I colleghi discutono degli strumenti di gestione dell'ufficio
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8 app utili da usare per la gestione dell'ufficio

Pubblicato:

2 luglio 2024

Aggiornato:

4 luglio 2024

Con i giusti strumenti di gestione dell'ufficio, la supervisione di un luogo di lavoro ibrido diventa molto più semplice. I responsabili d'ufficio hanno il loro bel da fare e si destreggiano tra le responsabilità, dalla programmazione delle riunioni all'organizzazione di eventi, sempre nel rispetto del budget. Senza un'attrezzatura adeguata, questi compiti possono accumularsi e diventare opprimenti. Le risorse giuste possono semplificare le operazioni quotidiane e mantenere tutto sotto controllo.

Ti aiutano a semplificare i processi per ottenere il massimo dalla tua attività. Queste soluzioni offrono vantaggi significativi come la facilità di prenotazione delle scrivanie e delle sale, l'analisi in tempo reale per monitorare l'utilizzo degli spazi e le semplici integrazioni per far funzionare tutto senza intoppi.

Questo post del blog illustra 8 tipi di software di gestione dello spazio di lavoro essenziali per aiutarti a gestire efficacemente il tuo ambiente di lavoro flessibile. Ma iniziamo analizzando il motivo per cui questi strumenti digitali sono oggi più critici che mai.

Perché gli strumenti di gestione dell'ufficio sono più importanti che mai?

L'ascesa della digitalizzazione nelle imprese

La digitalizzazione sta cambiando il gioco per le aziende. La tecnologia semplifica i processi e migliora la comunicazione. Passando al digitale, è possibile risparmiare tempo e ridurre le pratiche burocratiche. È facile condividere rapidamente le informazioni, gestire le attività in modo efficiente e rimanere connessi, anche da remoto. I moderni strumenti per la postazione di lavoro sono in grado di soddisfare le esigenze degli uffici di oggi, mantenendo tutti sulla stessa lunghezza d'onda e facendo funzionare le operazioni senza intoppi.

L'obiettivo infinito di aumentare lo spazio e ottimizzare i costi

Gli strumenti di gestione degli uffici consentono anche di ridurre i costi e di utilizzare meglio lo spazio. Ti aiutano a ottimizzare i layout, a coordinare le prenotazioni e a monitorare l'utilizzo. Identificando le aree sottoutilizzate e non utilizzate, è possibile ripensare la strategia di pianificazione degli spazi per migliorare l'ambiente di lavoro. Far fruttare ogni metro quadrato fa risparmiare denaro e crea un ambiente di lavoro più produttivo. Usare le risorse in modo oculato ti permette di portare il tuo business più in alto.

La costante ricerca di maggiore efficienza ed efficacia

Questi strumenti automatizzano le attività di routine, semplificano i flussi di lavoro e incrementano la collaborazione per i team IT e i leader, ma anche per i dipendenti. Loro avranno più tempo per concentrarsi sulle cose importanti. È possibile tenere tutto organizzato grazie a funzioni come la pianificazione automatica e il tracciamento delle attività. Per esempio, è possibile utilizzare una piattaforma che combina pianificazione, gestione dei progetti e comunicazione in un unico luogo. Questa integrazione riduce gli errori e garantisce che ognuno conosca le proprie responsabilità. In questo modo, il personale lavora in modo efficiente e rimane in carreggiata.

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Quali sono gli strumenti indispensabili per la gestione dell'ufficio?

1. Software per la gestione degli spazi in ufficio

Perché l'utilizzo di un software per la gestione degli spazi in ufficio è utile? 

La gestione dello spazio di lavoro può essere una sfida, soprattutto per i team ibridi. Il software di gestione degli spazi d'ufficio semplifica questo aspetto. Ti aiuta a utilizzare ogni centimetro in modo efficace, riducendo lo spreco di spazio e risparmiando denaro. Inoltre, si ottengono dati in tempo reale per prendere decisioni rapide e intelligenti. Questi tipi di software si adattano rapidamente ai cambiamenti, il che è un altro aspetto essenziale, vista la rapidità con cui si evolvono il mondo del lavoro e le aspettative dei dipendenti. In questo modo le cose funzionano senza intoppi e lo spazio di lavoro viene ottimizzato a vantaggio del team.

Qual è il miglior software per la gestione degli spazi in ufficio?

Ecco alcuni dei principali strumenti di gestione degli spazi in ufficio da prendere in considerazione: 

  • deskbird: offriamo una soluzione facile da usare per la prenotazione della scrivania e la pianificazione della settimana.
  • iOffice: semplifica le operazioni della struttura e migliora l'utilizzo dello spazio.
  • OfficeSpace: ottimizza l'uso dello spazio e pianifica efficacemente il layout dell'ufficio.

Tabella di confronto
Strumento Caratteristiche principali Prezzo Prova gratuita
deskbird
  • prenotazione della scrivania
  • prenotazione delle sale
  • prenotazione per gli ospiti
  • pianificazione settimanale
  • analytics del posto di lavoro
  • integrazioni senza interruzioni
  • assegnazione dello spazio di lavoro
  • planimetrie interattive
  • e molto altro
A partire da 1,95€ per utente al mese con il piano annuale
iOffice
  • gestione della struttura
  • operazioni semplificate
Dettagli sui prezzi non chiari No
OfficeSpace
  • gestione dello spazio
  • gestione dei traslochi
  • prenotazione della scrivania
  • reportistica e analisi
  • gestione della struttura
Dettagli sui prezzi non chiari

2. Software di prenotazione di scrivanie e sale

Perché è fondamentale utilizzare un sistema di workspace booking? 

Il sistema di workspace booking semplifica la prenotazione di scrivanie e sale. Impedisce le doppie prenotazioni e fa procedere il tuo programma ibrido senza intoppi. Con pochi click, il tuo team sa esattamente dove deve essere, aumentando la produttività. Ognuno ha il suo posto di lavoro, il che riduce lo stress e la confusione.

Quali sono i migliori software di workspace booking ?

Ecco alcuni ottimi strumenti di workspace booking che possono semplificare la gestione dell'ufficio:

  • deskbird: facilitiamo la prenotazione della scrivania e la pianificazione della settimana 
  • Clearooms: prenota facilmente scrivanie e sale riunioni e ottieni rapporti sull'utilizzo.
  • Tactic: programma con facilità le scrivanie e le sale in una ambiente di lavoro ibrido.

Tabella di confronto
Strumento Caratteristiche principali Prezzo Prova gratuita
deskbird
  • prenotazione della scrivania
  • prenotazione della sala
  • prenotazione per gli ospiti
  • pianificazione settimanale
  • analytics del luogo di lavoro
  • integrazioni perfette
  • assegnazione dello spazio di lavoro
  • planimetrie interattive
  • e altro ancora
A partire da 1,95€ al mese per utente con il piano annuale
Clearooms
  • prenotazione della scrivania
  • programmazione delle sale riunioni
  • report di utilizzo
A partire da 80€ al mese per utente, in base all'utilizzo
Tactic
  • prenotazione della scrivania
  • mappe dell'ufficio
  • programmazione delle riunioni
A partire da 2,25 $/scrivania al mese

🎬 Scopri come possiamo supportare il tuo ambiente di lavoro ibrido in questo video di meno di 2 minuti sulle funzionalità dell'app deskbird!

3. Piattaforme di comunicazione online

Perché è importante utilizzare una piattaforma di comunicazione online?

Mantenere i team ibridi in contatto tra loro è fondamentale, soprattutto se lavorano da luoghi diversi e in orari diversi. Le piattaforme di comunicazione online facilitano questo compito e lavorare in modo efficiente senza di esse è diventato impossibile. Combinano messaggistica istantanea, videochiamate e condivisione di file in un unico luogo. Questo aiuta tutti a rimanere sulla stessa lunghezza d'onda, sia che siano presenti in ufficio sia che lavorino da remoto. 

Quali sono i migliori strumenti di comunicazione online?

Ecco alcuni famosi strumenti di comunicazione:

  • Slack: comunica con il tuo team attraverso la messaggistica e i canali.
  • Microsoft Teams: si integra con la suite Office per le chiamate vocali, le videochiamate e i messaggi.
  • Zoom: consente di condurre videoconferenze con condivisione dello schermo e registrazione.

Tabella di confronto
Strumento Caratteristiche principali Prezzo Prova gratuita
Slack
  • messaggistica
  • canali
  • integrazione con gli strumenti di lavoro
  • condivisione di file
Piano gratuito - I piani a pagamento partono da 8,25 €/mese.
Microsoft Teams
  • testo
  • voce
  • videochiamate
  • integrazione con la suite Office
A partire da $4,00 utente/mese Sì (non per il piano base)
Zoom
  • videoconferenze
  • registrazione schermo
  • condivisione dello schermo
Piano gratuito - I piani a pagamento partono da 15,99 $/mese/utente con fatturazione mensile No (ma è disponibile un piano gratuito)

4. Soluzioni di gestione finanziaria

Perché è essenziale utilizzare uno strumento di gestione finanziaria digitale?

Anche i team finance possono ricevere un piccolo supporto dagli strumenti di gestione dell'ufficio. Le soluzioni di gestione finanziaria digitale consentono di monitorare le finanze dell'azienda. Automatizzano le attività di fatturazione, spese e buste paga, facendo risparmiare tempo e riducendo gli errori. Con tutto in un unico posto, possono facilmente monitorare i bilanci, prevedere i costi e prendere decisioni informate.

Quali sono i migliori software di gestione finanziaria?

Ecco alcuni ottimi software di gestione finanziaria:

  • Xero: gestisci in modo efficiente fatturazione, spese e buste paga.
  • Expensify: gestisci le spese scansionando le ricevute e importando le informazioni della carta di credito.
  • Wave: software gratuito per fatturazione, pagamenti e buste paga.

Tabella di confronto
Strumento Caratteristiche principali Prezzo Prova gratuita
Xero
  • fatturazione
  • gestione dell'inventario
  • riconciliazione bancaria
A partire da 29$ al mese.
Expensify
  • rendicontazione delle spese
  • tracciabilità delle ricevute
  • gestione dei rimborsi
A partire da 5$ per utente/mese con abbonamento annuale
Wave
  • fatturazione
  • pagamenti
  • libro paga
Piano gratuito e piano Pro a 16$ al mese con fatturazione mensile No (ma è disponibile un piano gratuito)

5. Sistemi di gestione delle risorse umane

Perché è utile utilizzare sistemi di gestione delle risorse umane?

I sistemi di gestione delle risorse umane semplificano il lavoro dei tuoi colleghi, automatizzando attività come il monitoraggio dei dati del personale e delle buste paga. Forniscono loro dati in tempo reale, aiutandoli a prendere decisioni migliori. Queste soluzioni migliorano anche il coinvolgimento dei dipendenti, offrendo loro un accesso semplice ai servizi HR e aumentando la loro soddisfazione. 

In questo modo potrai dedicare meno tempo alle attività amministrative e più al miglioramento dell'ambiente d'ufficio. La gestione delle risorse umane è semplice ed efficiente.

Quali sono i migliori sistemi di gestione delle risorse umane?

Potresti provare questi sistemi di gestione delle risorse umane:

  • Gusto: semplifica le buste paga, i benefit e la gestione del personale.
  • BambooHR: una piattaforma facile da usare per tutto ciò che riguarda le risorse umane.
  • ADP Workforce Now: gestisci buste paga, dipendenti e talenti in un unico luogo.

Tabella di confronto
Strumento Caratteristiche principali Prezzo Prova gratuita
Gusto
  • libro paga
  • benefit
  • gestione delle risorse umane
A partire da 40$ al mese No
BambooHR
  • database dei dipendenti e reportistica
  • paghe, orari e benefit
  • assunzione e inserimento
I dettagli dei prezzi non sono trasparenti No
ADP Workforce Now
  • libro paga
  • gestione delle risorse umane
  • gestione dei talenti
  • amministrazione dei benefit
I dettagli dei prezzi non sono trasparenti No

6. Strumenti per il project management

Perché è indispensabile utilizzare un software per la gestione dei progetti?

Il software per la gestione dei progetti è un elemento fondamentale per i team leader in un ambiente di lavoro ibrido. Ti aiuta a pianificare e organizzare le attività, assicurandoti che tutto fili liscio. Con questi strumenti è possibile assegnare compiti, fissare scadenze e monitorare i progressi in un unico luogo. In questo modo tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda e la produttività aumenta. 

Quali sono i migliori strumenti di gestione dei progetti?

Verifica questo popolare software di gestione dei progetti:

  • Asana: traccia attività e progetti con viste flessibili.
  • Trello: gestisci le attività in modo visivo con schede, elenchi e carte.
  • ClickUp: organizza le attività con elenchi di cose da fare, promemoria e tracciamento degli obiettivi.

Tabella di confronto
Strumento Caratteristiche principali Prezzo Prova gratuita
Asana
  • gestione dei compiti
  • monitoraggio del progetto
  • viste flessibili
Piano gratuito - Piani a pagamento a partire da 13,49 €/mese. No (ma è disponibile un piano gratuito)
Trello
  • gestione visiva delle attività
  • schede Kanban
  • elenchi
  • automazione
  • modelli
  • schede
Piano gratuito - I piani a pagamento partono da 5$ per utente/mese con fatturazione annuale Sì, per il piano Premium
ClickUp
  • elenchi di cose da fare
  • promemoria
  • tracciamento degli obiettivi e del tempo
Piano gratuito - I piani a pagamento partono da 7$ per utente/mese con fatturazione annuale No (ma è disponibile un piano gratuito)

7. Piattaforme di condivisione e gestione dei documenti

Perché è inevitabile utilizzare una soluzione di condivisione e gestione dei documenti?

Le soluzioni per la condivisione e la gestione dei documenti consentono di organizzare i file e di accedervi facilmente. Consentono di archiviare, condividere e collaborare con i documenti in modo sicuro. Questo software semplifica la ricerca e il recupero del materiale chiave, facendo risparmiare tempo a te e ai tuoi colleghi. Inoltre, garantisce che tutti abbiano la versione più recente dei documenti. Pertanto, semplificando la gestione dei documenti, si aumenta l'efficienza e si riducono gli errori. 

Quali sono i migliori strumenti di condivisione e gestione dei documenti?

Alcuni dei principali strumenti di condivisione e gestione dei documenti includono:

  • Google Workspace: archivia e condividi documenti e collabora in tempo reale.
  • Dropbox: condividi facilmente i file grazie ad ampie integrazioni.
  • Box: gestisci i documenti e collabora senza problemi.

Tabella di confronto
Strumento Caratteristiche principali Prezzo Prova gratuita
Google Workplace
  • cloud storage
  • strumenti di produttività
  • controllo dell'amministrazione
A partire da 6$ al mese per utente, con un impegno di un anno
Dropbox
  • condivisione di file
  • sincronizzazione
  • integrazioni estese
A partire da 10€ per utente/mese
Box
  • gestione dei file
  • funzioni di ricerca
  • collaborazione senza soluzione di continuità
A partire da 18€ per utente/mese, con un minimo di 3 utenti No

8. Software di pianificazione dei dipendenti

Perché è utile utilizzare un software di pianificazione dei dipendenti?

Se fai parte della maggioranza delle organizzazioni che hanno adottato un modello di lavoro ibrido e flessibile negli ultimi 2 anni, l'utilizzo di un software di pianificazione dei dipendenti è necessario. Semplifica l'hybrid scheduling e allo stesso tempo aumenta la collaborazione e la produttività aziendale. Le operazioni vengono semplificate grazie a calendari automatizzati, che facilitano la copertura dei turni e le richieste di ferie. I membri del team ricevono orari chiari e coerenti, il che aumenta la soddisfazione e la fidelizzazione. Questo strumento garantisce la conformità alle leggi sul lavoro e consente alla tua forza lavoro di conciliare vita privata e professionale.

Quali sono i migliori software di pianificazione dei dipendenti?

Tra i principali software di pianificazione dei dipendenti vi sono:

  • deskbird: soluzioni di prenotazione e pianificazione settimanale.
  • Sling: gestisci il tempo, programma i turni e comunica in modo efficiente.
  • When I Work: registra le entrate e le uscite, richiedi le ferie e gestisci gli orari da mobile.

Tabella di confronto
Strumento Caratteristiche principali Prezzo Prova gratuita
deskbird
  • prenotazione della scrivania
  • prenotazione della sala
  • prenotazione per gli ospiti
  • pianificazione settimanale
  • analytics del luogo di lavoro
  • integrazioni perfette
  • assegnazione dello spazio di lavoro
  • planimetrie interattive
  • e altro ancora
A partire da 1,95€ al mese per utente con il piano annuale
Sling
  • gestione del tempo
  • programmazione
  • comunicazione
Piano gratuito - Piano a pagamento a partire da 2$ per utente/mese
When I Work
  • ingresso e uscita
  • richieste di ferie
  • applicazione mobile
A partire da 2,50$ per utente/mese

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Perché deskbird è un software di gestione dello spazio di lavoro fondamentale da includere nel tuo kit di strumenti?

Software per la prenotazione di scrivanie e sale semplice da usare

Il software di prenotazione delle scrivanie di deskbird semplifica la gestione degli spazi di lavoro. Con pochi click, è possibile prenotare una scrivania, una sala o qualsiasi spazio di lavoro necessario (e persino il parcheggio! 🚗). Il nostro sistema di facile utilizzo riduce il fastidio della gestione degli spazi e garantisce che tutti abbiano un posto quando necessario. Dimentica la confusione e il caos delle prenotazioni manuali. Il nostro strumento semplifica il processo per te e per il tuo team, rendendo le operazioni quotidiane più fluide ed efficienti.

Moderna planimetria interattiva

Con la planimetria interattiva di deskbird è possibile vedere esattamente dove si trovano tutti in qualsiasi momento. Questa funzione rende più facile la connessione e la collaborazione. Invece di andare in giro a cercare i colleghi, basta individuare rapidamente la loro posizione e organizzarsi di conseguenza. La rappresentazione visiva dello spazio di lavoro aiuta a ottimizzare l'uso dello spazio, a migliorare la disposizione degli uffici e a incrementare il flusso di lavoro complessivo.

Analisi del luogo di lavoro in tempo reale

Il nostro software fornisce anche delle analisi in tempo reale della postazione di lavoro che mostra come viene utilizzato lo spazio a disposizione. Quante persone vengono in sede ogni giorno? Quali sono le sale riunioni più utilizzate? Quali sono le scrivanie più prenotate nel tuo ufficio? Questi dati aiutano a prendere decisioni informate sull'allocazione e l'utilizzo dello spazio, ottimizzando il layout per la massima soddisfazione ed efficienza dei dipendenti. Inoltre, la comprensione delle tendenze di occupazione e dei modelli di utilizzo consente di ridurre i costi ottimizzando e utilizzando lo spazio in modo più efficiente.

Integrazioni senza interruzioni

Le integrazioni sono un must quando si cercano le migliori tecnologie in cui investire per il proprio spazio di lavoro. deskbird si integra perfettamente con piattaforme come MS Teams e Slack per inserirsi senza problemi nel flusso di lavoro esistente. Queste integrazioni consentono una comunicazione e un coordinamento accessibili all'interno del team. Che si tratti di programmare riunioni o pianificare eventi, deskbird lavora in armonia con le tue app preferite, diventando un'aggiunta versatile al tuo kit di strumenti per la gestione dello spazio di lavoro.

Nuove funzionalità moderne e aggiornate

Aggiorniamo continuamente le nostre funzioni e ne sviluppiamo di nuove per stare al passo con le ultime tendenze del futuro del lavoro e per soddisfare le vostre aspettative. Ascoltiamo i feedback dei nostri utenti per offrire la migliore esperienza possibile. Questo significa che avrai sempre accesso al software più innovativo per la gestione dello spazio di lavoro della tua azienda, che favorisce un ambiente di lavoro positivo e fiorente per la tua forza lavoro.

La gestione di un luogo di lavoro ibrido può essere impegnativa, ma i giusti strumenti di gestione dell'ufficio fanno la differenza. Abbiamo parlato di 8 tipi di risorse digitali che offrono un supporto fondamentale a te e ai tuoi dipendenti, come i sistemi di prenotazione della scrivania, le piattaforme di comunicazione e i software di pianificazione dei dipendenti. Grazie a queste diverse tecnologie, dovresti essere in grado di snellire le tue operazioni, ottimizzare lo spazio dell'ufficio e aumentare l'efficienza. Ognuna di queste soluzioni svolge un ruolo cruciale nella gestione del tuo spazio di lavoro.

Tuttavia, si potrebbe preferire investire in soluzioni in grado di soddisfare numerosi scopi ed evitare di avere tanti strumenti diversi. 

Quindi, richiedi una demo gratuita dell'app deskbird per scoprire le molteplici funzionalità del nostro strumento, come per esempio il workspace booking, leanalisi dell'ufficio, la pianificazione dei dipendenti e così via!

Fonti:

8 app utili da usare per la gestione dell'ufficio

Paulyne Sombret

Paulyne è un'esperta molto rispettata nel lavoro ibrido. È nota per i suoi scritti sulla sostenibilità nell'ufficio ibrido, sui modelli di lavoro flessibili e sull'esperienza dei dipendenti. Con un forte background in contenuti e SEO, il suo lavoro esplora i trend entusiasmanti e le ultime notizie nel mondo del lavoro.

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