Dimensioni dell'ufficio: una guida rapida per gli ambienti di lavoro moderni

Hai intenzione di trasferirti in un nuovo ufficio o di ridimensionare quello attuale? Il nostro modo di lavorare è cambiato drasticamente negli ultimi 2 anni, così come il ruolo dell'ufficio. Ciò influisce sulle dimensioni degli uffici di cui si ha effettivamente bisogno. Molti edifici professionali non sono ottimizzati e non soddisfano le aspettative in evoluzione dei lavoratori. Ciò si traduce in open space occupati a metà, scrivanie singole abbandonate e sale riunioni inutilizzate. Lavorare in ufficio diventa meno attraente che lavorare virtualmente da casa. Questo fa sì che le organizzazioni sprechino denaro per l'affitto e altri costi, pur avendo un luogo di lavoro fisico che non fa prosperare il personale.

Quindi, come trovare la quantità effettiva di metri quadrati di cui hai bisogno per soddisfare le esigenze della tua forza lavoro senza compromettere il tuo budget CRE (corporate real estate)? Come i nuovi modi di lavorare, anche la disposizione degli uffici deve essere flessibile e agile. Questo articolo fornisce indicazioni utili per determinare le esigenze di spazio in ufficio e per creare un ambiente di lavoro incentrato sulle persone che faccia prosperare i dipendenti.

Come si determina la dimensione ideale di un ufficio? 

1. Conoscere la quantità di spazio per persona ufficialmente richiesta in un ufficio nel tuo Paese

Prima di iniziare i calcoli, è necessario consultare le normative nazionali relative ai metri quadrati minimi per dipendente. Questo parametro legale garantisce che lo spazio dell'ufficio soddisfi gli standard di sicurezza, salute ed ergonomia, proteggendo il benessere dei dipendenti. Ignorare tali requisiti può comportare sanzioni legali e condizioni di lavoro compromesse. Pertanto, la comprensione e l'applicazione di questi criteri è fondamentale per determinare le dimensioni necessarie del tuo futuro ufficio, garantendo la conformità e favorendo un ambiente di lavoro produttivo. Per esempio, in Germania sono necessari almeno 8 metri quadrati per ogni dipendente. In Francia, la dimensione legale dell'ufficio è di 6 metri quadrati per lavoratore. Negli Stati Uniti, ogni membro del team deve disporre di almeno 10 metri quadrati.

2. Verificare la soddisfazione dei dipendenti in merito all'attuale spazio

Prima di calcolare le dimensioni di un nuovo ufficio, è necessario confrontarsi con i propri dipendenti e raccogliere feedback sullo spazio attuale. Capire se l'ufficio esistente è troppo angusto o eccessivamente spazioso può guidare il ridimensionamento del futuro spazio di lavoro. La raccolta di preferenze sulle aree di collaborazione e su tipi specifici di spazi di lavoro consente inoltre di stabilire come allocare e progettare le aree in modo efficace. Così si garantisce che il nuovo ufficio sia in linea con le esigenze e i desideri della forza lavoro per una produttività e una soddisfazione ottimali. Non c'è bisogno di dire che questa fase è essenziale per ottenere il giusto risultato! 

3. Considerare il modello di lavoro e i ruoli dei membri del team

Nel determinare le dimensioni di un futuro ufficio, è necessario considerare anche il proprio modello di lavoro. Lavorare 4 giorni a settimana, in modalità ibrida o con un orario flessibile può fare la differenza nella dimensione dell'ufficio. Lo stesso vale per la natura dei ruoli dei dipendenti e per i loro tipi di contratto (a tempo pieno o part-time, freelance, ecc.). Un modello ibrido può richiedere meno spazio grazie alla presenza a rotazione in ufficio, mentre i ruoli che richiedono collaborazione possono beneficiare di aree comuni. Gli orari flessibili possono aumentare la necessità di un ufficio con hot desk. Considerare tutti questi fattori aiuta a progettare uno spazio che risponda alle dinamiche del flusso di lavoro e della forza lavoro dell'azienda.

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4. Studiare i report analitici sul posto di lavoro

Per determinare le dimensioni necessarie alla tua azienda è fondamentale esaminare attentamente le analytics del tuo posto di lavoro. I dati sull'occupazione attuale degli uffici e sui modelli di utilizzo sono una miniera d'oro di informazioni, che offrono spunti di riflessione sull'utilizzo degli spazi. Esaminando questi preziosi report, è possibile prevedere con precisione il fabbisogno di spazio e garantire che il nuovo ufficio non sia né sottoutilizzato né eccessivamente congestionato. Inoltre, l'uso di queste analisi può consentire di risparmiare sui costi, di creare un ambiente che rispecchi la domanda effettiva e di migliorare l'efficienza operativa.

5. Valutare i piani di ingrandimento

Quanti dipendenti hai oggi? Quanti pensi di avere tra un anno? Non sposterai il tuo ufficio ogni 6 mesi, vero? Nel calcolare le dimensioni del tuo futuro ufficio, è fondamentale includere i piani di ridimensionamento. È necessario anticipare le traiettorie di crescita dell'azienda per garantire che le strutture siano in grado di accogliere l'aumento del personale, delle funzioni e dei potenziali nuovi reparti. Prevedere uno spazio per l'espansione futura evita i disagi e le spese di frequenti trasferimenti. La pianificazione proattiva della crescita non solo dimostra lungimiranza, ma contribuisce anche a un'evoluzione più fluida dell'ambiente fisico dell'azienda nel corso del suo sviluppo.

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Come ridurre lo spazio in ufficio senza compromettere il benessere e la produttività dei dipendenti?

Progettare un ambiente di lavoro con scrivanie condivise

Ti sei reso conto di non aver bisogno di un grande spazio di lavoro, ma temi che un ufficio più piccolo non risponda alle esigenze della tua forza lavoro? L'implementazione di un sistema di condivisione delle scrivanie ti consente di ridurre lo spazio in ufficio e i costi associati in modo efficiente. Questo approccio sfrutta le modalità di lavoro flessibili, come gli orari ibridi o flessibili, per massimizzare l'uso delle scrivanie disponibili. La condivisione delle scrivanie, invece di mantenere tutti i posti a sedere assegnati, riduce significativamente l'impronta immobiliare. Ma questo non è l'unico vantaggio. La condivisione favorisce anche un risparmio economico e un ambiente di lavoro dinamico e collaborativo che si adatta ai moderni stili di lavoro.

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Progettare spazi agili e multifunzionali

Come abbiamo detto in precedenza, gli spazi di lavoro moderni devono essere progettati in modo flessibile e agile. Si adattano a nuovi modi di lavorare e alle esigenze in evoluzione dei tuoi dipendenti. Questa versatilità è una grande opportunità per creare spazi di lavoro multifunzionali. Questi ambienti adattabili possono servire a vari scopi, da postazioni di lavoro individuali a centri di collaborazione o aree di riunione. Investendo in arredi flessibili e in un design intelligente, una singola area può essere trasformata per adattarsi alle esigenze immediate. Ciò consente di ridurre al minimo lo spazio totale richiesto e di incoraggiare un uso più efficiente, economico e agile del luogo di lavoro.

Non sovradimensionare l'ufficio

Tieni presente che l'esperienza e la soddisfazione dei dipendenti devono rimanere la tua priorità principale. Per questo motivo, consigliamo vivamente di non ridimensionare il tuo ufficio a tutti i costi, poiché ciò può avere un grave effetto boomerang sulle attività. Se si riduce troppo la metratura, è molto probabile che l'esperienza, la soddisfazione e la produttività dei dipendenti ne risentano. Questo può avere conseguenze sulle prestazioni del personale, sulla fidelizzazione dei talenti e, infine, sulla crescita dell'azienda. D'altra parte, se il tuo ufficio ha le dimensioni giuste e una disposizione che soddisfa i membri del team, non solo ne beneficeranno, ma avranno anche effetti positivi su aspetti aziendali chiave. Per esempio, può favorire la collaborazione personale, la presenza in ufficio, la produttività e la soddisfazione generale.

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In che modo il lavoro flessibile influenza la quantità di spazio per persona necessaria nel tuo ufficio?

I dipendenti non passano più tutti i giorni di lavoro in ufficio

Anche tu hai adottato modalità di lavoro flessibili? Allora avrai notato che il tuo ufficio è quasi sempre semivuoto. Con questa nuova flessibilità lavorativa, le persone non arrivano più tutte insieme alle 9 del mattino e se ne vanno alle 18. I membri del tuo team potrebbero venire solo 1 o 2 volte alla settimana. Potrebbero anche venire tutte le mattine e lavorare da casa nel pomeriggio. Questo ha inciso drasticamente sull'uso dell'ufficio e deve essere preso in considerazione quando si cerca di risparmiare sui costi e di creare uno spazio di lavoro che corrisponda alle aspettative dei dipendenti.  

Il ruolo dell'ufficio è cambiato per diventare un centro di collaborazione

Il lavoro flessibile ha trasformato l'ufficio da esigenza quotidiana a spazio mirato per interazioni e collaborazioni specifiche. Il suo ruolo si è spostato verso la facilitazione delle attività di gruppo e la promozione della cultura aziendale, piuttosto che verso la sistemazione dei dipendenti per il tradizionale lavoro alla scrivania. Questo cambiamento ha creato l'esigenza di un layout d'ufficio che favorisca l'hot-desking, le lounge comuni e le sale riunioni rispetto alle file di scrivanie permanenti, spesso con conseguente riduzione dell'utilizzo. Di conseguenza, diminuisce la necessità di spazi ampi per gli uffici. Questo costringe le aziende a trasformare gli uffici in ambienti agili, in grado di adattarsi alle presenze irregolari e di favorire l'interazione e l'innovazione tra i dipendenti che scelgono di lavorare in loco.

L'ufficio in casa è talvolta più attraente dell'ufficio stesso 

L'aumento del lavoro a distanza ha rivelato che l'ufficio da casa a volte risponde alle esigenze dei dipendenti più dell'ufficio stesso. Ciò può essere dovuto a mobili più ergonomici, alla possibilità di evitare distrazioni e concentrarsi, all'opportunità di uscire per qualche minuto e prendere aria fresca, ecc. Tutto ciò sfida gli spazi d'ufficio tradizionali a rimanere rilevanti. Riconoscendo ciò, è necessario ripensare gli ambienti in ufficio per offrire spazi di lavoro e risorse uniche che un ambiente domestico non può fornire. Tenendo conto di questi fattori, si crea uno spazio in ufficio attraente, che attira i dipendenti garantendo che ogni stile di lavoro e ogni esigenza siano soddisfatti. Questo non solo rende il posto di lavoro più attraente, ma aumenta anche la soddisfazione, il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti.

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Perché deskbird è un alleato fondamentale per trovare le giuste dimensioni degli uffici e ottimizzarle in modo efficiente?

Il team di deskbird è esperto nella gestione di spazi di lavoro ibridi

Dal 2020, deskbird è leader europeo nella gestione dei luoghi di lavoro ibridi. Supportiamo le aziende nell'adozione di pratiche lavorative moderne come il lavoro flessibile e il miglioramento dell'esperienza dei dipendenti in loco. Con la nostra piattaforma intuitiva, puoi ottimizzare abilmente il tuo ingombro fisico, consentendoti di allineare la capacità dell'ufficio alla domanda fluttuante in loco. Ciò facilita un uso efficiente dello spazio, assicurando il mantenimento di un luogo di lavoro vivace e adeguatamente dimensionato, in grado di adattarsi alle esigenze in evoluzione della tua forza lavoro ibrida.

La nostra funzione di analytics dell'ufficio consente di prendere decisioni basate sui dati per migliorare il layout dell'ufficio

Per capire le dimensioni dello spazio di cui si ha bisogno e come ottimizzarlo in modo efficiente, non si può fare a meno di avere a disposizione informazioni importanti. L'app deskbird offre anche preziose informazioni basate sui dati grazie alle analytics degli uffici. In questo modo è possibile prendere decisioni informate sulle dimensioni e sulla disposizione della postazione di lavoro. È possibile creare un ambiente di lavoro fiorente e incentrato sui dipendenti analizzando i modelli di utilizzo degli spazi e identificando i momenti di massima occupazione. Questa funzione guida la riconfigurazione degli spazi di lavoro per soddisfare meglio le esigenze dei team, snellire le operazioni e migliorare la soddisfazione dei dipendenti. In questo modo è possibile garantire che il layout dell'ufficio si evolva in base alle esigenze dinamiche dell'azienda.

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Il nostro Calcolatore di Lavoro Flessibile ti permette di ridurre i costi generali

Per aiutarti a capire di quanto spazio Hai effettivamente bisogno, abbiamo creato il Calcolatore di Lavoro Flessibile. Questo strumento gratuito è disponibile sul sito web deskbird e stima con precisione lo spazio necessario per gli uffici. Fornisce raccomandazioni di spazio su misura inserendo le dimensioni della tua forza lavoro e le tue pratiche operative. Ciò consente di identificare le dimensioni effettive necessarie per supportare la tua forza lavoro ibrida, ottimizzare i costi e garantire un uso efficiente degli immobili aziendali. Grazie a questo strumento, è possibile allocare in modo più intelligente le risorse fisiche e sfruttarle al meglio.

Il nostro software di workspace booking garantisce ai dipendenti l'accesso allo spazio di lavoro di cui hanno bisogno

Quando si modificano le dimensioni e la disposizione degli uffici, è fondamentale garantire che tutti i membri del team possano disporre dello spazio di lavoro desiderato quando ne hanno bisogno. L'app deskbird ti aiuta a garantire che questa aspettativa fondamentale dei dipendenti sia soddisfatta in ogni momento. Grazie al nostro sistema di prenotazione continuo, le persone possono prenotare in anticipo le scrivanie o le sale riunioni, in base ai loro orari. L'app si adatta alle diverse presenze e alle preferenze personali (scrivania preferita, desk vicino alla finestra, sala riunioni perfetta, ecc.). Consentendo ai membri del tuo team di prenotare lo spazio di lavoro più adatto alle loro esigenze, aumenti la produttività e massimizzi il comfort e l'efficienza dei dipendenti in un ambiente d'ufficio ben gestito.

L'app deskbird ti aiuta a ottimizzare e sfruttare al meglio lo spazio in ufficio

Infine, l'app deskbird è un alleato cruciale per migliorare e ottimizzare lo spazio in ufficio, offrendo una serie di funzioni di facile utilizzo che soddisfano le esigenze dinamiche dello spazio di lavoro. Dai sistemi efficienti di prenotazione di scrivanie e sale riunioni alle analisi per una pianificazione consapevole degli spazi, deskbird semplifica la gestione dell'ufficio. Assicura che lo spazio dell'ufficio sia utilizzato al massimo delle sue potenzialità, favorendo un ambiente adattabile e produttivo che si evolve di pari passo con le esigenze lavorative ibride di un'azienda.

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La determinazione delle giuste dimensioni dell'ufficio richiede un'attenta considerazione delle esigenze attuali e della crescita futura, delle abitudini dei dipendenti, del modello di lavoro e della natura delle operazioni. Il calcolo della metratura ideale è reso più semplice da strumenti come la funzione di analisi degli uffici di deskbird e il nostro Calcolatore di Lavoro Flessibile, che comprende le complessità di una forza lavoro moderna e flessibile. Fattori come il numero di dipendenti, i loro orari, il tasso di utilizzo dello spazio di lavoro e lo spazio per i servizi devono far parte del calcolo. Soppesando questi aspetti, potrai capire di quanto spazio per persona hai bisogno nel tuo ufficio e non solo soddisfare le esigenze di oggi, ma anche adattarti all'evoluzione di domani. Sei pronto a fare un passo avanti nel tuo spazio in ufficio? Inizia una prova gratuita dell'app deskbird e scopri tutte le nostre funzioni di facile utilizzo, pensate per le aziende moderne e innovative!