21 consigli per lavorare da casa nelle migliori condizioni

Con il lavoro a distanza, i dipendenti non devono più fare i pendolari ogni giorno, hanno più tempo per le attività personali o per organizzare appuntamenti medici, possono concentrarsi meglio, ecc. Sulla carta, tutto sembra perfetto. Tuttavia, nella realtà, non è sempre facile. Senza alcuni suggerimenti per il lavoro da casa, alcuni membri del team possono avere difficoltà a cogliere i vantaggi dell'essere in smart working. 

Il tuo obiettivo è aiutarli a creare un ambiente che favorisca la collaborazione digitale, le alte prestazioni e il benessere professionale. Le raccomandazioni di base spesso includono, per esempio, la possibilità di dedicare uno spazio specifico alle attività legate al lavoro o di seguire le ore di massima produttività. Abbiamo cercato di scavare un po' più a fondo e di trovare le tattiche più efficaci.

Ecco 21 consigli WFH (Work From Home) che i responsabili delle risorse umane e i team manager possono condividere con i loro collaboratori! Dai metodi di lavoro alla progettazione dello spazio e agli approcci cognitivi, esploriamo le migliori pratiche per lavorare da casain modo efficiente e senza stress.

1. Creare uno spazio di lavoro dedicato

La prima regola quando si lavora a distanza (se si dispone di spazio sufficiente per farlo) è dedicare un'area della casa a questa attività. Si tratta di un luogo in cui ci si siede solo per le attività legate al lavoro e nient'altro. Come la cucina per cucinare, la camera da letto per dormire e il soggiorno per rilassarsi, anche l'ufficio in casa deve essere dedicato solo al lavoro. Questo aiuta il cervello a passare alla modalità di lavoro e a mantenere una buona salute mentale, ponendo una barriera tra la vita professionale e quella personale.

2. Creare un ambiente privo di distrazioni

Come per l'ufficio, anche quando lavori da casa devi stabilire delle strategie per evitare che qualcuno o qualcosa ti disturbi. Per esempio, se non hai bisogno del tuo telefono per il lavoro, lascialo in un'altra stanza. In questo modo, sarai meno tentato di controllare l'ultima notifica di WhatsApp o il Reel di un amico che sta diventando virale su Instagram. Inoltre, fai sapere ai tuoi colleghi quando sei impegnato in un compito importante e non vuoi essere disturbato, per esempio indicandolo su Slack o sul calendario condiviso.

3. Stabilire una routine mattutina

Hai sentito parlare del potere di sviluppare buone abitudini? Se no, ti consigliamo di leggere i libri Atomic Habits di James Clear o The Power of Habits di Charles Duhigg. Le abitudini, sia buone che cattive, sono talmente integrate nella nostra vita che le mettiamo in atto senza rendercene conto. Un'abitudine che sarebbe utile per chiunque lavori da casa è quella di implementare una routine mattutina. Quando ti rechi sul posto di lavoro ogni giorno, imposti la sveglia, fai un po' di stretching o vai a correre, fai una doccia, fai una bella colazione... Qualsiasi cosa vada bene per te e ti faccia sentire bene per iniziare la giornata in condizioni ottimali. Seguila e vedrai il potere delle abitudini prima che te ne renda conto!

4. Utilizzare il metodo della programmazione a blocchi di tempo o un'altra tecnica di gestione del tempo adatta a te

Avere una struttura di lavoro da casa è talvolta più impegnativo. Ma l'organizzazione e la definizione delle priorità sono fondamentali. Per aiutarti a lavorare in modo efficiente ed efficace, esistono molte tecniche di gestione del tempo. Per esempio, il Pomodoro e i metodi di pianificazione a blocchi di tempo sono piuttosto famosi. La programmazione a blocchi di tempo è ottima per chi procrastina, per chi fatica a motivarsi o per chi vuole semplicemente aumentare la produttività. Danno una struttura e permettono di spuntare le caselle della lista delle cose da fare.

5. Non sottovalutare l'impatto dell'allestimento e del design dello spazio di lavoro

Ti sei mai chiesto se la tua configurazione WFH possa avere un impatto sul tuo lavoro? La risposta è sì. In ufficio, l'ambiente in cui viviamo influisce in modo significativo sulle nostre sensazioni e sulle nostre prestazioni. La pulizia e l'ordine aiutano la concentrazione e la creatività. L'illuminazione naturale e le piante migliorano la salute mentale. I mobili ergonomici prevengono dolori e lesioni. Questi sono solo alcuni esempi dell'importanza del design dell'ufficio. Cerca di considerare questo aspetto quando sceglie e arredi il tuo spazio di lavoro a casa.

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6. Non sottovalutare il potere delle pause

Prendi un caffè, fai una passeggiata, fai un po' di stretching... Fai quello che vuoi, ma non dimenticare di fare delle pause quando lavori in smart working. Lavorare continuamente è controproducente. Da anni scienziati ed esperti sottolineano la necessità di fare delle pause, come evidenziato da questo articolo di BetterUp sull'importanza di fare delle pause durante la giornata lavorativa. Inoltre, lavorare da remoto implica una maggiore esposizione agli schermi e, di conseguenza, alla luce blu. Questo può compromettere seriamente la nostra vista e la salute dei nostri occhi. Per esempio, quando guardiamo uno schermo, tendiamo a sbattere le palpebre meno spesso, quindi i nostri occhi si seccano. Se ti prendi qualche minuto di pausa, lo fai per te stesso e per i tuoi occhi.

7. Praticare spesso attività fisica

Il vantaggio più evidente del lavoro ibrido è il suo impatto positivo sui dipendenti e il loro equilibrio tra vita privata e lavoro. Utilizza il tempo che avresti perso facendo il pendolare per fare invece sport. È ottimo per la salute (fisica e mentale) e permette al cervello di concentrarsi meglio. Di conseguenza, sarai più produttivo. Praticare attività fisica in compagnia è ottimo per aggiungere un pizzico di interazione sociale alla tua giornata! Può trattarsi di andare in palestra o di giocare a calcio, per esempio!

8. Attenzione alla solitudine

Quando si lavora a distanza spesso, le interazioni sociali diminuiscono. Eppure, questi momenti sono fondamentali per mantenerci mentalmente sani e per staccare la spina dal lavoro. Cerca di mantenere il maggior numero possibile di attività sociali praticando uno sport di gruppo, partecipando a un corso di pittura o facendo volontariato per una causa nel tuo quartiere, per esempio. Ma fai attenzione a non isolarti.

9. Uscire all'aperto, respirare aria fresca e assumere vitamina C

Con un lavoro in ufficio, siamo costretti a uscire, almeno per fare i pendolari. Tuttavia, se si lavora da casa, si può facilmente trascorrere l'intera giornata al chiuso senza mettere piede fuori. Questo non fa bene né alla nostra salute fisica né a quella mentale. Respirare un po' d'aria fresca è ottimo per ricaricarsi. Se hai la possibilità di vivere in un luogo circondato dalla natura, è scientificamente provato che il suo l'impatto migliora la nostra salute in generale. Un altro aspetto positivo è che si fa il pieno di vitamina C anche se è nuvoloso! Puoi leggere questo articolo della Yale School of Environment per saperne di più su come l'immersione nella natura sia benefica per la nostra salute.

10. Tracciare una linea netta tra vita professionale e personale

Quando si passa al lavoro ibrido, l'obiettivo principale per i dipendenti è quello di raggiungere un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro. Tuttavia, è facile che accada anche il contrario. Per questo motivo, è fondamentale tracciare fin dall'inizio una linea di demarcazione netta tra le attività professionali e quelle private. La creazione di un programma a tempo, come già detto, può aiutare a farlo, ma si può anche trovare il proprio modo. L'aspetto più importante è che il lavoro da casa non sottragga tempo alla tua giornata a scapito del tuo tempo personale (per esempio, il pendolarismo).

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11. Seguire i momenti di massima produttività, senza sovraccaricarsi di lavoro 

Tutti noi abbiamo dei momenti in cui siamo più concentrati ed efficienti. Questi periodi sono chiamati ore di massima produttività. Con l'orario flessibile, puoi sfruttare al meglio questa parte della giornata. La maggior parte delle persone ha un picco di produttività al mattino. Se è così che funzioni, perché non iniziare un po' prima? Non significa che lavorerai più a lungo. Semplicemente, si finisce prima e si riesce a fare più cose perché si lavora nel momento giusto della giornata. Tuttavia, stabilisci un orario di fine lavoro non negoziabile, soprattutto se tendi a lavorare più ore quando sei in piena attività. Ogni tanto è bene dare una spinta a un progetto, ma non tutti i giorni.

12. Fare pausa pranzo con un pasto leggero e salutare

A volte siamo così concentrati sui nostri compiti che non ci rendiamo conto che le ore volano. In ufficio, almeno si vedono i colleghi che si fermano per il pranzo. A casa, invece, non c'è nessuno e niente che ci ricordi che è ora di mangiare. Eppure, è importantissimo ricaricare i livelli di energia e resettare il fisico e la mente. Se non hai molto tempo per cucinare durante il giorno, fai dei meal prep nei fine settimana o la sera per avere dei pasti sani pronti. Inoltre, non mangiare cibi pesanti. Ti farà venire sonno e finirai per sdraiarti sul divano senza accorgertene (parlo per esperienza!).

13. Stabilire regole di base per i membri della famiglia

Quando si vive da soli, ad eccezione del fattorino, c'è una bassa probabilità di essere disturbati da qualcuno che chiede la tua attenzione. Tuttavia, quando si condivide l'appartamento con altre persone (familiari, coinquilini, ecc.), è facile essere distratti dalla loro presenza. Quando passi alla modalità di lavoro, fallo sapere a tutti e sii rigoroso. Puoi anche apporre un cartello sulla porta della tua postazione di lavoro, se ne hai una.

14. Stabilire regole di base per sè stessi

Ti conosci meglio di chiunque altro. Se già tendi a lavorare troppo in ufficio, è probabile che tu lo faccia anche a casa. Lo stesso vale al contrario. Se sei una persone che si distrae facilmente, è necessario creare uno spazio di lavoro privo di distrazioni. Se da un lato è essenziale stabilire regole chiare per le persone con cui vivi, dall'altro devi essere onesto con te stesso riguardo alle tue debolezze e stabilire delle regole anche per te.

15. Utilizzare tappi per le orecchie o cuffie con la cancellazione del rumore 

Lavorare con tappi per le orecchie o cuffie con la cancellazione del rumore cambia la vita. Non si tratta di una soluzione adatta solo a chi lavora da casa. Tuttavia, non è sempre possibile sul posto di lavoro fisico, quando si deve interagire con i colleghi di persona. Potresti chiederti: "Perché dovrei mettere i tappi per le orecchie se sono da solo a casa e nessuno può distrarmi?". Il rumore ambientale, detto anche "inquinamento acustico", è costituito da tutti quei suoni innaturali creati dall'attività umana, come la costruzione di strade o le persone che parlano fuori, per esempio. Non solo influisce sulla nostra salute, ma anche sulla nostra capacità di concentrazione.

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16. Collaborare con la tecnologia per lavorare meglio

Lavorare da casa implica un uso della tecnologia ancora maggiore rispetto a quello che si fa in ufficio. In pratica, ti affidi alla tecnologia per svolgere il tuo lavoro e mantenere i rapporti con i tuoi colleghi. Di conseguenza, è fondamentale utilizzare al meglio la tecnologia del luogo di lavoro ibrido. Ciò significa utilizzare strumenti di collaborazione, soluzioni di gestione dei progetti, software di prenotazione del desk aziendale e così via. Inoltre, è necessario seguire una formazione per imparare a implementare l'intelligenza artificiale nel proprio lavoro quotidiano. L'utilizzo dell'intelligenza artificiale sul posto di lavoro (fisico e digitale) è un ottimo supporto per ottimizzare le attività, aumentare l'efficienza, semplificare il flusso di lavoro e molto altro ancora.

17. Adottare le migliori pratiche di comunicazione a distanza

Quando si abbraccia un modello di lavoro ibrido, cambiano molte cose. L'implementazione e l'utilizzo di linee guida per la comunicazione sono essenziali per lavorare nelle migliori condizioni, sia in sede che da casa. Abbiamo condiviso le migliori pratiche di comunicazione per il lavoro a distanza che ogni team ibrido dovrebbe seguire. Esse contribuiscono a rendere fluida la collaborazione, a promuovere il legame tra i team e ad aumentare il coinvolgimento.

18. Rimanere in contatto con il resto del team

Dopo un po' di tempo di lavoro in smart working, potresti avere la sensazione di perdere un "legame con il luogo di lavoro". Per evitarlo, ti consigliamo di partecipare ad attività di team bonding online, di pianificare un caffè digitale con i colleghi e di organizzare altri eventi che aiutino a mantenere il legame con i tuoi colleghi. Puoi anche invitare i tuoi colleghi a incontrarsi "dopo il lavoro" se vivono nella tua stessa città! Non è che, poiché non si va in ufficio, non ci si può vedere di persona al di fuori del lavoro.

19. Parlare e condividere il feedback con il proprio manager

Sii trasparente riguardo a qualsiasi problema che potresti incontrare quando lavori da casa. Può trattarsi di problemi legati al fatto di non avere le risorse giuste per lavorare con la stessa efficienza dell'ufficio o di problemi di natura più psicologica, come la ricerca della motivazione, per esempio. Condividere i propri sentimenti e le proprie difficoltà è sempre una buona cosa. Permette ai manager di capire dove è necessario migliorare e di sollevare un problema per trovare una soluzione. Non si sa mai, i tuoi colleghi potrebbero avere gli stessi problemi ma non ne parlano.

20. Discutere e condividere i migliori consigli WFH con i colleghi

Abbiamo raccolto i consigli di base e più efficaci per lavorare da casa, ma potresti trovare qualcosa di fantastico che funziona per te e a cui non abbiamo pensato! Come si suol dire, "condividere è prendersi cura!". Quindi, perché non dare i tuoi suggerimenti personali per il WFH ai tuoi colleghi? Puoi organizzare un evento per discutere di ciò che funziona meglio per te o creare un canale Slack specifico dedicato a questo argomento, per esempio.

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21. Concludere la giornata con un rituale di chiusura

Come la creazione di una routine mattutina che ti permetta di iniziare la giornata con il piede giusto, dovresti anche concluderla con un rituale di chiusura. Non ci addentreremo in spiegazioni dettagliate delle neuroscienze, ma terminare il lavoro in modo identico ogni giorno indica al cervello che è il momento di passare dalla modalità lavoro alla modalità tempo libero. Può trattarsi di portare a spasso il cane, di preparare una tazza di tè, di ascoltare musica sul terrazzo, di andare a correre... Come preferisci!

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Ci auguriamo che questo elenco di consigli per lavorare da casa aiuti la tua forza lavoro ibrida a vivere al meglio l'esperienza dell'home office! Anche se alcuni consigli possono sembrare ovvi, non significa che vengano applicati. Quindi è sempre un buon promemoria per cercare di adottare pratiche migliori. Uno dei nostri consigli preferiti per il WFH è l'idea di organizzare riunioni per discutere con gli altri membri del team di ciò che funziona per loro. In primo luogo, è un'opportunità per condividere un momento insieme e creare un legame. In secondo luogo, parlare e ricevere consigli da persone che fanno il tuo stesso lavoro è più rilevante. In terzo luogo, dedicare un po' di tempo al tuo personale per trovare modi per migliorare la loro vita professionale quotidiana è una grande prova di centralità del dipendente. In un'epoca in cui il benessere conta più che mai, sarà senza dubbio apprezzato da tutti!

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