Una guida pratica al software IWMS per i team IT e altri professionisti
22 giugno 2023
20 dicembre 2023
La tecnologia è al centro degli uffici di oggi e un Integrated Workplace Management System (IWMS) software è una soluzione innovativa e indispensabile per gestire questo nuovo kit di strumenti digitali. Il software IWMS integra molteplici aspetti della proprietà immobiliare aziendale, della gestione del luogo di lavoro e dell'infrastruttura in un unico sistema centralizzato.
Questo strumento innovativo è fondamentale per le aziende che cercano di diventare più agili dal punto di vista digitale. Se l'obiettivo è migliorare l'efficienza delle operazioni d'ufficio o gestire l'utilizzo dell'energia e la manutenzione, il software IWMS è la soluzione perfetta. Queste piattaforme raccolgono dati che predicono le future esigenze aziendali, come l'allocazione delle risorse o il risparmio dei costi.
Con l'aumento del lavoro ibrido, questi sistemi diventano ancora più essenziali, consentendo alle aziende di adattare e ottimizzare i propri spazi per supportare la natura del lavoro in continua evoluzione.
In questa guida approfondiremo le varie dimensioni del software IWMS, esaminandone le caratteristiche, i vantaggi e le applicazioni. Continua a leggere per esplorare il potenziale dell'utilizzo di un IWMS per il tuo team!
Che cos'è un sistema di gestione integrata del luogo di lavoro?
Definizione di software IWMS
L'Integrated Workplace Management System software, o IWMS, è una piattaforma per la gestione degli immobili aziendali (CRE), che comprende la gestione degli edifici, l'utilizzo dell'energia, l'assegnazione degli spazi e la manutenzione.
La parola "integrato" è importante. Significa che questa piattaforma combina diverse tecnologie e dati in un unico sistema. Ciò la rende accessibile ai responsabili del CRE, ai responsabili del posto di lavoro e all'IT.
I 5 aspetti fondamentali di un IWMS
5 aspetti fondamentali caratterizzano un IWMS, ossia:
- Spazi e strutture: fornisce planimetrie e dati sull'occupazione. Aiuta a migliorare l'utilizzo degli spazi, a ridurre i costi immobiliari e a gestire la prenotazione di scrivanie e sale riunioni.
- Portafoglio immobiliare e contabilità dei contratti di locazione: fornisce una panoramica di ogni proprietà, compresi i metri quadrati, l'occupazione e i costi.
- Manutenzione: utilizzata per la gestione delle richieste di assistenza. Assicura che la manutenzione giusta venga effettuata anche prima del necessario e tiene traccia dei costi.
- Capitale: aiuta a monitorare la documentazione di costruzione, come progetti, offerte, costi e programmi.
- Energia e sostenibilità: fornisce una visione completa del consumo energetico.
Alcune statistiche sugli IWMS che è bene conoscere
Per comprendere meglio l'impatto degli IWMS, analizziamo alcuni dati sull'argomento. Lo studio 2019 sul mercato dei sistemi di gestione integrata del luogo di lavoro (IWMS), con previsioni al 2024, riporta questi risultati chiave sullo stato degli IWMS:
- Entro il 2024, si prevede che il mercato delle soluzioni IWMS integrate con la tecnologia IoT raggiungerà i 2,8 miliardi di dollari.
- Nello stesso anno, il mercato globale degli IWMS supererà gli 11,5 miliardi di dollari, con il Nord America in testa.
- Le soluzioni on-premise in Nord America dovrebbero superare i 2,4 miliardi di dollari entro il 2024, con un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 22,9%.
- Entro il 2023, si prevede che oltre l'80% dei software IWMS incorporerà funzionalità di intelligenza artificiale.
- Si prevede che il settore IoT guiderà fino al 55% del mercato del software IWMS entro il 2024.
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Chi utilizza maggiormente il software IWMS e come?
Il software IWMS è una categoria ampia che interessa diversi ruoli all'interno di un'organizzazione, compresi quelli che si occupano di beni immobili aziendali e della gestione di spazi, risorse e finanze.
Leader IT
Il ruolo di un professionista IT è quello di gestire tutti i sistemi tecnologici e mantenere l'infrastruttura tecnologica complessiva dell'azienda. Pertanto, svolge un ruolo importante nell'implementazione e nell'utilizzo degli IWMS.
I professionisti IT sono responsabili dell'aspetto di integrazione degli IWMS, assicurando che tutto sia consolidato in un'unica piattaforma. Utilizzando queste soluzioni, i responsabili IT contribuiscono ad automatizzare le attività e a snellire i flussi di lavoro, migliorando l'efficienza e la produttività dell'ufficio e dell'organizzazione.
CRE e Facility manager
L'uso più probabile degli IWMS è la gestione del CRE e delle strutture. Il loro compito principale è quello di garantire l'organizzazione di tutte le strutture, soprattutto se ce n'è più di una da monitorare, e di migliorare l'efficienza dello spazio di lavoro. Ciò include la garanzia che tutti i dipendenti abbiano lo spazio, gli strumenti e le risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro.
La gestione del CRE e delle strutture è diventata sempre più importante nel mondo del lavoro ibrido, dove gli edifici e le strutture fluttuano in termini di occupazione e utilizzo. Pertanto, l'IWMS guida il lavoro dei CRE e dei facility manager centralizzando tutte le informazioni necessarie sul luogo di lavoro, come i dati sull'utilizzo degli spazi e sui costi.
Professionisti dell'ambiente di lavoro digitale
I professionisti dell'ambiente di lavoro digitale comprendono chiunque gestisca o interagisca con gli elementi digitali sul luogo di lavoro. Tra questi vi sono i responsabili delle risorse umane, il cui obiettivo principale è garantire la felicità dei dipendenti e migliorare il reclutamento e la fidelizzazione. Per esempio, utilizzano gli IWMS per l'inserimento dei nuovi dipendenti o per gestire un'applicazione per la prenotazione della scrivania.
Poi ci sono i manager dei gruppi di lavoro che spesso devono organizzare un'intera serie di tecnologie da utilizzare per le funzioni del loro gruppo. Infine, i dipendenti stessi utilizzano gli IWMS quando interagiscono con diverse risorse digitali, cercano dati o hanno bisogno di utilizzare il kit di strumenti digitali predisposto per loro dal proprio manager.
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Perché utilizzare questo tipo di strumento di gestione del posto di lavoro?
Il lavoro flessibile diventa la norma
Con i modelli di lavoro ibrido e flessibile che stanno diventando la norma per molte aziende, uno strumento di gestione del posto di lavoro è essenziale per tenere traccia di chi viene in ufficio e quando.
Ciò è importante non solo per determinare come allocare scrivanie, uffici e risorse, ma anche per definire le opportunità di ridimensionamento dell'ufficio e dei suoi costi.
L'uso dei dati è fondamentale per il processo decisionale e di ottimizzazione
L'IWMS raccoglie dati che possono essere utilizzati per prendere decisioni cruciali sul ridimensionamento degli uffici o sull'acquisto di un ufficio più grande. Inoltre, disporre di dati sull'utilizzo, come per esempio le parti dell'ufficio che registrano i tassi di occupazione più elevati, aiuta a guidare l'ottimizzazione degli spazi.
In altre parole, i gestori delle strutture possono utilizzare questi dati per creare più scrivanie o sale riunioni, al fine di creare un ambiente di lavoro più in linea con le esigenze dei dipendenti.
I team collaborano e comunicano meglio
L'IWMS aiuta a snellire operazioni come la prenotazione e la fatturazione delle risorse e a centralizzare i dati importanti, riducendo le comunicazioni inutili su documenti importanti, ricerche e pianificazioni.
Grazie alla sua natura integrata, l'IWMS favorisce la collaborazione collegando persone, luoghi e dati all'interno dell'organizzazione.
Riduzione e ottimizzazione delle spese
I dirigenti aziendali possono ridimensionare l'ufficio comprendendo l'utilizzo e l'occupazione, riducendo i costi di affitto e i costi accessori. I dati raccolti da un IWMS rivelano ciò che è sottoutilizzato e che quindi può essere tagliato o riproposto per rispondere a esigenze diverse.
Negli edifici intelligenti, questi sistemi possono misurare i costi di determinate azioni in tempo reale. Per esempio, i sensori possono rilevare la quantità di energia utilizzata e quindi determinare il costo del consumo energetico per l'azienda.
L'esperienza sul posto di lavoro è fondamentale
Come dimostrato da ricerche e osservazioni, l'esperienza sul posto di lavoro e la felicità dei dipendenti determinano in ultima analisi il successo aziendale. Migliorando la comunicazione e le opportunità di lavoro ibrido e flessibile, un IWMS migliora il coinvolgimento e l'esperienza dei dipendenti.
Inoltre, l'utilizzo di questi sistemi crea una maggiore trasparenza tra dipendenti e dirigenti, consentendo a tutte le parti interessate di avere accesso alle informazioni necessarie. A sua volta, la fiducia e l'apertura migliorano la cultura organizzativa.
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In che modo la soluzione deskbird può aiutarti nella gestione del posto di lavoro?
deskbird è la soluzione perfetta per la gestione della postazione di lavoro da aggiungere al tuo IWMS se vuoi aumentare l'autonomia dei dipendenti, ottenere informazioni sull'utilizzo dell'ufficio e creare un sistema efficiente di hot desking.
Fornire dati chiari sull'utilizzo dell'ufficio
L'applicazione deskbird fornisce analisi del luogo di lavoro, consentendo ai dirigenti di esaminare la distribuzione dei dipendenti da remoto, le presenze in ufficio e le assenze.
Fornisce inoltre analisi dell'ufficio, in modo che i responsabili della struttura capiscano quali risorse sono spesso prenotate e come viene utilizzato l'ufficio in generale.
I dati vengono visualizzati in tempo reale e possono essere scaricati in rapporti personalizzabili. La ciliegina sulla torta è che possono essere personalizzati per ogni singolo team.
Supportare la forza lavoro con una pianificazione settimanale
La funzione di pianificazione della settimana offre ai dipendenti l'autonomia di programmare i giorni in ufficio e a casa, che vengono poi visualizzati dai colleghi.
Inoltre, i membri del team possono prenotare scrivanie e sale riunioni, riservando lo spazio che preferiscono da una planimetria interattiva dell'ufficio. Questo non solo motiva i dipendenti a venire in ufficio, ma migliora anche la gestione della struttura.
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Migliorare la collaborazione e l'esperienza dei dipendenti
Incoraggiando il lavoro dall'ufficio, deskbird stimola la collaborazione. Più persone vengono in ufficio, più la collaborazione è proficua e migliore è l'esperienza complessiva dei dipendenti.
A molti di noi manca l'aspetto sociale di venire al lavoro e costruire relazioni personali con i colleghi. Un'applicazione come deskbird crea questa opportunità.
Aiutare a risparmiare sui costi d'ufficio
La comprensione dell'occupazione e dell'utilizzo degli uffici offre maggiori opportunità di ridimensionamento. Se i dati raccolti sull'occupazione mostrano che solo metà del team arriva settimanalmente, i responsabili delle strutture e del CRE hanno i dati per giustificare il trasferimento in un edificio più piccolo.
Inoltre, i dati di utilizzo potrebbero rivelare che alcune parti dell'ufficio vengono utilizzate meno di altre. Ciò significa che i costi accessori in quella parte dell'ufficio possono essere ridotti spegnendo le fonti di energia.
Un Integrated Workplace Management System software è una potente piattaforma che combina diverse tecnologie e dati in un unico sistema, consentendo una gestione efficiente del patrimonio immobiliare aziendale. L'IWMS comprende 5 aspetti fondamentali: gestione degli spazi e delle strutture, portafoglio immobiliare e contabilità delle locazioni, manutenzione, gestione del capitale, energia e sostenibilità.
Con l'aumento del modello di lavoro ibrido e flessibile, il software IWMS è essenziale per tracciare l'utilizzo degli uffici e ottimizzare l'allocazione degli spazi. Inoltre, questi sistemi forniscono informazioni sull'utilizzo delle risorse, consentendo alle organizzazioni di prendere decisioni basate sui dati in merito al ridimensionamento o all'espansione degli uffici. Inoltre, gli IWMS migliorano la collaborazione e la comunicazione tra i team, semplificando le operazioni e centralizzando i dati.
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