colleghi che partecipano a una riunione
Blog
Lavoro ibrido
Produttività aziendale

19 utili regole di galateo in sala riunioni

Pubblicato:

9 luglio 2024

Aggiornato:

9 luglio 2024

Le sale riunioni sono essenziali in qualsiasi ufficio, soprattutto in un ambiente di lavoro ibrido dove la collaborazione è fondamentale. Sono il fulcro del brainstorming, del processo decisionale e delle riunioni di gruppo. Tuttavia, per rendere questi spazi efficaci e piacevoli per tutti, è fondamentale seguire alcune regole di base del galateo delle sale riunioni. Tra questi vi sono la considerazione degli orari degli altri, il riordino dell'area e la gestione corretta delle attrezzature.

Immaginate di entrare in un locale disordinato proprio prima di un importante appuntamento con un cliente: non è né attraente né professionale. L'adozione di buone maniere garantisce che ogni persona possa utilizzare lo spazio in modo efficiente e rispettoso. In questo post esploreremo 19 regole fondamentali per le sale conferenze che promuovono un ambiente di lavoro produttivo e cortese. Che siate gestori di strutture, team leader o dipendenti, questi consigli vi aiuteranno a sfruttare al meglio i vostri spazi per le riunioni.

Il significato del galateo delle sale riunioni

Il galateo delle sale riunioni si riferisce al modo in cui voi e il vostro team utilizzate e rispettate gli spazi condivisi per le riunioni in ufficio. Si tratta di regole e regole: prenotare correttamente le sale, essere puntuali e lasciare lo spazio pulito e pronto per il prossimo. Un comportamento corretto garantisce che le riunioni siano produttive e che tutti utilizzino la sala in modo efficace. Tutto ciò che serve è la considerazione e la creazione di un ambiente collaborativo e positivo.

colleghi che si stringono la mano in una sala conferenze

Le ragioni per avere un regolamento per le sale conferenze

Assicuratevi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda

Regole chiare per le sale riunioni rendono più facile per le persone del vostro ufficio sapere cosa vi aspettate. Garantiscono un uso ragionevole ed efficiente dello spazio, evitando conflitti e confusione. Quando il vostro team segue le stesse linee guida, la programmazione e lo svolgimento delle riunioni diventano più agevoli. Per voi, questo significa meno problemi nel gestire disaccordi o cambiamenti dell'ultimo minuto e più tempo da dedicare alla produttività dello spazio di lavoro. Regole semplici creano un ambiente di lavoro più organizzato e armonioso.

Mantenere uno spazio di lavoro piacevole per tutti

Stabilire e rispettare le regole della sala conferenze assicura che lo spazio rimanga piacevole e funzionale per tutti. Quando tutti conoscono e rispettano le linee guida della sala riunioni, l'area rimane pulita, organizzata e pronta per la riunione successiva. In questo modo si crea un ambiente positivo in cui il team può concentrarsi sulle discussioni senza dover affrontare i residui di disordine o le interruzioni dei colleghi precedenti. Uno spazio per riunioni ordinato e pulito rende il lavoro di tutti più accessibile e produttivo.

Evitare il malcontento e i conflitti

L'implementazione di politiche chiare per le sale riunioni previene anche incomprensioni e discussioni. I conflitti, come la prenotazione degli orari o l'utilizzo della sala, sono meno probabili quando tutti conoscono le aspettative. Questa chiarezza garantisce che i dipendenti possano lavorare insieme senza problemi, senza dover affrontare problemi e interruzioni. La definizione di questi standard crea un ambiente più positivo e collaborativo, in cui il team può concentrarsi sui propri compiti invece di gestire disaccordi evitabili.

Migliorare la gestione delle sale riunioni

La creazione di linee guida ben definite consente di gestire più facilmente le sale riunioni e di evitare doppie prenotazioni e no-show. L'uso efficiente delle strutture è più semplice quando tutti seguono la stessa etichetta di prenotazione delle sale riunioni. Lo spazio non viene sprecato per sovrapposizioni di riunioni. Inoltre, mantenere un approccio strutturato aiuta a monitorare l'utilizzo delle sale. Non solo si risparmia tempo, ma si migliora anche la gestione dell'ufficio, dato che le conversazioni iniziano e finiscono in orario.

🎬 Scopri come possiamo supportare il tuo ambiente di lavoro ibrido in questo video di meno di 2 minuti sulle funzionalità dell'app deskbird!

19 galateo delle sale riunioni per dipendenti e aziende

7 regole di galateo in sala riunioni per le aziende

1. Investite in un'applicazione per la gestione delle prenotazioni delle camere

Investire in un'applicazione per la gestione delle prenotazioni delle camere è una mossa intelligente per qualsiasi ufficio. Questi strumenti forniscono anche la disponibilità in tempo reale e consentono di cancellare e riprogrammare facilmente le prenotazioni. Per il vostro team è semplice cercare e prenotare lo spazio di cui ha bisogno. Ad esempio, deskbird consente di trovare e prenotare il posto perfetto con un solo clic. Inoltre, si sincronizza perfettamente con i calendari di Outlook e GCal. 

2. Fornire sistemi di orientamento o planimetrie interattive.

Utilizzate le app di wayfinding o le planimetrie interattive per aiutare il personale a muoversi in modo più efficiente in ufficio e a trovare più facilmente la propria sala riunioni. Gli aggiornamenti in tempo reale consentono a tutti di sapere quali posti sono disponibili. Strumenti come deskbird mostrano ai dipendenti dove si trova la sala prenotata. L'impostazione semplifica la prenotazione e migliora l'efficienza e l'esperienza dell'utente.

3. Date un nome alle vostre sale riunioni

Dare un nome alle sale riunioni non è solo una cosa divertente, ma contribuisce all'organizzazione e alla chiarezza. Quando ogni spazio ha una denominazione distinta, il vostro team sa esattamente dove è diretto. Evitate la confusione scegliendo soprannomi in linea con l'identità della vostra azienda o con lo scopo della sala. Questo rafforza la cultura aziendale e crea un senso di appartenenza. Quindi, siate creativi e scegliete nomi che tutti ricordino.

bellissima sala riunioni

4. Attrezzate la vostra sala riunioni con i giusti arredi e design

Considerate la funzionalità e il comfort della sala riunioni quando scegliete gli arredi e il design. Non si tratta solo di avere un tavolo e delle sedie; una corretta configurazione può aumentare la produttività e il coinvolgimento. Assicuratevi che tutti possano accedere alle prese di corrente e alle porte USB dei loro dispositivi durante le lunghe sessioni. Anche lavagne, proiettori e altri strumenti di presentazione facilitano la collaborazione. Questi spazi collettivi devono essere sufficientemente flessibili da poter gestire diversi tipi di riunioni, dalle rapide riunioni di gruppo alle lunghe sessioni di brainstorming.

5. Installare le attrezzature e le tecnologie giuste per favorire il successo delle riunioni.

La tecnologia giusta garantisce che le riunioni si svolgano in modo fluido ed efficace. Iniziate con gli elementi essenziali, come un proiettore ad alta risoluzione, un sistema audio di qualità e un Wi-Fi affidabile. Per i gruppi di lavoro ibridi, prendete in considerazione strumenti come Microsoft Teams Rooms. Queste configurazioni assicurano che tutti, in ufficio o da remoto, possano partecipare pienamente. Caratteristiche come i display touch-enabled e gli altoparlanti intelligenti rendono la collaborazione più facile ed efficiente. La tecnologia semplifica le conferenze aumentando la produttività e mettendo in contatto le persone.

6. Chiedete al vostro team IT di testare e aggiornare regolarmente le apparecchiature tecnologiche.

È necessario testare e aggiornare regolarmente la tecnologia della sala riunioni per garantire che tutto funzioni correttamente. Per esempio, chiedete al vostro team IT di controllare frequentemente le apparecchiature per assicurarsi che proiettori, sistemi audio e strumenti per videoconferenze funzionino perfettamente. Possono anche aggiornare il software e risolvere eventuali problemi prima che diventino tali. Questo approccio proattivo significa meno interruzioni e riunioni più produttive.

7. Richiedere ai dirigenti e ai dipendenti di iniziare e terminare la sala riunioni in orario.

Assicuratevi che le riunioni inizino e finiscano in orario per rispettare gli impegni di tutti. Chiedete a manager e dipendenti di essere puntuali, in modo che la sala sia disponibile per il gruppo successivo senza ritardi. Mantenere l'ufficio efficiente dimostra al vostro personale che tenete in considerazione il loro tempo. Se una riunione potrebbe andare per le lunghe, programmate una sessione successiva invece di ripeterla. Essere attenti agli orari aiuta a mantenere un ambiente di lavoro produttivo e rispettoso.

💡 Dai un'occhiata alle recensioni dei nostri clienti per scoprire cosa pensano gli utenti dell'app deskbird!

8 regole di base del galateo della sala conferenze da condividere con i vostri dipendenti

1. Prenotate la vostra sala riunioni in anticipo

Incoraggiate i dipendenti a prenotare le sale riunioni in anticipo. In questo modo, ognuno sa quando la sala è disponibile e può prepararsi di conseguenza. Prenotando in anticipo si evita di dover cercare spazio all'ultimo minuto e si garantisce che le riunioni si svolgano in modo regolare. Utilizzate un sistema di prenotazione delle sale per rendere questo processo facile e trasparente per tutti. Si tratta di un'operazione semplice che può far risparmiare molti problemi e far funzionare l'ufficio in modo efficace. Inoltre, è una dimostrazione di rispetto per il tempo e gli sforzi di pianificazione degli altri.

2. Riservare la sala conferenze giusta

La scelta della sala conferenze giusta è fondamentale per una riunione senza intoppi. Pensate al numero di persone presenti, agli strumenti tecnologici necessari e allo scopo della riunione. Ricordate al vostro staff di scegliere uno spazio che si adatti a tutti in modo confortevole e che disponga delle attrezzature necessarie, come la videoconferenza per i partecipanti remoti o le lavagne per il brainstorming. In questo modo si assicura che la riunione si svolga in modo efficiente e che ogni partecipante abbia a disposizione ciò di cui ha bisogno per contribuire in modo efficace. La pianificazione rende le riunioni più facili e produttive per il vostro team.

colleghi che parlano in una sala riunioni

3. Arrivare in sala riunioni pronti

Chiedete ai membri del team di arrivare con qualche minuto di anticipo e di essere preparati. Portate il materiale o gli appunti di cui hanno bisogno. Questo dimostra il rispetto per gli impegni delle persone e garantisce che la discussione inizi subito. Essere pronti significa anche avere il computer portatile carico ed eventuali presentazioni o documenti aperti e pronti per l'uso. In questo modo si può entrare subito nel vivo dell'ordine del giorno senza ritardi. Inoltre, si crea un tono professionale, facendo risparmiare tempo a tutti.

4. Spegnere il telefono o metterlo in modalità "volo".

I telefoni devono essere spenti o impostati in modalità aereo prima dell'inizio della riunione. Questo riduce al minimo le distrazioni e mostra rispetto per il relatore e gli altri partecipanti. Le vibrazioni e le notifiche possono disturbare, quindi è bene tenere lontani gli smartphone. Se il personale deve rispondere a una chiamata o controllare un messaggio, può lasciare la stanza in silenzio per non disturbare la discussione.

5. Incoraggiare una comunicazione fiduciosa, trasparente e inclusiva.

Favorire un ambiente in cui tutti si sentano a proprio agio nel parlare. Incoraggiate una comunicazione trasparente e assicuratevi che tutte le voci siano ascoltate. Ciò significa ascoltare attivamente, non interrompere e rispettare le diverse opinioni. La costruzione della fiducia tra i membri del team porta a riunioni più produttive e mirate. Il dialogo inclusivo garantisce che ogni individuo possa contribuire con le sue idee migliori. Il risultato è un miglioramento dei risultati delle riunioni e un rafforzamento delle dinamiche di gruppo.

6. Lasciare la sala riunioni pulita come l'avete trovata.

Ricordate a tutti i colleghi di pulire sempre prima di lasciare la sala riunioni. Devono gettare i rifiuti, mettere via i materiali e pulire le superfici, se necessario. Uno spazio ordinato è rispettoso del gruppo successivo che lo utilizza ed è importante per mantenere un ambiente di lavoro piacevole. È un modo semplice per mostrare considerazione per i colleghi e per far sì che l'ufficio funzioni senza intoppi. Questi piccoli accorgimenti garantiscono che la sala riunioni sia pronta per la prossima sessione.

7. Rimettere a posto mobili e attrezzature

Dopo la riunione, assicuratevi che il personale riporti tutti gli arredi e le attrezzature nella loro posizione originale. Questo include il ripristino di sedie, tavoli e dispositivi presi in prestito. In questo modo si facilita l'allestimento del team successivo e si mantiene uno spazio ordinato. Inoltre, dedicare qualche minuto al riordino dimostra rispetto per l'ambiente condiviso e permette a tutti di rimanere organizzati. In definitiva, questa pratica aiuta a mantenere l'ambiente di lavoro funzionale e pronto per tutti gli utenti.

8. Segnalare qualsiasi problema relativo alla sala riunioni e alle sue attrezzature.

Se i dipendenti notano problemi con la sala riunioni o con le attrezzature, devono segnalarli immediatamente. Che si tratti di una sedia rotta, di un proiettore malfunzionante o di un telecomando mancante, avvisare le persone competenti garantisce una rapida risoluzione del problema. Ciò consente di mantenere uno spazio di lavoro collettivo pratico e di evitare futuri disagi per gli altri. Se i problemi vengono segnalati subito, lo spazio per le riunioni rimane in buone condizioni.

👋 Provate il nostro calcolatore di uffici ibridi e scoprite dove risparmiare sul vostro posto di lavoro!

4 raccomandazioni extra sul galateo della prenotazione delle sale riunioni

1. Assicuratevi che una sala riunioni sia lo spazio di lavoro di cui avete bisogno

Prima di prenotare un'area riunioni, valutate se è lo spazio migliore per le vostre esigenze. Ad esempio, una huddle room potrebbe essere più adatta per un colloquio o un incontro informale. Le sale conferenze convenzionali funzionano bene per riunioni più grandi e formali. Considerate il numero di partecipanti, gli strumenti tecnologici necessari e lo scopo dell'evento. La scelta di uno spazio adeguato è fondamentale per garantire un ambiente confortevole e produttivo. Questo piccolo passo può influenzare in modo significativo l'efficacia delle sessioni.

2. Cancellare la prenotazione in caso di annullamento della riunione

Se la riunione viene annullata, cancellate subito la prenotazione della sala. Questo semplice gesto è rispettoso nei confronti dei colleghi che potrebbero aver bisogno di spazio. Garantisce il buon funzionamento dell'ufficio, assicurando la disponibilità delle sale quando necessario. Inoltre, evita i no-show, che possono incasinare la programmazione. Essere attenti alle prenotazioni delle conferenze dimostra che avete a cuore il vostro team e il vostro posto di lavoro.

3. Evitare di prenotare una sala riunioni per un periodo superiore a quello necessario 

Se sapete che la riunione durerà solo 30 minuti, non prenotate la sala per un'ora. Tenete conto di altre persone che potrebbero avere bisogno dello spazio e delle sue attrezzature. L'uso efficiente delle sale conferenze garantisce a tutti l'accesso quando ne hanno bisogno. Inoltre, mantiene un programma regolare per tutto l'ufficio. Un po' di attenzione è utile per far funzionare il posto di lavoro in modo efficace e creare un'atmosfera positiva.

4. Avvisare i colleghi non appena la sala riunioni è prenotata.

Non appena prenotate uno spazio, informate i vostri colleghi. Condividete dettagli come la data, l'ora, il nome della sala e l'argomento della sessione. Questo aiuta tutti a rimanere informati e a pianificare l'agenda di conseguenza. Una comunicazione chiara assicura che nessuno si chieda dove deve essere o quando. È un'operazione semplice che mantiene l'ufficio organizzato e previene i conflitti di programmazione.

Suggerimenti preziosi per comunicare il galateo della sala conferenze

Inviatelo via e-mail a tutti i vostri dipendenti

L'e-mail è un modo semplice per condividere il galateo della sala conferenze. Scrivete un messaggio chiaro che illustri le linee guida e gli eventuali aggiornamenti. In questo modo si garantisce che tutti ricevano le stesse informazioni e possano farvi riferimento. È un metodo efficace per tenere informati gli altri. Inoltre, includete un link alle istruzioni complete, in modo che i dipendenti possano accedere a ulteriori dettagli quando necessario. In questo modo, le regole sono sempre facili da trovare e da seguire.

Rendetelo facilmente accessibile nel vostro sistema interno

Inserite il regolamento della sala riunioni nel vostro sistema interno, come l'intranet o il portale dei dipendenti. In questo modo, tutti possono trovare le linee guida della sala riunioni in qualsiasi momento. Il personale può controllare rapidamente i protocolli, assicurandosi di seguire le procedure corrette per chi è agli inizi. La politica deve essere di facile accesso, in modo che tutto il team sia sulla stessa pagina.

Esponetelo sulle pareti o sugli schermi delle vostre sale riunioni

Affiggete il galateo della sala conferenze sulle pareti o sugli schermi delle sale riunioni. I promemoria visivi aiutano tutti a ricordare le regole e a tenerle a mente. I dipendenti che vedono regolarmente le regole sono più propensi a rispettarle. In questo modo le riunioni si svolgono in modo efficiente e senza interruzioni. Inoltre, è un comodo riferimento per tutti coloro che potrebbero dimenticare cosa fare durante una giornata impegnativa.

💜 Scoprite di più sulla progettazione agile dell'ufficio per portare il vostro spazio di lavoro a nuovi livelli!

Modello di galateo per le sale riunioni da scaricare e condividere con i vostri dipendenti

Abbiamo creato un modello di galateo della sala conferenze per aiutarvi a mantenere le vostre sale riunioni organizzate ed efficienti. Include tutte le linee guida e le regole essenziali discusse in questo post. Questo documento è stato progettato per essere facile da distribuire e da esporre, in modo che tutto il personale conosca le regole da seguire e quelle da non seguire. Scaricatelo, condividetelo con il vostro team e appendetelo nelle sale riunioni. In questo modo, tutti saranno sulla stessa lunghezza d'onda.

Seguendo il galateo delle sale riunioni di cui sopra, si mantiene l'ufficio organizzato e le riunioni produttive. Linee guida chiare per le sale riunioni prevengono i conflitti e mantengono uno spazio di lavoro collettivo piacevole. Per facilitarne l'attuazione, scaricate il nostro modello di galateo della sala riunioni e condividetelo con il vostro team. Tenete presente che una sala riunioni ben gestita porta al successo della vostra azienda.

Inizia una prova gratuita dell'app deskbird per scoprire come aiutiamo le aziende e i dipendenti a gestire meglio il loro spazio di lavoro dall'avvento del lavoro ibrido!

Fonti:

19 utili regole di galateo in sala riunioni

Paulyne Sombret

Paulyne è un'esperta molto rispettata nel lavoro ibrido. È nota per i suoi scritti sulla sostenibilità nell'ufficio ibrido, sui modelli di lavoro flessibili e sull'esperienza dei dipendenti. Con un forte background in contenuti e SEO, il suo lavoro esplora i trend entusiasmanti e le ultime notizie nel mondo del lavoro.

Per saperne di più