Gestione degli spazi in ufficio: un aspetto fondamentale per sfruttare al meglio il tuo ambiente di lavoro
19 giugno 2023
19 giugno 2023
La maggior parte dei professionisti CRE ha un obiettivo comune quando si tratta di gestione degli spazi per uffici. Vogliono creare un ambiente di lavoro che rifletta i valori aziendali, aumenti la soddisfazione e la produttività dei dipendenti e risponda alle esigenze di una forza lavoro moderna. Naturalmente, anche l'ottimizzazione dei costi è un aspetto cruciale.
La gestione dello spazio si basa sempre sugli stessi pilastri fondamentali: analisi, implementazione e monitoraggio. Si esaminano vari aspetti come il consumo energetico, l'uso e l'occupazione degli uffici, l'esperienza dei dipendenti, la tecnologia in uso e così via.
Il loro compito è quindi quello di determinare gli obiettivi e implementare le tecniche di gestione dello spazio. Seguendo questo processo, gli specialisti CRE tengono conto delle esigenze delle aziende e dei dipendenti per sfruttare al meglio il luogo di lavoro fisico.
Il mondo del lavoro si evolve rapidamente. Nuovi modi di lavorare appaiono e la tecnologia moderna fiorisce ancora più velocemente. Per questo motivo, è indispensabile comprendere i pilastri della gestione dello spazio in ufficio, i suoi vantaggi e i passi fondamentali per raggiungere i propri obiettivi con successo. Questo articolo raccoglie tutte le informazioni che dovresti sempre tenere a mente quando gestisci il tuo ambiente di lavoro.
I 3 pilastri fondamentali della gestione degli spazi per uffici
Analisi della situazione attuale e pianificazione degli obiettivi 👀
Prima di iniziare a modificare qualsiasi aspetto del luogo di lavoro, è necessario comprendere la situazione attuale. Dove si spende di più? Come i membri del tuo team utilizzano lo spazio dell'ufficio? Risponde alle loro esigenze? Qual è la situazione finanziaria dell'azienda e quanto budget hai a disposizione? E così via.
Per ottenere tutti questi dati, è possibile:
- condurre indagini tra i dipendenti;
- organizzare riunioni con altri manager (Facility, HR, Finance, IT, ecc.);
- analizzare l'utilizzo dello spazio, il consumo energetico, la soddisfazione dei dipendenti, ecc;
- controllare le analytics del posto di lavoro.
Una volta raccolti tutti i dati necessari, si può procedere alla pianificazione dello spazio e alla creazione del modello migliore per le proprie esigenze. I moderni metodi di pianificazione degli spazi includono l'Activity-Based Working (ABW), l'agile workplace e l'hot desking.
Implementazione di cambiamenti efficienti ed efficaci 🗓️
Una volta determinati i punti di forza e di debolezza, è il momento di agire! Ora conosci i tuoi obiettivi e hai pianificato le migliori strategie di gestione dello spazio per raggiungerli. Supponiamo che il tuo obiettivo sia ridurre il consumo energetico e creare maggiore sostenibilità in ufficio entro il prossimo anno. È ora di condividere con il resto della forza lavoro le modalità e di investire negli strumenti e nelle attrezzature necessarie.
L'implementazione non avviene da un giorno all'altro: è un processo continuo.
In primo luogo, riguarda molteplici aspetti del luogo di lavoro e non può essere fatto tutto allo stesso tempo. È sempre meglio concentrarsi su un obiettivo alla volta e avere successo che fare tutto in una volta e fallire.
In secondo luogo, possono verificarsi eventi ed esiti inaspettati. Questo ci porta all'ultima parte, ma non meno importante, della gestione dello spazio: il monitoraggio.
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Tracciamento dei dati e adeguamento della strategia di gestione dello spazio 📈
Il terzo aspetto della gestione degli spazi per uffici ti dice se hai fatto le scelte giuste, se stanno dando i loro frutti o se devi fare qualche aggiustamento. La tecnologia per la gestione degli spazi ti aiuta a monitorare i dati e a tenere sotto controllo i KPI adeguati. In altre parole, le modifiche apportate stanno producendo gli effetti sperati? Un monitoraggio costante è fondamentale. Permette di individuare i problemi, di adeguare i piani e di migliorare la situazione il prima possibile.
Anche in questo caso, la raccolta di feedback da parte dei dipendenti è essenziale, poiché sono loro a utilizzare lo spazio di lavoro. Sono nella posizione migliore per dirti cosa funziona e cosa no in termini di design, flusso, efficienza, ecc.
I vantaggi dell'implementazione di tecniche di gestione dello spazio
Ottimizza lo spazio dell'ufficio
Uno degli scopi principali della gestione degli spazi per uffici è quello di migliorare il luogo di lavoro fisico. Ciò implica l'utilizzo di tutto lo spazio a disposizione, assicurando che il design e la disposizione dell'ambiente di lavoro rispondano alle esigenze dei dipendenti.
Il ruolo dell'ufficio non è sempre considerato quanto dovrebbe. Eppure, svolge una funzione fondamentale in vari aspetti come l'esperienza dei dipendenti, il benessere, la produttività aziendale e molto altro. Inoltre, l'ottimizzazione degli spazi contribuisce a creare un flusso di lavoro più fluido ed efficiente. L'implementazione di tecniche di gestione dello spazio consente di migliorare tutti questi aspetti.
Riduce i costi
In qualità di manager CRE, una delle tue principali priorità è ridurre i costi dell'ufficio, non è vero? Per farlo, la gestione dello spazio è un must. Grazie a un'analisi approfondita e regolare dei dati, è possibile determinare le spese più significative e le soluzioni più efficaci per ridurle al minimo. Per esempio, potresti aver capito i vantaggi del lavoro a distanza, come molte organizzazioni in tutto il mondo durante la pandemia. Di conseguenza, hai deciso di mantenere un modello di lavoro ibrido. Questo cambiamento ha un impatto diretto sull'utilizzo degli uffici. Analizzare le esigenze di spazio in ufficio della tua forza lavoro ibrida ti consente di apportare modifiche basate sui dati per evitare di perdere denaro sui costi immobiliari.
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Rafforza la cultura aziendale
Investire nella gestione degli spazi per uffici è fondamentale per le aziende che promuovono un approccio incentrato sui dipendenti e si concentrano sulla creazione di una cultura aziendale positiva. Come già detto, il luogo di lavoro deve soddisfare le aspettative e le esigenze dei dipendenti. Quando è così, le persone prosperano. Perché? Come?
Ci sono molte spiegazioni, tra cui il fatto che:
- Lo spazio di lavoro è progettato per favorire la collaborazione e le interazioni.
- Una gestione efficiente dello spazio rende più fluido il flusso di lavoro e, di conseguenza, migliora la produttività aziendale.
- L'atmosfera fa sentire i lavoratori a proprio agio e ispirati.
- Un'adeguata tecnologia sul posto di lavoro va a vantaggio di datori di lavoro, dirigenti e dipendenti.
- La gestione dello spazio è fondamentale per promuovere le iniziativeDEI e per la sostenibilità sul posto di lavoro.
Tutti questi aspetti rafforzano la cultura organizzativa e migliorano l'esperienza dei dipendenti.
Favorisce la produttività aziendale e la felicità dei dipendenti
Stare seduti in cubicoli con un'illuminazione pessima e dover attraversare l'intero edificio per ogni riunione, a un certo punto, avrà sicuramente ripercussioni sull'umore dei lavoratori. Ti assicuriamo che questo non è un bene per il tuo personale, ma nemmeno per te. Creare un ambiente di lavoro fisico che risponda alle esigenze dell'azienda e dei dipendenti è la regola d'oro per favorire la produttività aziendale e la felicità dei dipendenti. Un ufficio ben progettato favorisce la collaborazione e migliora l'efficienza. Ma questo non è l'unico motivo per cui aumenta la produttività. Anche l'illuminazione e la temperatura, per esempio, hanno una grande influenza su questo aspetto.
E l'atmosfera del luogo di lavoro? Un buon layout dell'ambiente di lavoro migliora l'esperienza, il morale, il benessere e la soddisfazione generale dei dipendenti.
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6 passi per gestire con successo lo spazio in ufficio
1. Determinare le esigenze dell'azienda e del lavoratore 🤝
Il primo passo per gestire con successo lo spazio in ufficio è analizzare la situazione attuale e determinare gli obiettivi. Quali sono le esigenze dell'azienda (ridurre i costi, portare i dipendenti in sede più spesso, ripensare lo scopo dell'ufficio, ecc.) e cosa si aspettano i dipendenti quando lavorano in ufficio (zone di concentrazione, aree comuni, parcheggi prenotabili, ecc.)? Forse i team HR e IT stanno discutendo di un nuovo sistema per ottimizzare la prenotazione degli spazi.
È necessario avere una chiara visione d'insieme di tutti questi aspetti per poter poi fare le scelte giuste.
2. Analizzare lo stato attuale dell'ambiente di lavoro 🧐
È ora di controllare le analytics del tuo posto di lavoro e vedere come viene utilizzato lo spazio in ufficio. Qual è il tasso di occupazione? Le persone preferiscono scrivanie assegnate o spazi di lavoro collaborativi quando sono in sede? Migliorare il design e il layout è importante, ma lo è anche analizzare il consumo energetico. In questa fase, devi capire dove va il tuo denaro e se è possibile apportare qualche modifica per ridurre i costi. A volte è possibile trattare entrambi gli argomenti contemporaneamente. Per esempio, questo succede quando si sceglie di ridimensionare l'ufficio.
3. Definire gli obiettivi di gestione dello spazio in ufficio 🎯
Ora che hai un'idea chiara delle tue esigenze e della situazione attuale del tuo posto di lavoro, puoi iniziare a pianificare. Come pensi di migliorare il funzionamento dell'ambiente di lavoro? Il fatto di valutare prima il tuo spazio ti permette di prendere decisioni basate sui dati. Quindi, da dove cominciare?
La definizione di KPI (Key Performance Indicators) realistici per misurare il successo è fondamentale in questa fase. Inoltre, ricorda che la definizione di obiettivi efficaci implica un equilibrio tra le aspettative dei dipendenti e le esigenze dell'azienda.
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4. Investire nella giusta tecnologia di gestione dello spazio 🤖
La tecnologia è il tuo miglior alleato, insieme al feedback dei dipendenti. Diversi strumenti digitali consentono di raccogliere dati e monitorare ciò che accade sul posto di lavoro.
Gli strumenti più utili e preziosi per la gestione dello spazio includono:
- software per la prenotazione di scrivanie e sale (deskbird offre entrambe le opzioni e la prenotazione dei parcheggi);
- soluzioni di pianificazione dello spazio;
- sensori per edifici intelligenti e sistemi per l'ingresso in struttura.
🏆 Siamo orgogliosi di condividere che deskbird è stato menzionato come uno dei 5 migliori strumenti di gestione dello spazio da People Managing People nel 2023.
5. Attuare una strategia di gestione dello spazio 🔄
A questo punto, sei pronto! Conosci gli obiettivi da raggiungere e hai gli strumenti per sostenere il tuo successo. È il momento di attuare la nuova strategia di gestione dello spazio. Questa fase può comportare cambiamenti significativi nell'ambiente di lavoro. La comunicazione e la trasparenza sono fondamentali per un risultato di successo. I dipendenti potrebbero non capire subito le tue decisioni. È fondamentale prendersi il tempo necessario per spiegare perché hai fatto queste scelte e come ne beneficeranno loro e l'azienda.
6. Tenere traccia dei dati relativi al luogo di lavoro 📊
La gestione degli spazi per uffici è un processo continuo in cui è necessario monitorare continuamente i dati, controllare i KPI e adattare la propria strategia come professionisti del settore. Per tenere traccia dei dati è essenziale confrontare gli strumenti che forniscono analisi dell'ambiente di lavoro, come le app per la prenotazione della scrivania. Anche l'invio di questionari sulla soddisfazione dei dipendenti, studiati appositamente per valutare il loro grado di soddisfazione rispetto all'ambiente di lavoro, è una grande risorsa. Infine, l'osservazione attenta dei dati consente di individuare le aree di miglioramento e di successo. Rende il tuo lavoro più tangibile e fornisce informazioni pertinenti, evitando la confusione.
La gestione degli spazi in ufficio è un fattore determinante per la creazione di un ambiente di lavoro eccezionale. Si basa sull'analisi degli spazi dell'ufficio, sull'implementazione di tecniche efficaci di gestione degli spazi e sul monitoraggio dei dati. Le informazioni sul consumo energetico, sull'utilizzo degli uffici e sull'esperienza dei dipendenti aiutano a stabilire obiettivi chiari e ad attuare una strategia di gestione degli spazi su misura. Se realizzata con successo, la gestione degli spazi consente di ridurre e ottimizzare i costi, rafforzare la cultura aziendale, aumentare la soddisfazione e la felicità dei dipendenti e migliorare la produttività aziendale.
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Fonti:
- Office Space Management: 5 Steps To Maximize Your Office Potential, People Managing People;
- The ultimate guide to space management, Envoy;
- Space Management Explained: The Importance & Techniques For Effective Implementation, The Changing Workplace;
- Why Space Management is SO Important for Operational Efficiency, Facilio;
- What are the three basic elements of space management?, Office Space Software.
