Politica delle scrivanie pulite: creare un luogo di lavoro condiviso piacevole, sano e sicuro

Una politica di pulizia della scrivania (CDP) comprende procedure per mettere al sicuro i documenti riservati, rimuovere le briciole di biscotti, gettare i fazzoletti e pulire il tavolo prima di uscire. Condividere una scrivania è come condividere un appartamento. Se tutti si rispettano e seguono le regole comuni, i vantaggi sono molteplici. 

Sei tra le tante organizzazioni che negli ultimi anni hanno adottato la condivisione delle scrivanie e l'hot desking? Come gestisci l'igiene e l'ordine quando più dipendenti condividono lo stesso spazio di lavoro? L'implementazione di una politica di pulizia del luogo di lavoro è una priorità assoluta per mantenere un ambiente di lavoro positivo, sano e sicuro. 

In qualità di esperti di luoghi di lavoro ibridi, ti proponiamo i seguenti preziosi consigli per garantire il rispetto delle regole di pulizia dell'ufficio nel tuo ambiente di lavoro condiviso. 

Definizione di una politica di clean desk

Come dice il nome stesso, l'obiettivo di una clean desk policy è garantire che l'ambiente dell'ufficio rimanga pulito. Agisce come un faro per i dipendenti, chiarendo le aspettative dell'azienda in materia di pulizia e ordine. Queste regole chiare aiutano a mantenere l'igiene e l'ordine sulle scrivanie dei membri del team e aggiungono un ulteriore livello di protezione per i dati riservati.

Mentre gli uffici tradizionali già incoraggiano fortemente a tenere pulite le scrivanie, questo è diventato un must per gli uffici hot desk. Lasciare uno spazio di lavoro sporco e in disordine non è più un'opzione, perché qualcun altro si siederà su quella sedia nelle ore o nei giorni successivi.

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Perché l'applicazione delle regole di pulizia dell'ufficio è fondamentale in un ambiente di lavoro condiviso

Approfondiamo questo argomento e spieghiamo perché essere chiari e rigorosi sulla pulizia della scrivania è ancora più importante in un luogo di lavoro condiviso rispetto che in un ufficio tradizionale.

La condivisione degli spazi di lavoro richiede rispetto e attenzione

Riprendiamo l'esempio della condivisione di un appartamento. Se le persone si mancano di rispetto, lasciano i piatti sporchi nel lavello della cucina e i capelli nella doccia, questo sistema non funziona. Si crea un'atmosfera negativa, i coinquilini non si sentono a casa e nascono conflitti tra di loro. Lo stesso accade quando si implementano modalità di lavoro flessibili e un modello di hot desking in ufficio. Una politica di pulizia delle scrivanie consente di stabilire regole uguali per tutti. Le procedure di non conformità garantiscono l'assenza di comportamenti distorti. I dipendenti si rispettano a vicenda e si preoccupano di lasciare la scrivania pulita per chi la userà dopo di loro.

Lasciare le scrivanie pulite e in ordine aumenta la produttività e la creatività

È dimostrato che lavorare in un ambiente pulito e ordinato aumenta la produttività e la creatività¹. Ma questo è ancora più importante quando si condivide la scrivania con altre persone. Chi vorrebbe arrivare al lavoro e sedersi a una scrivania piena di oggetti dei colleghi o, peggio, con tazze vuote e macchie di caffè? Una situazione di questo tipo ha indubbiamente un impatto sull'umore dei dipendenti e sulla loro capacità di concentrarsi efficacemente sui propri compiti. Anche se lavorare da casa aumenta la produttività, l'applicazione di regole come mantenere il posto di lavoro pulito e ordinato è essenziale per aumentare la produttività in presenza.

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Mantenere puliti gli spazi di lavoro allontana i microbi e protegge la salute delle persone

Condividere le scrivanie facilita la diffusione dei microbi. Ma, naturalmente, non vuoi che i tuoi dipendenti si contaminino a vicenda quando sono malati. L'ideale sarebbe che i membri del team si mettessero in malattia o lavorassero da casa quando non si sentono bene. Tuttavia, può capitare che escano da casa al mattino sentendosi perfettamente in forma e inizino ad ammalarsi nel corso della giornata. Per questo motivo, l'implementazione di regole igieniche per le scrivanie è fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro sano e tenere lontani i virus. Inizia quindi a rendere la pulizia della scrivania un'abitudine per tutti!

La definizione di politiche di clear/clean desk garantisce livelli più elevati di cybersecurity

Mantenere pulite le scrivanie condivise non si riferisce solo all'igiene. Significa anche ripulire gli spazi di lavoro condivisi da tutte le risorse e i documenti per evitare di esporre informazioni riservate. Per questo motivo si parla anche di "politica della scrivania pulita". I dipendenti che condividono scrivanie diverse devono raddoppiare gli sforzi per lasciare immacolate le loro postazioni di lavoro. Dal punto di vista della sicurezza, questo include non gettare i fogli con materiale sensibile nei cestini e disconnettersi dalla sessione desktop prima di uscire. In altre parole, la politica di pulizia delle scrivanie deve applicarsi tanto all'ambiente fisico quanto a quello digitale.

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Elementi chiave da includere nella tua politica di clean desk

L'ambito e lo scopo di una CDP

Prima di introdurre nuove regole e linee guida, è necessario spiegare perché le hai istituite, la loro portata e il loro scopo. La comprensione delle problematiche attuali e dei benefici che i tuoi dipendenti otterranno dall'applicazione di queste misure gioca un ruolo importante per il successo dell'implementazione della tua CDP.  

Ricorda loro che queste procedure si applicano anche quando lavorano fuori dall'ufficio. Naturalmente, i dipendenti da remoto non devono preoccuparsi di lasciare la propria scrivania pulita e in ordine per i colleghi quando lavorano da casa. Tuttavia, la riservatezza deve essere la loro priorità assoluta, quindi mantenere il loro spazio di lavoro pulito e ordinato dal punto di vista digitale rimane di primaria importanza.

Chiari comportamenti da adottare e da non adottare per la pulizia della scrivania dell'ufficio

Questa è la parte fondamentale della tua politica di clean desk. Passare dalla scrivania privata alla condivisione e al lavoro quotidiano in uno spazio diverso è un cambiamento a cui i membri del team devono adattarsi. I "do's" e i "don'ts" devono chiarire tutte le domande dei tuoi dipendenti su questo argomento e offrire un riassunto trasparente delle tue aspettative sulla pulizia dell'ufficio.

Prova a pensare a tutte le domande che il personale potrebbe avere per fornire una risorsa che metta tutti d'accordo ed elimini ogni dubbio e incertezza. Il modo migliore per farlo è raccogliere i feedback sui problemi riscontrati con la pulizia delle scrivanie.

Checklist della politica di Clean Desk

Una checklist è una risorsa facile e veloce a cui fare riferimento in caso di dubbio. Riassume ciò che il personale deve fare per mantenere un ambiente di lavoro pulito e ordinato in cui tutti si sentano a proprio agio.

Fai in modo che questa checklist sia scaricabile, in modo che i dipendenti possano averla sul proprio computer o telefono. Prima di concludere la giornata e andare a casa, possono semplicemente consultarla per assicurarsi di lasciare ai colleghi una scrivania immacolata e pronta all'uso.

È anche possibile creare diverse checklist, una per ogni tipo di spazio di lavoro (scrivanie singole, sale riunioni, ecc.).

Procedure in caso di non conformità

Ecco la parte non divertente ma inevitabile. Cosa succede se i dipendenti continuano a trovare scrivanie condivise con briciole di biscotti e documenti riservati dalla persona che le ha usate prima di loro?

La tua politica di pulizia dell'ufficio deve indicare i protocolli di non conformità, anche se ci auguriamo che non sia necessario farli rispettare. Come spiegato, garantire un ambiente d'ufficio chiaro e pulito va oltre l'igiene. È anche una questione di sicurezza e privacy. Pertanto, questa parte della policy deve indicare esplicitamente le misure applicabili in caso di mancato rispetto delle regole di pulizia dell'ufficio.

🧐 Leggi il nostro indice europeo di condivisione delle scrivanie per saperne di più sulle attuali tendenze dell'ufficio!

Le best practice per implementare con successo una politica di clean desk

Analizzare gli attuali problemi di pulizia degli uffici condivisi

Il primo passo è analizzare la situazione attuale su questo tema. Di che cosa si lamentano maggiormente i dipendenti per quanto riguarda la pulizia in un ambiente hot desk? Potresti aver notato direttamente alcuni problemi entrando in ufficio.

L'approccio migliore è quello di affrontarlo collettivamente. Coinvolgi i membri del tuo team chiedendo loro un feedback. Quali sono, secondo loro, i problemi principali e come pensano che si possano risolvere?

Introdurla verbalmente, comunicarla virtualmente e condividerla fisicamente

Una volta individuati tutti i problemi e trovate le soluzioni, è il momento di condividere la politica di pulizia della scrivania. Tuttavia, inviare un'e-mail del tipo: "Ehi, ecco la nostra nuova politica di pulizia sul posto di lavoro! Ti preghiamo di applicarla d'ora in poi" non è sufficiente. Ecco come dovresti fare.

Comunicarla correttamente per garantire che tutti i dipendenti la leggano e la mettano in pratica. Ciò significa presentarla verbalmente (di persona o in formato digitale), renderla accessibile virtualmente (e-mail, piattaforma di risorse..., ecc.) e renderla visibile fisicamente: colloca dei cartelli di promemoria in alcuni punti critici dell'ufficio. Per esempio, puoi attaccare un poster o una checklist su ogni scrivania, in modo che i membri del team non possano dimenticarsene.

Fare riferimento ad essa in altri documenti ufficiali

Se hai adottato un approccio hot desking per il tuo ufficio, probabilmente hai una politica di lavoro ibrido (se non ce l'hai, dovresti). In questo caso è necessario menzionare anche la politica di pulizia delle scrivanie.

E per quanto riguarda il galateo della condivisione della scrivania? Hai stabilito una linea guida ufficiale in merito? Una delle regole più importanti del galateo della condivisione della scrivania è lasciare le scrivanie pulite e in ordine, quindi la tua CDP dovrebbe comparire anche lì.

In altre parole, questa politica deve essere menzionata in tutti i documenti relativi alla gestione del lavoro ibrido e all'esperienza dei dipendenti.

Fare in modo che la stampa sia l'ultima opzione

"È necessario stamparla o verrà gettata nel cestino subito dopo?".

Prima di iniziare una stampa, questa domanda dovrebbe essere sempre presente nella testa di tutti. Cercare di diventare un ufficio il più possibile privo di carta non è solo un passo facile per promuovere la sostenibilità sul posto di lavoro. Riduce anche le possibilità di avere carta in giro e problemi di riservatezza. Meno documenti vengono stampati, minore è il rischio di disordine e di informazioni riservate in giro.

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Fornire risorse per consentire l'ordine e la pulizia dell'ufficio

La teoria è la parte più semplice quando si imposta una nuova politica. La pratica è spesso un'altra storia. La tua parte di lavoro non si esaurisce una volta condivisa la nuova politica di pulizia della scrivania con i dipendenti. Devi anche assicurarti che abbiano le risorse per applicare queste regole.

L'obiettivo è che l'ufficio rimanga in ordine. Tuttavia, il personale dispone di armadietti individuali per riporre i propri effetti personali quando non li usa o lavora da casa?

La priorità è evitare di impedire l'accesso a informazioni e documenti riservati. Tuttavia, il personale è stato formato sulla sicurezza dei dati e sulla privacy? 

L'obiettivo è che ogni scrivania sia pulita prima dell'arrivo del membro successivo del team. Ma hai messo un panno e uno spray per la pulizia su ogni postazione di lavoro, in modo che le persone possano pulire l'area prima di andarsene? 

🌿 PS: se vuoi creare un luogo di lavoro sostenibile, ti consigliamo di evitare le salviette detergenti monouso.

Applicare la politica di pulizia della scrivania a tutti i dipendenti dell'azienda

Come si suol dire: "Dai l'esempio".

Una politica di pulizia delle scrivanie va a vantaggio di tutti: crea un ambiente di lavoro più piacevole, aumenta la creatività e la produttività e previene microbi e virus. Non c'è motivo di applicare queste regole solo ad alcune persone.

Oltre a essere ingiusto e diseguale, questo ha un impatto sulla sua efficienza. Quindi, dai membri della C-Suite agli stagisti e ai team di gestione, assicurati che tutti conoscano e applichino accuratamente le nuove regole.

Le policy fungono da guida per tutti sul posto di lavoro e mantengono l'ambiente positivo, organizzato ed efficiente. Una policy per la pulizia della scrivania è uno dei documenti chiave da definire quando si lavora in modo ibrido e si trasforma l'ufficio in un luogo di lavoro condiviso. La pulizia e l'ordine sono fondamentali per evitare conflitti e per garantire che i dipendenti siano contenti di venire in ufficio e ne traggano il massimo beneficio.

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Fonti:

¹The Case for Finally Cleaning Your Desk, Harvard Business Review.