Programmazione asincrona: tutto ciò che occorre sapere per farla funzionare
18 luglio 2024
18 luglio 2024
Alcuni dei tuoi dipendenti lavorano al mattino, mentre altri aprono il laptop nel pomeriggio? Allora fai parte del numero crescente di aziende che hanno adottato orari asincroni per i loro team. Che cos'è questo modello di lavoro? Quali sono i pro e i contro? Come puoi assicurarti di trarre il massimo da questo modello, riducendo al minimo i pochi aspetti negativi? Mentre gli orari flessibili eliminano la cornice degli orari di lavoro, avere una chiara politica di lavoro asincrono è fondamentale per garantire l'efficienza. Condividiamo qui tutto quello che c'è da sapere su questo sistema di lavoro e su come garantire ai tuoi collaboratori e alla tua azienda i suoi vantaggi. Sei pronto ad abbracciare un altro livello di flessibilità e un modo moderno di lavorare?
Spiegazione degli orari asincroni
Definizione di programma asincrono
Quando un'azienda consente orari asincroni, i dipendenti non lavorano contemporaneamente. Si tratta di una forma di orario flessibile. Elena potrebbe lavorare al mattino, mentre Marco collega il suo portatile alla sera, e Alessandro è connesso in diversi momenti della giornata con pause intermedie. Perché le organizzazioni passano a questo modello di lavoro? Le ragioni sono varie. Può essere perché collaborano con persone situate in diversi fusi orari, perché aspirano a promuovere un approccio incentrato sulle persone nel luogo di lavoro, perché vogliono migliorare l'efficienza, ecc.
Pratiche di lavoro asincrono e da remoto: uguali ma (molto) diverse
Molto spesso si associa il lavoro asincrono all'idea di lavorare da remoto. Tuttavia, questo è vero a metà. Gli orari asincroni si concentrano più sul tempo che sulla flessibilità del luogo. Pertanto, non si applicano solo ai dipendenti a distanza. È possibile consentire pratiche di lavoro asincrone anche se il personale lavora in ufficio per la maggior parte della settimana e vive nello stesso fuso orario. Per esempio, i dipendenti degli ospedali hanno per lo più calendari asincroni, anche se il loro lavoro non può essere svolto altrove.
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Vantaggi e sfide degli orari flessibili
I motivi per cui le aziende stanno adottando gli orari asincroni
Riduzione dei costi d'ufficio
Consentire al personale di adottare orari asincroni significa avere meno dipendenti in ufficio contemporaneamente. Ciò consente di ridurre lo spazio fisico dell'ufficio. Questa riduzione dello spazio si traduce direttamente in una riduzione dei costi di affitto, utenze e manutenzione, poiché un ingombro minore consente di ospitare una forza lavoro a rotazione, preservando l'efficienza operativa. Di conseguenza, è possibile risparmiare una quantità significativa di denaro riducendo al minimo le spese relative all'ufficio.
Maggiore efficienza e produttività
Essere "in the flow" è l'obiettivo finale per chiunque voglia fare le cose in modo efficiente ed efficace. La buona notizia è che uno dei maggiori vantaggi di consentire a chi lavora in ufficio di avere calendari asincroni è l'impatto che può avere sul loro flusso di lavoro. L'adattamento degli orari alle loro esigenze e ai picchi di produttività consente di avere periodi più lunghi senza interruzioni. Possono quindi concentrarsi meglio ed essere più produttivi.
Più in linea con le pratiche di lavoro flessibile
Gli orari asincroni sono la naturale estensione di un modello di lavoro ibrido. Se già permetti ai tuoi dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo, cioè di essere in qualsiasi parte del mondo, è più probabile che lavorino in fusi orari diversi. Il lavoro asincrono integra il lavoro ibrido consentendo ai dipendenti di lavorare al di fuori degli orari standard, spesso da remoto.
Meno riunioni online
Quando si lavora in modo asincrono, il numero di riunioni del team diminuisce automaticamente. Ciò favorisce una comunicazione migliore e più trasparente attraverso aggiornamenti scritti e piattaforme collaborative. Questo cambiamento si concentra sul lavoro concreto piuttosto che sulle riunioni che richiedono tempo, aumentando la produttività. Le aziende beneficiano di un flusso di lavoro più efficiente, mentre i dipendenti godono di periodi di lavoro ininterrotti, di una salute più sana e di un miglior equilibrio tra vita privata e lavoro.
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Maggiore soddisfazione e morale dei dipendenti
Uno dei principali vantaggi degli orari asincroni è che rappresenta l'approccio al lavoro più incentrato sulle persone. In primo luogo, svolge un ruolo fondamentale nel raggiungimento di un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro. Per esempio, se il tuo collega Marco deve fare una visita medica ma l'unico posto disponibile è durante l'orario di lavoro, può prenotarla e adattare il suo programma di conseguenza. In secondo luogo, si adatta alle personalità e alle esigenze dei membri del team. Per alcuni è più facile entrare in sintonia al mattino, mentre altri sono nottambuli e si sentono a proprio agio la sera. Questa flessibilità offre molti vantaggi e migliora la soddisfazione e il morale dei dipendenti.
Opportunità di reclutamento più ampie
Gli orari asincroni ti liberano da vincoli geografici e di fuso orario e ti permettono di attingere a un pool di talenti globale. Questa flessibilità ti consente di assumere i migliori candidati indipendentemente dalla loro ubicazione, ampliando in modo significativo la ricerca di competenze specializzate e prospettive diverse. Questa strategia arricchisce la tua forza lavoro e dà alla tua azienda un vantaggio competitivo sul mercato globale.
Le sfide degli orari asincroni includono:
Comunicazione più lenta
La comunicazione asincrona presenta molti vantaggi, ma anche alcuni svantaggi. Per esempio, le persone possono impiegare più tempo a rispondere, ritardando così i progressi dei colleghi. Per questo motivo, è necessario seguire alcune linee guida chiare per garantire che il lavoro asincrono aumenti l'efficienza e non il contrario. Discutiamo di questo aspetto più avanti.
Processo decisionale ritardato
Un altro impatto negativo del fatto che non tutti lavorino contemporaneamente è il tempo che intercorre tra la prima interazione e il momento di prendere una decisione concreta. Anche in questo caso, l'implementazione di una regola che indichi il tempo massimo che un dipendente ha a disposizione per rispondere a un'e-mail o guardare una registrazione è d'obbligo.
Collegamenti più deboli tra i membri del team
Interagire quotidianamente con le stesse persone aiuta indubbiamente a creare un legame di squadra. Questa è una delle sfide che si presentano quando si autorizzano orari asincroni. I membri del team potrebbero non vedersi spesso e, quindi, essere meno vicini ai colleghi. Questo ha un impatto diretto sul senso di comunità e di appartenenza sul posto di lavoro. Questo aspetto deve essere preso in considerazione perché gioca un ruolo chiave nel morale generale dei dipendenti, nella loro salute mentale e nella loro soddisfazione.
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Raccomandazioni per un'implementazione di successo degli orari asincroni
Creare una forte cultura della fiducia e dell'autonomia
Senza fiducia, gli orari asincroni non possono funzionare. I datori di lavoro e i dirigenti devono fidarsi dei membri del loro team e i colleghi devono fidarsi l'uno dell'altro. Quando non si vedono regolarmente i colleghi e non si collabora simultaneamente, si deve avere fiducia nel fatto che facciano il lavoro che ci si aspetta da loro: non c'è bisogno di dire che la microgestione non è un'opzione in un ambiente di lavoro così flessibile.
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Lavorare con persone che amano e capiscono i vantaggi della flessibilità del lavoro
Durante il processo di assunzione, verifica due volte le opinioni dei tuoi candidati sulla flessibilità sul lavoro. È una cosa che apprezzano? Comprendono i vantaggi che comporta per loro e per il posto di lavoro? Sono riluttanti o si sentono a proprio agio a lavorare in modalità asincrona? Se apprezzano modalità di lavoro più tradizionali, potrebbe essere molto difficile per loro prosperare in un ambiente di questo tipo.
Formare i manager a lavorare con i team asincroni
La gestione di un team asincrono differisce fondamentalmente dal coordinamento di un team sincrono e richiede alcune competenze specifiche a causa della mancanza di orari di lavoro simultanei. Per esempio, i leader devono concentrarsi maggiormente sulla definizione di obiettivi chiari, sul monitoraggio dei risultati e sulla garanzia di una comunicazione efficace attraverso diversi fusi orari, piuttosto che sulla supervisione delle attività quotidiane. Un aspetto essenziale per avere successo nella gestione asincrona è la promozione di un ambiente in cui la fiducia e i risultati sono prioritari rispetto agli orari di lavoro convenzionali.
Creare una politica di lavoro asincrono e condividere linee guida chiare
Sebbene il lavoro asincrono elimini il classico inquadramento degli orari e dei programmi di lavoro, per avere successo richiede una politica ben progettata e trasparente. Per esempio, in un ambiente di lavoro di questo tipo, alcune riunioni potrebbero non essere obbligatorie per tutti i tuoi dipendenti, in quanto possono guardare la registrazione in un secondo momento. Tuttavia, è necessario assicurarsi che la guardino e non se ne dimentichino. Stabilire una scadenza per la visione dei video consente di garantire che tutti siano consapevoli del contenuto della riunione e di allinearsi.
Dotare il personale di tecnologie che supportino la collaborazione e la comunicazione asincrona
La tecnologia e gli strumenti digitali sono la spina dorsale della comunicazione e della collaborazione in un ambiente di lavoro asincrono. Permettono ai team con orari e calendari di lavoro flessibili di lavorare insieme in modo efficiente senza essere connessi simultaneamente o essere nella stessa stanza. Tra gli altri scopi, questi strumenti:
- incoraggiano la condivisione delle informazioni in modo organizzato;
- aiutano a gestire i progetti indipendentemente dagli orari di lavoro;
- proteggono lo spazio di lavoro digitale dagli attacchi informatici;
- mantengono un senso di appartenenza tra i membri del team.
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Strumenti tecnologici essenziali per i team con orari flessibili
La digitalizzazione è il motivo per cui questa flessibilità lavorativa è possibile e può essere efficace. Ma quali sono le tecnologie più importanti da avere al proprio fianco quando si entra nel mondo del lavoro asincrono? Alcuni degli strumenti tecnologici chiave di cui hai bisogno se vuoi che questo modello di lavoro abbia successo sono:
- un sistema di programmazione digitale;
- piattaforme di comunicazione asincrona;
- strumenti di gestione del progetto;
- software di condivisione dei documenti basato sul cloud.
In che modo deskbird ti supporta nella gestione degli orari di lavoro asincroni
Pianificazione della settimana
La funzione di pianificazione della settimana di deskbird è una funzionalità essenziale per qualsiasi forza lavoro asincrona. Consente a te e ai membri del tuo team di osservare chi lavora dove e quando. È possibile capire meglio chi lavora in ufficio e a che ora, rendendo più facile organizzare una riunione di squadra. Aiuta anche a organizzare i propri impegni, dando un'idea chiara di quando il collega sarà online e probabilmente in grado di rispondere.
Prenotazione della scrivania e delle sale
Se i membri del tuo team lavorano dalle 6.00 alle 15.00 o dalle 11.00 alle 20.00, il nostro strumento ti aiuta a garantire che possano accedere allo spazio di lavoro di cui hanno bisogno quando sono presenti in ufficio. Inoltre, se devono lavorare in sincrono con i colleghi, il nostro sistema di prenotazione delle sale garantisce loro lo spazio collettivo necessario per condurre le riunioni in modo efficiente.
Programmazione di eventi in ufficio
I tuoi dipendenti potrebbero non vedersi spesso a causa di orari asincroni. L'app deskbird è dotata di una funzione chiamata "eventi in ufficio" per aiutarti a organizzare incontri sociali per i tuoi team e assicurarti che abbiano l'opportunità di legare. Ogni evento appare sul loro calendario, in modo che non perdano l'occasione di incontrare i loro colleghi e di passare del tempo insieme!
La programmazione asincrona offre un approccio trasformativo al lavoro moderno. Offre ai lavoratori la flessibilità che desiderano, consentendo loro di operare in modo più efficiente e permettendo di attingere a un bacino di talenti mondiale. Se supportata da una cultura di fiducia e da una tecnologia di lavoro asincrona adeguata, può migliorare in modo significativo la produttività aziendale, la soddisfazione sul lavoro, l'efficienza e l'equilibrio tra vita privata e lavoro. Manager e dipendenti devono essere dotati degli strumenti digitali giusti per sfruttare appieno il potenziale degli orari asincroni.
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Fonti:
- Asynchronous Work: What It Is and How to Make It Work for Your Team, Lattice.
- What is asynchronous work? 8 best practices for more efficient teams, switchboard.
- Why you should be working asynchronously, Remote.
