Ridefinire gli spazi per uffici ibridi per aumentare la produttività

A cura del Dr. Gleb Tsipursky*

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In che modo le organizzazioni dovrebbero rimodellare lo spazio dell'ufficio ibrido per massimizzare la produttività aziendale? Come sarà il nuovo spazio di lavoro, dall'ufficio alle case, in futuro? Sappiamo che sarà diverso. Ma per sopravvivere e prosperare nel mondo post-Covid, è necessario adottare le migliori pratiche per il ritorno in ufficio.

Il nostro futuro ibrido

Secondo le ricerche, 2/3 o 3/4 dei datori di lavoro prevedono di operare con un programma prevalentemente ibrido dopo la pandemia. La maggior parte delle grandi aziende prevede di adottare un modello di lavoro ibrido. Alcune grandi aziende sono passate a far lavorare tutti i loro dipendenti in smart working da casa in modo permanente. La preferenza dei dipendenti è un fattore cruciale nel modello hybrid-first. 8 importanti sondaggi (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8) hanno rilevato che 1/4 o 1/3 dei dipendenti desidera un orario completamente flessibile in modo permanente e oltre 2/3 un orario ibrido. Meno del 15% preferisce il tempo pieno in ufficio.

Il desiderio di un dipendente di lavorare a tempo pieno da remoto deve essere correlato ai requisiti delle mansioni e alla comprovata affidabilità. Alcuni ruoli, come il personale dei call center, sono adatti al lavoro a distanza perché non richiedono una collaborazione sistematica.

Di seguito, ho delineato le migliori pratiche di trasformazione degli spazi di lavoro sulla base di 14 progetti di consulenza di leader e organizzazioni che ho aiutato a guidare durante queste transizioni.

Utilizzo dello spazio di lavoro

In futuro l'ufficio non sarà utilizzato principalmente per il lavoro individuale, come avveniva prima della pandemia. L'ufficio servirà invece come spazio condiviso per la collaborazione e le attività di team-building per la maggior parte dei dipendenti. Certo, alcuni dipendenti finiranno per lavorare individualmente in ufficio, tra un'attività di collaborazione e l'altra, ma la maggior parte dei compiti sarà svolta in collaborazione. I compiti individuali verranno svolti prevalentemente a casa, dove tutti sono molto più produttivi.

Attualmente, gli uffici tipici hanno l'80% dello spazio dedicato all'uso personale e il 20% allo spazio condiviso. Questa situazione deve essere modificata. Un modello di lavoro ibrido consentirà di ridurre i costi per gli immobili e per i servizi e i prodotti in ufficio quando il personale entra meno frequentemente.

 Anche se è bello vedersi più spesso per aggiornarsi, considera quanto segue. In seguito a una consulenza, le aziende hanno scoperto che far venire i propri dipendenti in ufficio 3 giorni alla settimana significa risparmiare circa il 20-30% dei costi. Tuttavia, se i dipendenti si recano in ufficio solo 1 volta alla settimana, possono ridurre circa il 60-70% delle spese, il che rappresenta un affare molto più grande. Perché si dovrebbe pagare di più?

Rimodellare lo spazio dell'ufficio

Inizia a sistemare il tuo spazio in ufficio pianificandone l'utilizzo previsto.

Innanzitutto, chiedi ai capisquadra di classificare i giorni della settimana che preferiscono su una scala a 5 punti. Quindi, utilizza il personale del sondaggio e un algoritmo per assegnare i team ai vari giorni per massimizzare la soddisfazione ed evitare un ingiustificato sovraccarico di dipendenti.

Stabilisci separatamente le tue esigenze di spazio per eventi massicci come ritiri trimestrali e formazione in presenza, affittando altri spazi se necessario.

Quindi, pianifica di conseguenza la riduzione dell'ingombro degli immobili. Prendi in considerazione la possibilità di organizzare una parte dei tuoi uffici in sedi di coworking per mitigare i rischi di spazio eccessivo o insufficiente.

Dopodiché, dovrai trasformare la disposizione dei tuoi uffici. Nel modello di lavoro ibrido, il lavoro in ufficio si concentrerà molto di più sulla collaborazione diretta con i membri del team. Si tratta di lavorare a fianco di altri membri del team a cui si possono chiedere rapidamente chiarimenti o a cui si possono fornire indicazioni. Aggiorna la tecnologia video negli spazi condivisi per facilitare le riunioni e soddisfare i team interfunzionali.

La maggior parte dei cubicoli e degli uffici individuali dovrà essere eliminata. Mantienili a qualsiasi livello solo per i team leader che hanno bisogno di spazi privati per le conversazioni sensibili, e per chiunque altro abbia bisogno di tali aree. I dipendenti dovrebbero usare i computer portatili e non i desktop, consentendo soprattutto l'hot-desking.

Mantieni le linee guida OSHA aggiornate sulle precauzioni in caso di pandemia per ridurre la responsabilità.

Finanziamenti per gli uffici domestici

Il modello hybrid-first evidenzia l'home office come una soluzione permanente per ogni azienda. È necessario prevedere un budget separato per gli uffici domestici ben attrezzati e confortevoli dei dipendenti, o per la loro iscrizione a uno spazio di coworking, se necessario.

Fornendo ai dipendenti piani di hotspot, si potranno ridurre i rischi di interruzioni o rallentamenti di Internet. Allo stesso modo, potresti incoraggiare i dipendenti a compiere vari passi verso la mitigazione dei rischi da casa loro. Una parte della tua responsabilità consiste nell'incorporarli nella pianificazione della continuità operativa e nelle strategie di Enterprise Risk Management.

Complessivamente, un fondo iniziale di 3.000 dollari per la transizione all'home office, più un budget annuale di 2.000 dollari per la manutenzione, dovrebbe essere sufficiente per la maggior parte dei dipendenti. Aggiungi almeno 500 dollari all'anno per i genitori che lavorano con figli piccoli, per far fronte alle esigenze genitoriali legate al lavoro a distanza.

Conclusione

La rimodulazione dell'assetto lavorativo aiuterà i team a spostarsi con successo nei luoghi di lavoro post-pandemia. I datori di lavoro devono tenere conto delle preferenze dei loro dipendenti all'interno dei team ibridi. Le esigenze rilevanti devono essere integrate in ogni piano aziendale. Pertanto, i leader devono considerare i dati della ricerca in modo obiettivo e utilizzare le intuizioni con saggezza per costruire uno spazio di lavoro reciprocamente soddisfacente.

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*Il dottor Gleb Tsipursky è stato definito dal New York Times "Office Whisperer" e "Hybrid Expert" per aver aiutato i leader a utilizzare il lavoro ibrido per migliorare la fidelizzazione e la produttività aziendale, riducendo al contempo i costi. È amministratore delegato della società di consulenza sul futuro del lavoro Disaster Avoidance Experts. Ha scritto il primo libro sul ritorno in ufficio e sulla guida di team ibridi dopo la pandemia, il suo best-seller Returning to the Office and Leading Hybrid and Remote Teams e altri 7 libri. La sua leadership di pensiero all'avanguardia è stata pubblicata in oltre 650 articoli in sedi importanti quali Harvard Business Review, Fortune e Forbes. La sua esperienza deriva da oltre 20 anni di consulenza per aziende Fortune 500, da Aflac a Xerox, e da oltre 15 anni di attività accademica come scienziato comportamentale presso l'UNC-Chapel Hill e l'Ohio State. Americano di origine ucraina, Gleb vive a Columbus, Ohio.

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