9 azioni chiave per un ufficio più produttivo

Le pratiche di lavoro flessibile hanno cambiato radicalmente le dimensioni e il ruolo del luogo di lavoro fisico. Come si fa a creare un ufficio produttivo quando si ha una forza lavoro ibrida e meno spazio? Cosa si può migliorare per adattare le strutture alle nuove modalità di lavoro e sfruttarle al meglio? Qual è oggi il miglior layout d'ufficio per la produttività? In qualità di esperti di workplace experience e lavoro ibrido, abbiamo raccolto intuizioni e dati per definire gli aspetti più significativi dell'adattamento dello spazio d'ufficio ai team e alle pratiche lavorative moderne. Dall'utilizzo di analisi dei dati pertinenti alle scelte giuste per la configurazione dello spazio di lavoro e alla ridefinizione dello scopo dell'ufficio, ti forniamo le chiavi per implementare un ambiente di lavoro efficace e produttivo.

Ecco una guida per creare uno spazio ufficio che sia vantaggioso per te e che aiuti i tuoi dipendenti a impegnarsi, collaborare, innovare e prosperare.

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Quali sono le principali sfide delle aziende di oggi in materia di spazi per uffici?

Adattamento al nuovo ruolo dell'ufficio

I dipendenti non si recano più in ufficio con lo stesso scopo di prima della crisi da Covid-19. Il ruolo dell'ufficio si è evoluto con l'adozione di modalità di lavoro flessibili. Il ruolo dell'ufficio si è evoluto con l'adozione e lo sviluppo di modalità di lavoro flessibili. Ora è un luogo in cui i membri del team si incontrano, collaborano e socializzano con i colleghi. Anche se ci sono ancora momenti in cui il personale ha bisogno di concentrarsi e di spazi tranquilli, la motivazione principale della presenza in ufficio è l'interazione personale. Quindi, la domanda è: come riprogettare lo spazio dell'ufficio per adempiere a questo nuovo ruolo? La risposta è nelle righe che seguono. 

Mantenere i dipendenti in contatto tra loro, con il proprio lavoro e con il luogo di lavoro

Un'altra sfida che si presenta con gli orari di lavoro ibridi è quella di mantenere una forte connessione e cultura sul posto di lavoro. Il lavoro a distanza aumenta il rischio di disconnessione e isolamento. I dipendenti che non si recano regolarmente in sede possono sentirsi meno legati ai loro compagni di squadra e meno attaccati al loro lavoro e all'azienda. Il tuo obiettivo è quindi capire cosa potrebbe spingerli a venire in ufficio più spesso e implementare iniziative che rafforzino la cultura aziendale, il senso di appartenenza e il legame di squadra. Il design dell'ufficio gioca un ruolo fondamentale in questo senso.

Adattare lo spazio dell'ufficio alle esigenze di una forza lavoro ibrida

A seconda della politica di lavoro ibrida che si decide di implementare per la propria organizzazione, il personale può lavorare in modo asincrono. Ciò implica che le tue strutture soddisfino i requisiti per una tale configurazione di lavoro. Deve consentire ai membri del team di lavorare insieme, indipendentemente dal fatto che si trovino tutti in sede nello stesso momento. Per la maggior parte delle aziende, questo non era un problema prima, perché tutti si recavano in ufficio ogni giorno a orari fissi. Si tratta quindi di un cambiamento radicale e di una nuova sfida per soddisfare le esigenze del team ibrido e mantenere la soddisfazione e la produttività aziendale.

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Trovare il giusto equilibrio tra il ridimensionamento dell'ufficio e la promozione di un'esperienza lavorativa positiva

La domanda principale di questo articolo è come creare un ufficio produttivo con meno spazio. Molte aziende hanno capito che pagare l'affitto per uno spazio inutilizzato e inoccupato ha poco senso. Tuttavia, il ridimensionamento dell'ufficio non deve portare alla frustrazione dei membri del team. È necessario trovare un equilibrio tra la necessità di non sprecare denaro per la metratura inutilizzata e quella di non ridurla troppo, in modo che al personale non manchi lo spazio per lavorare in modo efficace. Il nostro Calcolatore di Lavoro Flessibile ti aiuta a determinare il miglior rapporto spazio di lavoro/dipendenti in base alla tua politica di lavoro flessibile.

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Come si crea la migliore disposizione dell'ufficio per la produttività?

1. Ridefinire lo scopo dell'ufficio e renderlo chiaro

Il fatto che le persone non svolgano le stesse attività in ufficio e a casa è un aspetto importante da tenere presente. Come ha sottolineato Rob Sadow, esperto di esperienza dei dipendenti, nella serie di webinar di Epoch, non c'è niente di più frustrante per loro che essere costretti a venire in sede per fare quello che possono fare da casa. Per questo motivo, ridefinire lo scopo del luogo di lavoro fisico è fondamentale per renderlo più produttivo. Il lavoro a distanza è ottimo per i compiti individuali e mirati, mentre l'ufficio è "il posto dove stare" per il lavoro collettivo e le interazioni sociali. Tuttavia, le tue strutture potrebbero necessitare di alcuni aggiustamenti progettuali per adempiere a questo ruolo, pur rimanendo flessibili per le persone che preferiscono lavorare su attività di concentrazione in presenza.

2. Collaborare con la tecnologia intelligente

La tecnologia per gli smart office è un pilastro fondamentale degli uffici produttivi. Questi strumenti, dalle soluzioni basate sull'intelligenza artificiale ai sistemi di automazione e ai software di workspace booking, svolgono un ruolo fondamentale nel trasformare il luogo di lavoro in un centro di produttività. La tecnologia non solo contribuisce a creare un ambiente di supporto per i tuoi team, ma rende anche più facile per loro programmare il lavoro in loco e sfruttare al meglio lo spazio dell'ufficio. Per esempio, un sistema di prenotazione di sale riunioni come deskbird consente di selezionare lo spazio necessario in base alle risorse disponibili in ciascuna sala.

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3. Utilizzare i dati per misurare il livello di connessione dei dipendenti e apportare le modifiche necessarie

Come la tecnologia, anche i dati sono una pietra miliare per lo sviluppo di un ambiente di lavoro produttivo. È essenziale raccogliere informazioni sull'occupazione del posto di lavoro, sulle presenze in ufficio, sull'utilizzo delle risorse, sull'impegno, sulle prestazioni, sui modelli di lavoro dei dipendenti e così via. Permettono di capire meglio il personale e di progettare un layout d'ufficio che risponda alle sue esigenze. I dati aiutano anche a determinare il grado di connessione dei lavoratori e a capire cosa migliorare per favorire questo legame essenziale con i colleghi, il lavoro e l'azienda. Più legami si creano, più la forza lavoro è coinvolta e più il luogo di lavoro diventa produttivo.

4. Elevare l'esperienza dei dipendenti in loco con un approccio incentrato sulle persone

L'esperienza positiva dei dipendenti è diventata un argomento di tendenza nel settore delle risorse umane per buone ragioni. Questo aspetto è fondamentale per incrementare la produttività del lavoro ibrido e per far sì che le persone vengano in ufficio. Quando si cerca di promuovere un ambiente di lavoro produttivo, è necessario porre a se stessi e al proprio personale i seguenti tipi di domande: 

• Di cosa hanno bisogno e vogliono vedere i dipendenti nel luogo di lavoro fisico?
• Cosa li spingerebbe a venire in ufficio più spesso?
• Perché preferiscono lavorare da casa piuttosto che in sede?
• In che modo l'organizzazione dell'ufficio può favorire il coinvolgimento, la collaborazione e la produttività?
• ecc...

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5. Creare un layout d'ufficio che risponda alle esigenze di una forza lavoro ibrida

Collaborazione, mentorship e interazioni sociali.

Questi sono i 3 ruoli fondamentali di un ufficio moderno. Non lo diremo mai abbastanza. Rispondono al motivo per cui i tuoi team ibridi vengono in sede e per cui la produttività prospera. È necessario adattare il layout dell'ufficio a questi scopi e fornire ai dipendenti spazi di lavoro e sedute diversi a seconda delle loro mansioni. Zone tranquille, aree collaborative, spazi per incontrarsi, sale riunioni... L'ambiente di lavoro moderno è vario e versatile. Si adatta alle esigenze delle persone e non viceversa. Non dimenticare di assicurarti che tutti possano accedere allo spazio di lavoro che desiderano utilizzando una soluzione di prenotazione delle scrivanie come deskbird.

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6. Rendere flessibile e regolabile anche l'ambiente di lavoro fisico

Una soluzione fondamentale per rendere il tuo ufficio più produttivo pur avendo meno spazio ed essendo disposti a rispondere alle aspettative dei dipendenti è applicare la flessibilità anche agli spazi di lavoro. È necessario creare spazi funzionali lavorando con arredi modulari e componenti mobili e investendo in attrezzature ergonomiche. La flessibilità deve essere applicata a tutti gli elementi del posto di lavoro, in modo che l'allestimento dell'ufficio non limiti il lavoro dei dipendenti, ma consenta loro di svolgere le proprie mansioni nell'ambiente migliore.

7. Considerare gli aspetti ambientali dell'ufficio e il loro impatto sulla produttività aziendale

La disposizione dell'ufficio ha un impatto enorme sulla produttività aziendale. Non si tratta solo di fornire luce e di dipingere le pareti di qualsiasi colore. Se vuoi rendere il tuo ufficio più produttivo, devi considerare gli aspetti ambientali in modo più approfondito. Il design biofilico dell'ufficio, per esempio, è noto per aumentare il benessere e le capacità cognitive dei dipendenti. Tuttavia, anche la qualità dell'aria, la temperatura e i livelli di rumore dello spazio di lavoro hanno una grande importanza. L'insieme di questi elementi crea un'atmosfera che porta a una concentrazione più profonda, a una maggiore creatività, a un minore stress e a una maggiore produttività.

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🌿 Leggi il nostro articolo sull'impatto della disposizione degli uffici sulla produttività aziendale!

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8. Creare opportunità per i membri del team per rienergizzarsi

Prendere una boccata d'aria all'aperto o fare una pausa caffè è sempre una buona idea quando il nostro cervello sta per esplodere. L'ufficio deve offrire ai dipendenti la possibilità di rigenerarsi quando necessario. Un'idea è quella di creare un angolo fitness, uno spazio all'aperto con la natura o una sala giochi. Le pause sono una componente fondamentale di un ambiente di lavoro produttivo. Sono essenziali per consentire al cervello di fare una pausa e di resettarsi per completare efficacemente i compiti successivi.

9. Valutare se gli obiettivi dell'azienda vengono raggiunti regolarmente

Infine, è necessario verificare l'impatto dei cambiamenti implementati sulle prestazioni dei dipendenti. Devi valutare regolarmente se gli obiettivi dell'azienda sono stati raggiunti e confrontare i risultati con il periodo precedente. Gli obiettivi vengono raggiunti in minor tempo da quando sono state organizzate le huddle room, dove i membri del team possono incontrarsi rapidamente e aggiornarsi a vicenda quando necessario? Questo tipo di domande è fondamentale per determinare se sei riuscito a creare un ufficio più produttivo o meno. Anche in questo caso, i dati sono i tuoi migliori alleati. 

In che modo deskbird ti aiuta a creare un ufficio più produttivo?

deskbird consente ai tuoi dipendenti di utilizzare l'ufficio in modo produttivo

È fantastico avere un ufficio incentrato sulle persone, pronto ad accogliere il personale e ad aiutarlo a crescere. Tuttavia, questi sforzi possono andare in fumo se i dipendenti non hanno gli strumenti per sfruttare al meglio questo fantastico ambiente di lavoro. Non devono più essere stressati e frustrati per non avere lo spazio di lavoro di cui hanno bisogno quando arrivano in ufficio. L'app deskbird consente loro di prenotare gli spazi di lavoro che desiderano. In base alle risorse di cui hanno bisogno, possono scegliere e prenotare la scrivania perfetta, una sala riunioni o uno spazio condiviso per affrontare la giornata nelle migliori condizioni!

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deskbird consente di raccogliere dati per rendere l'ufficio più produttivo

Abbiamo sottolineato l'importanza di lavorare con i dati quando si trasforma l'ufficio per renderlo più produttivo. Quando si utilizza l'app deskbird, si ottengono rapporti analitici dettagliati sull'occupazione e sull'utilizzo dell'ufficio. Queste informazioni sono fondamentali per capire cosa sta accadendo nel tuo posto di lavoro e per apportare modifiche basate sui dati per consentire una migliore esperienza dei dipendenti, un maggiore coinvolgimento e una migliore produttività aziendale.

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deskbird ti aiuta a migliorare la tua esperienza sul posto di lavoro

Migliorare il luogo di lavoro e l'esperienza dei dipendenti è un aspetto fondamentale dell'app deskbird. Creiamo funzioni di facile utilizzo e incentrate sulle persone per supportare la tua forza lavoro ibrida e aiutarla a ottimizzare l'ufficio. Dalla planimetria interattiva per aiutare il tuo team a trovare facilmente i colleghi alla funzione di politica ibrida per mantenere tutti allineati e allo strumento di pianificazione della settimana che facilita la collaborazione del team, tutte le nostre funzionalità sono progettate per far decollare la tua esperienza sul posto di lavoro.

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deskbird si integra in tutti i tuoi strumenti per una maggiore efficienza e produttività aziendale

Ovviamente, le integrazioni contribuiscono a rendere più produttivo il tuo ambiente di lavoro. L'integrazione di deskbird nella tua infrastruttura digitale, come HRIS, Slack o i calendari del tuo team, ti garantisce la massima efficienza e ti permette di fare di più con meno. È lo scopo di questo articolo, no? Ebbene, anche questo è un modo per raggiungere l'obiettivo. deskbird si integra in tutti i tuoi sistemi, in modo che il tuo personale debba aprire un solo strumento per ottenere tutte le risorse e le informazioni di cui ha bisogno sullo spazio dell'ufficio per lavorare in modo produttivo con il proprio team quando arriva in sede.

Ci auguriamo che questi spunti e suggerimenti ti aiutino a capire meglio come creare un ufficio più produttivo nel mondo del lavoro moderno. Ricorda che la progettazione del miglior layout d'ufficio per la produttività può variare in modo significativo da un'organizzazione all'altra. Il coinvolgimento del personale in questo processo gioca un ruolo importante nella creazione di un ambiente di lavoro in cui i dipendenti prosperano e danno il meglio di sé. Anche la tecnologia ha un ruolo importante in questo processo.

Richiedi una demo gratuita dell'app deskbird per scoprire in dettaglio come il nostro strumento può favorire un ambiente di lavoro più produttivo per il tuo team ibrido, anche in un ufficio più piccolo!

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Fonti:

• Space Matters: Designing Workplaces that Boost Employee Engagement & ROI, epoch.
• 16 Tips For A Happy And Productive Office Environment, Bond Collective.
• 10 Ways Your Office Design Can Increase Productivity, Coel.

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