Funzioni d'ufficio: semplifica la conformità e la sicurezza negli uffici ibridi

Garantire la sicurezza e la compliance del luogo di lavoro è diventato molto più semplice con la nostra ultima funzionalità: Funzioni dell'ufficio. Questa innovativa aggiunta alla piattaforma deskbird consente alle aziende di supervisionare e gestire in modo efficiente le funzioni critiche dell'ufficio, affrontando direttamente le sfide poste dalle moderne modalità di lavoro ibrido e flessibile.

La sfida

Sappiamo che le aziende devono affrontare l'arduo compito di rispettare le normative in materia di salute e sicurezza. E non solo.

Indipendentemente dal settore, garantire la sicurezza sul posto di lavoro è una priorità assoluta per i governi europei, che hanno implementato una legislazione completa per proteggere i dipendenti. Queste leggi impongono vari protocolli di sicurezza, tra cui ispezioni regolari, dispositivi di protezione individuale e un'accurata valutazione dei rischi.

Garantire la presenza di un numero sufficiente di guardiani antincendio, di addetti al primo soccorso e di soccorritori in ufficio è quindi fondamentale, ma avere una chiara visione d'insieme del personale può essere complesso e frammentario, soprattutto nei luoghi di lavoro ibridi.

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La nostra soluzione

La nuova funzionalità di deskbird Funzioni dell'ufficio affronta queste sfide con soluzioni complete progettate per semplificare la compliance e la gestione della sicurezza. 

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Analizziamola più in dettaglio:

• Assegnazione delle funzioni dell'ufficio: gli amministratori possono assegnare ruoli come quelli di guardiano antincendio, primo soccorritore, aiutante nell'evacuazione e custode delle chiavi a utenti specifici all'interno di determinati uffici. Se gli amministratori lo consentono, gli utenti possono anche gestire i ruoli assegnati nelle loro impostazioni personali.

• Integrazione della vista giornaliera dell'ufficio: i dati relativi ai ruoli critici vengono visualizzati nella panoramica giornaliera dell'ufficio con un nuovo design, consentendo agli amministratori e agli utenti di vedere facilmente chi è responsabile delle funzioni essenziali ogni giorno.

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• Integrazione della planimetria: in caso di emergenza, il personale chiave può essere identificato e localizzato rapidamente grazie ai dati della planimetria.

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• Integrazione dei profili utente: le funzioni dell'ufficio sono chiaramente visualizzate nei profili utente, per garantire che tutti sappiano chi ricopre i ruoli essenziali.

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Come funziona

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Dalle impostazioni degli amministratori:

• Gli amministratori globali stabiliscono chi può gestire le funzioni dell'ufficio, se possono farlo solo gli amministratori globali e dell'ufficio o anche i dipendenti.
• Gli amministratori assegnano le funzioni dell'ufficio agli utenti per uffici specifici.

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Dalle impostazioni personali del dipendente:

• I dipendenti con i necessari diritti di accesso possono aggiungere o rimuovere funzioni d'ufficio.
• I dipendenti possono visualizzare le funzioni d'ufficio che gli sono state assegnate.

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Vantaggi per gli amministratori

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Gestione semplificata della compliance:

• Gli amministratori possono facilmente assegnare e tenere traccia dei ruoli critici, come quelli di guardiani antincendio, addetti al primo soccorso, addetti all'evacuazione e custodi delle chiavi. Questa centralizzazione riduce gli oneri amministrativi e garantisce la conformità alle norme di salute e sicurezza.
• Visibilità in tempo reale: l'integrazione della panoramica giornaliera dell'ufficio fornisce un'istantanea in tempo reale di chi è presente e responsabile delle funzioni essenziali quotidiane, favorendo un rapido processo decisionale e i controlli di conformità.

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Coordinamento rafforzato della sicurezza:

• Prontezza alle emergenze: l'integrazione della planimetria consente di identificare e localizzare rapidamente il personale chiave durante le emergenze, garantendo un'azione rapida e migliori risultati in termini di sicurezza.
• Chiara distribuzione dei ruoli: visualizzando le funzioni dell'ufficio nei profili degli utenti, gli amministratori assicurano che tutti i dipendenti siano a conoscenza di chi ricopre ruoli critici, migliorando il coordinamento e la comunicazione durante le emergenze.

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Gestione flessibile dei ruoli:

• Gli amministratori possono assegnare e riassegnare i ruoli a seconda delle necessità, adattandosi ai cambiamenti di disponibilità del personale o di ubicazione dell'ufficio senza subire gravi interruzioni.
• Gli amministratori possono decidere se gestire le funzioni dell'ufficio in modo globale o specifico e potenzialmente affidare la gestione ad altri dipendenti, distribuendo le responsabilità e migliorando l'efficienza.

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Vantaggi per i dipendenti

Maggiore consapevolezza e responsabilità

• Gli utenti possono gestire i ruoli loro assegnati direttamente all'interno delle loro impostazioni personali, promuovendo un senso di responsabilità e di appartenenza rispetto al loro contributo alla sicurezza sul lavoro.
• Con le funzioni dell'ufficio chiaramente visualizzate nei profili utente, tutti i dipendenti sono consapevoli del proprio ruolo e di quello dei colleghi, migliorando la responsabilità e la cooperazione reciproca.

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Miglioramento del coordinamento e della comunicazione

• L'integrazione della panoramica giornaliera dell'ufficio consente agli utenti di vedere chi è responsabile delle funzioni essenziali ogni giorno, promuovendo una migliore comunicazione e collaborazione tra il personale.
• Conoscere i ruoli e le posizioni del personale chiave attraverso l'integrazione della planimetria aiuta gli utenti ad agire in modo efficiente nelle emergenze, garantendo una risposta più coordinata.
• Gli utenti con i necessari diritti di accesso possono aggiungere o rimuovere funzioni d'ufficio a seconda delle necessità, consentendo flessibilità e adattabilità dei ruoli.
• Grazie alla chiara comprensione e al controllo dei loro ruoli, gli utenti sono più coinvolti e proattivi nel contribuire alla sicurezza e alla compliance del luogo di lavoro.

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Vantaggi organizzativi complessivi

• deskbird garantisce alle aziende il rispetto delle normative in materia di salute e sicurezza, riducendo i rischi e le potenziali responsabilità.
• L'identificazione e la localizzazione rapida del personale chiave durante le emergenze aumentano la sicurezza generale del luogo di lavoro, consentendo di ottenere risultati migliori in situazioni critiche.
• Una chiara assegnazione dei ruoli e la possibilità per gli utenti di gestire le proprie funzioni favoriscono una forza lavoro più organizzata, responsabile e motivata, contribuendo a creare un ambiente di lavoro positivo e produttivo.

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Le Funzioni dell'ufficio di deskbird consentono alle aziende di gestire in modo efficiente i ruoli relativi alla salute e alla sicurezza all'interno di ambienti d'ufficio flessibili, migliorando la conformità e la sicurezza generale. La nuova funzione sarà disponibile a partire dal piano Business.

Con deskbird, garantire un luogo di lavoro sicuro e conforme non è mai stato così facile. Torna a trovarci per ulteriori aggiornamenti, man mano che perfezioniamo ed espandiamo questa funzione.

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