Come ridurre i costi con le best practice del modello di lavoro ibrido

Molte organizzazioni non si rendono conto che possono ridurre i costi d'ufficio del 30% semplicemente consentendo accordi di lavoro flessibile e adottando le best practice di un modello di lavoro ibrido. Ma l'82% dei CFO concorda sul fatto che il lavoro ibrido è un modello aziendale più conveniente. Quando le aziende mettono in atto la giusta strategia e cercano davvero di implementare questo nuovo modo di lavorare, i risultati vanno ben oltre le loro aspettative. A tal fine, tutti hanno un ruolo da svolgere, dall'alto verso il basso.

Quindi, come può un modello di "lavoro da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento" aiutarti a ridurre i costi aziendali? Sono molti gli aspetti da considerare, alcuni più ovvi e altri con un ROI (Return On Investment) a lungo termine più elevato. Il segreto è dare priorità a quelli che hanno più senso e impatto sul tuo budget. 

Dall'ottimizzazione degli spazi alla cybersicurezza e all'esperienza sul posto di lavoro, abbiamo esaminato le misure per la riduzione dei costi più efficaci, in modo da ridurre le spese in una modalità di lavoro ibrido.

Indagine sul tasso di occupazione e sull'utilizzo degli spazi negli uffici flessibili

Gli immobili e i costi associati, come le bollette energetiche, sono gli aspetti più semplici e popolari per risparmiare quando si passa a un modello di lavoro ibrido. Tuttavia, non bisogna ridimensionare troppo l'ufficio e ritrovarsi con una forza lavoro frustrata e insoddisfatta. 

Per procedere con saggezza, è necessario innanzitutto esaminare i dati e determinare come i dipendenti utilizzano lo spazio di lavoro fisico. Le domande essenziali includono:

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• Qual è il tasso di occupazione dello spazio? 
• Quali sono gli spazi di lavoro più richiesti (scrivanie singole, sale riunioni, aree collaborative, ecc.)?
• Qual è il mezzo di trasporto principale usato dal personale? 
• Quanto sono soddisfatti i membri del team dell'ambiente e delle funzionalità dell'ufficio?

Tutte queste informazioni possono essere reperite attraverso i dati raccolti dagli strumenti tecnologici utilizzati per il posto di lavoro e dai questionari sulla soddisfazione dei dipendenti. L'affitto, le utenze e gli altri costi diminuiscono con un ufficio di dimensioni adeguate e un layout incentrato sulle persone.

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Effettuare un benchmark dei migliori strumenti e soluzioni per il modello di lavoro ibrido

Le modalità di lavoro ibrido sono in aumento, così come la tecnologia a supporto. Il mercato della tecnologia per i luoghi di lavoro ibrido è in piena espansione e le organizzazioni sono esposte ogni giorno a una scelta più ampia di strumenti. È essenziale trovare le soluzioni digitali più adatte per rispondere alle esigenze di una forza lavoro ibrida. Non solo aumentano la produttività e la collaborazione, ma supportano anche le aziende nella gestione degli spazi di lavoro e nell'ottimizzazione dei costi. Per esempio, un software di prenotazione delle scrivanie come deskbird consente di implementare l'hot desking in modo efficiente grazie al nostro sistema di prenotazione degli spazi di lavoro. Da un lato, i lavoratori prenotano la postazione di lavoro di cui hanno bisogno e un parcheggio se arrivano sul posto in auto. Dall'altro, gli addetti alle strutture e alle finanze hanno accesso alle analisi del posto di lavoro. Questi dati sono fondamentali per migliorare l'esperienza dei dipendenti e ridurre i costi attraverso l'ottimizzazione dello spazio in ufficio.

È essenziale effettuare regolarmente un benchmark delle diverse risorse disponibili. Ti permette di determinare se siete adeguatamente preparati a promuovere un modello di lavoro ibrido di successo. Inoltre, ti dà la possibilità di individuare opzioni migliori per la tua azienda e la tua forza lavoro. Potresti renderti conto di poter sostituire alcuni degli strumenti attuali con altri nuovi e permettere al tuo team di lavorare meglio, riducendo al contempo le spese per le attrezzature.

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Rivedere le attrezzature e collaborare con la tecnologia

Quando si passa alla modalità di lavoro ibrido, le apparecchiature potrebbero non soddisfare più le aspettative del personale. Per esempio, il software e l'hardware on-premise potrebbero non essere più rilevanti come un tempo. Pertanto, è possibile abbracciare la trasformazione digitale passando a soluzioni basate sul cloud. Oltre a rispondere alle esigenze di una forza lavoro ibrida, questa soluzione aiuta anche a ridurre le bollette, in quanto è più economica e richiede meno manutenzione rispetto alle apparecchiature in loco.

Anche il concetto BYOD (Bring Your Own Device) sta ricevendo sempre più attenzione. Perché i dipendenti dovrebbero avere bisogno di un computer portatile o desktop in ufficio e di un altro a casa? Per alcune posizioni lavorative, un solo computer è sufficiente. Questo metodo consente di ridurre i costi e di perseguire una maggiore sostenibilità aziendale.

Il punto è che l'adozione di un modello di lavoro ibrido rimescola completamente l'ambiente di lavoro. Le persone hanno iniziato a considerare il luogo di lavoro fisico come uno spazio in cui concentrarsi sul lavoro collaborativo più che sui compiti individuali. Nascono nuove aspettative, come la necessità di tecnologie moderne e risorse digitali. È essenziale rivedere le proprie attrezzature e conoscere le tecnologie che possono aiutare a promuovere un ambiente di lavoro ibrido e fiorente.

Aumentare il budget per la cybersecurity dell'ambiente di lavoro ibrido

Con o senza una politica BYOD, le pratiche di lavoro da remoto aumentano i rischi di fuga di dati e di attacchi informatici. Inoltre, i dipendenti utilizzano dispositivi personali e si collegano al WIFI pubblico più spesso rispetto a quando lavorano dall'ufficio. Quindi, sebbene lo scopo di questo articolo sia quello di condividere i metodi migliori per risparmiare in un ambiente di lavoro ibrido, ti consigliamo di investire maggiormente nella sicurezza informatica. Insistiamo sulla parola "investire".

La protezione dei tuoi dati dovrebbe essere in cima alle priorità. Una fuga o una violazione di dati può costare cara alla tua azienda nel peggiore dei casi, che speriamo non si verifichi mai. Secondo il Cybersecurity Ventures 2022 Official Cybercrime Report, nel 2025 il prezzo della criminalità informatica potrebbe raggiungere i 10,5 trilioni di dollari. 

Pertanto, investire in strumenti ultraperformanti e assumere i migliori talenti nella gestione della cybersecurity è fondamentale per evitare che i tuoi dati finiscano nelle mani sbagliate. Il giorno in cui la tua organizzazione sarà oggetto di un attacco informatico, investire nella sicurezza della tua forza lavoro ibrida sarà una delle migliori decisioni che tu abbia mai preso.

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Concentrare l'attenzione sul benessere e sulla salute dei dipendenti

Le migliori pratiche del modello di lavoro ibrido non riguardano solo l'ottimizzazione dello spazio in ufficio e la riduzione delle bollette energetiche. Per esempio, il burnout dei dipendenti è aumentato da un paio d'anni. Se i Millennial e la Gen Z rappresentano i gruppi demografici più numerosi sul posto di lavoro, sono anche quelli più colpiti da problemi di salute mentale. La presenza di membri del team che soffrono di depressione lavorativa può avere un impatto profondo sul budget. Il burnout influenza la produttività e le prestazioni. Le persone che ne soffrono possono aver bisogno di una pausa per superare questo periodo difficile e tornare in salute. Di conseguenza, i progetti possono subire ritardi. Potresti assumere qualcuno per sostituire queste persone durante il periodo di malattia, generando costi imprevisti. Inoltre, può aumentare la rotazione dei dipendenti, in quanto i lavoratori in burnout potrebbero decidere di non tornare e di licenziarsi. 

Il benessere e la salute dei dipendenti non sono così evidenti come il ridimensionamento degli uffici. Eppure, anche questo è un settore in cui il lavoro ibrido ha un impatto. Sebbene sia per lo più positivo, può anche essere dannoso se non viene considerato. 

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Altre insidie finanziarie non legate al settore immobiliare o tecnologico aziendale

Come abbiamo appena evidenziato, le insidie finanziarie non sono sempre dove si pensa. Certo, affittare uno spazio per un ufficio previsto per 100 dipendenti quando solo 40 persone si recano in sede ogni giorno è una perdita di denaro. Ma altre aree potrebbero assorbire una grossa fetta del tuo budget annuale, e non sono sempre legate agli immobili o alla tecnologia. Raccogliendo dati e cercando i settori in cui l'azienda spende di più, si può costruire una strategia di risparmio su misura per la propria attività. Gli avvisi di malattia sono aumentati da quando il personale lavora più spesso da casa? Se sì, cerca di capire perché. Potrebbero sentire una disconnessione dal posto di lavoro e la solitudine, con conseguenti problemi di salute mentale. Possono anche lavorare dal tavolo della cucina, sedendosi su una panca per 8 ore al giorno e sviluppando problemi alla schiena. Per questo esempio, ma anche come misura preventiva e incentrata sulle persone, investire in soluzioni per migliorare l'esperienza e il benessere dei dipendenti è fondamentale. Riduce il rischio che i lavoratori non siano mentalmente o fisicamente in forma e aumenta le possibilità di avere una forza lavoro felice e produttiva.

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👉 Leggi questo articolo per saperne di più sulla potente connessione tra felicità dei dipendenti e produttività aziendale.  

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Rendere i feedback e la conversazione i pilastri centrali della strategia per ridurre i costi 

Infine, ma non meno importante, puoi organizzare una riunione con i responsabili degli altri reparti per discutere i punti in cui il lavoro ibrido ha un effetto critico sulle finanze dell'azienda. Ogni team affronta i suoi problemi e insieme potete capire quali sono le aree più critiche da affrontare per avere un impatto significativo sul budget. Per esempio, alcuni manager potrebbero dirti che i membri del team si lamentano di avere troppi strumenti online e che alcuni di essi non vengono mai utilizzati. Questa diventa un'opportunità per risparmiare sui costi della tecnologia e collaborare con i reparti IT per trovare nuove soluzioni digitali che rispondano meglio alle esigenze dei dipendenti. Analizzare i numeri è essenziale, ma raccogliere feedback e lasciare spazio alle discussioni sono pratiche fondamentali per sviluppare un ambiente di lavoro prospero ed efficiente in termini di costi. Questo aggiunge un tocco di umanità, crea un senso di connessione con il posto di lavoro e apre la strada a nuove idee. 

L'insegnamento più importante è quello di pensare fuori dagli schemi per quanto riguarda le spese immobiliari e tecnologiche aziendali. La chiave è considerare l'esperienza e le opinioni dei colleghi per individuare potenziali insidie finanziarie e prendere decisioni basate sui dati. La riduzione degli spazi per gli uffici è una mossa standard per risparmiare denaro per le aziende che passano a modalità di lavoro ibrido. Tuttavia, l'impatto del lavoro ibrido va oltre le tue mura. L'ottimizzazione dei costi è applicabile anche al tuo panorama digitale. Infine, non dimenticare di considerare gli aspetti meno ovvi, come i benefici di una forza lavoro sana e felice sulle tue finanze.

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Fonti: 

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• Hybrid Work Cost Savings, Room Manager;
• How To Maximise Cost Savings From Remote and Hybrid Work, Vena Solutions.

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