13 best practice BYOD per abbracciare il cambiamento tecnologico in modo fluido e sicuro

Sebbene l'implementazione di una politica BYOD (Bring Your Own Device) sul posto di lavoro presenti diversi vantaggi, essa comporta anche alcune sfide, come i rischi di cybersicurezza, la privacy dei dati o i problemi di compatibilità. Pertanto, la comprensione e l'adozione delle best practice per il BYOD sono fondamentali per il successo di questo modello.

Poiché le modalità di lavoro ibrido e flessibile sono ormai la norma, lasciare che i dipendenti portino i propri dispositivi al lavoro è semplicemente più facile ed economico che fornire apparecchiature per ogni persona. Immagina di vedere l'ufficio mezzo vuoto con il 50% dei computer spenti perché i proprietari lavorano da casa. Che spreco di risorse e di denaro.

Esaminiamo le cose da fare e quelle da non fare per implementare questa strategia di gestione delle risorse riducendo al minimo i potenziali svantaggi associati a questa pratica.

I principali rischi e sfide quando si lascia che i dipendenti portino con sé i propri dispositivi

Privacy dei dati dei dipendenti

Con una politica BYOD, il personale mescola dati personali e di lavoro sullo stesso dispositivo. Ciò aumenta il rischio che l'azienda controlli o acceda inavvertitamente alle informazioni private dei lavoratori. Per esempio, se un dipendente usa un telefono personale per lavoro, alcune aziende possono richiedere l'installazione di un software di sicurezza per tracciare la posizione, visualizzare l'uso delle app e persino accedere a foto ed e-mail. Questa gestione intrusiva si estende oltre le attività legate al lavoro. Può violare l'aspettativa di privacy del dipendente per quanto riguarda i suoi dati personali, le sue conversazioni e i suoi spostamenti quando non è in servizio.

Rischi e minacce per la sicurezza informatica

Inoltre, consentire il BYOD può introdurre maggiori rischi di cybersecurity, poiché i dispositivi dei dipendenti spesso non dispongono di misure di sicurezza uniformi. 

Supponiamo che uno dei membri del tuo team possa collegare il proprio laptop a una rete Wi-Fi pubblica compromessa. Ciò può consentire ai criminali informatici di infiltrarsi nel dispositivo. Quando i laptop degli hacker si connettono alla rete aziendale, potrebbero potenzialmente accedere a dati aziendali sensibili, lanciare malware o eseguire un attacco ransomware. 

Questo problema è di solito meno sentito con i dispositivi forniti dall'azienda, perché in genere sono dotati di protocolli di sicurezza standardizzati e robusti e non sono collegati a reti non sicure.

Compatibilità dei dispositivi

Infine, il personale potrebbe trovarsi di fronte a un problema di compatibilità tecnologica quando adotta una politica BYOD. I dipendenti utilizzano un'ampia gamma di dispositivi personali con diversi sistemi operativi, versioni di software e capacità hardware. 

Per esempio, un ufficio che adotta un nuovo strumento di gestione dei progetti può scoprire che funziona perfettamente sugli smartphone più recenti, ma ha problemi di funzionalità o non è disponibile sui modelli più vecchi. Questa disparità può ostacolare il flusso di lavoro, in quanto i lavoratori con dispositivi incompatibili potrebbero non essere in grado di accedere a funzioni essenziali o di installare alcuni strumenti. Ciò può avere un impatto sull'efficienza e richiedere soluzioni alternative o workaround che possono complicare i processi di collaborazione e la produttività.

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👉 Leggi anche il nostro articolo sui vantaggi e gli svantaggi del BYOD per capire i benefici di questo sistema!

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13 best practice per il BYOD da applicare prima e dopo l'implementazione di questo sistema

Aspetti da considerare prima di implementare una politica di Bring Your Own Device

1. Assicurarsi che tutti vogliano una politica BYOD

Sebbene la maggior parte delle persone chieda di poter utilizzare i propri dispositivi per il lavoro, alcuni dipendenti potrebbero non considerarlo un vantaggio. I lavoratori che tengono ben distinti i confini tra lavoro e vita privata potrebbero opporsi all'uso del telefono personale per il lavoro. 

Inoltre, non tutti hanno a casa una tecnologia all'altezza dell'hardware aziendale che ricevono dalla società. Tuttavia, potrebbero non volere o essere in grado di investire in tale tecnologia solo per il lavoro. Valutare la disponibilità a utilizzare i dispositivi personali per il lavoro prima di implementare una politica BYOD è fondamentale per garantire l'adesione dei dipendenti e il successo della politica. 

Se alcune persone non si sentono a proprio agio o non possono usare i loro dispositivi a causa di problemi di privacy, vincoli finanziari o discrepanze tecnologiche, l'imposizione di una politica BYOD può portare a insoddisfazione, diminuzione del morale e riduzione della produttività.

2. Informare il personale sui potenziali problemi etici legati alle politiche BYOD

È essenziale informare i dipendenti sui potenziali problemi di privacy, etica e inclusione legati alle pratiche BYOD. Il team IT potrebbe aver bisogno di accedere al dispositivo personale di un dipendente per i controlli di sicurezza, il che potrebbe esporre dati privati. Da un punto di vista etico, ciò può essere problematico, in quanto i messaggi personali o le informazioni sensibili, come le cartelle cliniche, potrebbero essere visti inavvertitamente.

L'inclusione è un'altra preoccupazione. Non tutti i dipendenti possono permettersi una tecnologia all'avanguardia, creando potenzialmente un divario nell'accesso e nelle opportunità all'interno della forza lavoro. Affrontando questi problemi in anticipo, le aziende possono cercare soluzioni per promuovere un ambiente di lavoro rispettoso e imparziale.

3. Prevedere le possibili sfide legate alle persone e trovare soluzioni

Questa è un'altra importante best practice che vogliamo sottolineare prima di implementare una politica BYOD: pensare alle potenziali sfide che potresti dover affrontare in futuro. 

Per esempio, cosa succede se un dipendente non può permettersi il tipo di computer portatile di cui ha bisogno per svolgere il suo lavoro? Lo pagherà l'azienda? Come spieghi agli altri membri del team che pagherai le attrezzature di alcuni dipendenti ma non le loro? 

Sono tutte preoccupazioni a cui bisogna pensare in anticipo per evitare problemi in seguito e per mantenere pratiche etiche e inclusive sul posto di lavoro. In questo caso, uno stipendio specifico per i dipendenti che adottano il BYOD potrebbe essere una soluzione.

4. Creare una politica BYOD

La creazione di una politica BYOD chiara e dettagliata è fondamentale per definire i confini e le aspettative. Senza una politica specifica, potresti incorrere in problemi nel caso in cui un dipendente perda il proprio dispositivo contenente dati aziendali sensibili. 

L'assenza di linee guida chiare sulla tempestività con cui il dipendente deve denunciare la perdita, sulle misure che l'azienda può adottare per proteggere i dati e su chi si assume la responsabilità di un'eventuale violazione dei dati rimane un grosso punto interrogativo. 

Una politica BYOD dettagliata evita questa confusione, definendo le procedure per le violazioni della sicurezza. Protegge gli interessi dell'azienda e assicura che i dipendenti comprendano le loro responsabilità.

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Le migliori pratiche BYOD per il lancio di questo nuovo sistema

5. Organizzare sessioni di formazione sulla sicurezza informatica per tutti i dipendenti

L'errore umano è la causa principale dei cyberattacchi e delle fughe di dati.

La formazione del personale sulle best practice di cybersecurity è essenziale per garantire che la tua politica BYOD non offra agli hacker maggiori possibilità di raggiungere i tuoi dati privati. Un dispositivo personale, se utilizzato senza un'adeguata conoscenza della sicurezza, può diventare un anello debole e consentire a malware o hacker di penetrare nelle reti aziendali. 

Una formazione regolare garantisce che i dipendenti siano a conoscenza dei più recenti protocolli di sicurezza. Permette loro di imparare a riconoscere e a reagire alle minacce per ridurre in modo significativo il rischio di incidenti di sicurezza.

6. Crittografia dei dati

La crittografia dei dati è una pietra miliare di qualsiasi strategia di cybersecurity, ma è ancora più cruciale per le organizzazioni con politiche BYOD. Garantisce la sicurezza delle informazioni, soprattutto in caso di smarrimento o furto del dispositivo. 

Un telefono non criptato contenente e-mail aziendali riservate potrebbe consentire a chi lo trova o a un ladro di accedere facilmente a informazioni aziendali sensibili. Questo può portare a violazioni dei dati e a conseguenze legali. 

La crittografia dei dati sui dispositivi personali aggiunge un solido livello di protezione, rendendo le informazioni illeggibili senza la chiave di crittografia corretta. Questa misura di sicurezza riduce notevolmente il rischio di esposizione dei dati, anche in caso di compromissione fisica del dispositivo.

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7. Implementare una strategia MDM

Lo sviluppo di una strategia MDM va di pari passo con la creazione di una politica BYOD. In questo modo si mantiene la sicurezza e la gestibilità dei dispositivi che accedono alle risorse aziendali. 

Per esempio, se il tablet personale di un dipendente viene utilizzato per accedere alle e-mail e ai documenti aziendali, gli strumenti MDM possono applicare criteri di sicurezza come la protezione tramite password, la crittografia e la possibilità di cancellare i dati in caso di smarrimento o furto del dispositivo da remoto. 

In questo modo si evita l'accesso non autorizzato alle informazioni sensibili, si garantisce la conformità alle normative sulla protezione dei dati e si dà all'azienda il controllo su come i dati relativi al lavoro vengono gestiti sui dispositivi personali.

8. Impostare i protocolli Zero Trust

L'Architettura Zero Trust (ZTA) si basa sul principio "mai fidarsi, sempre verificare". È uno degli approcci migliori per i team ibridi che utilizzano i propri dispositivi personali e passano spesso da reti aziendali sicure a reti pubbliche potenzialmente vulnerabili. 

Prendiamo ad esempio la collega Sofia che accede ai dati aziendali dal Wi-Fi di una caffetteria. Con un protocollo Zero Trust in atto, prima di concedere l'accesso, la società dovrebbe verificare sia la sua identità che la sicurezza del dispositivo.

Ciò impedisce l'accesso non autorizzato e riduce il rischio di violazione dei dati in ambienti non protetti.

9. Creare un elenco di consigli per la sicurezza informatica e tenerlo sempre accessibile

Condividere con i dipendenti un elenco di consigli per la cybersecurity è essenziale per promuovere la consapevolezza della sicurezza che si estende dalle politiche BYOB a ogni aspetto della vita lavorativa digitale. Questa risorsa sempre accessibile è un promemoria costante e un utile riferimento per le best practice, soprattutto per gli ambienti di lavoro ibridi. Non esamineremo in dettaglio tutti i suggerimenti chiave, poiché abbiamo appena pubblicato un articolo completo su questo argomento. Tuttavia, ecco gli aspetti più importanti che il tuo elenco di consigli per la cybersecurity dovrebbe includere:

• Creare un nome utente unico.
• Attivare l'MFA (Multi-factor authentication).
• Installare una soluzione di localizzazione remota.
• Disattivare le opzioni di connessione automatica.
• Utilizzare le VPN.
• Esercitarsi con il metodo SLAM.
• Installare gli ultimi aggiornamenti dei software. 
• ecc...

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💡 Leggi l'articolo completo sui consigli di cybersecurity per i dipendenti per assicurarti che il tuo personale mantenga al sicuro i propri dispositivi e dati personali!

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Suggerimenti per mantenere la sicurezza e l'efficienza una volta adottata la politica BYOD

10. Fornire un sistema di supporto informatico in caso di problemi di cybersecurity e tecnologici

È inoltre essenziale che il personale sappia a chi rivolgersi in caso di problemi tecnici o di cybersecurity con i propri dispositivi. Il ruolo del team IT o di un'azienda esterna è fondamentale.

I membri del team devono sentirsi a proprio agio nel chiedere aiuto ai colleghi tecnici in caso di problemi nell'installazione di un nuovo strumento o di dubbi su un'e-mail sospetta ricevuta. Un intervento rapido da parte dell'IT aumenta le possibilità di risolvere rapidamente i problemi e rafforza le pratiche sicure. 

L'implementazione di un sistema di assistenza informatica consente di ridurre al minimo i rischi per i dispositivi personali dei dipendenti e per la sicurezza dei dati aziendali.

11. Programmare regolarmente audit di cybersecurity

La conduzione di audit sui dispositivi dei dipendenti nell'ambito di una politica BYOD è essenziale per la sicurezza. Tuttavia, come abbiamo detto in precedenza, deve bilanciare le preoccupazioni relative alla privacy. Il personale potrebbe essere riluttante a fornire i propri dispositivi personali per questo controllo, il che è comprensibile al 100%.

La trasparenza e la comunicazione sono fondamentali per eseguire questi audit in modo etico. I dipendenti devono essere informati su cosa comporta l'audit, perché è necessario e come rispetta la loro privacy. Gli audit devono concentrarsi esclusivamente sui dati e sulle applicazioni legate al lavoro, non sui contenuti personali. È possibile utilizzare strumenti automatici che segnalano i rischi per la sicurezza senza rivelare i dati personali. 

Prima dell'audit, ottieni il consenso e discuti il processo con i membri del tuo team. Questo approccio garantisce la conformità nel rispetto della privacy dei dipendenti. Il processo rimane professionale e rispettoso.

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12. Aggiornare i team sulle ultime misure di cybersecurity da applicare

Mantenere te stesso e i tuoi dipendenti aggiornati sulle ultime misure di sicurezza informatica è fondamentale, poiché la tecnologia si evolve rapidamente e le tecniche di hacking diventano sempre più sofisticate. Quando i criminali informatici sviluppano nuovi metodi di attacco, le conoscenze obsolete in materia di sicurezza rendono vulnerabili i dati personali e aziendali.

Aggiornamenti e sessioni di formazione regolari garantiscono che i membri del team siano sempre informati. Questo passo in più li aiuta anche a riconoscere le nuove minacce potenziali e ad applicare le pratiche di sicurezza più appropriate per proteggere efficacemente le informazioni sensibili.

13. Eseguire frequentemente il backup dei dati aziendali

Infine, ricorda al personale di procedere a frequenti backup dei dati per salvaguardarli dalla perdita di dati che può verificarsi a causa del furto del dispositivo, di danni o di attacchi informatici, come il ransomware. 

Immagina che il dispositivo personale della tua collega Sara contenga documenti di lavoro critici che potrebbero subire un malfunzionamento o andare persi. Senza un regolare backup, le informazioni potrebbero andare perse per sempre. Non c'è bisogno di menzionare le conseguenze per il suo lavoro e per la tua azienda.

L'implementazione di un protocollo di backup di routine assicura che i dati relativi al lavoro vengano copiati e archiviati in modo sicuro. In questo modo è possibile ripristinare rapidamente le informazioni vitali e garantire la continuità delle operazioni nel caso in cui si verifichino eventi rischiosi legati all'uso di dispositivi personali da parte del personale.

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Ci auguriamo che queste 13 best practice BYOD aiutino te e il tuo team ibrido a determinare ciò che è necessario fare per implementare questo nuovo sistema con successo, sicurezza e protezione. Probabilmente dovrai adattare l'elenco di questi "do's" e "don'ts" alla tua politica di Bring Your Own Device in base al settore, alle dimensioni e alle esigenze della tua azienda. Tieni presente che il concetto di BYOD consente certamente di risparmiare sui costi ed è migliore per il pianeta, in quanto riduce il fabbisogno di risorse. Tuttavia, devi considerare tutti gli aspetti menzionati in questo articolo per implementarlo in modo intelligente. 

L'uso di una tecnologia moderna e altamente protetta è sicuramente una delle migliori scelte per salvaguardare questo approccio e i tuoi dati. L'app deskbird è conforme agli standard più elevati in termini di sicurezza. Quindi, se vuoi ottimizzare il tuo spazio di lavoro ibrido, migliorando l'esperienza dei dipendenti e risparmiando sui costi, richiedi una demo gratuita di deskbird!