Pianificazione dell'occupazione: adattare il luogo di lavoro fisico al lavoro moderno
14 agosto 2024
19 agosto 2024
L'87% delle aziende di tutto il mondo offre ai propri dipendenti modalità di lavoro ibrido. Questo cambiamento ha inciso drasticamente sul ruolo e sull'uso degli uffici fisici e ha reso la pianificazione dell'occupazione ancora più importante. Come ti sei adattato a questo cambiamento?
Poiché il nostro approccio al lavoro cambia e la flessibilità diventa più comune, è importante che gli spazi di lavoro continuino ad attrarre e a essere utili per i dipendenti. Tuttavia, può essere difficile tenere traccia di quante persone vengono in ufficio e di quanto spazio viene utilizzato quotidianamente. La tecnologia è fondamentale perché consente ai responsabili del CRE di analizzare i dati e prendere decisioni ben informate.
Vuoi saperne di più sulla pianificazione dell'occupazione e su come proteggere il tuo spazio di lavoro dal futuro, ottimizzandolo e risparmiando sui costi? Questo include l'analisi dell'utilizzo dello spazio, l'adattamento ai nuovi stili di lavoro, la tecnologia del luogo di lavoro, l'esperienza dei dipendenti in presenza e l'implementazione dell'hot desking. Allora tuffiamoci!
Che cos'è la pianificazione dell'occupazione?
Definizione di pianificazione dell'occupazione
La pianificazione dell'occupazione prevede la strategia e la gestione dell'allocazione degli spazi all'interno di un edificio per massimizzarne l'efficienza e per soddisfare le esigenze attuali e future di ciascuno. Si concentra sulla comprensione dell'utilizzo dello spazio, prevedendo i prossimi requisiti e pianificando i cambiamenti di occupazione per sostenere gli obiettivi organizzativi e migliorare l'uso. Questo processo aiuta a garantire che gli spazi fisici siano in linea con le strategie aziendali, promuovano la produttività, riducano i costi e si adattino alle esigenze in evoluzione o alla crescita della forza lavoro.
Aspetti fondamentali della pianificazione dell'occupazione: dall'ottimizzazione all'esperienza e alla tecnologia
Sono molti gli aspetti che i responsabili del CRE devono considerare per creare un ambiente di lavoro che soddisfi le aspettative dell'azienda e dei dipendenti, ottimizzando lo spazio e risparmiando sui costi. Per esempio, devono prendere in considerazione e analizzare:
- politiche di lavoro per orari in ufficio, ibridi, asincroni, modello 2-3 giorni...;
- progettazione di spazi per uffici;
- esperienza e aspettative dei dipendenti;
- tecnologia e dati sul posto di lavoro.
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Pianificazione dell'occupazione oggi: l'impatto del lavoro ibrido
La pianificazione dell'occupazione è diventata sempre più complessa nel corso degli anni, con l'aumento della flessibilità del nostro modo di lavorare. Con un numero inferiore di dipendenti presenti quotidianamente sul posto di lavoro fisico, il ruolo e l'uso dell'ufficio sono cambiati in modo significativo.
Gli studi condotti in tutto il mondo dimostrano che i dipendenti ibridi si recano in ufficio da 2 a 3 giorni alla settimana.
Questo non significa che vengano tutti nello stesso giorno. In realtà, solo il 15% delle aziende richiede che i lavoratori siano presenti in ufficio in giorni fissi1. Di conseguenza, non tutto lo spazio di lavoro viene utilizzato ogni giorno.
La gestione di queste fluttuazioni di occupazione degli uffici e del loro nuovo scopo è oggi una priorità assoluta per le imprese.
Perché è fondamentale analizzare e pianificare l'occupazione degli uffici?
Adattare gli immobili aziendali a nuove modalità di lavoro
L'uso dell'ufficio da parte dei dipendenti è cambiato. Le file di scrivanie singole non corrispondono più al nostro modo di lavorare e alle aspettative di una forza lavoro moderna. Rimanere ancorati a una configurazione tradizionale degli uffici significa anche che metà dello spazio di lavoro è inutilizzato o non soddisfa le esigenze dei lavoratori. Adattare gli immobili aziendali ai nuovi modi di lavorare è quindi essenziale per mantenere il luogo di lavoro attuale, attraente e accogliente.
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Massimizzare l'uso dell'ufficio e ridurre gli sprechi di spazio
Mantenere un'unica scrivania per ogni dipendente comporterebbe uno spreco di spazio e di risorse, in quanto non verrebbe utilizzata quotidianamente. Gli uffici che si basano sull'hot desk sono in aumento e consentono alle organizzazioni di fornire meno scrivanie per lo stesso numero di dipendenti. Questa soluzione di gestione dello spazio di lavoro risponde perfettamente alle esigenze della forza lavoro ibrida. Tuttavia, fornire ai membri del team diversi tipi di spazi di lavoro tra cui scegliere è il cambiamento più trendy e richiesto in ufficio. Oggi più che mai, le persone vengono in sede per lavorare su compiti collaborativi più che individuali e per entrare in contatto con i colleghi. Sale riunioni, spazi di aggregazione, aree collettive e altri tipi di ambienti di lavoro moderni devono far parte del tuo edificio aziendale.
Risparmiare sui costi
Chi non vuole risparmiare sui costi? Che si tratti di una piccola azienda o di una grande società, ridurre le spese è un obiettivo per tutti. La pianificazione dell'occupazione ti aiuta a trovare soluzioni, individuando le aree da migliorare e ottimizzando lo spazio di lavoro. Per esempio, ridimensionare l'ufficio in base alle reali esigenze di spazio è uno dei tanti modi per tagliare alcune spese, grazie alla pianificazione dell'occupazione. Ma non si tratta solo di risparmiare denaro. Si tratta anche di creare reddito costruendo un ambiente di lavoro che favorisca la collaborazione, la creatività, l'innovazione e il coinvolgimento.
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Come si fa a pianificare con successo l'occupazione degli uffici?
Lavoro di squadra
Tutto inizia con un approccio collaborativo. I leader del CRE devono collaborare con i Facility manager, gli specialisti IT, i progettisti di spazi di lavoro, le risorse umane e altri dipartimenti. Combinando queste competenze collettive, possono ottimizzare in modo olistico lo spazio in ufficio. Ciascun membro del team porta con sé conoscenze uniche sulle migliori pratiche infrastrutturali, sulla tecnologia, sulle esigenze dei dipendenti e sull'estetica del design. Affrontando questa sfida collettivamente, si garantisce che il processo di pianificazione affronti molteplici aspetti dell'ambiente di lavoro per migliorare l'efficienza e l'esperienza dei dipendenti.
Utilizzare la tecnologia e i dati moderni per prendere decisioni informate
Una pianificazione dell'occupazione di successo implica l'utilizzo di tecnologie moderne e di una solida analisi dei dati. L'integrazione di strumenti come i sensori IoT, i software di utilizzo degli spazi e le analisi basate sull'intelligenza artificiale fornisce informazioni cruciali sull'utilizzo degli spazi in tempo reale. Questo approccio basato sui dati consente di prendere decisioni informate e di elaborare strategie per ottimizzare le risorse spaziali, soddisfare le esigenze dei dipendenti e adattarsi alle mutevoli dinamiche del luogo di lavoro.
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Attenzione alle tendenze del futuro del lavoro
La pianificazione dell'occupazione consiste nell'ottimizzare lo spazio di lavoro per ridurre i costi, ma anche nel garantire che l'ambiente dell'ufficio continui a rispondere alle esigenze del personale. Per raggiungere questo obiettivo, è fondamentale rimanere in sintonia con le tendenze emergenti del futuro del lavoro e le loro implicazioni per lo spazio in ufficio. Comprendendo i cambiamenti nei nostri modi di lavorare (lavoro a distanza, orari asincroni, team distribuiti...), è possibile anticipare e adattarsi meglio alle esigenze in evoluzione. Questa mentalità proattiva garantisce che l'ambiente dell'ufficio sia sufficientemente flessibile e agile da soddisfare le esigenze della forza lavoro in un panorama professionale dinamico e in continua evoluzione.
Considerare gli obiettivi di scalabilità dell'azienda
La scalabilità è un tema importante quando si parla di occupazione degli uffici. Anticipare la crescita o la contrazione dell'organizzazione consente transizioni e modifiche più agevoli all'ambiente dell'ufficio. Pianificando la scalabilità, è possibile garantire che lo spazio di lavoro possa essere ampliato o riconfigurato in modo efficiente. Ciò consente di evitare ristrutturazioni costose e lunghe e di mantenere la continuità operativa durante l'evoluzione dell'azienda.
Ottenere il feedback dei dipendenti
La pianificazione dell'occupazione è fondamentale per creare un ambiente di lavoro fiorente in cui i dipendenti possano trovare ciò di cui hanno bisogno per lavorare nelle migliori condizioni. Per saperne di più su questo argomento, leggi il nostro articolo sull'impatto della disposizione degli uffici sulla produttività aziendale. Ma migliora anche l'esperienza dei dipendenti, la loro soddisfazione, il loro impegno, l'attrazione e la fidelizzazione dei talenti. Raccomandiamo vivamente di ottenere il feedback del personale in merito all'ambiente di lavoro fisico e a come migliorarlo. L'approccio più adatto per una strategia di pianificazione dell'occupazione di successo è quello di combinare i dati dell'ufficio e il feedback dei dipendenti.
Utilizzare la tecnica "test and learn"
Una volta comprese le fasi di miglioramento dell'ambiente di lavoro fisico, il metodo "test and learn" (prova e impara) è il modo migliore per convalidare l'efficacia della strategia di pianificazione dell'occupazione. Inizia con l'implementazione di piccole modifiche, raccogli dati sul loro impatto e analizza i risultati. Questo processo iterativo consente di perfezionare la strategia sulla base di prove pratiche di ciò che funziona e di ciò che non funziona. Testando e imparando continuamente, è possibile apportare modifiche consapevoli, assicurando che la pianificazione dell'occupazione rimanga allineata con le esigenze in evoluzione dell'organizzazione e della sua forza lavoro.
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In che modo l'app deskbird ti aiuta nella pianificazione dell'occupazione?
Ottieni rapporti analitici chiari sullo spazio di lavoro
L'app deskbird aiuta le aziende a pianificare l'occupazione fornendo analisi precise sugli uffici. Il nostro strumento raccoglie dati sull'utilizzo e l'occupazione degli uffici per aiutarti a prendere decisioni informate sulla gestione dello spazio di lavoro. Per esempio, indica quante scrivanie e sale riunioni sono prenotate al giorno. Questo ti permette di regolare il numero di spazi di lavoro in base alle tue reali esigenze.
Utilizza il Calcolatore di Lavoro Flessibile
deskbird ha creato un Calcolatore di Lavoro Flessibile per aiutarti a determinare il rapporto ideale tra scrivanie e dipendenti e a smettere di sprecare spazio. In pochi click, saprai esattamente quante scrivanie singole dovrebbe avere il tuo spazio di lavoro in base alle dimensioni dell'ufficio, al numero di membri del team e alla tua politica di lavoro.
Offri ai dipendenti l'accesso ai tipi di spazi di lavoro che desiderano
L'app deskbird è un software per la prenotazione di spazi di lavoro. Consente al personale di prenotare le scrivanie condivise, le sale riunioni, gli spazi di aggregazione e persino i posti auto che desiderano quando arrivano in sede. La nostra soluzione non solo garantisce che abbiano uno spazio di lavoro, ma anche che abbiano l'ambiente di cui hanno bisogno per svolgere le loro mansioni giornaliere.
Gestisci in modo efficiente il tuo spazio di lavoro ibrido
L'app deskbird include molte altre funzioni progettate per supportare i dipendenti e le aziende nello sfruttare al meglio il loro ambiente di lavoro ibrido. Dalla planimetria interattiva alla pianificazione della settimana e alla funzione eventi in ufficio, la nostra soluzione intuitiva è un alleato tecnologico fondamentale per chiunque si stia evolvendo in un ambiente di lavoro flessibile.
La pianificazione dell'occupazione non è mai stata così importante nel mondo del lavoro. Con l'evoluzione dei nostri modelli di lavoro, si evolve anche lo spazio per uffici e il suo scopo. I CRE e i Facility manager devono affrontare nuove sfide. La collaborazione con altri reparti e con la tecnologia è fondamentale per avere successo nell'analisi e nella strategia di utilizzo degli spazi.
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1 Global Occupancy Planning Benchmarking Report 2024, JLL.
Fonti:
