad esempio, può favorire la collaborazione personale, la presenza in ufficio, la produttività e la soddisfazione generale.

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In che modo il lavoro flessibile influenza la quantità di spazio per persona necessaria nel vostro ufficio?

I dipendenti non passano più tutti i giorni di lavoro in ufficio

Anche voi avete adottato modalità di lavoro flessibili? Allora avrete notato che il vostro ufficio è quasi sempre semivuoto. Con questa nuova flessibilità lavorativa, le persone non arrivano più tutte insieme alle 8 del mattino e se ne vanno alle 18. I membri del vostro team potrebbero venire solo una o due volte alla settimana. Potrebbero anche venire tutte le mattine e lavorare da casa nel pomeriggio. Questo ha inciso drasticamente sull'uso dell'ufficio e deve essere preso in considerazione quando si cerca di risparmiare sui costi e di creare uno spazio di lavoro che corrisponda alle aspettative dei dipendenti.  

Il ruolo dell'ufficio è cambiato per diventare un centro di collaborazione.

Il lavoro flessibile ha trasformato l'ufficio da esigenza quotidiana a spazio mirato per interazioni e collaborazioni specifiche. Il suo ruolo si è spostato verso la facilitazione delle attività di gruppo e la promozione della cultura aziendale, piuttosto che verso la sistemazione dei dipendenti per il tradizionale lavoro alla scrivania. Questo cambiamento ha creato l'esigenza di un layout d'ufficio che favorisca l'hot-desking, i salotti comuni e le sale riunioni rispetto alle file di scrivanie permanenti, spesso con conseguente riduzione dell'utilizzo. Di conseguenza, diminuisce la necessità di spazi ampi per gli uffici. Questo costringe le aziende a trasformare gli uffici in ambienti agili, in grado di adattarsi alle presenze irregolari e di favorire l'interazione e l'innovazione tra i dipendenti che scelgono di lavorare in loco.

L'ufficio in casa è talvolta più attraente dell'ufficio stesso. 

L'aumento del lavoro a distanza ha rivelato che l'ufficio da casa a volte risponde alle esigenze dei dipendenti più dell'ufficio stesso. Ciò può essere dovuto a mobili più ergonomici, alla possibilità di evitare distrazioni e concentrarsi, all'opportunità di uscire per qualche minuto e prendere aria fresca, ecc. Tutto ciò sfida gli spazi d'ufficio tradizionali a rimanere rilevanti. Riconoscendo ciò, è necessario ripensare gli ambienti d'ufficio per offrire spazi di lavoro e risorse uniche che un ambiente domestico non può fornire. Tenendo conto di questi fattori, si crea uno spazio ufficio attraente, che attira i dipendenti garantendo che ogni stile di lavoro e ogni esigenza siano soddisfatti. Questo non solo rende il posto di lavoro più attraente, ma aumenta anche la soddisfazione, il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti.

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Perché deskbird è un alleato fondamentale per trovare le giuste dimensioni degli uffici e ottimizzarle in modo efficiente?

Il team di deskbird è esperto nella gestione di spazi di lavoro ibridi

Dal 2020, deskbird è leader europeo nella gestione dei luoghi di lavoro ibridi. Supportiamo le aziende nell'adozione di pratiche lavorative moderne come il lavoro flessibile e il miglioramento dell'esperienza dei dipendenti in loco. Con la nostra piattaforma intuitiva, potete ottimizzare abilmente il vostro ingombro fisico, consentendovi di allineare la capacità dell'ufficio alla domanda fluttuante in loco. Ciò facilita un uso efficiente dello spazio, assicurando il mantenimento di un luogo di lavoro vivace e adeguatamente dimensionato, in grado di adattarsi alle esigenze in evoluzione della vostra forza lavoro ibrida.

La nostra funzione di analisi dell'ufficio consente di prendere decisioni basate sui dati per migliorare il layout dell'ufficio.

Per capire le dimensioni dello spazio d'ufficio di cui si ha bisogno e come ottimizzarlo in modo efficiente, non si può fare a meno di avere a disposizione informazioni importanti. L'app deskbird offre anche preziose informazioni basate sui dati grazie all'analisi degli uffici. In questo modo è possibile prendere decisioni informate sulle dimensioni e sulla disposizione della postazione di lavoro. È possibile creare un ambiente di lavoro fiorente e incentrato sui dipendenti analizzando i modelli di utilizzo degli spazi e identificando i momenti di massima occupazione. Questa funzione guida la riconfigurazione degli spazi di lavoro per soddisfare meglio le esigenze dei team, snellire le operazioni e migliorare la soddisfazione dei dipendenti. In questo modo è possibile garantire che il layout dell'ufficio si evolva in base alle esigenze dinamiche dell'azienda.

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Il nostro calcolatore di spazi per uffici ibridi vi permette di ridurre i costi generali

Per aiutarvi a capire di quanto spazio avete effettivamente bisogno, abbiamo creato il calcolatore di uffici ibridi. Questo strumento gratuito è disponibile sul sito web deskbird e stima con precisione lo spazio necessario per gli uffici. Fornisce raccomandazioni di spazio su misura inserendo le dimensioni della vostra forza lavoro e le vostre pratiche operative. Ciò consente di identificare le dimensioni effettive necessarie per supportare la vostra forza lavoro ibrida, ottimizzare i costi e garantire un uso efficiente degli immobili aziendali. Grazie a questo strumento, è possibile allocare in modo più intelligente le risorse fisiche e sfruttarle al meglio.

Il nostro software workspace booking garantisce ai vostri dipendenti l'accesso allo spazio di lavoro di cui hanno bisogno.

Quando si modificano le dimensioni e la disposizione degli uffici, è fondamentale garantire che tutti i membri del team possano disporre dello spazio di lavoro desiderato quando ne hanno bisogno. L'app deskbird vi aiuta a garantire che questa aspettativa fondamentale dei dipendenti sia soddisfatta in ogni momento. Grazie al nostro sistema di prenotazione continuo, le persone possono prenotare in anticipo le scrivanie o le sale riunioni, in base ai loro orari. L'app si adatta alle diverse presenze e alle preferenze personali (scrivania preferita, tavolo vicino alla finestra, sala riunioni preferita, ecc.) Consentendo ai membri del vostro team di prenotare lo spazio di lavoro più adatto alle loro esigenze, aumentate la produttività e massimizzate il comfort e l'efficienza dei dipendenti in un ambiente d'ufficio ben gestito.

L'app deskbird vi aiuta a ottimizzare e sfruttare al meglio lo spazio in ufficio

Infine, l'app deskbird è un alleato cruciale per migliorare e ottimizzare lo spazio in ufficio, offrendo una serie di funzioni di facile utilizzo che soddisfano le esigenze dinamiche dello spazio di lavoro. Dai sistemi efficienti di prenotazione di scrivanie e sale riunioni alle analisi per una pianificazione consapevole degli spazi, deskbird semplifica la gestione dell'ufficio. Assicura che lo spazio d'ufficio sia utilizzato al massimo delle sue potenzialità, favorendo un ambiente adattabile e produttivo che si evolve di pari passo con le esigenze lavorative ibride di un'azienda.

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La determinazione delle giuste dimensioni dell'ufficio richiede un'attenta considerazione delle esigenze attuali e della crescita futura, delle abitudini dei dipendenti, del modello di lavoro e della natura delle operazioni. Il calcolo della metratura ideale è reso più semplice da strumenti come la funzione di analisi degli uffici dideskbird e il nostro calcolatore di uffici ibridi, che comprende le complessità di una forza lavoro moderna e flessibile. Fattori come il numero di dipendenti, i loro orari, il tasso di utilizzo dello spazio di lavoro e lo spazio per i servizi devono far parte del calcolo. Soppesando questi aspetti, potrete capire di quanto spazio per persona avete bisogno nel vostro ufficio e non solo soddisfare le esigenze di oggi, ma anche adattarvi all'evoluzione di domani. Siete pronti a fare un passo avanti nel vostro spazio d'ufficio? Iniziate una prova gratuita dell'app deskbird e scoprite tutte le nostre funzioni di facile utilizzo, pensate per le aziende moderne e innovative!