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Lavoro ibrido

App per il wayfinding: vantaggi e raccomandazioni

Pubblicato:

27 giugno 2024

Aggiornato:

4 luglio 2024

Vi è mai capitato di essere frustrati e stressati per essere arrivati in ritardo perché non riuscivate a trovare la sala riunioni in cui si sarebbe dovuto tenere il vostro prossimo incontro di squadra? A molti di noi è successo, e non c'è niente di più fastidioso. È in questi casi che il wayfinding in ufficio diventa molto utile, soprattutto per le aziende con grandi strutture o campus che hanno bisogno di un sistema di pianificazione dell'ufficio impeccabile. Le app di wayfinding sono una delle tante tecnologie che contribuiscono a migliorare l'esperienza sul posto di lavoro e ad aumentare l'efficienza, la collaborazione e la produttività. Le persone possono concentrarsi sul proprio lavoro e prepararsi per la prossima riunione, invece di perdere tempo a vagare per l'ufficio alla ricerca di una stanza specifica o di qualcuno. Scopriamo lo scopo delle soluzioni di wayfinding digitale, quali sono le caratteristiche principali da prendere in considerazione e come possono aiutarvi. deskbird può aiutarvi.

Cosa sono il "wayfinding in ufficio", il "sistema di wayfinding" e la "app di wayfinding"?

Definizione di office wayfinding

Il wayfinding per uffici è progettato per aiutare le persone a orientarsi in un luogo di lavoro. Di solito viene utilizzato per grandi ambienti di lavoro distribuiti su più piani ed edifici. Invece di vagare alla ricerca di una stanza specifica, rende semplice ed efficiente la navigazione in uffici vasti o complessi. Inoltre, elimina lo stress e la frustrazione di arrivare in ritardo a causa della ricerca del luogo della riunione. La sua guida chiara e facile da seguire migliora l'esperienza complessiva nelle vostre strutture, sia per i membri del team che per i visitatori.

Un sistema di wayfinding e la sua segnaletica multipla

Un sistema di wayfinding si basa su una combinazione di indicazioni visive come la segnaletica direzionale, la denominazione delle stanze, le mappe, i simboli, i codici colore e così via. A volte include anche elementi digitali come chioschi interattivi o applicazioni mobili per guidare le persone attraverso gli spazi fisici. Funziona con una comunicazione chiara e un design intuitivo posizionato strategicamente per fornire una navigazione passo dopo passo. Gli utenti seguono queste indicazioni per raggiungere il luogo desiderato. Un buon wayfinding riduce al minimo la confusione e migliora l'accessibilità di un edificio. Il sistema garantisce che i dipendenti e gli ospiti possano arrivare a destinazione senza problemi e senza bisogno di indicazioni. 

Scopo di un'app per il wayfinding

Cosa fa un'app di wayfinding? Utilizzando la tecnologia GPS o di posizionamento interno, fornisce indicazioni in tempo reale e mappe interattive che si adattano agli spostamenti dell'utente. Indica punti di riferimento, svolte e aree di interesse lungo il percorso direttamente sullo schermo del telefono o del tablet dell'utente. Alcune app offrono anche elenchi ricercabili, orari di eventi e opzioni di accessibilità per migliorare l'esperienza degli utenti, fornendo percorsi efficienti e personalizzati per raggiungere le loro destinazioni. Il personale non perde più tempo a cercare la sala riunioni dove si trovano i colleghi. Possono trovare facilmente i loro compagni di squadra e la loro posizione semplicemente toccando il luogo che stanno cercando sui loro dispositivi mobili.

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uomo in piedi in ufficio
Uomo che naviga in un grande ufficio

Perché dovreste implementare un sistema di wayfinding digitale nel vostro posto di lavoro?

Per un orientamento più facile e veloce in uffici di grandi dimensioni

In primo luogo, lo scopo principale di un'app di wayfinding è quello di semplificare la navigazione in uffici di grandi dimensioni, trasformando gli smartphone dei dipendenti e degli ospiti in guide digitali di grande utilità. Utilizza dati di localizzazione in tempo reale e mappe interattive per fornire indicazioni personalizzate direttamente alla destinazione desiderata. Non dovranno più vagare alla ricerca di una sala conferenze o della scrivania di un collega. Con pochi tocchi, lo strumento mostra un percorso rapido e diretto, tenendo conto di ostacoli quali percorsi chiusi o lavori in corso. La sua interfaccia intuitiva può anche salvare i luoghi visitati di frequente. In definitiva, l'applicazione riduce il tempo trascorso a girovagare e aumenta l'efficienza, consentendo ai dipendenti di concentrarsi sul lavoro che conta.

Per una visione in tempo reale della planimetria dell'ufficio e dell'utilizzo

Una visione in tempo reale della planimetria dell'ufficio è preziosa per i responsabili delle strutture e degli uffici, in quanto rivela gli aspetti fondamentali dell'utilizzo del posto di lavoro. Questa visualizzazione dinamica consente di monitorare il flusso dei dipendenti, di tenere traccia dell'occupazione dei diversi spazi e di identificare i modelli di utilizzo, il tutto in tempo reale. Queste informazioni sono fondamentali per ottimizzare l'allocazione degli spazi, garantire un uso efficiente degli immobili e supportare ambienti di lavoro agili. In definitiva, aiuta a prendere decisioni informate sulle modifiche o i miglioramenti necessari e migliora la pianificazione quotidiana ed efficace della manutenzione. Infine, incoraggia lo sviluppo di un ambiente di lavoro flessibile e produttivo.

Per una maggiore efficienza e gestione del tempo

I dipendenti hanno molto di meglio da fare che perdere tempo a cercare una nuova sala riunioni di cui non hanno mai sentito parlare. Con indicazioni chiare e dettagliate sulle sale conferenze, gli uffici o i servizi disponibili, i membri del personale dedicano meno tempo a navigare nel labirinto degli spazi di lavoro e più tempo ai loro compiti principali. L'app di wayfinding elimina le congetture e riduce gli arrivi in ritardo alle riunioni, favorendo la puntualità e un flusso di lavoro più fluido. Inoltre, la capacità dello strumento di localizzare rapidamente i colleghi o le aree di lavoro cruciali riduce le interruzioni. Pertanto, facilita anche un ambiente più concentrato e produttivo che massimizza ogni minuto della giornata lavorativa.

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colleghi che camminano in ufficio
Colleghi che trovano la strada per l'ufficio

Per una migliore esperienza in ufficio per i visitatori

Questa tecnologia migliora anche in modo significativo l'esperienza dei visitatori in un ufficio, fornendo una guida chiara e interattiva attraverso ambienti sconosciuti, proprio come un GPS personale. Ad esempio, quando i potenziali clienti o partner arrivano per una riunione, possono aprire l'app invece di soffermarsi a chiedere indicazioni o studiare la segnaletica statica. L'app può condurli dalla reception alla sala riunioni attraverso il percorso più veloce, offrendo persino una vista virtuale del loro percorso. Questo semplifica il viaggio, elimina l'ansia di perdersi e consente un arrivo puntuale e rilassato. Inoltre, lascia ai vostri ospiti un'impressione positiva e duratura di un luogo di lavoro gestito in modo efficiente e attento alla tecnologia.

Per rafforzare la collaborazione e il legame di squadra

Un'app per il wayfinding può anche svolgere un ruolo chiave nell'incentivare la collaborazione e l'affiatamento del team, collegando senza sforzo i colleghi di grandi uffici. Si pensi, ad esempio, a un dipendente che deve riunire rapidamente i suoi colleghi di diversi reparti per una sessione di brainstorming improvvisata. Invece di perdere minuti preziosi per navigare nei corridoi o inviare messaggi a raffica per ottenere indicazioni stradali, possono usare lo strumento per individuare la posizione degli altri e lo spazio disponibile per la riunione più vicino. Questa efficienza non solo facilita gli ostacoli logistici del lavoro di squadra, ma crea anche maggiori opportunità per le interazioni spontanee faccia a faccia. In questo modo si favorisce una cultura d'ufficio più coesa e collaborativa.

Per un ambiente di lavoro più sicuro e protetto

Infine, l'utilizzo di questo tipo di tecnologia contribuisce alla sicurezza sul posto di lavoro, offrendo percorsi chiari e ben indirizzati verso le uscite di emergenza e le zone di sicurezza, particolarmente importanti in caso di incidenti imprevisti. In caso di emergenza, ad esempio, l'app di wayfinding può indirizzare dipendenti e visitatori lungo il percorso più sicuro per uscire dall'edificio, lontano dai pericoli e verso i punti di raccolta designati. Inoltre, tracciando il flusso di persone all'interno della struttura, questa soluzione digitale può garantire che tutti siano presenti una volta stabilita la sicurezza. Grazie a questa guida mirata, è possibile ridurre al minimo il caos e la confusione, contribuendo a mantenere l'ordine e a proteggere le persone nei momenti più importanti.

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Quali sono le caratteristiche principali da ricercare in un'applicazione per il wayfinding in ufficio?

Quando si cercano nuove tecnologie che vi aiutino a sfruttare il vostro posto di lavoro, c'è una regola fondamentale: analizzare prima le vostre esigenze. Uno strumento che funziona perfettamente per il vostro concorrente potrebbe non essere adatto alla vostra azienda. Lo spazio dell'ufficio è diverso, le dimensioni della forza lavoro possono essere più piccole o più grandi e i profili e le aspettative dei dipendenti sono probabilmente diversi. In ogni caso, ci sono alcune caratteristiche fondamentali da tenere in considerazione quando si studia il mercato delle app di wayfinding. Ecco le caratteristiche principali che dovrebbe fornire:

  • Facilità d'uso;
  • integrazioni;
  • opzioni di accessibilità;
  • scalabilità;
  • aggiornamenti e notifiche;
  • analisi dei dati;
  • standard di sicurezza.

In che modo deskbird aiuta i vostri dipendenti a trovare la loro strada?

deskbird è innanzitutto una soluzione per la prenotazione di scrivanie e stanze. Tuttavia, a seconda delle esigenze e delle dimensioni del luogo di lavoro, è possibile utilizzare numerose funzioni per l'orientamento dell'ufficio.

Pianta interattiva per localizzare i colleghi e gli spazi di lavoro accessibili

La nostra planimetria interattiva consente ai dipendenti di vedere dove si trovano i loro colleghi in ufficio e quali spazi di lavoro (scrivanie, sale riunioni, huddle room, ecc.) sono ancora disponibili. Non dovranno più vagare alla ricerca dei loro colleghi o di una scrivania da sistemare per la giornata. In un batter d'occhio, possono consultare rapidamente la mappa del piano dell'ufficio e trovare lo spazio necessario. Ad esempio, il vostro nuovo compagno di squadra, Mark, può scoprire la sua scrivania riservata, prenotare gli spazi di collaborazione o individuare la stampante più vicina visualizzando la mappa interattiva sul suo dispositivo. In questo modo si risparmia tempo, si riduce lo stress e si aumenta la produttività. Gli aggiornamenti in tempo reale e l'interfaccia intuitiva del sistema aiutano il personale a orientarsi facilmente nella disposizione degli uffici.

Sistema di prenotazione di scrivanie e stanze per trovare e ottenere lo spazio di lavoro ideale

Dov'è la sala riunioni più vicina con tecnologia di videoconferenza? Dov'è la scrivania più vicina con vista sulla finestra? Trovare lo spazio di lavoro ideale può essere una sfida. Ma grazie al nostro sistema di prenotazione, alla planimetria interattiva e ai filtri per le scrivanie, potrete garantire al vostro personale l'ambiente di lavoro di cui ha bisogno per prosperare. Eliminate la frustrazione del team ibrido che arriva in ufficio e rimane deluso e infastidito perché lo spazio di lavoro preferito è già occupato.

Prenotazione del posto auto per parcheggiare in modo intelligente

Alcune soluzioni di wayfinding possono aiutare il personale a trovare il parcheggio più vicino prima di arrivare sul posto. L'app deskbird include un sistema di prenotazione del parcheggio. Prima di recarsi al lavoro, i dipendenti possono scegliere il parcheggio più adatto alle loro esigenze e prenotarlo, per essere sicuri che questo posto li aspetti quando si recano in ufficio. Ad esempio, se le vostre strutture sono suddivise in più edifici, possono parcheggiare l'auto vicino a dove devono trascorrere la giornata. È un guadagno di tempo ed elimina lo stress di trovare un parcheggio.

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Ampio spazio per gli uffici
Ampio spazio per gli uffici

Analisi dell'ufficio per migliorare costantemente il vostro posto di lavoro

Infine, i dati sono essenziali per capire come i membri del team utilizzano lo spazio dell'ufficio. Quante persone vengono in ufficio ogni giorno? Quali sono le aree del vostro posto di lavoro più utilizzate? Avete spazi inutilizzati da reinventare per migliorare lo spazio di lavoro e l'esperienza dei dipendenti? È possibile ottenere risposte a tutte queste domande utilizzando l'app deskbird e la sua funzione di analisi degli uffici. La raccolta e l'analisi di questi dati possono trasformare le strutture dell'ufficio in ambienti di lavoro che soddisfano le esigenze dei dipendenti e li fanno prosperare.

A seconda delle dimensioni e della complessità dell'ufficio, l'uso di un'app di wayfinding può cambiare le carte in tavola per i membri del team e i visitatori. Non si tratta solo di aiutare le persone a trovare la strada per il posto di lavoro. Migliora anche la loro esperienza nelle vostre strutture, eliminando la frustrazione e riducendo l'inutile perdita di tempo nella ricerca di uno spazio specifico. Abbiamo citato alcune caratteristiche dideskbird che possono fare la loro parte. Tuttavia, ci sono molte altre funzionalità che vi piaceranno e che potrebbero migliorare il vostro spazio d'ufficio

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App per il wayfinding: vantaggi e raccomandazioni

Paulyne Sombret

Paulyne è un'esperta molto rispettata nel lavoro ibrido. È nota per i suoi scritti sulla sostenibilità nell'ufficio ibrido, sui modelli di lavoro flessibili e sull'esperienza dei dipendenti. Con un forte background in contenuti e SEO, il suo lavoro esplora i trend entusiasmanti e le ultime notizie nel mondo del lavoro.

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