Massimizzare la produttività con un luogo di lavoro connesso: consentire ai dipendenti di lavorare sempre e ovunque

Come comunichi con il tuo team ibrido? I tuoi dipendenti da remoto hanno accesso alle stesse informazioni che avrebbero se fossero in loco? Come utilizzi la tecnologia per superare le sfide del lavoro ibrido?

La creazione di un luogo di lavoro connesso ti aiuta ad abbracciare le tendenze del futuro del lavoro e i vantaggi della digitalizzazione per le aziende. Dalla sicurezza all'ottimizzazione degli spazi e agli strumenti di collaborazione per i lavoratori, è possibile sviluppare una rete efficiente di sistemi per migliorare il modo di lavorare. L'aumento della flessibilità spinge le organizzazioni a cambiare il proprio modello di lavoro per fornire una migliore esperienza ai dipendenti, un flusso di lavoro continuo e una migliore protezione dei dati. In questo articolo condividiamo ciò che è necessario sapere su questo argomento e forniamo anche esempi di soluzioni digitali per far funzionare il lavoro ibrido.

Cosa significa "luogo di lavoro connesso"?

Un luogo di lavoro connesso è un ambiente aziendale che utilizza la tecnologia per creare un modello di lavoro fluido ed efficiente, in linea con le esigenze dell'azienda e dei dipendenti. Si tratta di una combinazione di sistemi e strumenti tutti collegati tra loro.

Da un paio d'anni, la tecnologia per il posto di lavoro aiuta i manager ad aumentare la produttività dei dipendenti concentrandosi su 2 aspetti chiave: la parte tecnica e l'impatto umano. L'intelligenza artificiale (AI) e l'automazione rendono i processi più semplici, veloci e sicuri. Lasciando che le macchine si occupino di questi compiti, si consente alla forza lavoro di avere più tempo per lavorare su progetti importanti. Inoltre, si crea una rete virtuale che favorisce l'interazione e la collaborazione. 

Con un numero crescente di persone che lavorano da casa o in un terzo luogo di lavoro, le aziende devono trovare un modo per migliorare questo nuovo metodo di lavoro. I datori di lavoro devono sviluppare un ambiente di lavoro che consenta ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro nel miglior modo possibile, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Devono superare le barriere del lavoro ibrido con soluzioni quali:

• una strategia di comunicazione online efficiente;
• un sistema di protezione dei dati sicuro e affidabile;
• un piano di spazi ibridi ottimizzati;
• un modello di lavoro incentrato sui dipendenti;
• ecc...

Tutti questi aspetti possono essere implementati utilizzando la tecnologia per il posto di lavoro. Più avanti ti forniremo alcuni esempi di strumenti moderni che possono aiutarti a farlo. Ma prima, forse, vorresti sapere perché questa trasformazione digitale è così importante. Perché non mantenere lo stesso modello di lavoro di prima della pandemia? Perché il lavoro flessibile è la nuova normalità, e questo include anche più tecnologia per avere successo.

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Perché è importante la digitalizzazione nelle aziende?

Facilitare i processi

Il motivo principale per cui la digitalizzazione nelle aziende è importante è che facilita i processi e quindi migliora la comunicazione, la collaborazione e la produttività. Si pensi, per esempio, ai vantaggi di un'app per la prenotazione della postazione in ufficio. Non solo semplifica il processo di pianificazione della settimana e di prenotazione delle scrivanie, ma permette anche ai manager di ottimizzare lo spazio e di utilizzarlo meglio. Inoltre, con pochi click, i lavoratori possono riorganizzare rapidamente la loro settimana lavorativa in base alle proprie esigenze (giorni di malattia, riunioni di lavoro non programmate, problemi di trasporto pubblico, ecc.). Questo ci porta ai vantaggi della costruzione di un luogo di lavoro connesso.

Migliorare l'esperienza dei dipendenti

Il più grande vantaggio di collegare tutti i sistemi e gli strumenti è quello di superare alcuni degli aspetti negativi del lavoro flessibile, come per esempio: 

• scarsa comunicazione;
• meno collaborazione;
• più esclusione;
• perdita della cultura dell'organizzazione.

Lavorare da casa ha molti vantaggi comprovati. Per saperne di più, puoi leggere il nostro articolo sui vantaggi del lavoro ibrido. Tuttavia, possono verificarsi anche i problemi menzionati in precedenza ed è importante adottare misure per mitigarli. I lavoratori a distanza possono talvolta sentirsi scollegati dal resto del team che lavora in loco. Se tutti operano da diverse località del mondo, è necessario trovare un modo per creare una cultura positiva dell'ambiente di lavoro, anche se virtualmente. Collegando il luogo di lavoro, si riconnettono automaticamente anche le persone.

Rafforzare la sicurezza

L'interconnessione di tutti i dispositivi aiuta notevolmente la sicurezza. L'uso di un sistema di gestione delle risorse umane integrato con i diversi strumenti digitali semplifica e ottimizza la protezione dei dati, per esempio. Collegando le varie piattaforme è più facile autorizzare o vietare l'accesso ad alcune informazioni private dell'azienda. Un altro esempio è il vantaggio di collegare il sistema di sicurezza alle altre apparecchiature. Grazie all'intelligenza artificiale e all'automazione, in caso di emergenza (incendio nell'edificio, fuga di dati, ecc.), questi dispositivi possono "allertarsi" a vicenda e quindi informarti del problema.

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Quali sono le tecnologie più utili per il lavoro flessibile?

Come abbiamo detto, la necessità di un luogo di lavoro connesso è cresciuta dopo il Covid-19 e il rapido sviluppo delle pratiche di lavoro flessibile. Quali sono quindi gli strumenti più efficaci per un'azienda ibrida? Innanzitutto, è importante ricordare che ogni organizzazione ha esigenze diverse. Le aspettative dei tuoi dipendenti possono variare da quelle dei tuoi concorrenti o da quelle del tuo precedente ufficio. 

Un'azienda con una forza lavoro multigenerazionale non avrà bisogno delle stesse attrezzature di una startup composta solo da lavoratori della generazione Z. Tuttavia, ci sono alcuni aspetti comuni che contano per garantire il successo dei membri del tuo team. Il più significativo è un approccio incentrato sui dipendenti, che fornisca alla tua forza lavoro soluzioni digitali che li aiutino nei loro compiti. Il tuo set di base di strumenti per il lavoro flessibile dovrebbe includere: 

• soluzioni di comunicazione virtuale: Zoom, Slack, Google Meet, MS Teams, ecc;
• strumenti di collaborazione digitale: Trello, Notion, Asana, Google Drive, ecc;
• piattaforme ibride per eventi: Cvent, vFairs, SpotMe, Hopin, ecc;
• software di prenotazione: deskbird, naturalmente!

Soprattutto, le integrazioni sono fondamentali per creare un luogo di lavoro connesso. Ti consigliamo una risorsa che possa essere incorporata in tutti i tuoi strumenti digitali: non richiederà ai tuoi dipendenti di passare da uno strumento all'altro e tutte le tue apparecchiature rimarranno integrate.

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La digitalizzazione nelle imprese è importante non solo per lo sviluppo dell'azienda, ma anche per la felicità dei dipendenti. E sappiamo tutti che il successo è più difficile da raggiungere se i lavoratori sono infelici. Ci auguriamo che questo articolo ti dia un'idea chiara di come si definisce un "luogo di lavoro connesso" e del perché sia essenziale. Per supportare le organizzazioni e i dipendenti nell'abbracciare la flessibilità lavorativa, abbiamo creato un sistema di gestione degli spazi che puoi integrare con le tue altre soluzioni digitali. Vuoi scoprire come funziona e le incredibili funzionalità che include?

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