Obiettivi della gestione d'ufficio: responsabilità e nuove sfide

È impossibile che non l'abbiate notato e sperimentato. Il modo in cui lavoriamo e il ruolo dei nostri uffici sono cambiati drasticamente negli ultimi due anni. Ora la domanda è: come si fa ad adattarsi e a far funzionare le operazioni e i processi senza intoppi? Questi sono gli obiettivi principali della gestione di un ufficio. Ma trovare l'angolo perfetto per abbracciare questi cambiamenti e sfruttarli al meglio è un compito collettivo. I team leader, le risorse umane, l'IT, i dipartimenti delle strutture e i responsabili degli uffici devono lavorare insieme per affrontare le sfide moderne della gestione degli uffici, dal lavoro flessibile all'aumento della tecnologia e alla necessità di una maggiore sostenibilità sul lavoro. Ecco una rapida guida sul ruolo dei responsabili d'ufficio, sui nuovi aspetti da considerare e sui motivi per utilizzare l'app per gestire il vostro posto di lavoro senza intoppi. deskbird per gestire il vostro posto di lavoro in modo efficiente e senza intoppi!

Le principali funzioni di un office manager rispetto a quelle di un facility manager

Gli obiettivi di un responsabile d'ufficio

La funzione di un office manager è quella di concentrarsi sulla gestione delle operazioni e dei processi per soddisfare le esigenze dei dipendenti. Svolge un ruolo fondamentale nell'orchestrare il buon funzionamento del posto di lavoro, coordinando team e procedure per mantenere la produttività e garantire l'efficienza. Creando e perfezionando gli approcci, snelliscono le attività e favoriscono un'atmosfera di lavoro coesa. Anche la gestione dei lavoratori è un elemento fondamentale dei loro compiti. Può andare dalla programmazione di riunioni e appuntamenti alla gestione di problemi sul posto di lavoro e alla fornitura di materiale per ufficio. Inoltre, pianificano e supervisionano in modo efficiente una vasta gamma di attività d'ufficio.

Sintesi dei principali obiettivi della gestione dell'ufficio:

• coordinare team e processi;
• supervisione delle forniture per ufficio;
• garantire l'efficienza;
• creare processi;
• gestione dei dipendenti;
• programmare riunioni e appuntamenti;
• pianificare e coordinare le attività dell'ufficio;
• gestire i conflitti e i problemi sul posto di lavoro.

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Il ruolo del facility manager

A differenza dei responsabili degli uffici, i facility leader si concentrano maggiormente sulla gestione e sul miglioramento dell'ambiente di lavoro per aiutare i dipendenti a prosperare. Il loro ruolo è fondamentale per la funzionalità operativa di un ufficio. Si tratta di supervisionare la manutenzione, la sicurezza e l'efficienza dei luoghi di lavoro fisici per fornire un ambiente di lavoro sicuro e ottimale. Ad esempio, supervisionano i programmi di manutenzione degli edifici e coordinano le ristrutturazioni o la pianificazione degli spazi per adattarli alle esigenze organizzative. Gestiscono le risposte quotidiane alle emergenze e la pianificazione strategica a lungo termine delle strutture. Il loro obiettivo è estendere il ciclo di vita dei beni, riducendo al minimo i costi e massimizzando il benessere e la produttività dei dipendenti.

Sintesi dei principali obiettivi del facility management:

• migliorare il layout dell'ufficio;
• garantire la manutenzione delle strutture;
• gestione delle previsioni immobiliari;
• collaborare con appaltatori e fornitori esterni;
• analizzare l'utilizzo dello spazio.

Queste due posizioni lavorative sono interconnesse ma anche diverse. Tuttavia, a seconda delle dimensioni di un'azienda, a volte la stessa persona ricopre questi due ruoli, il che spiega perché spesso non sono abbinati.

I nuovi obiettivi relativi alla gestione dell'ufficio

Adattamento al lavoro flessibile

Il lavoro flessibile non è solo una conseguenza della COVID-19. È anche dovuto all'arrivo della Gen Z sul posto di lavoro e all'inarrestabile espansione dei progressi tecnologici. Le generazioni più giovani (Millennials e Gen Z) vogliono più equilibrio tra vita privata e lavoro, e l'ascesa della tecnologia contribuisce a renderlo possibile.

"Asincrono" è il modo migliore per descrivere questa nuova era del lavoro. I dipendenti sono ora più flessibili nella loro visione e nel loro approccio al lavoro. Possono collegarsi da luoghi diversi e a progetti diversi in tempi diversi.

Ciò ha conseguenze significative per la gestione degli uffici. Ad esempio, il ruolo della postazione di lavoro è cambiato: le persone non vengono più in loco quotidianamente e la collaborazione ha preso una nuova piega. Tutti questi cambiamenti costringono i responsabili delle strutture ad adattarsi e a rivedere i processi per mantenere il coordinamento e l'efficienza.

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Concentrarsi maggiormente sul benessere dei dipendenti e sulle pratiche DEI

Se si osservano i tassi di depressione tra Baby Boomers, Gen X, Millennials e Gen Y, si può notare che più i lavoratori sono giovani, più rapidamente manifestano problemi di salute mentale e sintomi di burnout. Il benessere e la salute mentale dei dipendenti non possono più essere aspetti ignorati e i responsabili degli uffici hanno un ruolo chiave da svolgere in questo senso. Lo stesso vale per le pratiche DEI (Diversity, Equity, and Inclusion), che hanno un legame diretto con la salute mentale nel mondo professionale. Il benessere e il DEI sul posto di lavoro sono la chiave delle strategie di gestione degli uffici per una forza lavoro sana, produttiva, impegnata e leale.

Garantire la sicurezza informatica e la privacy dei dati

Con le minacce informatiche sempre più sofisticate e diffuse, una violazione può portare a conseguenze devastanti, tra cui perdite finanziarie, ripercussioni legali e danni irreparabili alla reputazione di un'azienda. Insieme ai reparti IT, i responsabili degli uffici devono dare priorità allo sviluppo di solide strategie di gestione del rischio informatico per proteggere l'integrità e la riservatezza dei dati aziendali. L'adozione di queste soluzioni favorisce inoltre la fiducia dei clienti e la conformità a requisiti normativi sempre più stringenti. La collaborazione con i membri del team IT, la conoscenza delle tendenze emergenti in materia di sicurezza informatica e l'investimento in tecnologie sicure sono ormai fondamentali per i responsabili degli uffici.

Utilizzare la tecnologia per raggiungere meglio gli obiettivi di gestione dell'ufficio

Con il costante sviluppo delle tecnologie e la digitalizzazione del posto di lavoro, essere esperti di tecnologia è ormai un imperativo per crescere e avere successo nel mondo del lavoro. Per i responsabili degli uffici è sempre più importante sfruttare e integrare le tecnologie nelle loro attività quotidiane. La padronanza della tecnologia non è più un vantaggio. È un must per svolgere il lavoro in modo efficiente. Permette di coordinare e semplificare meglio i flussi di lavoro, di supervisionare team remoti o ibridi e di mantenere canali di comunicazione efficaci all'interno e all'esterno dell'organizzazione. Poiché anche la gestione dei dati e la sicurezza informatica sono fondamentali, è essenziale utilizzare software e strumenti specializzati per salvaguardare le informazioni sensibili e garantire la conformità alle normative.

Portare pratiche più sostenibili sul posto di lavoro

Vivere e lavorare in modo più sostenibile è un dovere di tutti. Integrare pratiche ecologiche e responsabili nell'ambiente di lavoro è quindi uno dei compiti più importanti che i responsabili degli uffici (e non solo) devono svolgere d'ora in poi. Dalla trasformazione del luogo di lavoro in un ufficio senza carta a iniziative come l'offerta di pranzi vegetariani o l'utilizzo di energia rinnovabile, ci sono molti modi per farlo. Anche in questo caso, potrebbe essere necessaria una collaborazione con altri dipartimenti. Ad esempio, l'implementazione di sistemi che funzionano con energia verde e sensori intelligenti sono iniziative che i responsabili degli uffici e delle strutture possono applicare insieme.

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Il ruolo dell'app deskbird a supporto degli obiettivi di gestione dell'ufficio

Dati accurati sull'uso e l'occupazione degli spazi per uffici

Sebbene i vantaggi dell'utilizzo dell'analisi del posto di lavoro siano più evidenti per i responsabili delle strutture, anche i responsabili degli uffici hanno interesse a verificare questi dati. Poiché gli obiettivi della gestione degli uffici comprendono il coordinamento e lo sviluppo di processi per aumentare l'efficienza, la produttività e la soddisfazione dei dipendenti, sapere come viene utilizzato lo spazio dell'ufficio può essere molto prezioso anche per loro. Ad esempio, potrebbero rendersi conto che il team di creazione dei contenuti passa più tempo in ufficio rispetto al team di assistenza clienti, ma che spesso manca lo spazio. Potrebbero quindi decidere di studiare come ottimizzare meglio lo spazio per creare una stanza per la creazione di contenuti in cui realizzare servizi fotografici e riporre le attrezzature, ad esempio. 

Planimetria interattiva

I responsabili degli uffici hanno spesso bisogno di discutere faccia a faccia con i dipendenti di tutti i reparti. Pertanto, sapere chi sta lavorando dove può essere molto utile per loro. Grazie alla nostra planimetria interattiva, possono sapere in tempo reale chi è in sede e dove, invece di andare in giro a cercare i membri del team. Questo cambia le carte in tavola, in quanto consente loro di risparmiare molto tempo e di concentrarsi su attività più significative. Infine, la mappa interattiva dell'ufficio consente anche di vedere quali sale riunioni sono ancora disponibili, nel caso in cui sia necessario programmare una riunione dell'ultimo minuto.

Prenotazione dello spazio di lavoro

A proposito di programmazione, poiché una delle funzioni chiave dei manager d'ufficio è quella di pianificare e organizzare appuntamenti e riunioni, l'utilizzo di un software per la prenotazione di scrivanie e sale come deskbird è assolutamente sensato. Per una maggiore efficienza, l'app deskbird consente di prenotare lo spazio di lavoro ideale, sia esso una sala conferenze o una sala huddle. Con tre clic, viene prenotato lo spazio perfetto per le riunioni, si evitano i conflitti di programmazione e i dipendenti ottengono la stanza e le risorse necessarie per quella specifica riunione. La semplicità del nostro strumento lo rende una delle soluzioni più facili da usare e garantisce che tutti i dipendenti ne traggano il massimo beneficio. 

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Eventi in ufficio

Infine, uno degli obiettivi della gestione di un ufficio è anche quello di pianificare, organizzare e gestire gli eventi lavorativi. Con lafunzione eventi di deskbird , i responsabili dell'ufficio possono notificare a tutto il personale il prossimo evento che si terrà sul posto di lavoro. Grazie alle nostre integrazioni, il personale riceve le notifiche su Slack, MS Teams, iCalendar o qualsiasi altro strumento utilizzato. Non è necessario passare da una risorsa all'altra. Ricevono tutte le informazioni di cui hanno bisogno sulla loro piattaforma preferita. Ma l'app deskbird è disponibile anche su mobile. Pertanto, possono controllare in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo i dettagli dell'evento direttamente dal loro telefono e dire se vengono o meno.

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Ci auguriamo che ora siate pronti ad affrontare con determinazione gli obiettivi della gestione degli uffici e a comprendere le nuove sfide che richiedono cambiamenti nel modo di gestire le operazioni e i processi. L'aumento del lavoro flessibile, lo sviluppo della tecnologia e le nuove aspettative delle nuove generazioni stanno rimescolando i compiti e gli obiettivi dei responsabili d'ufficio. Ma deskbird è qui per aiutarli in questa transizione, in modo che possano svolgere il loro lavoro con successo. Richiedete una demo gratuita dell'appdeskbird per scoprire concretamente come funziona il nostro strumento e come può supportare i leader ma anche la vostra forza lavoro ibrida!