Orario flessibile: il ruolo dei team IT

Il tempo flessibile è un ottimo modo per dare ai dipendenti la possibilità di stabilire il proprio orario di lavoro entro certi limiti, con conseguente aumento della soddisfazione lavorativa e della produttività aziendale. Tuttavia, la sua implementazione può presentare sfide uniche per i team IT, che svolgono un ruolo fondamentale nel garantirne il successo. 

Una delle responsabilità principali dell'IT è la creazione e il mantenimento di una solida infrastruttura tecnologica. Ciò include l'implementazione di software o piattaformedi programmazione flessibili per coordinare gli orari dei dipendenti e consentire una comunicazione e una collaborazione fluida. Inoltre, l'IT deve garantire l'accesso da remoto e le opzioni di connettività. Ciò consente ai membri del team di lavorare efficacemente da luoghi e orari diversi. 

L'IT è anche responsabile della salvaguardia della sicurezza e della privacy dei dati nell'ambito dell'orario flessibile. Deve creare e applicare protocolli di sicurezza completi per proteggere le informazioni sensibili, soprattutto quando i dipendenti lavorano da remoto. 

Inoltre, i team IT devono fornire supporto tecnico e formazione ai dipendenti, aiutandoli ad adattarsi agli strumenti e ai sistemi tecnologici utilizzati per l'orario flessibile. Questo articolo affronta tutti questi aspetti per farti capire meglio il ruolo cruciale dell'IT nell'implementazione dell'orario di lavoro flessibile.

Che cos'è l'orario flessibile?

Definizione di orario flessibile

L'orario flessibile è una modalità di lavoro che consente ai dipendenti di scegliere il proprio orario di lavoro entro limiti prestabiliti. Esistono diversi tipi di orario flessibile, ma una delle opzioni più diffuse consente ai dipendenti di scegliere l'orario di inizio e di fine preferito, a condizione che completino una quantità specifica di lavoro ogni giorno o settimana. 

Questa flessibilità consente ai dipendenti di personalizzare gli orari per adattarli meglio alle loro esigenze. Per esempio, un dipendente può decidere di iniziare a lavorare alle 7 del mattino e finire alle 16, oppure alle 9 e finire alle 18, a seconda della situazione.

Esempi di modelli di orario flessibile

Ecco alcuni dei diversi tipi di orario flessibile comunemente applicati nelle organizzazioni:

1. Orario centrale: Questo tipo di orario flessibile prevede che i dipendenti siano presenti in determinate ore designate, note come ore centrali, pur consentendo una certa flessibilità nella scelta dell'orario di inizio e fine al di fuori di queste ore centrali. Per esempio, i dipendenti possono essere obbligati a lavorare dalle 10 alle 16, ma hanno la possibilità di stabilire l'orario di inizio tra le 7 e le 10 e quello di fine tra le 16 e le 19.

2. Settimana lavorativa compressa: I dipendenti lavorano a tempo pieno per un numero inferiore di giorni alla settimana in un regime di settimana lavorativa compressa. In genere, si tratta di lavorare 4 giorni invece dei 5 giorni standard. Per esempio, i dipendenti possono lavorare 10 ore al giorno per 4 giorni invece di 8 ore al giorno per 5 giorni.

3. Orario flessibile con limiti prestabiliti: Questa soluzione consente ai dipendenti di scegliere l'orario di inizio e di fine del lavoro entro limiti prestabiliti. Per esempio, i dipendenti possono dover lavorare tra le 7 e le 10 del mattino come orario di inizio e tra le 16 e le 19 come orario di fine. Se completano le ore richieste, possono scegliere l'orario che preferiscono entro questi limiti.

4. Orari scaglionati: In un accordo di orari scaglionati, i dipendenti hanno orari di inizio e fine diversi, creando sovrapposizioni di orari di lavoro per garantire la copertura giornaliera. Questo tipo di orario flessibile può essere vantaggioso per le aziende che necessitano di orari di servizio prolungati o quando i team devono collaborare tra diversi fusi orari.

5. Tempo flessibile con accumulo: Questo tipo di orario flessibile consente ai dipendenti di accumulare ore lavorate in più per usufruire di permessi in futuro. Per esempio, se un dipendente lavora ore in più durante una determinata settimana, può essere autorizzato a prendere quelle ore in più come tempo libero retribuito o giorni di flessibilità in un secondo momento.

6. Flessibilità del lavoro a distanza: Il lavoro a distanza è diventato sempre più popolare, soprattutto di recente. Questa soluzione consente ai dipendenti di lavorare da luoghi diversi dal tradizionale ambiente dell'ufficio, come la propria abitazione o spazi di co-working. La flessibilità del lavoro a distanza consente ai dipendenti di scegliere il proprio orario di lavoro, eliminando la necessità di pendolarismo.

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👋 Vuoi saperne di più sugli altri tipi di accordi di lavoro flessibile? Dai un'occhiata al nostro articolo sugli esempi di flessibilità sul lavoro!

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Vantaggi e svantaggi della flessibilità dell'orario di lavoro

I vantaggi dell'orario flessibile sono molteplici, tra cui:

• Maggiore soddisfazione dei dipendenti: I dipendenti che usufruiscono dell'orario flessibile spesso dichiarano di essere più soddisfatti del proprio lavoro. Questo perché l'orario flessibile può aiutarli a bilanciare meglio la loro vita lavorativa e personale.
• Miglioramento della produttività aziendale: Alcuni studi hanno dimostrato che l'orario flessibile può portare a un miglioramento della produttività aziendale. I dipendenti sono più produttivi quando lavorano nelle ore di punta, il che li aiuta a rimanere concentrati sui loro compiti.
• Riduzione dell'assenteismo e del turnover: L'orario flessibile può contribuire a ridurre l'assenteismo e il turnover. Questo perché i dipendenti che sono soddisfatti del loro equilibrio tra vita privata e lavoro sono meno propensi a prendersi delle ferie o a lasciare il posto di lavoro.

Tuttavia, ci sono anche alcuni aspetti negativi dell'orario flessibile, tra cui:

• Problemi di comunicazione: l'orario flessibile può rendere più difficile la comunicazione tra i dipendenti, che possono lavorare in orari diversi.
• Aumento dei costi IT: l'orario flessibile può aumentare i costi IT. Le organizzazioni potrebbero dover investire in nuove tecnologie per supportare l'orario flessibile, come per esempio strumenti per la rilevazione del tempo e per le videoconferenze.
• Problemi di sicurezza: l'orario flessibile può sollevare problemi di sicurezza. Questo perché i dipendenti possono lavorare da casa o da altre postazioni remote. Pertanto, il livello di sicurezza è diverso da quello dell'ufficio.

Quali sono gli strumenti digitali indispensabili per supportare un modello con orari di lavoro flessibili?

Piattaforme di comunicazione adeguate

Con l'avvento della tecnologia avanzata, una comunicazione e una collaborazione efficaci tra team possono avvenire indipendentemente dalla distanza fisica. Stabilire e mantenere buone pratiche di riunione aziendale e di team è fondamentale, soprattutto nei luoghi di lavoro flessibili. A questo scopo, sono disponibili varie piattaforme come Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts e Slack, che facilitano una comunicazione di lavoro a distanza efficiente e senza interruzioni tra i membri del team.

Anche la messaggistica istantanea è diventata un mezzo di comunicazione ampiamente utilizzato, con applicazioni come WhatsApp, Facebook Messenger e WeChat che vantano una vasta base di utenti. Queste applicazioni migliorano la connettività e la produttività del team, fornendo canali di comunicazione facili e veloci. Inoltre, le notifiche via SMS integrate con il software di accesso al posto di lavoro aiutano a tenere i dipendenti aggiornati sull'arrivo dei visitatori o sulle consegne. In questo modo si garantisce che il team rimanga ben informato e coinvolto.

La tecnologia moderna ha permesso ai team di comunicare e collaborare in modo efficace, indipendentemente dalla distanza. Riunioni regolari in videoconferenza, varie piattaforme di comunicazione e app di messaggistica istantanea sono essenziali per mantenere la cultura del team e garantire il contatto in presenza.

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Sistema di gestione del lavoro flessibile ed efficiente

deskbird è un sistema efficace e di alto livello che gestisce il lavoro flessibile, rivoluzionando il modo in cui i dipendenti pianificano i loro orari. Grazie alla sua interfaccia user-friendly e alle sue solide funzionalità, i membri del team possono facilmente mostrare la propria disponibilità e visualizzare gli orari dei colleghi, favorendo una migliore collaborazione. 

L'applicazione deskbird aiuta i dipendenti a ottimizzare le ore di lavoro, a migliorare la produttività e a evitare conflitti di programmazione. Grazie agli aggiornamenti e alle notifiche in tempo reale, la piattaforma garantisce un coordinamento efficiente tra i membri del team, con conseguente snellimento dei flussi di lavoro e aumento dell'efficienza. Siamo impegnati a migliorare la collaborazione sul posto di lavoro e a responsabilizzare i dipendenti. Questo rende deskbird uno strumento essenziale per qualsiasi organizzazione che voglia massimizzare la produttività e incoraggiare un ambiente di lavoro flessibile.

Software di gestione dei progetti basato su cloud

I team distribuiti devono essere in grado di collaborare efficacemente quando sono sparsi in più sedi e fusi orari. Gli strumenti basati sul cloud consentono ai dipendenti di lavorare insieme ai progetti anche quando non sono fisicamente presenti. Piattaforme come Notion consentono a tutti i membri del team di accedere agli stessi documenti e informazioni senza dover inviare e-mail o messaggi a un'altra persona. In questo modo si elimina l'ulteriore fase di invio di un messaggio e di attesa di una risposta per progredire in un'attività. Questo aspetto è estremamente importante negli ambienti di lavoro flessibile, poiché non tutti lavorano contemporaneamente, quindi queste piattaforme aiutano a eliminare i tempi di attesa.

Inoltre, i software di gestione dei progetti basati sul cloud, come la Google Suite, aggiornano automaticamente i documenti e i fogli di calcolo in tempo reale per tutti coloro che vi hanno accesso. Ciò consente a diversi dipendenti di lavorare a un progetto nello stesso momento, come se fossero nella stessa stanza. Queste piattaforme rendono il lavoro più efficiente e sincrono.

In che modo i team IT possono contribuire a far funzionare l'orario flessibile?

Garantire la sicurezza informatica

Le fughe di dati e gli abusi stanno diventando sempre più comuni man mano che il nostro lavoro diventa più digitale. E probabilmente costeranno alle aziende trilioni di dollari, rendendo la sicurezza informatica una priorità assoluta. I team IT devono mitigare questi rischi per fidelizzare i clienti e creare fiducia. È inoltre importante riflettere sugli aggiornamenti della normativa sui dati. 

Il lavoro flessibile crea un rischio ancora maggiore, in quanto i dipendenti utilizzano Wi-Fi personali o pubblici e non dispongono di una VPN (Virtual Private Network) adeguatamente crittografata, e utilizzano i propri dispositivi per accedere alle informazioni aziendali. 

Esistono diversi modi per migliorare la sicurezza informatica, come le piattaforme di Security Awareness Training. 

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➡️ Per saperne di più, leggi il nostro articolo sulla gestione del rischio di cybersecurity.

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Digitalizzare il posto di lavoro per rendere i dati accessibili in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo

Diventare ibridi significa centralizzare la tecnologia in molti aspetti del lavoro, tra cui l'accessibilità ai dati e la collaborazione. Per collaborare efficacemente da remoto, la digitalizzazione del luogo di lavoro è fondamentale per una serie di motivi. 

In primo luogo, tutti i membri del team dovrebbero essere in grado di accedere ai documenti da qualsiasi luogo, per esempio utilizzando il software di gestione dei progetti basato sul cloud di cui abbiamo parlato in precedenza. In secondo luogo, questi sistemi migliorano notevolmente l'efficienza facilitando la collaborazione e automatizzando i processi che altrimenti verrebbero svolti manualmente. 

Un ottimo esempio di digitalizzazione del posto di lavoro è l'eliminazione della carta, che è sostenibile e aiuta a ridurre i costi complessivi. È possibile trasferire tutti i documenti e i dati online in un unico sistema basato su cloud. Oppure, puoi implementare la tecnologia di firma elettronica e un software di rilevazione delle presenze per digitalizzare e automatizzare le attività ripetitive.

Gestire il corretto funzionamento degli strumenti direttamente o indirettamente potenziando il tempo flessibile

Le giuste risorse digitali sono fondamentali per beneficiare appieno dei modelli flessibili. Come suggerisce il flex time, diversi dipendenti possono lavorare in orari diversi. Pertanto, la comunicazione continua tra i team è fondamentale per mantenere tutti in carreggiata. Questo può avvenire attraverso piattaforme che simulano la comunicazione asincrona, come Slack, o piattaforme di lavoro flessibile automatizzate come deskbird. Con uno strumento di questo tipo, i membri del team non devono comunicare separatamente a ciascuno quando saranno in ufficio, perché l'informazione si trova sulla piattaforma. Questo aiuta anche a organizzare in modo efficiente il posto di lavoro per soddisfare le esigenze di chi arriva quel giorno. 

Anche software come deskbird offrono un'elevata sicurezza, contribuendo a mantenere al sicuro il luogo di lavoro digitale e fisico. Per quanto riguarda il lato digitale, il software ha uno degli standard di crittografia più elevati del settore. Per quanto riguarda l'aspetto fisico, è dotato di un check-in sicuro per i dipendenti, se l'azienda lo richiede.

Migliorare la produttività e l'efficienza del team grazie a un'adeguata tecnologia online

L'offerta di orari di lavoro flessibili consente ai membri dei team IT di allineare i loro orari con i momenti di massimo rendimento, con conseguente aumento della concentrazione e dell'impegno. Questo favorisce anche un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro, riducendo il burnout sul posto di lavoro e aumentando la soddisfazione dei dipendenti. La tecnologia può aiutare a ottenere questa flessibilità, fornendo strumenti come i software di gestione dei progetti basati sul cloud per una collaborazione continua, una comunicazione in tempo reale, la delega dei compiti e il monitoraggio dei progressi. Combinando orari di lavoro flessibili e tecnologia online, i team IT possono operare in modo indipendente, dedicare meno tempo alle attività amministrative e ottimizzare la consegna dei progetti. In definitiva, questo crea un ambiente più agile e produttivo per i team IT.

L'orario di lavoro flessibile offre ai dipendenti un livello di autonomia completamente nuovo: scegliere quando lavorare, se fare una settimana lavorativa di 4 giorni o richiedere solo alcune ore centrali, e avere flessibilità per il resto della giornata. I dipendenti sono più soddisfatti, godono di un maggior equilibrio tra vita privata e lavoro e di più soddisfazione grazie alla possibilità di lavorare quando vogliono. Questo si traduce direttamente in una maggiore produttività aziendale. Ma questi modelli non sarebbero possibili senza la giusta tecnologia e la rivoluzione digitale che ha reso possibile l'ottimizzazione e l'automazione di alcuni processi. Le piattaforme di comunicazione, i sistemi di gestione del lavoro flessibile e i software di gestione dei progetti basati sul cloud sono alla base del successo dell'orario flessibile. Con l'aiuto dei team IT, i dipendenti possono sperimentare questa libertà e flessibilità ogni giorno di lavoro. 

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