Posto di lavoro ibrido: concentrarsi sul modello di lavoro migliore

Passare dall'ufficio a casa a trascorrere giornate in presenza è diventata una norma per tutte le organizzazioni che aspirano ad avere un approccio incentrato sulle persone e ad abbracciare il futuro del lavoro. Le aziende stanno acquisendo una maggiore dimestichezza con l'attivazione di modalità di lavoro flessibili. Tuttavia, la trasformazione di un'azienda in un luogo di lavoro ibrido non avviene da un giorno all'altro. 

Il tuo ufficio fisico è a prova di futuro e pronto per questa nuova visione del lavoro? Come si gestisce un team ibrido? Quali soluzioni per ambienti di lavoro ibridi possono aiutarti in questa transizione? 

Alcune aziende hanno provato a reintrodurre il vecchio modo di lavorare e a richiedere ai propri dipendenti di tornare completamente in ufficio. Tuttavia, le giovani generazioni di lavoratori considerano la flessibilità lavorativa come un aspetto non negoziabile della loro vita professionale. Per rimanere competitivi e di successo, i datori di lavoro non hanno altra scelta che abbracciare questa nuova tendenza.

In qualità di esperti di spazi di lavoro flessibili, questo articolo fornisce una chiara visione del lavoro ibrido, delle migliori pratiche da adottare e dei consigli per la gestione dei team ibridi. Grazie a queste informazioni chiave, potrai comprendere meglio il modo di lavorare ibrido e i suoi vantaggi. 

Conoscere meglio un ambiente di lavoro ibrido

Significato di un luogo di lavoro ibrido

Un luogo di lavoro ibrido è un modello di lavoro basato su una politica di "lavoro da qualsiasi luogo". Nella maggior parte dei casi, i dipendenti lavorano da casa o in ufficio. Ma possono anche scegliere di lavorare da un "terzo posto di lavoro". Quest'ultima opzione implica che le persone possono decidere liberamente il luogo di lavoro, che sia un caffè a Monaco o un Airbnb in Grecia.

I motivi per cui è diventato così popolare

Gli ambienti di lavoro ibridi sono diventati popolari quando la pandemia di Covid-19 è rallentata e le aziende hanno iniziato a chiedere al personale di tornare in ufficio. Pur essendo costretti a lavorare da casa durante i lockdown, i dipendenti hanno capito i vantaggi del lavoro a distanza. Tuttavia, le interazioni di persona e la perdita di connessione con il luogo di lavoro li hanno spinti a tornare in sede. Come possono quindi trarre vantaggio dai modelli di lavoro a distanza e in ufficio? Abbracciando un modo di lavorare ibrido con una politica di "lavoro da qualsiasi luogo".

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Esempi di postazioni di lavoro ibride

Come spiegato nella nostra guida sui modelli di lavoro ibrido, è possibile implementare un metodo di lavoro ibrido in vari modi. La chiave è capire e considerare chiaramente le tue esigenze aziendali e, soprattutto, quelle dei membri del tuo team. In base alle tue scoperte e alla cultura della tua azienda, un orario di lavoro ibrido può essere:

• fisso (modello ibrido split-week, week-by-week, ecc.);
• ufficio prima di tutto;
• prima da remoto;
• a piacimento.

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🙌 Consiglio di deskbird: la centralità dei dipendenti sta diventando un aspetto cruciale per i lavoratori, adottare un approccio incentrato sulle persone quando si tratta di lavoro ibrido ti aiuterà ad avere successo.

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Capire lo scopo del lavoro flessibile con queste statistiche sui luoghi di lavoro ibrido

Cosa rivelano le statistiche sui luoghi di lavoro ibridi in merito alle aspettative dei dipendenti

Gli esperti seguono con attenzione l'evoluzione dei moderni metodi di lavoro. Ecco cosa rivelano le statistiche sulle aspettative dei dipendenti nei confronti del lavoro ibrido:

• Il 55% dei dipendenti desidera lavorare a casa o in un terzo luogo di lavoro almeno 3 giorni alla settimana¹.
• Il 59% dei candidati è più propenso ad accettare una posizione con possibilità di lavoro a distanza rispetto a una senza¹.
• L'84% della forza lavoro globale afferma che la propria azienda è passata a un modello di lavoro ibrido nel 2022, rispetto al 54% del 2021².

Cosa dicono i dati sull'impatto finanziario di un modello di lavoro ibrido

Uno dei principali vantaggi di un luogo di lavoro ibrido è il suo impatto positivo sulle finanze dell'azienda e dei dipendenti. Dall'ottimizzazione dello spazio di lavoro al risparmio sulle bollette e alla riduzione dei costi delle risorse umane, il lavoro ibrido giova ai conti correnti di tutti in molti modi. Ecco i dati principali su questo argomento:

• Il turnover dei dipendenti diminuisce del 12% nelle aziende che offrono opportunità di lavoro a distanza¹.
• Le aziende risparmiano fino a 11.000 dollari all'anno per ogni lavoratore da remoto part-time (in media)³.
• L'82% dei CFO considera gli ambienti di lavoro ibrido come un modello aziendale più conveniente³.
• Le aziende ibride possono risparmiare fino al 30% sui costi dell'ufficio, secondo quanto emerge dal nostro Calcolatore di Lavoro Flessibile e dal nostro studio sulle soluzioni per ridurre i costi dell'ufficio. 

Cosa indicano le statistiche sul lavoro ibrido in termini di preferenze generazionali

Quando si lavora con una forza lavoro multigenerazionale, è necessario comprendere le esigenze di ciascuna generazione. Cosa si aspettano Baby Boomers, Gen X, Millennials e Gen Z quando si tratta di lavorare in modo ibrido?

• Il 13,9% dei Baby Boomers e della Gen X, il 13% dei Millennials e il 12,7% della Gen Z vorrebbero lavorare solo in ufficio.
• Il 28,3% delle due generazioni più anziane sul posto di lavoro, il 34,5% dei Millennial e il 42,2% della generazione più giovane vorrebbero lavorare da remoto 1 o 2 giorni alla settimana.
• Il 36,4% dei nati tra il 1946 e il 1980, il 37,8% dei lavoratori nati tra il 1981 e il 1996 e il 30,4% dei lavoratori nati dopo il 1997 e prima del 2012 preferirebbero 3 o 4 giorni a casa a settimana.
• Il 21,4% dei Baby Boomers e della Gen X, il 14,7% dei Millennials e il 14,7% della Generazione Z vorrebbero lavorare a tempo pieno da remoto.

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👉 Consulta il nostro articolo su Millennials e Gen Z per scoprire cosa caratterizza le due generazioni più giovani sul posto di lavoro e come farle prosperare! 

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Impostare un luogo di lavoro ibrido di successo con questi 3 step inevitabili

1. Valutare le esigenze della tua azienda ibrida e della tua forza lavoro

Identificare i ruoli che possono essere svolti da remoto

Per alcune posizioni lavorative, lavorare da remoto è impossibile o impegnativo. Per questo motivo, adattare il modello di lavoro è fondamentale per evitare di creare stress e insoddisfazione nel team. Analizza uno per uno i diversi ruoli e le relative mansioni. Discutine con i tuoi colleghi e chiedi la loro opinione prima di decidere se le opportunità di lavoro a distanza sono un'opzione per la loro posizione lavorativa o meno. 

Valutare le preferenze dei dipendenti

Alcuni membri del team preferiscono lavorare a casa solo 1 giorno alla settimana, mentre altri preferiscono avere 2 giorni fuori sede alla settimana e altri ancora ne vogliono di più. Si tratta di informazioni cruciali da tenere in considerazione. Cerca di raccogliere le preferenze dei tuoi collaboratori e poi trova un sistema che vada bene per tutti e che li renda felici. La decisione migliore è spesso quella di adottare l'approccio più incentrato sul dipendente e optare per un modello di programmazione "a piacere". Per esempio, è possibile richiedere ai collaboratori di incontrarsi di persona almeno 1 volta alla settimana. Ma lascia che siano loro a scegliere per il resto del tempo.

Rivalutare la disposizione dello spazio di lavoro

Quando si consente una maggiore flessibilità sul posto di lavoro, lo scopo dell'ufficio cambia drasticamente. Non tutti vengono in sede ogni giorno e a volte ci si ritrova con uno spazio di lavoro mezzo vuoto. Anche l'uso del luogo di lavoro fisico si evolve. I dipendenti tendono a cogliere l'opportunità di incontrarsi di persona per svolgere un compito collaborativo anziché individuale. A causa del calo del tasso di occupazione e della nuova visione dell'uso dello spazio di lavoro, è essenziale rivalutare e adattare il layout dell'ufficio. 

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👋 Come gestisci il tuo spazio di lavoro con una forza lavoro flessibile? Dai un'occhiata al nostro Calcolatore di Lavoro Flessibile per scoprire come ottimizzare lo spazio e risparmiare sui costi!

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2. Scegliere le giuste soluzioni tecnologiche per le postazioni di lavoro ibrido

Strumenti di collaborazione e comunicazione

Indipendentemente dal fatto che i membri del tuo team lavorino in ufficio o da casa, il luogo di lavoro non dovrebbe influire sulle loro interazioni e sulla loro produttività. Un ambiente di lavoro ibrido raramente ha successo senza il supporto della tecnologia per ambienti di lavoro ibridi e l'uso dei giusti strumenti di collaborazione e comunicazione. Per esempio, un software per la prenotazione della scrivania come deskbird ti aiuta a gestire il tuo spazio di lavoro ibrido e a potenziare il lavoro di squadra grazie alla nostra funzione di pianificazione settimanale. Nella finestra, i dipendenti possono vedere gli orari dei loro colleghi. Possono quindi scegliere un giorno per incontrarsi in sede e utilizzare la nostra opzione di prenotazione delle sale riunioni per assicurarsi di avere lo spazio di lavoro necessario. 

Piattaforme di archiviazione e condivisione di file basate sul cloud

Quando si lavora da remoto, il personale deve poter accedere a tutte le informazioni di cui ha bisogno come se fosse sul posto. Per soddisfare questo requisito, esistono efficienti risorse online, come le piattaforme di archiviazione e condivisione di file basate su cloud. Esse consentono ai membri del team di ottenere e condividere documenti e dati da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e tramite qualsiasi dispositivo dotato di connessione a Internet. Inoltre, forniscono soluzioni economiche e scalabili per aziende di tutte le dimensioni, in quanto eliminano la necessità di costose infrastrutture di archiviazione in loco e offrono modelli di prezzo flessibili in base all'utilizzo. La cosa più importante è determinare le tue esigenze e quelle dei tuoi dipendenti. Potrai così scegliere quella che li supporterà al meglio nella loro vita lavorativa quotidiana. 

Misure di sicurezza informatica

Anche il fatto di permettere ai dipendenti di lavorare da diverse sedi e di utilizzare vari dispositivi per accedere ai dati e ai sistemi aziendali aumenta questi rischi. Pertanto, la protezione dei contenuti è più che mai essenziale per prevenire gli attacchi informatici e proteggere le informazioni sensibili. Le soluzioni di sicurezza informatica includono firewall, software antivirus, autenticazione a due fattori e crittografia. Puoi richiedere l'aiuto di organizzazioni specializzate in questo campo. Queste salvaguarderanno le tue reti, gli strumenti e i dati, per proteggere la tua azienda da minacce come malware, phishing e ransomware.

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3. Privilegiare la comunicazione trasparente e la fiducia

Definire aspettative chiare per i dipendenti in smart working e in ufficio

Una buona comunicazione è sempre stata una parte fondamentale di una collaborazione di successo. Tuttavia, l'aumento del lavoro a distanza ha costretto le aziende a rivedere i modi di comunicare dei dipendenti. Lavorare da luoghi diversi aumenta il rischio di incomprensioni o di scarsa comunicazione. I leader devono assicurarsi che i membri dei loro team abbiano gli strumenti giusti per interagire in modo efficiente, stabilire aspettative chiare ed essere trasparenti. Senza gestire questo aspetto fondamentale, le prestazioni potrebbero peggiorare, la frustrazione aumentare e la soddisfazione dei dipendenti diminuire.

Privilegiare una collaborazione basata su fiducia e responsabilità

Non potendo vedere e interagire con loro di persona ogni giorno, i leader tendono a iniziare a controllare il proprio personale in un ambiente di lavoro ibrido. Sebbene uno degli scopi e dei vantaggi principali del modello di lavoro ibrido sia quello di favorire la responsabilizzazione dei dipendenti e di soddisfare le loro esigenze, gli effetti psicologici della microgestione annullano tutto. Per far prosperare una forza lavoro ibrida è essenziale fidarsi dei propri collaboratori e promuovere relazioni di fiducia tra di loro. Inoltre, non vedersi tutti i giorni in ufficio non significa che si debba evitare di assumersi le proprie responsabilità. I membri del tuo team devono rispondere delle loro azioni e anche tu devi farlo. 

Incoraggiare le interazioni informali e le attività di team-building

Mantenere un legame sul posto di lavoro e delle relazioni autentiche può diventare più difficile quando tutti lavorano da sedi diverse. Per evitare che ciò accada nella tua azienda, ti consigliamo di incoraggiare le interazioni informali e di integrare le attività di team building. Puoi dare un'occhiata alle nostre idee di team-bonding da implementare in ambienti di lavoro ibridi interni, esterni e online. All'inizio potrebbe sembrare una cosa "carina" da fare, ma i risultati dell'incremento del team building sono fondamentali per la tua organizzazione. Non solo danno l'opportunità di conoscersi meglio, ma migliorano anche la collaborazione, incoraggiano la fiducia e rafforzano i legami.

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👉 Consulta il nostro articolo sulle migliori pratiche di gestione dei team da remoto per ottenere altri consigli utili!

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Ci auguriamo che questo articolo ti aiuti a comprendere meglio il concetto di luogo di lavoro ibrido, cosa implica, quali vantaggi apporta alla tua azienda e alla tua forza lavoro e come impostare con successo un modello di lavoro ibrido. Adottando un approccio incentrato sul dipendente, avrai tutte le possibilità di ottenere il massimo dal lavoro ibrido. Analizza il tuo spazio di lavoro, ascolta le esigenze del tuo personale, sii aperto ad abbracciare le nuove tendenze del futuro del lavoro e vedrai la magia accadere! Sei alla ricerca di uno strumento di facile utilizzo per gestire il tuo ufficio ibrido e la tua forza lavoro? Richiedi una demo gratuita dell'app deskbird e scopri quanto può essere facile!

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¹ 30 ESSENTIAL HYBRID WORK STATISTICS [2023]: THE FUTURE OF WORK, Zippia.

² 2023 STATE OF THE REPORT, Akumina.

³ CFOs see hybrid work as a cost-cutting opportunity, Fortune.