Collaborare in un ambiente di lavoro ibrido: il legame tra layout dell'ufficio e lavoro di squadra

Lo spazio del tuo ufficio è progettato per favorire la collaborazione ibrida tra i team? 

Collaborare in un ambiente di lavoro ibrido è completamente diverso dal lavorare insieme di persona. Alcuni dipendenti possono partecipare a una riunione dall'ufficio mentre altri sono a casa o in un terzo luogo di lavoro. Come si fa a far funzionare questa situazione? Come ci si assicura che tutti abbiano voce in capitolo e si sentano inclusi? 

Strumenti di collaborazione online, sistemi basati sul cloud, piattaforme di comunicazione a distanza... Le aziende hanno implementato molte ottime soluzioni per facilitare il lavoro di squadra a livello digitale. Ma che dire del luogo di lavoro fisico? Le persone vengono ancora in presenza di tanto in tanto. Il ruolo dell'ufficio è cambiato con l'affermarsi del lavoro ibrido. È un luogo dove socializzare e legare con i colleghi e dove i membri del team colgono l'opportunità di lavorare su progetti di gruppo. Pertanto, la configurazione dell'ufficio deve rispondere alle esigenze di una forza lavoro ibrida. La trasformazione non deve essere solo digitale ma anche fisica.

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Questo articolo analizza i motivi per cui è essenziale ripensare il layout dell'ufficio e come creare uno spazio di lavoro ibrido che inviti alla collaborazione e promuova l'inclusione.

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Team ibridi e collaborazione: il binomio perfetto

Collaborazione: l'aspetto centrale di un'azienda di successo

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Come disse Martha Goedert: "Se vuoi andare veloce, vai da solo. Se vuoi andare lontano, vai insieme". Promuovere la collaborazione è uno dei biglietti d'oro per un'azienda di successo a lungo termine. Tuttavia, il lavoro ibrido ha cambiato il modo in cui i membri del team lavorano insieme. Anche quando le persone sono dotate dei migliori strumenti di collaborazione a distanza sul mercato, continuano a considerare l'interazione di persona come una componente chiave di una collaborazione fiorente. Secondo il rapporto Zippia 2022 Hybrid Work Statistics, l'87% dei lavoratori ritiene che incontrarsi di persona sia importante per collaborare e costruire relazioni con i colleghi. Inoltre, il lavoro di squadra e la collaborazione sono essenziali per il morale e l'esperienza dei dipendenti. Consente di stabilire una connessione con il luogo di lavoro, crea un senso di appartenenza e rafforza un sentimento di comunità fondamentale per il benessere mentale e la soddisfazione sul lavoro. Ma attenzione. Non stiamo parlando di costringere le persone a lavorare costantemente insieme. Intendiamo piuttosto facilitare la collaborazione e aiutare le persone a lavorare insieme grazie a un ambiente professionale e agli strumenti giusti.

Lavoro ibrido: l'approccio migliore per far prosperare i team

Se da un lato il lavoro ibrido richiede alle organizzazioni e ai manager di ripensare la collaborazione, dall'altro questo nuovo stile di lavoro è fondamentale per soddisfare le aspettative di una forza lavoro moderna. Non è possibile tornare a recarsi in ufficio tutti i giorni dalle 9.00 alle 18.00.

I vantaggi del lavoro ibrido sono enormi, dalla maggiore soddisfazione sul lavoro a una maggiore produttività aziendale e al miglior equilibrio tra vita privata e lavoro. Per queste e molte altre ragioni, il 37% delle persone in cerca di lavoro rifiuterebbe un'offerta che non preveda modalità di lavoro ibrido e flessibile. Allo stesso modo, il 28% dei dipendenti rifiuterebbe una promozione di carriera se questa implicasse un orario completamente in presenza. 

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Collaborare in un ambiente di lavoro ibrido: l'importanza di trasformare il luogo di lavoro digitale e fisico

La collaborazione ibrida tra team non è solo digitale

Consentire modalità di lavoro più flessibili obbliga le aziende a pensare e implementare una strategia di trasformazione digitale rapida. Alcune organizzazioni potrebbero sentirsi smarrite di fronte a questa rapida evoluzione. Tuttavia, si tratta di un passo essenziale per garantire il successo delle modalità di lavoro ibrido e per rendere l'azienda a prova di futuro. I membri del team devono essere in grado di lavorare da casa e con i loro colleghi senza problemi come quando sono tutti in ufficio.

Tuttavia, con un modello di lavoro ibrido, non tutto avviene virtualmente come in una politica completamente in smart working. Pertanto, la collaborazione deve prosperare anche in loco, se l'intero team è in ufficio. Ecco perché è fondamentale trasformare sia il luogo di lavoro digitale che quello fisico. Quando sono in sede, i dipendenti devono avere accesso a spazi di lavoro che consentano la collaborazione con i colleghi in ufficio e con quelli che lavorano da remoto.

I 4 diversi tipi di collaborazione in un panorama ibrido

La collaborazione assume forme diverse. Ecco i 4 tipi che si possono sperimentare:

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• Collegata e sincrona

In questo panorama di collaborazione, i dipendenti lavorano insieme dal luogo esatto in cui si trovano. Per esempio, il mercoledì si riuniscono tutti in ufficio. In quei giorni si tende a riservare più spazi condivisi che individuali.

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• Collegata e asincrona

In questo caso, le persone condividono la stessa postazione di lavoro ma lavorano separatamente ai propri compiti. Quindi, i membri del team sono più propensi a privilegiare aree tranquille e scrivanie singole.

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• Remoto e sincrono

In un sistema di collaborazione da remoto e sincrona, tutti lavorano insieme ma da casa o da una terza postazione di lavoro. Questo vale soprattutto per i team distribuiti. È fondamentale disporre dei migliori strumenti di collaborazione online. 

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• Remoto e asincrono

L'ultimo tipo di collaborazione per i team ibridi è quando ogni membro lavora individualmente e da remoto. Ciascuno si concentra sui compiti per i progetti di gruppo per conto proprio. Questo accade spesso prima di passare alla modalità sincrona, per esempio. 

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Il ruolo dello spazio in ufficio e il suo impatto sulla collaborazione

Concentrarsi su compiti individuali a casa e lasciare il lavoro di gruppo per le giornate in presenza

Nel lavoro ibrido, molti dipendenti adattano il proprio modo di lavorare. La maggior parte dà la priorità ai compiti individuali quando è a casa e mantiene quelli relativi ai progetti di gruppo per i giorni in ufficio. Pertanto, il ruolo del luogo di lavoro fisico sta cambiando completamente. Sebbene ad alcuni membri del team piaccia ancora lavorare in ufficio in modo indipendente, la maggior parte non vede l'ora di prenotare un posto in un ambiente condiviso per lavorare con i propri colleghi. I CRE e i facility manager devono considerare questo aspetto per ripensare lo scopo dell'ufficio e creare uno spazio di lavoro che soddisfi le aspettative della forza lavoro ibrida. 

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Creare aree che incoraggino le interazioni "water-cooler" e l'affiatamento del team

Un altro modo in cui lo scopo dell'ufficio cambia in un ambiente di lavoro ibrido è che non è più un luogo legato solo alle mansioni lavorative. Diventa un punto di incontro per socializzare e riconnettersi con i colleghi dopo alcuni giorni o settimane di lavoro da casa. Che cosa ha a che fare questo con la collaborazione e il design degli uffici? Molto, perché significa che c'è un reale interesse a creare spazi dedicati alle interazioni di persona e al team bonding. Queste zone "chill" non sono fatte per lavorare, ma per godersi il tempo con i colleghi e creare un legame genuino con gli altri. Consentire questo influenza fortemente il modo in cui i dipendenti interagiscono e collaborano.

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Costruire spazi progettati per team ibridi

Il landscape dell'ufficio può contribuire a migliorare la coesione e il lavoro di squadra in un ambiente di lavoro flessibile, dall'hardware al software. I team ibridi hanno bisogno di accedere a strumenti e risorse di collaborazione ibridi specifici per lavorare insieme anche senza essere nella stessa sede. 

Abbiamo quasi tutti vissuto l'esperienza delle videoconferenze con il gatto di Samy che passava davanti allo schermo e Chloe che lottava con la sua scarsa connessione a Internet. Sappiamo tutti che la tecnologia gioca un ruolo fondamentale per una collaborazione efficiente in una configurazione di lavoro ibrido. Più avanti nell'articolo spiegheremo quali sono gli strumenti e le risorse disponibili, come favoriscono la collaborazione ibrida e perché le aziende dovrebbero prendere in considerazione l'idea di investirvi.

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Promuovere il lavoro di squadra e la collaborazione in un ambiente ibrido: le migliori pratiche per i CRE e i facility manager

Dati e persone: le risorse più preziose per creare un ambiente di lavoro ibrido fiorente

Dati

Il primo passo per creare uno spazio di lavoro che favorisca il lavoro di squadra e la collaborazione è studiare in dettaglio le analisi del tuo posto di lavoro. Per esempio, è necessario determinare l'utilizzo dell'ufficio e i tassi di occupazione. Le aree collettive sono utilizzate principalmente dalla tua forza lavoro ibrida o il personale preferisce continuare a lavorare su scrivanie individuali come in un modello di lavoro tradizionale? Alcune sale riunioni sono prenotate più spesso di altre? Se sì, è perché sono dotate di hardware specifici? I dati possono rispondere a tutte queste domande e a molte altre. Ma da dove si ottengono queste informazioni? L'analytics del luogo di lavoro è la tua miniera d'oro; per esempio, puoi trovarla sull'app deskbird . 

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Dipendenti

Prendere decisioni basate sui dati è una delle chiavi per costruire un ambiente di lavoro fiorente. Tuttavia, l'opinione delle persone è l'ingrediente segreto per promuovere la collaborazione e suscitare soddisfazione e felicità nella nostra forza lavoro. Chiedendo direttamente ai lavoratori, è possibile capire che cosa manca o potrebbe essere migliorato nel tuo assetto ibrido. Questo può essere fatto attraverso un questionario sulla soddisfazione dei dipendenti specifico per quell'argomento o mentre si condivide un caffè con i colleghi.

Tutti i reparti devono lavorare insieme per progettare uno spazio di lavoro collaborativo di successo

I CRE e i facility manager sono fondamentali per costruire un ambiente di lavoro che favorisca la collaborazione. Tuttavia, la collaborazione con altri reparti è fondamentale per creare un ambiente di successo. Per esempio, il lavoro del team IT è essenziale per implementare strumenti di collaborazione ibridi e digitali in modo efficiente e sicuro. I team leader aiutano a capire meglio di cosa hanno bisogno i dipendenti per facilitare il lavoro di squadra in ufficio. I responsabili finanziari definiscono se questi cambiamenti sono economicamente fattibili. Possono anche determinare quanto i tuoi sforzi per creare un ambiente di lavoro più collaborativo vadano a vantaggio del portafoglio dell'azienda, che può così sostenerti nel fare di più.

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La tecnologia: il suo ruolo essenziale nel favorire il lavoro di squadra e la collaborazione sul posto di lavoro

Software per la prenotazione di sale

La prenotazione delle sale, possibile con deskbird, è una funzionalità integrata che consente ai membri del team di prenotare una sala riunioni per un orario specifico dal telefono o dal desktop. Le sale riunioni potrebbero non essere tutte attrezzate allo stesso modo. Alcune possono essere dotate di lavagne e tavoli collegati, mentre altre hanno sistemi di condivisione dello schermo. Utilizzando questo sistema di prenotazione degli spazi, i dipendenti possono assicurarsi di ottenere la sala riunioni di cui hanno bisogno per collaborare in condizioni ottimali.

Piattaforme di Hybrid scheduling

Immagina quanto sia frustrante arrivare in ufficio e pianificare di lavorare con un collega su un progetto comune, per poi rendersi conto che quel giorno la persona in questione non lavora in presenza. Queste situazioni possono incidere profondamente sul livello di collaborazione dei dipendenti. Per risolvere questo problema, ti consigliamo di utilizzare una piattaforma per l'hybrid scheduling (l'app deskbird è dotata anche di una funzione di pianificazione della settimana). In questo modo, i manager e i membri del team possono vedere gli orari degli altri e pianificare la loro settimana di conseguenza.

Analisi del luogo di lavoro 

Come già detto, l'analytics della postazione di lavoro è una fonte di informazioni preziosa per creare un ambiente di lavoro che favorisca il lavoro di squadra e la collaborazione. Attraverso la tua infrastruttura digitale, continua a raccogliere ed esaminare i dati per determinare se il layout dell'ufficio viene utilizzato come avevi immaginato. Inoltre, ti permette di individuare le aree di miglioramento per continuare a migliorare la collaborazione tra la tua forza lavoro ibrida.

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Hardware collegato

La tecnologia per uno smart office svolge un ruolo fondamentale nel collegare i dipendenti in sede e quelli da remoto in un panorama lavorativo ibrido. Le aziende specializzate in questo campo stanno sviluppando tecnologie a cui non avremmo mai pensato fino a pochi anni fa. In base alle tue esigenze e al tuo budget, puoi investire nei seguenti strumenti di collaborazione ibrida:

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• condivisione dello schermo in diretta;
• dispositivi VR (Realtà Virtuale);
• lavagne bianche;
• tabelle collegate;
• macchine da caffè intelligenti ☕ (non sottovalutare il potere di una pausa caffè per creare legami e idee creative);
• ecc...

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Ora sai perché la trasformazione dello spazio di lavoro digitale e la riprogettazione dell'ufficio sono fondamentali per favorire la collaborazione tra team ibridi. L'analisi dei dati e la discussione con i dipendenti e gli altri reparti ti permette di capire dove la forza lavoro ibrida fa più fatica e a cosa dare priorità. Con un feedback costruttivo e un buon lavoro di squadra, è possibile soddisfare le esigenze delle persone che collaborano in un ambiente di lavoro ibrido. 

Oltre ad adattare i tipi di spazi di lavoro offerti, è necessario prendere in considerazione anche l'aggiornamento di software e hardware per dotare il personale degli strumenti e delle risorse giuste per farli prosperare in un ambiente di lavoro ibrido e flessibile. Sei alla ricerca di un sistema di gestione delle risorse umane e degli spazi ibridi che sia facile da usare che si adatti alle tue esigenze?

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Fonti:

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• 30 ESSENTIAL HYBRID WORK STATISTICS [2023]: HYBRID WORK MODEL, DATA, AND PRODUCTIVITY, Zippia;
• Statistiche sul lavoro da remoto: cosa dicono i numeri?, deskbird.

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