Condivisione delle scrivanie al lavoro: vantaggi e consigli utili per abbracciare con successo la flessibilità dello spazio di lavoro

E se si potesse dare una scossa all'ufficio senza bisogno di spazio aggiuntivo o di un budget elevato? La condivisione della scrivania al lavoro potrebbe essere la soluzione che fa per voi. Questo approccio si è trasformato da un'idea innovativa a una pratica fondamentale nella gestione del posto di lavoro moderno, dimostrando che non si tratta solo di risparmiare sui costi. Al contrario, introduce adattabilità ed efficienza, soprattutto per i team ibridi. Con un numero sempre maggiore di organizzazioni che lo adottano, il modello tradizionale di scrivania per dipendente sembra superato. Le postazioni condivise offrono molti vantaggi, tra cui una maggiore flessibilità per i colleghi e migliori opportunità di collaborazione.

Questa guida vi guida nell'implementazione della condivisione della scrivania al lavoro, assicurandovi che porti valore a tutte le persone coinvolte. Inoltre, parleremo di come deskbird rende la gestione degli spazi condivisi più semplice ed efficiente. Sia che abbiate appena iniziato o che vogliate ottimizzare la vostra attuale configurazione, questi elementi essenziali vi aiuteranno. Ecco come farlo funzionare per il vostro ufficio!

Perché il desk sharing è diventato così popolare?

L'impatto delle pratiche di lavoro ibride

Gli ambienti di lavoro di tutto il mondo stanno adottando pratiche di lavoro ibride, che hanno portato alla popolarità dell'hot desking. Le aziende mescolano il lavoro a distanza con quello in ufficio, per cui le scrivanie permanenti non sono più necessarie. Con questo cambiamento, le persone possono scegliere la propria postazione di lavoro in base ai propri orari, promuovendo un ambiente di lavoro flessibile e adattabile. La condivisione delle scrivanie sul posto di lavoro si è evoluta in un approccio strategico per promuovere un ambiente di lavoro collaborativo e versatile grazie a modelli misti, che evidenziano le inefficienze delle scrivanie fisse. Fa parte di un'iniziativa più ampia per ottimizzare le risorse e aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Una soluzione per ridurre i costi e rendere felici i dipendenti

La condivisione delle scrivanie sul posto di lavoro può portare a grandi risparmi, non solo utilizzando in modo intelligente lo spazio dell'ufficio, ma anche riducendo altre spese (elettricità, acqua, attrezzature, ecc.). Immaginate un'azienda con 100 membri del team che hanno bisogno di 10^m2 ciascuno. Il fabbisogno è di 1.000^m2. Ma cosa succede se, in un qualsiasi giorno, solo il 70% circa è effettivamente in ufficio, mentre il resto lavora da casa? Condividendo le scrivanie, si possono risparmiare 300^m2, con una conseguente riduzione dei costi. Potreste anche affittare lo spazio risparmiato, guadagnando denaro extra. Un altro vantaggio notevole di questa pratica è che aumenta la felicità dei dipendenti, rompendo la monotonia della routine quotidiana. Permette di avere una maggiore flessibilità equilibrio tra vita privata e lavoro.

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Un approccio più incentrato sulle persone per ottenere risultati migliori

Gli ambienti di lavoro a scrivania condivisa sono solitamente più incentrati sulle persone, il che porta a risultati migliori sia per i dipendenti che per le organizzazioni. Si concentrano sulla comprensione e sull'adattamento dei diversi stili di lavoro, promuovendo una cultura della flessibilità e della scelta per la forza lavoro. Quando le aziende lasciano che le persone scelgano il proprio spazio di lavoro in base ai compiti quotidiani, all'umore o alle esigenze di collaborazione, la creatività e la produttività aumentano. Questo approccio personale non solo aumenta la soddisfazione sul lavoro, ma dà anche ai lavoratori un senso di appartenenza e responsabilità. Una disposizione dell'ufficio incentrata sui dipendenti, con la condivisione delle scrivanie, favorisce un team più felice, più impegnato e, in ultima analisi, più produttivo.

Quali sono i vantaggi del desk sharing per i dipendenti?

Efficienza e produttività

Questa soluzione per la gestione dell'ufficio aumenta l'efficienza e la produttività consentendo ai dipendenti di adattare lo spazio di lavoro ai loro compiti specifici. I membri del team possono scegliere un angolo tranquillo per i compiti più impegnativi o uno spazio più collaborativo per il lavoro di gruppo. Grazie a questa adattabilità, le persone possono lavorare in ambienti che si adattano ai loro stili di produzione in qualsiasi momento. Un cambiamento di scenario aiuta anche a mantenere la mente fresca e vigile, riducendo la monotonia. È possibile personalizzare rapidamente gli spazi di lavoro per soddisfare le loro esigenze in evoluzione. Ciò si traduce in un flusso di lavoro più fluido ed efficiente, riducendo il tempo sprecato per trovare lo spazio giusto o per l'allestimento quotidiano.

Collaborazione e socievolezza

La condivisione delle scrivanie sul posto di lavoro favorisce naturalmente la collaborazione e la socievolezza tra i dipendenti. Dotarsi di un'applicazione per la prenotazione delle scrivanie, come deskbird , consente al personale di prenotare le scrivanie vicino ai colleghi per lavorare a progetti comuni. Questa configurazione facilita la trasmissione in tempo reale di idee e strategie di risoluzione dei problemi. L'hot desking è dinamico: i membri del team non siedono sempre accanto agli stessi colleghi. Ciò offre l'opportunità di interagire con colleghi diversi all'interno dell'organizzazione. Queste interazioni possono portare a nuove relazioni professionali e amicizie, migliorando il tessuto sociale del luogo di lavoro. La varietà della disposizione quotidiana dei posti a sedere contribuisce a creare un ambiente di gruppo più coeso e interconnesso, in cui lo scambio di conoscenze e il sostegno della comunità fanno parte dell'esperienza lavorativa. 

Benessere e soddisfazione

Offrendo al personale la flessibilità di scegliere lo spazio di lavoro più adatto alle proprie esigenze e al proprio stile di lavoro, la condivisione delle scrivanie sul posto di lavoro contribuisce alla soddisfazione e al benessere dei dipendenti. Chi ha bisogno di tranquillità e solitudine può prenotare scrivanie in aree più isolate, per concentrarsi al meglio, mentre chi si trova bene in un ambiente affollato può scegliere spazi aperti, dove la presenza di colleghi aumenta la produttività e il morale. Il sistema è in grado di adattarsi a diversi stili di lavoro, riconoscendo e rispettando le preferenze individuali, il che porta a una maggiore felicità. Grazie a questo sistema, i lavoratori possono avere il loro assetto ottimale in ufficio, favorendo la soddisfazione sul lavoro.

Come implementare con successo la condivisione della scrivania al lavoro?

Raccogliere il feedback dei dipendenti sull'adozione della condivisione della scrivania al lavoro

Il successo dell'implementazione della condivisione della scrivania sul posto di lavoro inizia con la comprensione delle esigenze e delle preferenze specifiche del personale. La raccolta di feedback è fondamentale per creare un ambiente in cui tutti possano prosperare. Coinvolgete il vostro team attraverso sondaggi, incontri individuali o focus group per raccogliere informazioni sulle loro preoccupazioni, scelte e suggerimenti per il nuovo assetto. Questo approccio collaborativo garantisce che la transizione non tenga conto solo della pianificazione logistica e spaziale, ma affronti anche i requisiti di benessere e produttività dei dipendenti. Coinvolgendo le persone nel processo decisionale, si crea un senso di appartenenza e di sostegno, che porta a un passaggio più agevole all'hot desking. La personalizzazione di questa pratica, basata su input diretti, contribuisce a creare un ambiente di lavoro favorevole e adattabile, in cui il personale si sente valorizzato e ascoltato.

Spiegare il passaggio a un layout di ufficio con scrivania condivisa 

Comunicare al personale le ragioni del passaggio a un layout di ufficio con scrivania condivisa significa essere trasparenti su come si spera di ottenere vantaggi per loro e per l'organizzazione. Illustrate i vantaggi, come una maggiore flessibilità, una maggiore collaborazione e un migliore utilizzo dello spazio. Rispondete alle eventuali preoccupazioni parlando di come verranno soddisfatte le esigenze individuali e del team, come la prenotazione di scrivanie e spazi adatti a diversi tipi di lavoro. Assicuratevi di sottolineare il supporto che avrete durante la transizione, compresa la formazione sui nuovi strumenti. Inquadrate il cambiamento come un passo positivo verso un luogo di lavoro più dinamico e adattabile per facilitare il passaggio e convincere le persone a partecipare.

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Comunicare il galateo della condivisione della scrivania

Per uno spazio di lavoro armonioso, è necessario stabilire e comunicare il galateo della condivisione della scrivania. Iniziate con la creazione di linee guida che riguardino la pulizia, lo spazio personale e il processo di prenotazione. Le regole devono riguardare il modo in cui i dipendenti devono lasciare le scrivanie alla fine della giornata - pulite e prive di oggetti personali - e il rispetto degli spazi di lavoro altrui. Descrivete le modalità di prenotazione delle scrivanie, sottolineando l'equità e la flessibilità. Pensate a una intranet o a un manuale fisico che renda queste regole facilmente accessibili e prendete in considerazione una breve sessione di formazione per spiegare cosa ci si aspetta. Rendete queste regole più facili da usare, consentendo un feedback che vi permetta di apportare modifiche. Comunicando chiaramente il galateo della condivisione delle scrivanie, tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda, rendendo l'ambiente di lavoro più rispettoso ed efficiente.

Considerate gli aspetti di cybersicurezza di questa configurazione dell'ufficio

I modelli di condivisione delle scrivanie devono tenere conto della sicurezza informatica, soprattutto se si sta cercando di implementare una politica BYOD (Bring Your Own Device). Sebbene questa configurazione sia flessibile, solleva problemi di privacy dei dati e di integrità della rete. Investite in una strategia di sicurezza digitale completa che includa Wi-Fi protetto, crittografia robusta e autenticazione a più fattori. Assicuratevi che i vostri dipendenti conoscano le pratiche online corrette e sappiano come mantenere i dati aziendali al sicuro, indipendentemente dal dispositivo utilizzato. Considerate anche la possibilità di dotarvi di un software che monitorizzi e protegga la vostra rete attraverso tutti gli strumenti. Assicuratevi che le vostre politiche di condivisione della scrivania e BYOD diano priorità alla riservatezza online, in modo che il vostro team possa lavorare in modo flessibile e sicuro.

Investire in mobili e attrezzature regolabili

Il successo dell'ambiente di condivisione delle scrivanie inizia con mobili e attrezzature regolabili. Ciò consente a tutti i membri del team di lavorare in condizioni ottimali, indipendentemente dalle loro esigenze fisiche o dal compito da svolgere. Una scrivania in piedi, ad esempio, favorisce una migliore postura e riduce il rischio di lesioni da sforzo. Le sedie ergonomiche vi rendono più produttivi e comodi. Rendete il vostro spazio di lavoro completamente modificabile con bracci per monitor e vassoi per tastiera personalizzabili. Quando investite in mobili e attrezzature versatili, dimostrate il vostro impegno per il benessere dei dipendenti e per la creazione di un ambiente d'ufficio più produttivo.

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Chiedete regolarmente il feedback dei vostri dipendenti

Prima di introdurre la condivisione della scrivania sul posto di lavoro, è importante raccogliere il feedback dei dipendenti. È inoltre fondamentale raccogliere regolarmente le loro opinioni, in modo che lo spazio di lavoro in evoluzione sia in linea con le loro esigenze. Per mantenere questo accordo con successo è necessario un dialogo continuo con i membri del team. Poiché i lavoratori interagiscono quotidianamente con il sistema, possono offrire preziose indicazioni su ciò che è efficace e ciò che non lo è. Fornite canali di feedback strutturati, come sondaggi, cassette dei suggerimenti o riunioni dedicate, in modo che le persone si sentano ascoltate. Ascoltando attivamente le loro proposte, è possibile migliorare la configurazione del desk-sharing per soddisfare meglio le loro aspettative e creare un ambiente di lavoro dinamico e di supporto. Assicurarsi di incorporare i suggerimenti dei dipendenti nell'evoluzione dello spazio di lavoro è fondamentale per promuovere una cultura del progresso continuo.

In che modo deskbird vi supporta nella gestione dell'ambiente di lavoro condiviso?

Il calcolatore di uffici ibridi di deskbird vi aiuta a valutare il vostro rapporto ideale di condivisione delle scrivanie.

Noi di deskbird comprendiamo le difficoltà di gestire una scrivania condivisa, soprattutto quando si cerca di bilanciare il lavoro in sede e quello da remoto. Per questo abbiamo creato il calcolatore di uffici ibridi, uno strumento che vi aiuta a capire quale sia il rapporto di condivisione delle scrivanie più adatto alla vostra azienda. Inserite i dati relativi alle dimensioni del vostro team, ai modelli di presenza e al numero di scrivanie disponibili, e il nostro strumento vi dirà come massimizzare il vostro spazio. In questo modo potrete prendere decisioni informate per supportare una forza lavoro flessibile e ibrida senza compromettere la produttività. deskbird semplifica il passaggio a un layout d'ufficio più dinamico e adattabile, in modo che possiate concentrarvi sia sulla collaborazione che sui risultati personali.

Il nostro sistema di gestione della postazione di lavoro rende il processo di condivisione delle scrivanie il più semplice possibile

deskbirdIl sistema di gestione delle postazioni di lavoro di semplifica la prenotazione e la gestione delle scrivanie condivise per i dipendenti e gli amministratori. La nostra piattaforma intuitiva consente alle persone di prenotare le scrivanie in anticipo, di verificare la disponibilità in tempo reale e di scegliere le postazioni di lavoro in base alle proprie esigenze. deskbird offre una panoramica completa dell'utilizzo delle scrivanie, consentendo di gestire le risorse dell'ufficio in modo efficiente e di modificare gli accordi in base alle necessità. Semplifichiamo gli aspetti operativi della condivisione delle scrivanie, in modo che possiate concentrarvi su ciò che conta davvero: creare un ambiente di lavoro produttivo e coinvolgente.

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La nostra funzione di prenotazione delle scrivanie assicura che i vostri dipendenti abbiano la scrivania di cui hanno bisogno

Su deskbird, il nostro obiettivo è fare in modo che i vostri dipendenti trovino lo spazio giusto per la loro giornata lavorativa senza problemi. Con la nostra funzione di prenotazione delle scrivanie, le persone possono facilmente prenotare una postazione di lavoro che corrisponde alle loro preferenze su una piattaforma facile da usare. Se qualcuno ha bisogno di un'area tranquilla per concentrarsi sul lavoro o di uno spazio collaborativo per un progetto di gruppo, può prenotare il suo posto in anticipo. La scelta e la prenotazione degli spazi di lavoro massimizza l'efficienza degli uffici e aumenta la soddisfazione e la produttività dei dipendenti. Abbiamo progettato la nostra funzione di prenotazione per un luogo di lavoro moderno e dinamico. In questo modo, tutti possono iniziare la giornata con fiducia, sapendo di trovarsi in un luogo che li supporta.

La nostra funzione di analisi dell'ufficio vi fornisce informazioni chiare per migliorare il vostro ambiente di condivisione delle scrivanie.

deskbird L' analisi dell'ufficio vi permette di vedere come viene utilizzato il vostro ambiente di condivisione delle scrivanie, in modo da poter apportare miglioramenti consapevoli. Grazie a informazioni dettagliate, sarete in grado di identificare gli orari di punta e le aree dell'ufficio più frequentate. Utilizzando questi dati, potrete modificare l'assegnazione e la disposizione delle scrivanie per soddisfare meglio le aspettative del vostro team, migliorando l'efficienza e la soddisfazione. Il monitoraggio delle tendenze nel tempo vi aiuta anche a prevedere i cambiamenti futuri e ad adattare il vostro spazio di lavoro di conseguenza. Grazie al nostro strumento di analisi, potete creare un ufficio che risponda alle esigenze della vostra azienda e dei vostri lavoratori. Inoltre, preparandovi al futuro, potrete garantire che il vostro ambiente sia sempre ottimizzato per la soddisfazione e la produttività dei dipendenti.

deskbird Il sistema di condivisione delle scrivanie può essere facilmente integrato in altri strumenti di lavoro.

Il nostro software si integra in modo intuitivo con i vostri strumenti quotidiani, tra cui calendari, piattaforme di comunicazione e strumenti di gestione dei progetti. Grazie alla fusione con più sistemi, la prenotazione delle scrivanie, la programmazione e il lavoro di squadra vengono semplificati, eliminando l'attrito del passaggio da un sistema all'altro. L'ottimizzazione dell'infrastruttura IT esistente migliora i processi di condivisione delle scrivanie e di amministrazione dell'ufficio senza complicarli eccessivamente. Con deskbird, vi concentrate sul supporto al vostro personale per favorire un ambiente di lavoro produttivo e collaborativo. Vi piacerà il modo in cui la nostra applicazione rende le attività di gestione più semplici e scorrevoli!

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Il passaggio a un modello di scrivania condivisa offre molti vantaggi, tra cui una maggiore flessibilità, l'ottimizzazione degli spazi e l'esperienza dei dipendenti. deskbirdLa nostra piattaforma completa rende la transizione un processo semplice e un vantaggio strategico. Con il nostro strumento, tutti possono godere della condivisione delle scrivanie sul posto di lavoro, dai lavoratori alla ricerca del posto perfetto ai manager che vogliono massimizzare lo spazio. Vi invitiamo a esplorare la nostra pagina dedicata alla condivisione delle scrivanie per vedere da vicino come deskbird per capire come il nostro strumento possa essere adattato alle vostre specifiche esigenze organizzative. Per capire veramente l'impatto che possiamo avere nel rendere il vostro spazio di lavoro più dinamico e accogliente, richiedete una demo gratuita dell'app deskbird . Scoprite come possiamo rendere l'ambiente di condivisione delle scrivanie una fonte di soddisfazione e produttività quotidiana per tutto il vostro team!