colleghi che progettano il loro ufficio ibrido

11 azioni chiave per un ufficio più produttivo

Pubblicato:

3 settembre 2024

Aggiornato:

15 dicembre 2024

Produttività aziendale

3

min

Le pratiche di lavoro flessibile hanno cambiato radicalmente le dimensioni e il ruolo del luogo di lavoro fisico. Come si fa a creare un ufficio produttivo quando si ha una forza lavoro ibrida e meno spazio? Cosa si può migliorare per adattare le strutture alle nuove modalità di lavoro e sfruttarle al meglio? Qual è oggi il miglior layout d'ufficio per la produttività?

In qualità di esperti di workplace experience e lavoro flessibile, abbiamo raccolto intuizioni e dati per definire gli aspetti più significativi dell'adattamento dello spazio ufficio ai team e alle pratiche lavorative moderne. Dall'utilizzo di analisi dei dati pertinenti alle scelte giuste per la configurazione dello spazio di lavoro e alla ridefinizione dello scopo dell'ufficio, ti forniamo le chiavi per migliorare un ambiente di lavoro efficace. Ecco come progettare uno spazio d'ufficio che sia vantaggioso per te e che faccia sì che i tuoi dipendenti si impegnino, collaborino, innovino e prosperino.

colleghi che lavorano al progetto di design di un ufficio

Quali sono le principali sfide delle aziende di oggi in materia di spazi per uffici?

Adattarsi al nuovo ruolo dell'ufficio

I dipendenti non si recano più in ufficio con lo stesso scopo di prima della crisi legata al Covid-19. Il ruolo dell'ufficio si è evoluto con l'adozione di modalità di lavoro flessibili. Oggi è il luogo in cui i membri del team si incontrano, collaborano e socializzano con i colleghi. Anche se ci sono ancora momenti in cui il personale ha bisogno di concentrarsi e di spazi tranquilli, la motivazione principale della presenza in ufficio è l'interazione personale. Quindi, la domanda è: come rimodellare lo spazio dell'ufficio per adempiere a questo nuovo ruolo?

Mantenere i dipendenti in contatto e in sintonia con le loro mansioni e il luogo di lavoro

Un'altra sfida che si presenta con gli orari di lavoro flessibili è quella di mantenere una forte connessione e cultura sul posto di lavoro. Il lavoro a distanza aumenta il rischio di disconnessione e isolamento. I dipendenti che non vengono regolarmente in sede possono sentirsi meno legati ai colleghi e meno attaccati al proprio lavoro e all'azienda. Il tuo obiettivo è quindi capire cosa potrebbe spingerli a venire in ufficio più spesso e implementare iniziative che rafforzino la cultura aziendale, il senso di appartenenza e il legame di squadra. Il design dell'ufficio gioca un ruolo fondamentale in questo senso.

Adattare lo spazio dell'ufficio alle esigenze di una forza lavoro flessibile

A seconda della politica di lavoro ibrida che si decide di implementare per la propria organizzazione, il personale può lavorare in modo asincrono. Ciò implica che le tue strutture soddisfino i requisiti per una tale configurazione di lavoro. Devono consentire ai membri del team di lavorare insieme, indipendentemente dal fatto che si trovino tutti in sede nello stesso momento. Per la maggior parte delle aziende, questo non era un problema prima, perché tutti si recavano in sede ogni giorno a orari fissi. Si tratta quindi di un cambiamento radicale e di una nuova sfida per soddisfare le esigenze della forza lavoro e mantenere la concentrazione, la soddisfazione e la produttività.

Colleghi in un ufficio moderno

Trovare il giusto equilibrio tra il ridimensionamento dell'ufficio e la promozione di un'esperienza lavorativa positiva

La domanda principale di questo articolo è come costruire un ufficio produttivo con meno spazio. Molte aziende hanno capito che pagare l'affitto per uno spazio inutilizzato e occupato ha poco senso. Tuttavia, il ridimensionamento dell'ufficio non deve portare alla frustrazione dei membri del team. È necessario trovare un equilibrio tra il non sprecare denaro per la metratura inutilizzata e il non ridurla troppo in modo che il personale non abbia spazio per lavorare in modo efficace. Il nostro Calcolatore di Lavoro Flessibile ti aiuta a determinare il rapporto spazio di lavoro/dipendenti ideale per la tua politica di lavoro flessibile.

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Come si crea la migliore disposizione dell'ufficio per la produttività?

1. Ridefinire lo scopo dell'ufficio e renderlo chiaro

Il fatto che le persone non svolgano le stesse attività in ufficio e a casa è un aspetto importante da tenere presente. Come ha sottolineato Rob Sadow, esperto di esperienza dei dipendenti, nella serie di webinar di Epoch, non c'è niente di più frustrante per loro che essere costretti a venire in sede per fare quello che possono fare da casa. Per questo motivo, ridefinire lo scopo dello spazio di lavoro fisico è fondamentale per renderlo più prezioso e pratico. Il lavoro a distanza è ottimo per il lavoro individuale e mirato, mentre l'ufficio è "il posto dove stare" per il lavoro collettivo e le interazioni sociali. Tuttavia, le tue strutture potrebbero necessitare di alcuni aggiustamenti progettuali per adempiere a questo ruolo, pur rimanendo flessibili per le persone che preferiscono lavorare su attività concentrate in loco.

2. Collaborare con tecnologie innovative

La tecnologia per uno smart office è un pilastro fondamentale degli uffici produttivi. Questi strumenti, dalle soluzioni basate sull'intelligenza artificiale ai sistemi di automazione e ai software per il workspace booking, svolgono un ruolo fondamentale nel trasformare il luogo di lavoro in un centro di produttività. La tecnologia non solo aiuta a creare un ambiente di supporto per i tuoi team, ma rende anche più facile per loro programmare il lavoro in loco e sfruttare al meglio lo spazio dell'ufficio. Per esempio, un sistema di prenotazione di sale riunioni come deskbird consente di selezionare lo spazio necessario in base alle risorse disponibili in ogni sala.

3. Utilizzare i dati per misurare il livello di connessione dei dipendenti e apportare le modifiche necessarie

Come la tecnologia, anche i dati sono una pietra miliare per lo sviluppo di un ambiente di lavoro efficace. È essenziale raccogliere informazioni sull'occupazione degli uffici, sulle presenze dei dipendenti, sull'utilizzo delle risorse, sull'impegno, sulle prestazioni, sui modelli di lavoro dei dipendenti e così via. Permette di capire meglio il personale e di progettare un layout che risponda alle sue esigenze. I dati aiutano anche a determinare il grado di connessione dei lavoratori e a capire cosa migliorare per favorire il legame con i colleghi, il lavoro e l'azienda. Più legami si creano, più la forza lavoro è coinvolta e lo spazio di lavoro diventa più produttivo.

4. Elevare l'esperienza dei dipendenti in loco con un approccio incentrato sulle persone

L'esperienza positiva dei dipendenti è diventata un argomento di tendenza nel settore delle risorse umane per buone ragioni. Questo aspetto è fondamentale per incrementare la produttività e far sì che le persone vengano in ufficio. Quando si cerca di promuovere un ambiente di lavoro produttivo, è necessario porre a se stessi e al proprio personale i seguenti tipi di domande: 

  • Di cosa hanno bisogno i lavoratori e cosa vogliono vedere nel luogo di lavoro fisico?
  • Cosa li spingerebbe a venire in ufficio più spesso?
  • Perché preferiscono lavorare da casa?
  • In che modo l'organizzazione dell'ufficio può favorire il coinvolgimento, la collaborazione e la produttività?
  • ecc...

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5. Creare una disposizione dell'ufficio che risponda alle esigenze del tuo team

Collaborazione, mentorship e interazioni sociali.

Questi sono i tre ruoli pilastro dell'ufficio moderno. Non lo diremo mai abbastanza. Sono il motivo per cui i tuoi team ibridi vengono in sede e per cui la produttività prospera. È necessario adattare il layout dell'ufficio a questi scopi e fornire ai dipendenti spazi di lavoro e sedute diversi a seconda delle loro mansioni. Zone tranquille, aree collaborative, spazi per riunioni, sale riunioni... Lo spazio di lavoro moderno è vario e versatile. Si adatta alle esigenze delle persone e non viceversa. Non dimenticare di garantire che tutti possano accedere allo spazio di lavoro che desiderano, utilizzando una soluzione di prenotazione delle scrivanie come deskbird.

bellissimo spazio per uffici, con giardino

6. Rendere flessibile e regolabile l'ambiente di lavoro

Una soluzione fondamentale per rendere il tuo ufficio più produttivo, pur avendo meno spazio ed essendo disposti a rispondere alle aspettative dei dipendenti, è applicare la flessibilità agli spazi di lavoro. È necessario creare spazi funzionali lavorando con mobili modulari e componenti mobili e investendo in attrezzature ergonomiche. La flessibilità deve essere applicata a tutti gli elementi del posto di lavoro, in modo che l'allestimento dell'ufficio non limiti il lavoro dei dipendenti, ma consenta loro di svolgere le proprie mansioni in un ambiente ideale.

7. Investire in mobili e attrezzature ergonomiche

Stare seduti tutto il giorno su una sedia scomoda può rovinare la concentrazione e la produttività dei dipendenti. Considera l'ergonomia del tuo spazio di lavoro quando crei una configurazione migliore per la tua forza lavoro. Altezza degli schermi, scrivanie e sedie regolabili, mouse ergonomici... Tutto ciò può prevenire i disturbi muscoloscheletrici (DMS) e aiutare i membri del tuo team a rimanere concentrati ed efficaci. Per saperne di più, consulta il nostro articolo sulle pratiche ergonomiche!

8. Considerare gli aspetti ambientali dell'ufficio e il loro impatto sulla produttività

La disposizione dell'ufficio ha un impatto enorme sulla produttività. Non si tratta solo di fornire un'illuminazione adeguata e di dipingere le pareti con qualsiasi colore. Se vuoi rendere il tuo ufficio più produttivo, devi considerare gli aspetti ambientali in modo più approfondito. Il design biofilico dell'ufficio, per esempio, è noto per aumentare il benessere e le capacità cognitive dei dipendenti grazie all'introduzione di piante, luce e colori naturali, materie prime, ecc. Tuttavia, anche la qualità dell'aria, la temperatura e i livelli di rumorosità dello spazio di lavoro sono importanti. L'insieme di questi elementi crea un'atmosfera che porta a una concentrazione più profonda, a una maggiore creatività, a una riduzione dello stress e a una maggiore produttività.

🌿 Leggi il nostro articolo sull'impatto della disposizione degli uffici sulla produttività aziendale!

9. Implementare una politica di pulizia della scrivania

Svuotare e pulire le postazioni di lavoro dopo averle utilizzate aiuta a mantenere l'igiene e il rispetto tra i dipendenti. Tuttavia, lavorare in uno spazio ordinato e pulito è anche una questione di produttività. Se nel tuo ufficio è stato istituito un sistema di condivisione delle scrivanie, la creazione di una politica di pulizia delle scrivanie è necessaria per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e preservare uno spazio di lavoro produttivo.

10. Creare opportunità di ricarica per i membri del team

Prendere una boccata d'aria all'aperto o fare una pausa caffè è sempre una buona idea quando il nostro cervello sta per esplodere. L'ufficio deve offrire ai dipendenti la possibilità di ricaricarsi quando necessario. Alcune idee includono la creazione di un angolo fitness, un'area all'aperto con la natura o la costruzione di una sala giochi. Le pause sono una componente fondamentale di un ambiente di lavoro efficace. Sono essenziali per consentire al cervello di fare una pausa e resettarsi per concentrarsi di nuovo e portare a termine i compiti successivi in modo efficace.

11. Valutare se gli obiettivi dell'azienda vengono raggiunti regolarmente

Infine, è necessario verificare l'impatto dei cambiamenti implementati sulle prestazioni dei dipendenti. Devi valutare regolarmente se gli obiettivi dell'azienda sono stati raggiunti e confrontare i risultati con il periodo precedente. Gli obiettivi vengono raggiunti in minor tempo da quando sono state organizzate le huddle room, dove i membri del team possono incontrarsi rapidamente e aggiornarsi a vicenda quando necessario? Questo tipo di domande è fondamentale per determinare se sei riuscito a costruire uno spazio di lavoro più produttivo o meno. Anche in questo caso, i dati sono i tuoi migliori alleati.

In che modo deskbird ti aiuta a creare un ufficio più produttivo?

deskbird consente ai tuoi dipendenti di utilizzare l'ufficio in modo produttivo

È bello avere un layout d'ufficio incentrato sulle persone, pronto ad accogliere il personale e ad aiutarlo a crescere. Tuttavia, questi sforzi possono andare in fumo se i tuoi collaboratori non hanno gli strumenti per sfruttare al meglio questo fantastico ambiente di lavoro. Non devono più essere stressati e frustrati per non avere lo spazio di lavoro di cui hanno bisogno quando arrivano in ufficio o perdere tempo a cercare la prossima sala riunioni. L'app deskbird consente loro di prenotare gli spazi di lavoro che desiderano. In base alle risorse di cui hanno bisogno, possono selezionare e prenotare la scrivania perfetta, una sala riunioni o uno spazio huddle per affrontare la loro giornata in condizioni ottimali!

deskbird consente di raccogliere dati per rendere l'ufficio più produttivo

Abbiamo sottolineato l'importanza di lavorare con i dati quando si trasforma l'ufficio per renderlo più produttivo. Quando si utilizza l'app deskbird, si ottengono rapporti analitici dettagliati sull'occupazione e sull'utilizzo dell'ufficio. Queste informazioni sono fondamentali per capire cosa sta accadendo nel tuo posto di lavoro e per apportare modifiche basate sui dati per consentire una migliore esperienza dei dipendenti, un maggiore coinvolgimento e una migliore produttività aziendale.

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deskbird ti aiuta a migliorare la tua esperienza sul posto di lavoro

Migliorare il luogo di lavoro e l'esperienza dei dipendenti è un aspetto fondamentale dell'app deskbird. Per riuscirci, sviluppiamo funzioni user-friendly e incentrate sulle persone, che supportano la tua forza lavoro ibrida e permettono loro di sfruttare al meglio l'ufficio. Dalla planimetria interattiva per trovare facilmente i colleghi alla funzione di politica ibrida per mantenere tutti allineati e allo strumento di pianificazione della settimana per facilitare la collaborazione tra i team, tutte le nostre funzionalità sono progettate per far decollare la tua esperienza sul posto di lavoro.

deskbird si integra in tutti i tuoi strumenti per una maggiore efficienza e produttività aziendale

Le integrazioni contribuiscono a rendere più produttivo il tuo spazio di lavoro. È possibile garantire la massima efficienza integrando deskbird nella tua infrastruttura digitale, come HRIS, Slack, o i calendari del tuo team e fare di più con meno. È lo scopo di questo articolo, no? Ebbene, anche questo è un modo per raggiungere l'obiettivo. deskbird si integra in tutti i tuoi sistemi. Il personale deve aprire un solo strumento per ottenere tutte le risorse e le informazioni necessarie sullo spazio dell'ufficio per lavorare in modo produttivo con il proprio team quando arriva in sede.

Speriamo che gli spunti e i suggerimenti di questo articolo ti aiutino a capire meglio come creare un ufficio più produttivo nel mondo del lavoro moderno. Ricorda che la progettazione del miglior layout d'ufficio per la produttività può variare in modo significativo da un'organizzazione all'altra. Il coinvolgimento del personale in questo processo gioca un ruolo importante nella costruzione di un ambiente di lavoro in cui i dipendenti prosperano e danno il meglio di sé. Anche la tecnologia ha un ruolo importante in questo processo e influenza in modo significativo l'aspetto dell'ufficio di domani.

Richiedi una demo gratuita dell'app deskbird per scoprire in dettaglio come il nostro strumento può favorire un ambiente di lavoro più produttivo per il tuo team ibrido, anche in un ufficio più piccolo!

 11 azioni chiave per un ufficio più produttivo

Paulyne Sombret

Paulyne è un'esperta molto rispettata nel lavoro ibrido. È nota per i suoi scritti sulla sostenibilità nell'ufficio ibrido, sui modelli di lavoro flessibili e sull'esperienza dei dipendenti. Con un forte background in contenuti e SEO, il suo lavoro esplora i trend entusiasmanti e le ultime notizie nel mondo del lavoro.

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