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Desk sharing 2024: tutto quello che c'è da sapere

Pubblicato:

2 gennaio 2023

Aggiornato:

1 febbraio 2024

La guida definitiva alla condivisione delle scrivanie

Negli ultimi anni, la condivisione delle scrivanie è diventata una pratica sempre più comune nei luoghi di lavoro di tutto il mondo. Non solo aiuta le aziende a risparmiare sullo spazio in ufficio, ma promuove anche la collaborazione e la flessibilità tra i dipendenti. Ma quanto ne sai? Beh, siamo qui per aiutarti!

Questa guida completa illustra i vantaggi e gli svantaggi della condivisione delle scrivanie e fornisce gli strumenti per implementare con successo questa pratica nel tuo posto di lavoro.

‍Comprendere la condivisione delle scrivanie

Che cos'è la condivisione delle scrivanie?

La condivisione delle scrivanie, o hot desking, è una pratica in cui più dipendenti condividono lo stesso spazio di lavoro in momenti diversi. Invece di avere scrivanie dedicate, i dipendenti possono scegliere qualsiasi spazio di lavoro disponibile in base all'ordine di arrivo.

‍Benefici della condivisione delle scrivanie

La condivisione delle scrivanie offre numerosi vantaggi sia ai datori di lavoro che ai dipendenti:

  • Risparmia sullo spazio in ufficio
  • Riduce i costi generali
  • Promuove la collaborazione e la flessibilità
  • Riduce i tempi di percorrenza

Potenziali svantaggi della condivisione delle scrivanie

Nonostante i numerosi vantaggi, la condivisione delle scrivanie ha anche dei potenziali svantaggi. Per alcuni dipendenti può essere difficile adattarsi a spazi di lavoro che cambiano continuamente. Inoltre, la condivisione delle scrivanie con altre persone può causare distrazioni e interruzioni che possono influire sulla produttività aziendale.

Tuttavia, questi inconvenienti possono essere ridotti al minimo con le giuste politiche e pratiche.

Implementare la condivisione delle scrivanie nel luogo di lavoro

Se stai pensando di implementare la condivisione delle scrivanie nel tuo posto di lavoro, devi tenere a mente alcuni elementi. Abbiamo stilato un elenco di elementi indispensabili per un'adozione di successo.

1. Valutare lo spazio dell'ufficio

Prima di implementare il desk sharing sul posto di lavoro, è fondamentale valutare lo spazio dell'ufficio. Prendi nota del numero di dipendenti, dello spazio disponibile e delle esigenze della tua azienda. Questo ti aiuterà a determinare il numero di scrivanie necessarie e la loro disposizione.

Considera la luce naturale, i livelli di rumore e la vicinanza a risorse condivise come stampanti e sale riunioni. Potresti anche considerare l'implementazione di un sistema di hot desk, che consente ai dipendenti di prenotare le scrivanie in base all'ordine di arrivo.

2. Creare una politica di condivisione delle scrivanie

Una volta valutato il tuo spazio d'ufficio, è fondamentale creare una politica di condivisione delle scrivanie. Questa politica dovrebbe delineare le regole, le linee guida e le aspettative della tua azienda in materia di condivisione delle scrivanie. Dovrebbe anche includere informazioni sulla prenotazione delle scrivanie, sulla pulizia e sull'organizzazione degli spazi di lavoro e altre informazioni importanti su questa pratica.

Considera l'opportunità di includere linee guida per la personalizzazione degli spazi di lavoro, per esempio consentendo ai dipendenti di portare le proprie piante o decorazioni. Questo può contribuire a creare un senso di appartenenza tra i dipendenti, anche in uno spazio di lavoro condiviso.

3. Assicurarsi di comunicare il cambiamento ai dipendenti

Assicurati che comprendano le ragioni della differenza e i vantaggi che ne derivano. Fornisci una formazione sul sistema di condivisione delle scrivanie e incoraggia una comunicazione aperta su qualsiasi preoccupazione o problema.

Considera la possibilità di organizzare una riunione a livello aziendale per discutere della nuova politica e rispondere alle domande dei dipendenti. Valuta l'opportunità di un periodo di prova per consentire ai dipendenti di adattarsi al nuovo sistema prima di implementarlo completamente.

Nel complesso, l'implementazione del desk sharing sul posto di lavoro può rappresentare un cambiamento positivo sia per l'azienda che per i dipendenti. Valutando attentamente il tuo spazio d'ufficio, creando una politica chiara e comunicando in modo efficace con i tuoi dipendenti, potrai creare un ambiente di lavoro produttivo e collaborativo a vantaggio di tutti.

Migliori pratiche per la condivisione dei desk

La condivisione delle scrivanie può presentare alcune sfide se non viene gestita correttamente. Ecco alcune best practice da considerare quando si implementa un sistema di condivisione delle scrivanie:

‍Istituzione di un sistema di prenotazione

Per garantire che la condivisione delle scrivanie avvenga senza problemi, è essenziale stabilire un sistema di prenotazione. Potresti essere tentato di iniziare utilizzando un semplice foglio Excel. Ma fidati di noi: la scelta migliore è quella di implementare subito un software per la gestione delle prenotazioni.

Dove cercare? Ci sono così tante opzioni, vero? 

Qualunque sia il software scelto (noi consigliamo deskbird, ovviamente 😉 ), assicurati che:

  • sia facile da usare: non aggiungere complessità alla gestione del tuo ufficio!
  • sia incentrato sull'utente: cerca una soluzione con un design/comandi/flusso chiari. Vuoi che il tuo team sia felice di usarla!
  • sia veloce: si vuole una soluzione che semplifichi il processo, ovviamente. Click, click e la prenotazione dovrebbe essere fatta!

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Incoraggiare la pulizia e l'organizzazione

Quando più dipendenti condividono lo stesso spazio di lavoro, la pulizia e l'organizzazione sono fondamentali. Incoraggia i dipendenti a pulirsi e a tenere organizzato il proprio spazio di lavoro. In questo modo si crea un ambiente di lavoro più piacevole, si previene la diffusione di germi e si riduce il rischio di incidenti o lesioni. Fornisci materiale di pulizia e soluzioni di archiviazione per facilitare ai dipendenti il mantenimento di uno spazio di lavoro pulito e organizzato.

Fornire soluzioni di stoccaggio adeguate

La condivisione delle scrivanie può essere una sfida se i dipendenti hanno bisogno di soluzioni adeguate per riporre i propri effetti personali. Fornisci armadietti o schedari per garantire che i dipendenti abbiano un posto sicuro dove riporre i loro oggetti personali. In questo modo si può anche ridurre il disordine e garantire che gli spazi di lavoro rimangano organizzati e ordinati.

Progettare uno spazio di lavoro flessibile

Quando si progetta uno spazio di lavoro in condivisione è importante creare un ambiente flessibile, che possa adattarsi a diversi stili di lavoro. A tale scopo si possono offrire diversi spazi di lavoro, come scrivanie in piedi, sale per il lavoro in silenzio e aree di collaborazione. I dipendenti possono scegliere lo spazio di lavoro più adatto alle loro esigenze e preferenze grazie all'offerta di più opzioni, con conseguente aumento della produttività e della soddisfazione lavorativa.

Nel complesso, la condivisione delle scrivanie può essere un ottimo modo per ottimizzare lo spazio di lavoro e ridurre i costi. Tuttavia, per avere successo, richiede un'attenta pianificazione e gestione. Seguendo queste best practice, è possibile creare un sistema di condivisione delle scrivanie che funzioni bene per i dipendenti e per l'organizzazione.

Tecnologia a supporto della condivisione delle scrivanie

‍Applicazioni mobile per la gestione delle scrivanie

Nel frenetico ambiente aziendale di oggi, i dipendenti sono spesso in movimento e lavorano da diverse postazioni durante la giornata. Questo può rendere difficile la gestione della condivisione delle scrivanie, in quanto i dipendenti possono accedere solo a volte a un computer per prenotare una scrivania.

Applicazioni mobile come deskbird consentono ai dipendenti di prenotare le scrivanie e di gestire i propri orari attraverso il telefono. Con deskbird, i dipendenti possono facilmente visualizzare le scrivanie disponibili, prenotare uno spazio per un orario specifico e persino effettuare il check-in e il check-out di una scrivania utilizzando i loro dispositivi mobile. Questo può essere particolarmente utile per i lavoratori a distanza o per quelli che sono sempre in movimento.

Le app di gestione delle scrivanie mobile possono anche fornire informazioni preziose a manager e amministratori, come per esempio chi utilizza quali scrivanie e per quanto tempo. In questo modo è possibile identificare gli schemi di utilizzo delle scrivanie e ottimizzarne l'allocazione.

‍Integrazione della condivisione delle scrivanie con altri strumenti per l'ufficio

Per massimizzare i vantaggi della condivisione delle scrivanie, è essenziale integrarla con altri strumenti per l'ufficio, come il software di collaborazione e gli strumenti di comunicazione. In questo modo si può promuovere il lavoro di squadra, migliorare la comunicazione e aumentare la produttività aziendale.

Per esempio, integrando la condivisione delle scrivanie con un software di collaborazione, come Slack o Microsoft Teams, i dipendenti possono comunicare facilmente tra loro la disponibilità delle scrivanie e coordinare i loro orari. In questo modo si possono evitare conflitti e garantire a tutti l'accesso alla scrivania quando necessario.

L'integrazione della condivisione delle scrivanie con strumenti di comunicazione, come Zoom o Skype, può contribuire a facilitare il lavoro a distanza e a consentire ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo. I dipendenti possono collaborare e rimanere in contatto grazie all'accesso a scrivanie e spazi di lavoro condivisi, indipendentemente dalla loro ubicazione.

In conclusione, la tecnologia ha reso più facile il supporto della condivisione delle scrivanie nel luogo di lavoro moderno. I software di prenotazione delle scrivanie, le applicazioni mobile e l'integrazione con altri strumenti per l'ufficio possono contribuire a ottimizzare l'assegnazione delle scrivanie, a migliorare la comunicazione e a incrementare la produttività aziendale.

‍La condivisione delle postazioni di lavoro può essere un modo molto efficace per risparmiare denaro, promuovere la collaborazione e incoraggiare la flessibilità sul posto di lavoro. Tuttavia, è essenziale implementarla con attenzione e con le politiche e gli strumenti giusti. Seguendo le best practice descritte in questa guida, potrai passare con successo a un ambiente di condivisione delle scrivanie e coglierne i numerosi vantaggi.

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