Come collaborare in modo efficace? Suggerimenti chiave per team flessibili
22 agosto 2024
3 settembre 2024
Il modo in cui i dipendenti lavorano insieme è cambiato drasticamente negli ultimi 2 anni. Mentre un tempo le riunioni dei team e le sessioni di brainstorming si svolgevano di persona in ufficio, ora possono essere svolte in modo digitale e persino asincrono. Molte organizzazioni si chiedono come collaborare efficacemente con una forza lavoro flessibile in questo nuovo assetto lavorativo.
Come garantire il flusso di comunicazione? Come si mantiene l'allineamento e si ottiene il massimo dalle competenze di tutti? Quali sono le strategie di collaborazione più efficaci che puoi implementare per rendere il lavoro collettivo un'esperienza fluida e in crescita per tutti i membri del team?
In qualità di esperti di pratiche di lavoro ibride e moderne, condividiamo esempi di collaborazione efficace che si allineano ai modi di lavorare odierni e producono risultati fiorenti. Sei pronto ad aiutare il personale a raggiungere un nuovo livello di collaborazione e crescita professionale?
Perché è così importante mantenere una collaborazione efficace sul posto di lavoro?
Se da un lato favorire l'autonomia è essenziale per responsabilizzare i lavoratori e aiutarli a crescere, dall'altro lavorare collettivamente svolge un ruolo fondamentale nello sviluppo di maggiori competenze e nella crescita professionale. La collaborazione consente ai membri del team di imparare gli uni dagli altri e di esporsi a nuove competenze, idee e visioni. Questa raccolta di conoscenze e motivazioni favorisce una maggiore realizzazione dei progetti e migliori risultati. Dal punto di vista dell'azienda, una collaborazione efficace porta il tuo business a un livello più alto:
- si riuniscono i talenti;
- si consolida l'innovazione;
- vengono aumentate la motivazione e la soddisfazione dei dipendenti;
- si ottengono maggiori risultati.
Come collaborare in modo efficace in un ambiente di lavoro moderno?
Eliminare le barriere geografiche e temporali
Negli ultimi 2 anni, i dipendenti hanno dovuto reimparare a collaborare. Il lavoro flessibile ha costretto le aziende a trovare soluzioni che consentano di lavorare insieme in modo efficace, indipendentemente dal tempo e dal luogo. Il primo passo per promuovere una collaborazione efficace tra i membri del team e dei reparti è eliminare le barriere geografiche e temporali. La distanza fisica tra i dipendenti non deve influire sul loro lavoro. Pertanto, è fondamentale creare politiche e procedure per ridurre al minimo i problemi legati al fatto di non essere nella stessa stanza e di non lavorare nello stesso momento.
Nota importante: tornare a un modello di ufficio full time non è la soluzione e sarebbe controproducente, perché non corrisponde alle esigenze di flessibilità e autonomia dei dipendenti.
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Dotare i dipendenti di strumenti e tecnologie di collaborazione moderni
Gli strumenti digitali e la tecnologia giocano un ruolo fondamentale nell'eliminare le barriere geografiche e temporali create dalla flessibilità del lavoro. Alcune soluzioni digitali sono diventate fondamentali per rendere fluida ed efficace la comunicazione collettiva e i progetti. Ecco un paio di strumenti e tecnologie di collaborazione utilizzati dai team flessibili di successo:
- un sistema di pianificazione digitale, come deskbird o Google Calendar;
- un software di pianificazione dei dipendenti come deskbird;
- delle soluzioni di comunicazione online come Slack;
- un sistema di videoconferenza come Zoom o Microsoft Teams;
- degli strumenti di gestione dei progetti come Notion o Asana;
- dei documenti basati su cloud e su piattaforme di condivisione di file come Google Drive.
Programmare le attività di collaborazione e le riunioni il prima possibile
La pianificazione preventiva è fondamentale per una collaborazione efficace! Anche se le riunioni dell'ultimo minuto possono capitare, programmare in anticipo le attività e le riunioni del team dovrebbe essere una priorità, quando possibile. In questo modo i colleghi hanno il tempo di organizzare i loro calendari e di prepararsi in anticipo. Se i colleghi sanno quando sarà la prossima riunione, possono iniziare a prepararsi. Questo approccio proattivo aumenta le possibilità di una riunione fluida e produttiva. Quindi, non aspettare. Aggiungi subito gli eventi di collaborazione alla tua agenda condivisa e vedrai l'efficienza del tuo team decollare!
Prenotare anticipatamente gli spazi per riunioni
Ottenere il giusto spazio collaborativo è fondamentale. Quando i tuoi collaboratori decidono di andare in ufficio per le sessioni di lavoro faccia a faccia, devi assicurarti che possano prenotare i posti perfetti. Prenotare le sale riunioni in anticipo è un'ottima soluzione. Permette ai membri del team di sapere esattamente quali strumenti avranno a portata di mano, in modo da potersi preparare in modo adeguato ed efficace. Non lasciare che la mancanza di spazio o di attrezzature influisca sul lavoro del tuo team. Prenota per tempo e collabora meglio quando vi riunite in presenza.
Incoraggiare una comunicazione regolare, chiara e trasparente
La comunicazione è la spina dorsale di una collaborazione efficace, soprattutto in un ambiente di lavoro flessibile. Le conversazioni e gli aggiornamenti devono fluire in ogni direzione: dai membri del consiglio di amministrazione ai dirigenti e ai dipendenti, dai lavoratori ai leader, dai dirigenti ai membri del team e del consiglio di amministrazione, dai dipendenti ai dipendenti, ecc.
La scelta degli strumenti di comunicazione è fondamentale a questo proposito. Tutto il personale deve sentirsi a proprio agio e utilizzarli correttamente. Chiedere le loro preferenze e creare una chiara politica di comunicazione è un'ottima idea per mantenere tutti sulla stessa pagina ed evitare incomprensioni e conflitti.
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Consentire la collaborazione asincrona
Ehilà, campioni del lavoro flessibile! Parliamo del potere della collaborazione asincrona. Si tratta di una svolta epocale, soprattutto quando i tuoi dipendenti sono sparsi in luoghi e fusi orari diversi. Prendiamo ad esempio Samuele. Invece di essere bombardato di messaggi su Slack tutto il giorno, può concentrarsi sul lavoro profondo e aggiornarsi sulle novità del team quando più gli conviene. In questo modo, Samuele rimane informato senza continue interruzioni. Si tratta di trovare l'equilibrio tra essere connessi e mantenere la produttività. L'asincronia tiene tutti informati senza la frenesia delle notifiche. È come dare al tuo personale dei superpoteri per collaborare in modo più intelligente, non più difficile. Quindi, dimentica la mentalità dell'always-on e guarda il tuo team prosperare secondo i propri ritmi.
Facilitare l'accesso alle informazioni e ai dati
Un altro aspetto fondamentale per una collaborazione efficace è l'aumento della produttività del team, grazie alla possibilità di accedere facilmente ai dati. L'utilizzo di strumenti centralizzati di gestione dei progetti offre alla tua forza lavoro le chiavi per una collaborazione più fluida, un lavoro più efficace e una maggiore trasparenza. Queste fantastiche piattaforme conservano tutti i documenti rilevanti in un unico luogo, in modo da non lasciare nessuno a cercare un file o un aggiornamento cruciale. È come avere un quartier generale virtuale in cui tutti sono sulla stessa pagina, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. È ora di dire addio ai colli di bottiglia delle informazioni e di dare il benvenuto a un lavoro di squadra senza soluzione di continuità. Se non l'hai ancora fatto, i tuoi dipendenti ti ringrazieranno per questa mossa rivoluzionaria!
Stabilire obiettivi e prendere decisioni collettivamente
A volte c'è un notevole divario tra ciò che si può ottenere in teoria e in pratica. Obiettivi irraggiungibili e scadenze impossibili frenano l'impegno, la motivazione e la collaborazione. "Il 97% dei dipendenti ritiene che la mancanza di allineamento all'interno di un team influisca sull'esito di un compito o di un progetto"1. Per questi motivi, stabilire obiettivi e prendere decisioni insieme è una regola fondamentale per una collaborazione di successo. Garantisce che i goals siano raggiungibili, mantiene il personale motivato e allineato e lo fa sentire incluso e valorizzato.
Creare un layout dell'ufficio flessibile, diversificato e incentrato sui dipendenti
La volontà di potenziare i processi e i sistemi per migliorare il lavoro di squadra è ottima, ma hai considerato il ruolo del tuo luogo di lavoro fisico nell'aiutare il personale a collaborare in modo efficace? Il layout dell'ufficio ha un impatto enorme sulla collaborazione e sulla produttività. Per questo motivo, fornire ai dipendenti un ambiente di lavoro che soddisfi le loro esigenze è fondamentale per promuovere la cooperazione in sede.
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Incoraggiare le pratiche di condivisione delle conoscenze e delle competenze
La diversità è uno dei pilastri più solidi di ogni azienda di successo. Se sei riuscito a creare una forza lavoro diversificata, questa è una risorsa potente che dovresti sfruttare per promuovere una collaborazione efficace. Dai ai tuoi dipendenti la possibilità di imparare gli uni dagli altri e di crescere insieme. Questo può essere fatto combinando le competenze hard e quelle soft. Offrendo un mix di spazi, dalle accoglienti huddle room alle vivaci aree di collaborazione, darai ai membri del tuo team la libertà di lavorare a modo loro!
Creare un incredibile senso di appartenenza e di comunità sul posto di lavoro
Questo gioca un ruolo cruciale anche nella collaborazione di gruppo. Quando i dipendenti si sentono inclusi, apprezzati e connessi, sono più desiderosi di impegnarsi e innovare. Le attività di team bonding e gli eventi sociali, online e offline, sono i tuoi migliori alleati. Questi incontri aiutano il tuo personale a fare amicizia, a conoscersi meglio, a rafforzare il lavoro di squadra e a far nascere nuove idee. Quindi, fai fluire lo spirito di squadra, che si tratti di serate virtuali di trivia o di pizza party in ufficio.
Apertura mentale e promozione di una cultura della fiducia
La collaborazione consiste nel raccogliere le migliori competenze e idee per ottenere il massimo risultato, giusto? Questo obiettivo può essere raggiunto solo se i dipendenti si sentono completamente liberi riguardo alle loro opinioni e idee. La costruzione della fiducia sul posto di lavoro è quindi un aspetto fondamentale da includere nel tuo piano strategico di collaborazione. Le persone devono sentirsi a proprio agio nel condividere i loro pensieri e nel parlare quando ritengono che ci sia un modo più efficace per raggiungere questo o quell'altro obiettivo.
Far fluire il feedback
Il feedback è una chiave di volta per migliorare costantemente la collaborazione all'interno di un'organizzazione, se fatto in modo equilibrato e costruttivo. Permette a tutti di condividere ciò che funziona e ciò che non funziona. All'interno di un team, consente ai dipendenti di essere aperti con i loro manager e colleghi sulle azioni che ritengono possano migliorare il processo di collaborazione complessivo. Senza dubbio, incoraggiare la condivisione dei feedback (in modo formale e informale) è una parte fondamentale di tutte le grandi strategie di collaborazione.
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In che modo deskbird ti aiuta a implementare queste efficaci strategie di collaborazione?
Prenotare gli spazi collettivi di cui il team ha bisogno per collaborare in modo efficace
Grazie all'app deskbird e alla sua interfaccia intuitiva, gli utenti possono prenotare rapidamente sale riunioni, aree di co-working o altri spazi condivisi. In questo modo i tuoi team avranno a disposizione l'ambiente giusto per lavorare insieme in modo efficiente. Il nostro strumento di facile utilizzo fornisce anche la disponibilità in tempo reale delle risorse e una pianificazione continua, che aiuta a ridurre i conflitti di programmazione e a ottimizzare l'utilizzo dello spazio di lavoro. Con deskbird, il personale può prenotare in anticipo lo spazio collettivo preferito e iniziare a preparare le riunioni di conseguenza.
Organizzare e condividere gli orari settimanali per facilitare la collaborazione ibrida
L'app deskbird consente ai dipendenti di organizzare e condividere la pianificazione settimanale con il resto del team. Questo facilita la collaborazione ibrida, in quanto consente ai colleghi di condividere facilmente i loro programmi settimanali, permettendo a tutti di sapere chi è dove e quando. Niente più giochi di indovinelli o confusione sul calendario! Se qualcuno è in ufficio o lavora da casa, è chiaro per tutti. Questa trasparenza migliora il coordinamento e la flessibilità, garantendo che gli ambienti di lavoro ibridi favoriscano la collaborazione anziché ostacolarla.
Programmare eventi sociali per riunire tutti e rafforzare il senso di comunità
Infine, la funzione "eventi in ufficio" consente di organizzare e pubblicizzare gli eventi senza alcuno sforzo. Programmando e annunciando gli eventi attraverso l'app deskbird, è possibile incoraggiare la partecipazione e garantire che tutti siano informati. Questa funzione favorisce il senso di comunità, riunendo i dipendenti per attività di team building, workshop o incontri sociali. In definitiva, la promozione ufficiale degli eventi aziendali contribuisce a rafforzare il legame con il luogo di lavoro, un aspetto fondamentale quando si cerca un modo per incrementare la collaborazione.
Collaborare in modo efficace è un processo dinamico che varia da un'azienda all'altra e persino da un team all'altro all'interno della stessa organizzazione. Tutti gli spunti e le raccomandazioni citati in questo articolo sono qui per guidarti. La raccolta dei feedback dei tuoi dipendenti è di grande aiuto per capire in che direzione devono andare le tue strategie per una collaborazione più efficace. Ascoltare i colleghi, testare nuovi approcci e cercare di creare un forte legame di squadra e un senso di comunità tra i dipendenti sono azioni fondamentali per raggiungere il tuo obiettivo.
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1 Key Collaboration Statistics: Impact on Employee Performance and Business Success, Worldmetrics.org.
Fonti:
