Soluzione per ufficio ibrida: perché tutti gli uffici flessibili dovrebbero investire in una di esse

Utilizzate una soluzione di ufficio ibrida? Negli ultimi anni molte aziende, se non la maggior parte, hanno adottato uno stile di lavoro più flessibile. Si va dalla possibilità di far lavorare i dipendenti da qualsiasi luogo all'orario flessibile e all'offerta di contratti più flessibili. 

Sebbene queste pratiche moderne siano nate inizialmente come risposta per continuare a soddisfare le aspettative dei lavoratori e aumentare la loro soddisfazione, le organizzazioni traggono grandi benefici dalla concessione di una maggiore flessibilità sul lavoro. 

Con l'approccio e gli strumenti giusti, il lavoro a distanza consente, ad esempio, di ridurre le esigenze di spazio in ufficio. La tecnologia, come un sistema di gestione delle postazioni di lavoro ibride, vi supporta nella gestione di un ufficio flessibile, aiutandovi a prendere decisioni sagge, a migliorare gli ambienti di lavoro e a ridurre al minimo le spese. 

Siete interessati a saperne di più su questo argomento e a risparmiare sui costi? Bene, allora continuate a leggere!

Che cos'è una soluzione di ufficio ibrida e come funziona?

Uno strumento indispensabile per gestire il vostro spazio di lavoro flessibile

Una soluzione di ufficio ibrido è uno strumento che supporta le organizzazioni nella gestione di un ambiente di lavoro in cui i dipendenti hanno diritto a modalità di lavoro flessibili. Ad esempio, alcuni membri del team potrebbero essere disposti a venire in sede il martedì dalle 8.00 alle 14.00 e il mercoledì dalle 16.00 alle 21.00 e lavorare da casa il resto della settimana. 

Ma come si fa a tenere traccia di tutti questi programmi diversi e a mantenere una collaborazione fluida ed efficiente? La tecnologia moderna, come un sistema di gestione delle postazioni di lavoro ibride, rende molto più semplice la gestione e il miglioramento dello spazio di lavoro fisico e la gestione di una forza lavoro ibrida.

Un sistema di supporto fondamentale per i dipendenti e le aziende ibride

L'obiettivo principale di questo strumento è fornire una soluzione che permetta alle aziende e ai dipendenti di godere di tutti i vantaggi del lavoro ibrido, superando al contempo le sfide.

Dal punto di vista aziendale, una piattaforma per uffici ibridi consente ai responsabili delle risorse umane e dei team di sapere chi lavora dove e quando, migliorando al contempo il lavoro di squadra e la produttività. Aiuta i professionisti di Facility e CRE a migliorare lo spazio dell'ufficio prendendo decisioni basate sui dati. Infine, è una risorsa centrale per i responsabili finanziari per ottimizzare e ridurre i costi dell'ufficio.

Dal punto di vista dei dipendenti, un sistema di gestione della postazione di lavoro ibrida è un elemento di supporto fondamentale. Permette loro di coordinare facilmente i propri impegni, di collaborare meglio con i colleghi e di prenotare lo spazio di cui hanno bisogno (scrivania, sala riunioni, parcheggio, ecc.).

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In che modo l'utilizzo di una soluzione di ufficio ibrida consente di risparmiare sui costi?

Analisi dell'occupazione e dell'utilizzo degli spazi di lavoro

L'utilizzo di una soluzione per ufficio ibrida fornisce dati chiari sull'utilizzo e l'occupazione degli spazi d'ufficio. Vi aiuta a determinare quali sono gli spazi di lavoro più utilizzati e quelli che mancano. 

Ad esempio, quando i membri del team lavorano in modo ibrido, spesso desiderano lavorare su progetti collaborativi quando sono in sede. Per questo motivo, potreste accorgervi che le sale riunioni sono costantemente prenotate, a volte creando persino conflitti di programmazione. Nel frattempo, le singole postazioni di lavoro disponibili nell'open space rimangono non occupate. 

Grazie a una chiara comprensione dell'utilizzo dell'ufficio, è possibile determinare le esigenze della forza lavoro e ottimizzare l'ufficio in base ai dati pertinenti e alle analisi effettuate. Queste risorse sono fondamentali per migliorare il vostro spazio di lavoro e possono apportare i seguenti vantaggi.

Ridimensionamento degli uffici

Sapere come la vostra forza lavoro ibrida utilizza lo spazio di lavoro fisico vi permette anche di determinare se le dimensioni dell'ufficio corrispondono alle vostre esigenze. 

Molte aziende sono passate da un modello di lavoro tradizionale, con i membri del team che lavorano in loco ogni giorno, a un modello di lavoro flessibile. Se questo è il vostro caso, è molto probabile che possiate trarre vantaggio dal ridimensionamento degli spazi per uffici, pur continuando a soddisfare le esigenze dei dipendenti e a creare un'esperienza d'ufficio eccellente. 

Il downsizing è un'ottima soluzione per ridurre le spese in vari settori. Non solo permette di ridurre i costi di affitto, ma anche le bollette energetiche e di manutenzione.

Ottimizzazione della gestione delle strutture

Utilizzando le analisi fornite dal sistema ibrido di gestione della postazione di lavoro, è possibile anche ottimizzare i costi di gestione della struttura. È possibile combinare questo strumento con altre tecnologie di smart office per monitorare i KPI della gestione della struttura. Ciò consente ai professionisti del CRE e delle strutture di prendere decisioni migliori in materia di manutenzione, sicurezza e ottimizzazione degli spazi. A lungo termine, questi aggiustamenti e miglioramenti creano un ambiente di lavoro più efficiente e riducono i costi aziendali.

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Collaborazione e produttività

Come già detto, il modello "work from anywhere" mira inizialmente a rispondere alle aspettative dei dipendenti e a migliorare la soddisfazione lavorativa. Pertanto, il lavoro ibrido non deve essere fonte di stress per i membri del team e compromettere la loro capacità di lavorare in modo efficiente. 

Purtroppo, a volte si crea stress quando le aziende implementano una politica di lavoro flessibile senza apportare alcuna modifica per aiutare il team ad adattarsi a questo nuovo modo di lavorare. Il ruolo dell'ufficio cambia quando i lavoratori vengono in sede solo per alcuni giorni alla settimana o al mese. Anche il modo di lavorare insieme ne risente. 

Un sistema di gestione della postazione di lavoro ibrida vi aiuta ad adattarvi a questo approccio lavorativo moderno. Ottimizzando lo spazio di lavoro in base ai dati e fornendo al personale uno strumento per coordinare facilmente i propri orari, si consente una migliore collaborazione e produttività tra i dipendenti. Questi due aspetti contribuiscono in modo significativo a una maggiore qualità dei risultati e alla crescita dell'azienda.

Esperienza e soddisfazione dei dipendenti

Se scegliete una soluzione di ufficio ibrida come l'appdeskbird , vi assicurate che i vostri dipendenti abbiano accesso a uno strumento facile da usare e incentrato sui dipendenti per aiutarli nella loro vita lavorativa quotidiana. Possono:

• creare il loro programma ibrido in pochi clic;
• modificare istantaneamente il loro programma quando si presenta un evento inaspettato;
• prenotare la propria postazione di lavoro preferita tramite il sistema di prenotazione delle scrivanie;
• controllare la planimetria interattiva per trovare facilmente i propri compagni di squadra;
• e molto altro ancora. 

Naturalmente, questo strumento da solo non renderà il vostro personale felice e soddisfatto, ma sicuramente contribuisce a migliorare l'esperienza e la soddisfazione dei dipendenti. Questi due aspetti sono fondamentali per trattenere e attrarre i talenti, riducendo i costi del turnover della forza lavoro.

Perché deskbird è il miglior sistema di gestione dello spazio di lavoro ibrido?

Design facile da usare e incentrato sui dipendenti

Anche se è nel loro interesse, la maggior parte degli esseri umani è spesso riluttante al cambiamento. Se fornite loro strumenti complessi, creerete più stress e frustrazione che altro. Ricordate che l'obiettivo principale di consentire modalità di lavoro flessibili è quello di rendere il personale felice e soddisfatto, non il contrario.

Per questo motivo, il team di deskbird ha lavorato duramente per sviluppare una soluzione di ufficio ibrida che sia facile da usare e incentrata sui dipendenti. Teniamo sempre in considerazione le esigenze dei lavoratori e ci adattiamo ai nuovi requisiti.

Su misura per le vostre esigenze

Tuttavia, prestiamo anche molta attenzione ai problemi che le organizzazioni incontrano quando implementano un modello di lavoro flessibile. Come tenere traccia di chi lavora, dove e quando? È necessario riprogettare l'ufficio per adattarlo meglio a questo nuovo stile di lavoro? Come possiamo incoraggiare le persone a lavorare in loco più spesso?

Pertanto, quando decidete di utilizzare l'app deskbird , vi aiutiamo a creare il miglior ambiente di lavoro per il vostro team ibrido, adattandolo alle esigenze della vostra azienda. L'intera piattaforma è realizzata su misura in base alle dimensioni delle vostre strutture, al numero di dipendenti, al tipo di spazi di lavoro che offrite e così via.

Aggiornamenti costanti e nuove funzionalità

Con l'ascesa della tecnologia e i cambiamenti innescati dai dipendenti Millennials e Gen Z, il mondo del lavoro si muove velocemente. Le regole e le best practice sul posto di lavoro sono in continua evoluzione. In quanto azienda moderna e incentrata sulle persone, non solo teniamo d'occhio questo aspetto, ma ascoltiamo anche attentamente i feedback dei nostri clienti. Questo ci permette di fornirvi una soluzione di ufficio ibrida che sia a prova di futuro e risponda alle vostre esigenze.

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💡 Dai un'occhiata alle recensioni dei nostri clienti per scoprire cosa pensano gli utenti dell'app deskbird!

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Integrazioni efficienti e senza problemi su tutti i vostri sistemi operativi

Infine, ma non meno importante, come voi, vogliamo favorire l'efficienza e la produttività. La soluzione di ufficio ibrida di deskbird può essere integrata in tutti i vostri sistemi operativi. Non è più necessario passare da uno schermo all'altro, da Slack a MS Teams e Google Calendar; il nostro strumento è al vostro fianco su tutte le altre piattaforme di lavoro. Questo semplifica la vostra vita e quella dei vostri dipendenti, rendendo il flusso di lavoro continuo ed efficiente. 

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Come gestite il vostro ufficio flessibile? Siete riusciti a ridurre i costi con questo nuovo stile di lavoro? Utilizzate già una soluzione di lavoro ibrida?

In caso contrario, speriamo che questo articolo vi aiuti a comprendere lo scopo di questo strumento cruciale e i suoi vantaggi per la vostra organizzazione e la vostra forza lavoro. Se sì, il vostro attuale sistema di gestione ibrida della postazione di lavoro risponde alle vostre esigenze e a quelle dei membri del vostro team? 

Iniziate una prova gratuita dell'app deskbird per scoprire come funziona la nostra tecnologia e come possiamo aiutarvi a rendere il vostro spazio di lavoro efficiente, a prova di futuro e incentrato sui dipendenti!