Detrazioni fiscali per il lavoro a distanza: informazioni chiave per i dipendenti europei e americani

La stagione fiscale è iniziata per la maggior parte dei Paesi del mondo. Poiché molti dipendenti hanno abbracciato politiche di lavoro flessibile, potrebbero venire da te a chiedere informazioni sulle detrazioni fiscali per il lavoro a distanza. Possono richiedere un'agevolazione fiscale perché lavorano da casa per metà del tempo? Possono ottenere uno sgravio fiscale per le bollette di elettricità, Internet e riscaldamento? Vale la pena richiedere uno sgravio fiscale per il lavoro a distanza?

Per la maggior parte delle persone, le tasse sono un rompicapo 🤯. Se dobbiamo essere onesti, sappiamo che questo argomento non è il più attraente in assoluto. Tuttavia, abbiamo raccolto tutte le domande pertinenti che i membri del tuo team ibrido probabilmente si porranno prima di presentare i moduli per la dichiarazione dei redditi. Sempre con l'obiettivo di creare un ambiente di lavoro più incentrato sui dipendenti e positivo, questo articolo ti aiuterà a dare loro risposte chiare e semplici. 

Esistono tuttavia leggi e sistemi fiscali diversi in ogni Paese, Stato e talvolta anche città. Nella nostra ricerca ci siamo concentrati principalmente sulle politiche fiscalistatunitensi ed europee. Se hai domande o bisogno di ulteriori informazioni, consulta uno specialista fiscale competente riguardo alle regolamentazioni vigenti nel tuo Paese.

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Come funziona la detrazione fiscale per il lavoro a distanza negli Stati Uniti?

La legge sul taglio delle tasse del 2018: un colpo basso per i dipendenti W-2

Il sistema fiscale statunitense non è molto favorevole per i collaboratori in smart working. A partire dalla riforma del taglio delle tasse del 2018, i dipendenti W-2 non possono più detrarre le spese per l'ufficio da casa dai loro moduli fiscali. In altre parole, i lavoratori che hanno ricevuto una busta paga o un W-2 esclusivamente da un'azienda non possono più richiedere un'agevolazione fiscale.

Tuttavia, se alcuni dei tuoi collaboratori sono assunti con un contratto da freelance e talvolta lavorano da casa, hanno diritto a un'esenzione sul loro reddito imponibile. In questo caso, possono scegliere tra due sistemi di detrazione fiscale: il metodo semplificato e quello ordinario.

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Le due opzioni di detrazione fiscale per gli altri lavoratori a distanza negli Stati Uniti

Metodo di deduzione fiscale regolare

I lavoratori autonomi possono detrarre una percentuale delle spese ammissibili per l'home office in base alle dimensioni del loro spazio di lavoro. Per esempio, se l'angolo dell'ufficio rappresenta il 10% della superficie totale dell'appartamento o della casa, si può richiedere il 10% delle spese ammissibili. Questo è il metodo regolare di detrazione fiscale. Ciò implica la registrazione di tutte le spese e la conservazione di tutte le ricevute.

Opzione semplificata

Il metodo precedente può essere più vantaggioso dell'opzione semplificata. Tuttavia, richiede disciplina e tempo per calcolare tutto e completare tutte le pratiche (a meno che il tuo staff di freelance non assuma dei professionisti che lo facciano per loro). L'opzione "semplificata" consente ai freelance di detrarre 5 dollari per ogni piede quadrato di ufficio. Il limite è di 300 piedi quadrati e 1.500 dollari.

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Caso specifico per i dipendenti che lavorano e vivono in Stati diversi

Supponiamo che alcuni membri del team da remoto vivano in Oregon, ma che la sede centrale della tua azienda sia in California. Quale legge fiscale viene applicata? Come evitare di pagare in entrambi gli Stati? Per questi dipendenti è fondamentale compilare un modulo fiscale per non residenti. In questo modo, possono accreditare le imposte pagate nel loro Stato "di lavoro" a fronte dell'imposta dovuta nel loro Stato di residenza. Si può anche fare il contrario, a seconda dello Stato con le aliquote fiscali più alte. Sembra complicato? È normale, e anche il tuo personale potrebbe sentirsi sopraffatto. Per questo motivo, la soluzione migliore è spesso quella di rivolgersi a specialisti fiscali per una consulenza o lasciare che siano loro a occuparsi di tutto.

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I dipendenti a distanza europei possono beneficiare di detrazioni per l'home office?

Italia, Spagna, Portogallo e Polonia: i governi hanno ancora molto da fare per sostenere i lavoratori a distanza

Per i dipendenti da remoto italiani, spagnoli, portoghesi e polacchi, la possibilità di detrarre fiscalmente il lavoro a distanza è (finora) scarsa o assente. I governi di questi quattro Paesi europei incoraggiano le imprese a compensare i propri dipendenti, ma non è obbligatorio. Alcuni di essi, come la Polonia, hanno recentemente lavorato alla creazione di una nuova legge che consente ai dipendenti di detrarre parte delle spese sostenute per il lavoro a distanza. Dall'aprile 2023, le aziende polacche sono tenute a versare ai propri dipendenti un'indennità mensile. Tuttavia, sebbene l'importo sia deducibile dalle tasse, non è ancora chiaro quanto i datori di lavoro debbano compensare i loro collaboratori.

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Germania, Francia, Paesi Bassi, Austria, Irlanda e Grecia: gli uffici fiscali autorizzano i dipendenti a dedurre le spese sostenute per l'home office

L'importo che i lavoratori a distanza possono detrarre dalle tasse varia da un governo europeo all'altro. Ma in contrapposizione ai Paesi sopra citati, molti altri hanno adeguato le loro leggi sul lavoro all'adozione di un lavoro più flessibile. Germania, Francia, Paesi Bassi, Austria, Irlanda e Grecia offrono solitamente un compenso giornaliero o annuale. Ecco una tabella per capire meglio i vantaggi delle detrazioni fiscali per il lavoro a distanza di ciascun Paese.

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Belgio: il paese più vantaggioso in Europa per le detrazioni fiscali dei lavoratori a distanza

Il sistema belga di detrazioni fiscali per l'home office è finora il migliore tra tutti i Paesi europei citati in questo articolo. I dipendenti a distanza hanno diritto a un importo settimanale di 142,95 euro non appena svolgono un minimo di un giorno di lavoro a casa e la loro organizzazione concede loro i benefici. In totale, si tratta di 1715,40 euro in più che i membri del team possono ricevere senza essere tassati. Un altro vantaggio è che questa giornata di lavoro a distanza può essere suddivisa e programmata in base alle esigenze dei lavoratori. Per esempio, possono lavorare a casa 2 mezze giornate alla settimana o sfruttare tutti i giorni di lavoro da casa assegnati nella stessa settimana.

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In che modo le aziende possono supportare i loro lavoratori da remoto con le spese per l'home office?

Creare un database con tutte le domande più frequenti (FAQ)

Quando si vuole essere di supporto e aiutare i propri dipendenti con le tasse, il primo passo è creare un database che risponda alle domande più comuni. Alcune risposte rimangono valide da un anno all'altro. Altre diventano obsolete. È fondamentale mantenere il sistema di FAQ aggiornato e accurato. Qualche settimana prima dell'inizio della stagione fiscale, chiedi al tuo personale di condividere tutte le domande che gli vengono in mente su questo argomento. Puoi anche includere altre domande che non sono state evidenziate. Il vantaggio è che conosci bene il loro profilo e puoi adattare le FAQ di conseguenza. Avrai poi un po' di tempo per raccogliere le risposte e le migliori pratiche da adottare in materia di tasse.

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Fornire assistenza gratuita da parte di uno specialista fiscale quando arriva la stagione fiscale

Tranne nel caso in cui alcuni membri del tuo team abbiano una passione nascosta per i numeri, la compilazione dei moduli fiscali non è di solito percepita come un momento piacevole. Puoi supportare i tuoi dipendenti in diversi modi per facilitare questo compito imperativo. Per esempio, esistono dei software per la preparazione delle tasse. Falli conoscere ai tuoi collaboratori e consiglia un elenco di quelli più affidabili. Ma se vuoi fare un passo in più per il tuo team, consiglia loro di farsi aiutare da un esperto fiscale e offri loro di pagare una parte delle spese di consulenza. I tuoi dipendenti apprezzeranno sicuramente questo gesto!

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Essere corretti e farsi carico di alcune spese dei dipendenti da remoto

Gli accordi di lavoro flessibile sono vantaggiosi per i datori di lavoro e per i lavoratori. Per le organizzazioni, risparmiare su immobili, bollette e altre spese è una grande opportunità. Per i membri del team, consente loro di trovare un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro. Tuttavia, può anche aumentare alcuni dei loro costi di vita, come le bollette dell'elettricità. Le aziende possono adottare un approccio incentrato sui dipendenti nei Paesi in cui le detrazioni fiscali per il lavoro a distanza non sono applicabili. Possono compensare i loro dipendenti a distanza e farli rientrare nei benefit aziendali. Ciò contribuisce a promuovere una cultura aziendale positiva, a migliorare l'esperienza dei dipendenti e ad aumentare la soddisfazione generale. 

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Le detrazioni fiscali per il lavoro a distanza rimangono un argomento recente per i governi; ovviamente, ci sarà sempre un margine di miglioramento. La riforma del taglio delle tasse negli Stati Uniti del 2018 è valida fino al 2025. Si spera che in seguito venga messo in atto un sistema più vantaggioso. In Europa, Spagna, Italia e Portogallo sono in ritardo per quanto riguarda le politiche di detassazione degli lavoratori in smart working. Ma è molto probabile che questi Paesi si adeguino anche su questo tema. Germania, Francia, Paesi Bassi, Austria, Irlanda, Grecia e Belgio si sono adattati ai nuovi modi di lavorare e hanno stabilito agevolazioni fiscali per i dipendenti da remoto. Indipendentemente dalla sede della tua azienda, supportare il tuo personale quando inizia la stagione fiscale fa parte dell'essere incentrati sui dipendenti. Non solo puoi rimanere a disposizione per rispondere alle loro domande, ma puoi anche creare un database di FAQ o assumere un esperto fiscale. Infine, puoi offrire loro un compenso per il lavoro a distanza se non è possibile una detrazione fiscale.

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Prima di lasciare questo articolo, abbiamo un'ultima domanda: sei soddisfatto del tuo sistema di gestione del posto di lavoro ibrido? Anche i membri del tuo team ne sono soddisfatti?  

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Fonti:

• Working remotely? Here are 4 things to pay attention to this tax season, CNBC;
• Tax Tips for Employees Who Work at Home, Intuit Turbotax;
• Tax relief - how different European countries tax working from home, N26. 

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