Padroneggiare la gestione dei dati dei dipendenti: strategie per aumentare la produttività e la conformità nel lavoro ibrido

Sebbene il lavoro ibrido esistesse già prima della pandemia COVID-19, negli ultimi anni è cresciuto in modo esponenziale. Molti datori di lavoro riconoscono che il lavoro ibrido funziona: i dipendenti hanno un equilibrio tra vita privata e lavoro migliore e sono generalmente più produttivi. 

Tuttavia, ci sono sfide da superare, in particolare quando si tratta di gestire efficacemente i dati dei dipendenti. In questo articolo esploriamo le strategie per migliorare la produttività e la conformità in contesti ibridi, in modo che il modo di lavorare ibrido continui a funzionare per tutti, comprese le aziende.

Le sfide della gestione dei dati dei dipendenti nel lavoro ibrido

Il lavoro ibrido ha comportato molte sfide per le aziende, soprattutto in termini di gestione dei dati. Ecco alcune delle principali sfide che si presentano:

Frammentazione dei dati

Quando si combinano team remoti e in ufficio, possono sorgere preoccupazioni per l'archiviazione dei dati in più luoghi, ad esempio in cloud e in sede. Ognuno di essi ha i propri problemi di sicurezza. Inoltre, possono verificarsi problemi di sincronizzazione dei dati tra le piattaforme remote e quelle in ufficio, oppure l'inserimento o l'aggiornamento incoerente dei dati tra i due sistemi. In definitiva, c'è un rischio maggiore di ridondanza dei dati e di potenziale perdita di informazioni critiche. 

Rischi per la sicurezza e problemi di conformità

Con una configurazione ibrida, aumenta la vulnerabilità ai cyberattacchi dei dati remoti, come il phishing o l'accesso non autorizzato. A seconda della distanza dei team remoti, ci sono anche potenziali problemi con le normative sulla protezione dei dati in diverse regioni, come il GDPR nell'UE e il CCPA in California. 

L'accesso remoto comporta anche una maggiore difficoltà nel mantenere connessioni sicure. Le aziende devono garantire controlli di accesso rigorosi e crittografia per proteggere le informazioni sensibili. Anche le tracce di controllo sono più complesse.

Strategie chiave per una gestione efficace dei dati dei dipendenti

Le seguenti strategie possono aiutare le organizzazioni a gestire i dati in modo più efficiente, garantendo al contempo produttività, sicurezza dei dati e conformità:

Avere sistemi di dati centralizzati

Quando i dati vengono consolidati in un'unica piattaforma, tutti i membri del team, da remoto o in ufficio, possono accedere alle informazioni. La centralizzazione di tutte le informazioni in un'unica posizione aiuta a ridurre la frammentazione dei dati e a minimizzare le incongruenze. 

Con il software basato su cloud, è possibile accedere ai dati da qualsiasi luogo. Inoltre, vengono aggiornati automaticamente e sincronizzati in tempo reale, riducendo l'impatto di informazioni duplicate o non aggiornate. 

Utilizzare la raccolta dati e la reportistica automatizzata

Le attività di routine, come l'inserimento dei dati, il monitoraggio e la creazione di rapporti, possono essere automatizzate. In questo modo si liberano risorse amministrative e umane. L'automazione migliora anche l'accuratezza, riducendo gli errori umani. 

Alcuni esempi di strumenti utili per i team HR remoti sono i software di gestione delle prestazioni , le applicazioni per il rilevamento del tempo e le piattaforme per le buste paga. Qualunque sia lo strumento utilizzato, la cosa più importante è creare pipeline di dati efficienti che ottimizzino il flusso di informazioni da varie fonti. 

Implementare la gestione della sicurezza e della privacy dei dati

Al giorno d'oggi, le aziende devono essere attente alla sicurezza dei dati. La presenza di un ambiente ibrido comporta delle complicazioni, ma queste sono facilmente gestibili con i giusti controlli e le giuste politiche. Ecco alcuni modi per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati:

1. Eseguire un controllo rigoroso degli accessi e crittografare i dati. 

L'accesso ai dati deve essere limitato in base ai ruoli dei dipendenti, in modo che solo le persone autorizzate possano visualizzare le informazioni sensibili. Per ridurre al minimo i rischi, è necessario utilizzare la crittografia per proteggere i dati sia in transito che a riposo. 

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2. Rispettare le normative sulla protezione dei dati

A seconda dell'ubicazione e del raggio d'azione, le aziende devono rivedere regolarmente le proprie politiche sui dati per assicurarsi che siano conformi alle normative sulla protezione dei dati applicabili, come GDPR, CCPA e HIPAA. Ciò significa anche assicurarsi che il personale conosca i propri ruoli e le proprie funzioni in linea con la politica aziendale. Conformità significa proteggere i dati e la privacy ed evitare sanzioni legali e finanziarie.

3. Avere una chiara politica di lavoro ibrido

Il lavoro ibrido è un concetto relativamente nuovo. Ciò significa che le politiche in alcune aree possono essere carenti. Una politica chiara sul lavoro ibrido può aiutare a definire le linee guida per quanto riguarda la sicurezza dei dati e i protocolli di accesso. In questo modo si garantirà la conformità sia in remoto che in ufficio.

Garantire un inserimento dei dati standardizzato e coerente

Le aziende devono garantire formati standardizzati per l'inserimento dei dati tra i diversi team. La coerenza tra i reparti e le piattaforme rende i dati più facili da gestire. Per garantire che le procedure vengano seguite, è importante condurre verifiche regolari. In questo modo è possibile identificare e correggere eventuali discrepanze nei dati. Ciò significa che i team leader si adoperano per migliorare eventuali problemi tra i membri del loro team, se necessario.  

Utilizzare portali self-service per i dipendenti

La fiducia dei dipendenti è molto importante. Consentendo ai dipendenti di accedere ai propri dati, è possibile responsabilizzarli. Aggiornare le loro informazioni personali e accedere ai dati HR senza resistenze amministrative può contribuire a creare la volontà di proteggere i dati e di rispettare meglio le politiche. Inoltre, i dati saranno probabilmente più accurati, poiché i dipendenti riconosceranno facilmente le discrepanze nelle loro informazioni. 

Aumentare la produttività attraverso una gestione efficiente dei dati

Una gestione efficiente dei dati contribuisce anche a migliorare la produttività dell'ufficio. Un accesso chiaro e semplificato alle informazioni riduce il lavoro amministrativo non necessario. Quando i dati sono gestiti in modo efficiente, il tempo necessario per l'inserimento manuale, la convalida e la correzione è minimo. Ciò significa che i team di gestione e le risorse umane possono concentrarsi su attività di maggior valore. Si riduce anche la necessità di duplicare l'archiviazione e l'inserimento dei dati, riducendo così i potenziali errori e lo spreco di risorse. 

L'accesso in tempo reale alle informazioni più aggiornate consente ai manager di prendere rapidamente decisioni informate. Inoltre, è più facile identificare tendenze e problemi nel momento in cui si presentano, in modo da poter intervenire e apportare modifiche. I leader hanno anche una visibilità immediata sulle metriche delle prestazioni del team, il che facilita la definizione e la revisione degli obiettivi.

La centralizzazione dei dati migliora la collaborazione

Con le piattaforme e le informazioni centralizzate, c'è un'unica fonte di verità, che riduce gli errori di comunicazione e la confusione tra i team remoti e quelli in sede. Con meno attriti intorno ai dati, i membri del team sono in grado di collaborare meglio, indipendentemente dalla loro posizione lavorativa. Si riduce anche la necessità di comunicare avanti e indietro per confermare o chiarire le informazioni. 

Utilizzare le tecniche di attivazione dei dati per ottenere approfondimenti

Le tecniche di attivazione dei dati possono trasformare i dati grezzi dei dipendenti in informazioni utili. Ciò significa che le aziende possono essere proattive e prendere decisioni che aumentano la produttività. L 'attivazione dei dati significa che i datori di lavoro possono identificare i modelli, individuare le aree di crescita e prendere provvedimenti per risolvere eventuali problemi prima che le prestazioni vacillino. Invece di essere semplicemente archiviati, i dati dei dipendenti possono essere utilizzati come risorsa per aumentare la produttività. 

Strumenti tecnologici per ottimizzare la gestione dei dati dei dipendenti

L'utilizzo della tecnologia più appropriata per la vostra azienda è fondamentale per ottimizzare la gestione dei dati dei dipendenti. I sistemi di gestione dei dati delle risorse umane (HRMS) e altre soluzioni software specializzate aiutano le aziende a snellire i processi di gestione dei dati, a migliorare l'efficienza e a garantire la conformità. La trasformazione aziendale di Ardoq è un esempio di come le organizzazioni possano utilizzare in modo olistico un software specializzato per affrontare i dati dei dipendenti. 

Caratteristiche principali da ricercare

Quando si cercano strumenti per la gestione dei dati, ecco alcune considerazioni importanti:

• Automazione: Gli strumenti di automazione gestiscono attività ripetitive come l'inserimento dei dati dei dipendenti, l'iscrizione ai benefit e l'elaborazione delle buste paga per ridurre i costi amministrativi e gli errori umani.
• Reporting: Grazie a rapporti dettagliati su prestazioni, impegno, partecipazione e altro, è facile per l'organizzazione prendere decisioni. 
• Sicurezza: È un aspetto cruciale. Tutti gli strumenti utilizzati devono avere un controllo degli accessi basato sui ruoli, la crittografia dei dati e aggiornamenti regolari della sicurezza. 
• Integrazioni: L'integrazione del sistema HRMS con altri sistemi è fondamentale. Cercate un software che si integri con gli strumenti di payroll esistenti, con il sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e con i sistemi utilizzati per la gestione dei progetti.

Migliori pratiche per l'implementazione della gestione dei dati dei dipendenti nel lavoro ibrido

Il successo della gestione dei dati dei dipendenti in un ambiente di lavoro ibrido non si limita alla tecnologia giusta. È necessario un solido quadro di best practice per supportare l'accuratezza, la sicurezza e l'accessibilità dei dati. 

Formazione

Sia i team HR che i dipendenti devono ricevere una formazione adeguata sui protocolli di gestione dei dati. La formazione deve riguardare argomenti come la privacy dei dati, le pratiche di sicurezza e l'utilizzo degli strumenti di gestione dei dati. Quando i dipendenti sono dotati delle giuste conoscenze sulla protezione dei dati, contribuiscono a ridurre i rischi e si impegnano maggiormente nei sistemi di gestione dei dati.

Recensioni e aggiornamenti

Le politiche sui dati e sulla gestione devono essere riviste e aggiornate regolarmente. La periodicità dipende dall'organizzazione, ma è necessario che ci siano delle scadenze chiare, in modo che non vengano messe in fondo alla lista delle cose da fare quando ci sono lavori più urgenti.

Gli audit devono essere programmati regolarmente.

Politiche di governance dei dati a livello aziendale

Una politica chiara delinea le regole, le responsabilità e le procedure per la gestione dei dati dei dipendenti all'interno dell'organizzazione. Deve indicare chi può accedere, modificare, condividere ed eliminare i dati. Quando tutti seguono le stesse linee guida, si ottiene un ambiente di dati più sicuro e protetto, indipendentemente dalla sede del dipendente. La trasformazione dei processi aziendali è essenziale per le organizzazioni che vogliono standardizzare e ottimizzare le pratiche di gestione dei dati tra i team remoti e in ufficio.

Trasparenza e comunicazione chiara

La trasparenza sulle pratiche di gestione dei dati promuove la fiducia dei dipendenti. Essere aperti su quali dati vengono raccolti, come vengono utilizzati e chi vi ha accesso può aiutare i dipendenti a capire cosa ci si aspetta. 

Una gestione efficace dei dati dei dipendenti aiuta le organizzazioni a superare le complessità di un ambiente di lavoro ibrido. Con la tecnologia e le pratiche giuste, le aziende possono massimizzare i vantaggi della forza lavoro ibrida, gestendo al contempo le sfide. In definitiva, le aziende possono ottimizzare la propria forza lavoro per garantire un successo a lungo termine in un ambiente ibrido.