Spazi inutilizzati negli uffici: trasforma la passività in un asset

The Wolf of Wall Street. Quando si pensa alla crisi del settore immobiliare aziendale, potresti avere l'immagine di edifici affollati di uffici a New York, pieni di impiegati che lavorano duramente al computer. Ebbene, quei tempi sono passati.

Le aziende stanno affrontando una conseguenza importante della nostra nuova visione del lavoro: l'aumento degli spazi inutilizzati negli uffici. I professionisti del CRE faticano a firmare contratti e i datori di lavoro hanno difficoltà a riempire i loro spazi di lavoro. Per abbracciare questa transizione, è fondamentale comprendere le regole del nuovo modo di lavorare, adattare il layout dell'ufficio e spostare le priorità.

Fai parte di una delle numerose organizzazioni che hanno uffici vuoti per metà del tempo? Ti stai chiedendo se non sia il caso di offrire opzioni di lavoro a distanza e chiudere gli uffici? Non farlo! Ti spiegheremo perché mantenere spazi di lavoro fisici è importante e cosa fare con lo spazio extra. 

Se ci pensi, la diminuzione dell'occupazione deigli uffici è la prova della tua volontà di abbracciare un approccio moderno al lavoro e il concetto di "lavoro da qualsiasi luogo". Invece di considerarlo un ostacolo, è ora di vederlo come un'opportunità!

Spazi per uffici inutilizzati: le cause della crisi immobiliare delle aziende

Opportunità di lavoro a distanza

Quando la crisi del Covid-19 ha iniziato a essere contenuta, la maggior parte delle aziende ha creduto che fosse arrivato il momento di tornare in ufficio. In realtà non è stata così, almeno per la maggior parte di esse. In primo luogo, hanno riconosciuto i vantaggi di far lavorare il proprio personale da casa. In secondo luogo, le opportunità di lavoro da remoto sono diventate una priorità assoluta per i dipendenti e quindi una calamita per attrarre e trattenere i talenti. Se da un lato la flessibilità sul lavoro ha portato molti vantaggi, dall'altro presenta alcuni aspetti negativi. Uno di questi è la diminuzione dell'occupazione degli uffici. 

L'ascesa della trasformazione digitale

Il lavoro online è diventato una norma per molti settori e posizioni lavorative, il che offre un motivo in più ai membri del team per voler lavorare da casa più spesso. Perché venire in ufficio ogni giorno se possono svolgere il loro lavoro altrettanto bene, o addirittura meglio, da remoto? L'implementazione della trasformazione digitale è un must per tutti i settori e le aziende. Tuttavia, questo cambiamento digitale aumenta le possibilità che la forza lavoro si aspetti di lavorare da qualsiasi luogo, se lo desidera.

Il cambiamento nell'utilizzo degli uffici

L'ufficio è diventato un luogo di collaborazione più che di lavoro individuale. La metà delle tue scrivanie singole è vuota, ma le sale riunioni sono sempre piene o addirittura in overbooking? È molto probabile che questo significhi che il tuo spazio in ufficio non corrisponde più alle esigenze della tua forza lavoro. Questo potrebbe essere un motivo valido per cui i tuoi dipendenti lavorano più spesso fuori sede. Anche l'impatto della disposizione degli uffici sulla produttività è un aspetto da considerare. Se i tuoi dipendenti lavorano meglio da casa che in ufficio, perché dovrebbero venire in sede?

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Edifici con uffici vuoti: l'importanza di mantenere un luogo di lavoro fisico

Le interazioni personali sono un aspetto fondamentale per la maggior parte dei lavoratori

Il lavoro ibrido è così popolare e di successo perché risponde a tutte le esigenze di una forza lavoro moderna. Consente opportunità di lavoro a distanza e allo stesso tempo offre ai dipendenti la possibilità di incontrarsi di persona. Un articolo di Fortune rivela che un modello di lavoro completamente a distanza aumenta la solitudine del 67%. Questo è uno dei motivi per cui, quando si esaminano le statistiche sui luoghi di lavoro ibridi, ci si rende conto che le persone vogliono ancora recarsi in loco di tanto in tanto. Circa il 72% dei lavoratori Millennials e Gen Z si aspetta di sperimentare questo mix tra collaborazione reale e virtuale. Le loro motivazioni principali sono la connessione con il luogo di lavoro, le interazioni sociali, l'inclusione e il coinvolgimento.

Non tutti i dipendenti vogliono lavorare da remoto

È importante anche riconoscere che alcuni dipendenti non amano o non possono lavorare da casa. Alcune persone sono più efficienti e produttive quando sono circondate da colleghi. Altre non hanno i mezzi personali per creare un ambiente fiorente a casa e preferiscono venire in presenza. Inoltre, sebbene gli studi abbiano dimostrato che il lavoro da remoto aumenta la produttività, c'è una minoranza per la quale non è così. Non lasciare indietro questi membri del team è fondamentale per essere solidali, migliorare la centralità dei dipendenti, rispondere alle esigenze di tutta la forza lavoro e trattenere i migliori talenti. 

Gli uffici fisici giocano un ruolo fondamentale nel valorizzare la cultura aziendale

La cultura organizzativa è un pilastro centrale di ogni azienda. Sebbene mantenere una cultura positiva in un ambiente di lavoro da remoto non sia impossibile, è più impegnativo quando non c'è un luogo di lavoro fisico. L'ufficio migliora l'esperienza dei dipendenti. È un luogo ideale per condividere i propri valori e la propria visione. Inoltre, riunisce le persone e offre uno spazio per interagire, condividere conoscenze, imparare, creare connessioni e prosperare. Per esempio, in una cultura "di clan" che promuove il lavoro di squadra, avere un ufficio è fondamentale per consentire ai lavoratori di incontrarsi di persona, avere accesso alle attrezzature necessarie e avere successo come squadra.

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Spazio in ufficio inutilizzato: cosa sapere prima di implementare un cambiamento

I tipi di spazi non utilizzati

Prima di prendere una decisione, è necessario capire come viene utilizzato l'edificio in cui si trova l'ufficio. Per esempio, metti a disposizione dei dipendenti dei posti auto. Verifica se li utilizzano effettivamente o se arrivano in ufficio con i mezzi pubblici, in bicicletta o a piedi. Se hai creato uno spazio di lavoro agile con una varietà di spazi di lavoro (il che è fantastico, tra l'altro!), i dipendenti utilizzano maggiormente un certo tipo di spazio rispetto agli altri? Questo ti permetterà di valutare le esigenze dei tuoi dipendenti, le best practice da adottare e gli aspetti che puoi migliorare. La funzione di analytics dell'ufficio di deskbird ti aiuta a ottenere tutte queste informazioni.

Le dimensioni dello spazio vuoto

Stiamo parlando di un quarto, metà o tre quarti del tuo ufficio inutilizzato? Potresti avere l'impressione che il tuo ufficio sia mezzo vuoto, ma in realtà i metri quadrati sono molti di più. Anche in questo caso, controllare le analytics del posto di lavoro è fondamentale per avere un'idea reale di quanto spazio stiamo parlando. Conoscere il numero esatto di metri quadrati attualmente inutilizzati è essenziale per decidere quali sono le opzioni migliori per ottimizzare questo spazio extra.

Il costo attuale di questa perdita di spazio

Uno dei motivi principali per cui si parla dell'aumento dello spazio in un ufficio non sfruttato è che è diventato un vero problema per le aziende, soprattutto dal punto di vista finanziario. Ma sai quanto spendi realmente per questo spazio vuoto? Fai i conti e probabilmente rimarrai di stucco. Per avere un'idea, utilizza il nostro Calcolatore di Lavoro Flessibile e scopri quanto potresti risparmiare ottimizzando il tuo spazio di lavoro in base alle tue reali esigenze.

Utilizzo dello spazio in ufficio: i 3 passi per affrontare questo problema del mondo moderno

Fase 1: rendere l'ufficio di nuovo attraente

Una diminuzione dell'occupazione del posto di lavoro è normale quando si introducono modalità di lavoro flessibili. Tuttavia, è altrettanto normale desiderare di vedere il personale in sede più spesso quando si paga uno spazio per l'ufficio. Quindi, cosa si può fare? Innanzitutto, riprogettare il layout dell'ufficio e renderlo più agile, in modo che le persone siano contente di venire in sede e siano soddisfatte dell'ambiente di lavoro aziendale come se fossero a casa. Il lavoro a distanza aumenta l'equilibrio tra vita privata e lavoro e la produttività. Assicurati di costruire uno spazio di lavoro che offra ai membri del tuo team tutto ciò di cui hanno bisogno, che aumenti il benessere dei dipendenti e li faccia prosperare.

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👉 Scopri perché le aziende che costringono i dipendenti a tornare in ufficio corrono grossi rischi e perché creare attrazione è meglio!

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Fase 2: riutilizzare la sala in più con idee incentrate sui dipendenti

La centralità del dipendente è il futuro del lavoro e l'elemento centrale che differenzia le aziende attraenti e di successo dalle altre. Per questo motivo, l'idea di riutilizzare questi spazi vuoti per migliorare l'esperienza dei dipendenti è un'ottima soluzione per potenziare questo aspetto. Per esempio, è possibile: 

• avviare un centro di assistenza all'infanzia; 
• dedicare una sala specifica alle pratiche sportive e di benessere;
• creare un angolo caffè;
• implementare aree per le attività di team bonding;
• aprire una struttura per l'apprendimento e la formazione;
• ecc...

Fase 3: trasformare questa passività in un asset immobiliare

Se hai già fatto tutto quello che abbiamo detto, c'è un'ultima soluzione per trasformare questa perdita di spazio in qualcosa di positivo. Puoi trasformare quello che sembra un peso in una risorsa immobiliare. Per esempio, puoi istituire un sistema di hot desking per i tuoi spazi di lavoro vuoti e mettere a disposizione di altre aziende le scrivanie e le sale riunioni inutilizzate. Puoi anche riorganizzare il tuo ufficio per liberare un intero piano o un'area abbastanza grande da poterla subaffittare a imprese esterne (in accordo con il proprietario dell'edificio). Le piccole startup sono alla ricerca di opportunità di affitto a basso costo, quindi è un vantaggio per tutti!

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Ci auguriamo che questo articolo ti aiuti a sfruttare al meglio lo spazio inutilizzato dell'ufficio e ti dia qualche idea su come trasformare questa passività in una risorsa per la tua azienda. Sia che tu decida di trasformare questo spazio extra per creare nuove aree incentrate sulle persone per il tuo personale, sia che lo utilizzi come nuova fonte di reddito, il risultato finale non può che essere positivo. 

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