Onboarding in un ambiente ibrido: 7 best practice per superare le sfide

L'onboarding in un ambiente ibrido non può essere fatto come in una configurazione tradizionale. Tuttavia, l'onboarding delle persone da remoto diventa sempre più comune, poiché le modalità di lavoro flessibili fanno ormai parte del nostro modo di lavorare e sono essenziali per promuovere la soddisfazione, la produttività e la fidelizzazione dei dipendenti.

Quindi, come si fa a creare un senso di appartenenza quando i nuovi assunti incontrano solo occasionalmente i loro colleghi di persona? Quali strategie puoi attuare per migliorare l'esperienza di onboarding delle persone che lavorano in sedi diverse? Come puoi assicurarti di iniziare questa nuova collaborazione con il piede giusto? 

Il legame con il luogo di lavoro, il legame con il team, la comprensione degli strumenti e delle procedure, l'accettazione della cultura... Sono tutti aspetti che rafforzano un processo di onboarding che fa la differenza nel percorso dei tuoi dipendenti. 

In questo articolo, condividiamo 7 best practice da implementare per un onboarding di successo dei talenti. Ma prima è fondamentale capire quali sono le principali sfide che un lavoratore ibrido può incontrare quando entra in una nuova azienda.

Le principali sfide dell'onboarding in un ambiente di lavoro ibrido 

In un ambiente di lavoro ibrido è più difficile cogliere la cultura dell'azienda

Una delle sfide più grandi in una configurazione di lavoro ibrida o a distanza è quella di mantenere una forte cultura aziendale. È difficile sostenere questo aspetto con lavoratori che sono al tuo fianco da molto tempo. Immagina quindi di costruire questo pilastro fondamentale dell'esperienza dei dipendenti e della connessione con il luogo di lavoro con i nuovi assunti. È difficile per loro cogliere le caratteristiche culturali dell'azienda se non vengono in sede e non vedono i colleghi tutti i giorni. Pertanto, è fondamentale che, fin dalla fase di preboarding, ogni parte della tua strategia di onboarding e del percorso dei dipendenti rispecchi la tua cultura organizzativa. 

Creare connessioni autentiche è più difficile con le interazioni virtuali

È difficile "sentire l'ambiente" quando i colleghi sono dietro i loro schermi e interagiscono con i loro nuovi colleghi principalmente durante le riunioni. I dipendenti appena arrivati possono fare fatica a percepire un senso di appartenenza e di inclusione. Gli eventi sociali sono un'ottima idea per aiutare i nuovi membri a conoscere i colleghi. Tuttavia, le attività di team bonding di persona e le interazioni informali sono essenziali per rompere il ghiaccio e iniziare a creare legami autentici.

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La sensazione di solitudine e smarrimento è più comune

Quando si recano in ufficio ogni giorno, c'è una maggiore possibilità che i dipendenti interagiscano con i nuovi membri del team in modo più naturale. Per esempio, possono iniziare una conversazione durante la pausa caffè o il pranzo per verificare come stanno andando le cose e se hanno bisogno di qualcosa. È meno probabile che questo accada quando le persone lavorano da casa per metà del tempo. Per una recluta, questa fase può essere difficile. Può iniziare a sentirsi solo e smarrito. Potrebbe non osare chiedere aiuto perché potrebbe essere visto come un segno di inadeguatezza alla posizione o all'azienda.

L'adozione delle pratiche di comunicazione del team può essere impegnativa all'inizio

Ogni team ha il suo modo di comunicare e interagire. Utilizzano anche strumenti di collaborazione e comunicazione adatti alle loro esigenze specifiche. Quindi, quando i nuovi assunti si uniscono a un nuovo team, devono capire le pratiche di comunicazione e come orientarsi in questo sistema. Dove devono scrivere per chiedere informazioni? Quale piattaforma di comunicazione devono usare quando vogliono organizzare una riunione? Si parla di solito con un tono di voce formale o amichevole? E così via. All'inizio tutto questo può essere complicato e può portare a una comunicazione e a un'informazione errata.

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7 best practice di onboarding ibrido per il successo di questa fase fondamentale

1. Creare un'esperienza eccellente per i dipendenti prima che inizi il processo di onboarding

L'esperienza dei dipendenti è un aspetto vitale per ogni azienda. Ma la promozione di questo aspetto inizia prima del primo giorno dei tuoi nuovi colleghi. Inizia fin dal momento in cui annunci che hanno ottenuto il lavoro. Riuscire a creare una fiorente esperienza di preboarding favorisce la soddisfazione, l'impegno e l'entusiasmo nel conoscere i compagni di squadra e nell'iniziare la nuova esperienza lavorativa. Per esempio, un ottimo rituale di preboarding è l'invio di un pacchetto di benvenuto al nuovo personale. Se riesci a personalizzarlo, farai il botto! Tuttavia, sia che i dipendenti entrino in azienda virtualmente o di persona, l'esperienza dei dipendenti deve essere presa in considerazione in ogni fase. Le seguenti best practice mirano a promuovere questo aspetto fondamentale.

2. Progettare una politica dettagliata del processo di onboarding

Questa fase può richiedere tempo, ma è fondamentale. Per garantire il successo di questo processo, è necessario disporre di una politica chiara sulle modalità di inserimento di ogni nuovo membro del team. Ogni aspetto dell'azienda deve essere trattato, dalla spiegazione della tua politica di lavoro flessibile alla tecnologia utilizzata sul posto di lavoro, fino alle tue aspettative e ai tuoi valori. Una buona politica di onboarding ibrido dovrebbe anche includere:

• controlli regolari;
• sessioni individuali con il manager;
• eventi con il team durante la prima settimana;
• elenco delle domande e risposte più comuni;
• materiali per la formazione;
• orari di lavoro chiari;
• politica sul lavoro ibrido;
• moduli per il feedback.

3. Formazione del manager per l'inserimento dei nuovi membri del team 

Il ruolo dei manager nel processo di onboarding è fondamentale e va sottolineato. Uno studio sulla strategia di onboarding di Microsoft nel mondo ibrido rivela che "i nuovi dipendenti avevano 3,5 volte più probabilità di dichiararsi soddisfatti della loro esperienza di onboarding". Tuttavia, l'inserimento di lavoratori da remoto o ibridi è ancora relativamente nuovo per i leader, che non sempre conoscono le pratiche migliori da implementare per avere successo in questo processo. Imparare a inserire nuove persone in un team ibrido è essenziale. Puoi aiutarli condividendo questo articolo e offrendo loro una formazione online o di persona.

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4. Costruire il capitale sociale con un compagno per l'onboarding

Chi ha cambiato scuola a metà anno durante la propria infanzia probabilmente ricorda quanto sia stressante entrare in un sistema e in un nuovo gruppo di persone che già si conoscono. Non è diverso dall'entrare in una nuova azienda e iniziare un nuovo lavoro. Solo che, quando si tratta di un lavoro a distanza, trovare l'adattamento, conoscere i colleghi e capire come funzionano le cose è più impegnativo. Ma se hai un compagno che ti supporta, risponde alle tue domande e ti presenta il resto del team, l'esperienza di onboarding diventa molto più piacevole, non è vero? I compagni di onboarding sono senza dubbio un pilastro fondamentale per il successo dell'onboarding in un ambiente ibrido.

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5. Concentrarsi sulla fiducia e sulla trasparenza

La condivisione di informazioni su obiettivi, processi e sfide con i nuovi membri del team crea un'atmosfera di fiducia. Inoltre, una comunicazione trasparente fin dall'inizio permette alle persone di sentire subito un senso di appartenenza e di responsabilità. D'ora in poi sentiranno di far parte del team e che il loro contributo è importante quanto quello di chiunque altro. Inoltre, consente di creare legami forti e di stabilire un rapporto sano basato sulla fiducia. Infine, li aiuta a prevedersi in futuro come parte del team e dell'azienda. 

6. Apprendimento asincrono 

Quando si entra a far parte di un'azienda basata su una struttura lavorativa tradizionale, l'apprendimento dei processi e la familiarizzazione con i nuovi strumenti possono essere più facili, perché si ha sempre qualcuno vicino a cui fare domande. In un ambiente di lavoro ibrido, i nuovi membri del team potrebbero trascorrere alcuni giorni o settimane lavorando da casa prima di incontrare i colleghi per la prima volta. La creazione di un sistema di apprendimento asincrono è un concetto essenziale da implementare. Grazie alle risorse e al supporto online, i nuovi membri del team possono affrontare i loro problemi al proprio ritmo, senza sentirsi frustrati dall'assenza di qualcuno. 

 7. Utilizzare strumenti e tecnologie di collaborazione moderni

La buona notizia è che il progresso della tecnologia non si ferma mai. Oggi sono disponibili molti strumenti per creare un'ottima esperienza di onboarding ibrido. Per quanto riguarda le interazioni digitali, i dispositivi di realtà virtuale e gli strumenti di collaborazione online aiutano a minimizzare gli effetti della distanza fisica tra i dipendenti a distanza. Per esempio, invece di introdurre un processo di lavoro in forma scritta, registrare un video per spiegarlo passo dopo passo è molto più efficiente e interattivo. 

Per quanto riguarda l'esperienza in ufficio, una tecnologia ibrida come deskbird consente ai reclutatori di allineare i propri orari con quelli dei colleghi e di prenotare le scrivanie di conseguenza. Supponiamo che Paola si sia appena unita al team. Può fare click sulla nostra funzione di pianificazione settimanale per scoprire quando il suo compagno di corso sarà in ufficio la prossima settimana e prenotare una scrivania in quel giorno. Possono anche scegliere spazi di lavoro vicini per passare più tempo insieme, grazie alla planimetria dell'ufficio!

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Un foglio di istruzioni per creare un percorso di onboarding ibrido e fiorente

Dobbiamo ammettere che si tratta di molte informazioni da memorizzare e di un processo lungo ma essenziale da implementare. Per aiutarti a iniziare, ecco un foglio informativo con i principali elementi da tenere a mente quando crei il programma di onboarding per la tua forza lavoro ibrida:

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• Progettare una fase di pre-boarding;

• Formare i dirigenti e sottolineare il loro ruolo;

• Chiedere ai leader di pianificare regolarmente incontri individuali;

• Fornire materiale formativo sincrono e asincrono;

• Associare i nuovi membri del team a compagni di lavoro;

• Organizzare eventi di squadra per rompere il ghiaccio e creare legami;

• Controllare spesso le nuove leve per vedere se hanno bisogno di qualcosa;

• Essere trasparente con i nuovi assunti fin dall'inizio;

• Coinvolgerli nelle riunioni e nelle decisioni importanti;

• Usare la tecnologia come alleato.

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→ Scarica il foglio informativo sull'onboarding del lavoro ibrido

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Speriamo che questo articolo ti faccia capire meglio cosa significa e cosa comporta l'onboarding in un ambiente ibrido. Cercare di forzare il nuovo personale su Zoom come si farebbe in un ambiente tradizionale non funziona. È necessario fare di più e creare un'esperienza di onboarding ibrida unica. Le sfide menzionate in questo articolo sono le più comuni a cui si fa riferimento da quando sono iniziati gli accordi di lavoro flessibile. Tuttavia, ricorda che ognuno è diverso. L'adozione di un approccio personalizzato e orientato alle persone è essenziale per creare un programma di onboarding di successo. Fortunatamente, lo sviluppo di tecnologie efficaci e incentrate sull'uomo ti aiuta a migliorare questa importante fase del percorso dei tuoi dipendenti. 

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