Strumenti di automazione per l'ufficio: esempi concreti e consigli preziosi

Sei un esperto di IT che cerca di convincere il capo e gli altri manager dell'importanza degli strumenti di automazione dell'ufficio? Sei un'azienda che spera di capire se vale la pena investire di più nell'automazione del proprio posto di lavoro?

È normale pensarci due volte prima di implementare una nuova tecnologia. In primo luogo, è costoso. In secondo luogo, non si vuole spendere denaro in tecnologie che non verranno utilizzate e non creeranno valore. Ecco quindi gli esempi più validi di automazione dell'ufficio, i vantaggi di un ambiente di lavoro automatizzato e i consigli pratici per farlo bene.

Dagli strumenti di automazione dei dati ai sistemi automatizzati per le risorse umane e all'automazione del CRM, passiamo in rassegna diversi tipi di automazione per l'ufficio per illustrare perché questo investimento è fondamentale e prezioso per tutti. Sei pronto a snellire il flusso di lavoro e i processi, riducendo i costi e rafforzando la sicurezza informatica? Ecco la tua guida iniziale all'automazione d'ufficio!

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Quali sono gli esempi tipici di automazione per l'ufficio?

1. Strumenti automatizzati per la gestione delle strutture

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Gli strumenti automatizzati di FM (Facility Management) fanno parte dell'automazione del back-office. Per esempio, aiutano a ottimizzare la gestione dello spazio di lavoro, che è fondamentale per soddisfare le esigenze dinamiche di una configurazione di lavoro ibrida. Inoltre, snelliscono i processi di manutenzione delle strutture. Pertanto, sfruttando gli strumenti automatizzati, i responsabili FM possono affrontare in modo proattivo i problemi della struttura, programmare la manutenzione preventiva e allocare in modo efficiente le risorse dello spazio di lavoro. Questo aumenta l'efficienza operativa e garantisce un ambiente di lavoro sicuro e piacevole. I migliori strumenti automatizzati per la FM sono:

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• Soluzione di gestione del posto di lavoro tutto in uno come deskbird.
• Sistemi di automazione degli edifici come Honeywell Building.
• Soluzioni di gestione energetica come Apollo IoT Energy Platform.
• Strumenti di gestione dei visitatori come ILobby.
• Software per la sicurezza e la conformità come SafetyCulture (iAuditor).

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2. Strumenti automatizzati per il lavoro ibrido

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L'automazione svolge anche un ruolo chiave nel colmare il divario tra i lavoratori in ufficio e quelli a distanza. Le piattaforme di collaborazione e comunicazione mantengono le persone in contatto e permettono di portare avanti progetti collettivi in modo efficace. I sistemi di pianificazione automatizzati ottimizzano le riunioni tra i vari fusi orari, mentre il software workspace booking garantisce un accesso continuo alle risorse dell'ufficio quando necessario. Queste risorse favoriscono un ambiente di lavoro più coeso e flessibile, consentendo ai membri del team di rimanere connessi e produttivi indipendentemente dalla loro posizione. Gli strumenti essenziali per il lavoro ibrido automatizzato includono:

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• Software di prenotazione della scrivania come deskbird;
• Hybrid scheduling come deskbird;
• Piattaforme di comunicazione online come Slack;
• Software di gestione dei progetti come Notion;
• Soluzioni basate sul cloud come Google Drive.

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3. Strumenti automatizzati per la gestione dei progetti

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Gli strumenti di gestione automatizzata dei progetti semplificano i flussi di lavoro consentendo ai project manager di creare pianificazioni, assegnare attività e monitorare i progressi in tempo reale con un intervento manuale minimo. Le notifiche automatiche mantengono i team allineati e responsabili, garantendo il rispetto delle scadenze critiche. Inoltre, facilita una migliore allocazione delle risorse e la valutazione dei rischi, fornendo approfondimenti analitici grazie al consolidamento dei dati. Questa maggiore efficienza migliora il completamento dei progetti e consente ai dipendenti di concentrarsi maggiormente su attività strategiche basate sulla creatività e sulla capacità di risolvere i problemi. Ecco i principali strumenti di gestione automatizzata dei progetti da tenere in considerazione:

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• Soluzioni di gestione delle attività come Notion.
• Software per diagrammi di Gantt come Smartsheet.
• Software di gestione delle risorse come Float.
• Strumenti di gestione agile dei progetti come JIRA.
• Piattaforme di Project Portfolio Management (PPM) come Wrike.

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4. Strumenti automatizzati per le risorse umane

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Dal reclutamento all'onboarding e alla gestione delle prestazioni, gli strumenti di automazione aiutano i team delle risorse umane in vari aspetti del loro lavoro. Semplificano processi come lo smistamento dei curriculum e la programmazione dei colloqui. I sistemi automatizzati migliorano anche l'accuratezza dei dati, riducendo il rischio di errori umani nelle buste paga e nei rapporti di conformità. Inoltre, consentono un migliore self-service dei dipendenti per gli aggiornamenti dei benefit e delle informazioni personali, con conseguente aumento della soddisfazione lavorativa. In generale, l'automazione favorisce un reparto HR più dinamico e mirato. Ecco gli strumenti di automazione che possono realmente migliorare i processi HR:

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• Sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) come Greenhouse.
• Software di automazione delle paghe come Gusto.
• Piattaforme di onboarding per i dipendenti come BambooHR.
• Strumenti di gestione delle prestazioni come Lattice.
• Software di coinvolgimento dei dipendenti come Officevibe.

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La buona notizia è che molti strumenti di automazione delle risorse umane combinano tutti questi aspetti, in modo che tutto ciò che serve sia centralizzato in un unico luogo.

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5. Strumenti automatizzati per il finance

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I sistemi automatizzati velocizzano le procedure finanziarie ricorrenti. Dall'elaborazione delle fatture alla gestione delle spese e alla compilazione dei rapporti, forniscono una visione immediata della situazione economica dell'azienda. Ciò garantisce la possibilità di prendere rapidamente decisioni informate e di mantenere una maggiore trasparenza nelle operazioni finanziarie. Inoltre, questi alleati tecnologici contribuiscono a una solida gestione del rischio, effettuando un'analisi costante delle transazioni finanziarie per garantire la conformità alle normative e alle politiche interne. Ecco alcuni esempi classici di strumenti automatizzati rivolti ai team finanziari:

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• Software per la contabilità come QuickBooks; 
• Strumenti di gestione finanziaria basati sul cloud come Xero;
• Sistemi di automazione delle spese come Expensify;
• Soluzioni ERP come Oracle Netsuite;
• Strumenti di automazione dei processi di contabilità e credito come Bill.com (funziona con Xero).

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6. Strumenti automatizzati per la sicurezza

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Con l'aumento della digitalizzazione, la protezione dei dati è una priorità fondamentale per tutte le aziende. Le soluzioni di cybersecurity automatizzate sono di grande supporto, in quanto identificano istantaneamente i rischi e mitigano le minacce. Questi strumenti assicurano che gli aggiornamenti software e le patch di sicurezza siano applicati in modo coerente e tempestivo, senza ritardi umani. Per esempio, risorse come i sistemi di rilevamento delle intrusioni sono in grado di analizzare il traffico e i comportamenti per segnalare le anomalie molto più rapidamente rispetto al monitoraggio manuale da parte del personale. Ciò consente ai team di cybersecurity di dedicare più tempo alle strategie di difesa proattive e alla risoluzione di problemi complessi per rafforzare l'infrastruttura digitale dell'organizzazione. Ecco alcuni esempi di strumenti di cybersecurity automatizzati da tenere in considerazione:

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• Gestione delle informazioni e degli eventi di sicurezza (SIEM) come IBM QRadar.
• Sistemi di rilevamento e prevenzione delle intrusioni (IDPS) come Cisco Firepower.
• Soluzioni di rilevamento e risposta degli endpoint (EDR) come CrowdStrike Falcon Insight XDR.
• Strumenti di gestione delle vulnerabilità come Qualys VMR.
• Piattaforme di orchestrazione, automazione e risposta alla sicurezza (SOAR) come Palo Alto Network Cortex XSOAR.

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7. Strumenti automatizzati per il marketing

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Anche i team di marketing possono trarre enormi vantaggi dall'uso dell'automazione nel loro lavoro quotidiano. Gli strumenti di office automation per il marketing semplificano le attività ridondanti, come le campagne e-mail, la pubblicazione sui social media e l'analisi dei dati. Nel frattempo, gli addetti al marketing hanno più tempo per concentrarsi sulla strategia e sulla creatività. Le soluzioni di marketing automatizzate migliorano l'efficienza, indirizzano le comunicazioni in modo più efficace e forniscono approfondimenti sui dati dei clienti per aiutare a personalizzare le attività di marketing. Ovviamente, questo non solo porta a una maggiore produttività, ma anche a migliori risultati delle campagne. Ecco alcuni validi strumenti di automazione per i team di marketing:

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• Soluzioni di automazione del marketing via e-mail come Mailchimp.
• Software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come HubSpot.
• Piattaforme di gestione dei social media come Hootsuite.
• Strumenti di analisi di marketing e di attribuzione come Google Analytics.
• Sistemi di gestione dei contenuti (CMS) come WordPress.

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8. Strumenti automatici di analisi dei dati

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Gli analisti di dati sono tra i lavoratori che possono beneficiare in modo significativo dell'espansione degli strumenti di automazione. Queste tecnologie automatizzano la raccolta, l'elaborazione e la visualizzazione dei dati, consentendo agli esperti di scoprire rapidamente le intuizioni e prendere decisioni informate. Questi software migliorano l'accuratezza e svolgono un ruolo fondamentale nel migliorare le strategie aziendali e l'efficienza operativa. Ecco alcuni esempi di strumenti automatizzati per l'analisi dei dati:

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• Piattaforme di Business Intelligence (BI) come Microsoft Power BI.
• Strumenti di pulizia e preparazione dei dati come Alteryx.
• Software di analisi statistica (SAS) come JMP.
• Soluzioni di analisi predittiva e di apprendimento automatico come Tableau.
• Sistemi di gestione dei database (DBMS) come Google Cloud SQL.

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9. Strumenti automatizzati per il CRM (Customer Relationship Management)

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Gli strumenti di office automation per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) sono soluzioni di automazione per il front-office. Centralizzano i dati e le interazioni dei clienti per facilitare un servizio personalizzato e migliorare la comunicazione. Gli strumenti CRM aiutano a migliorare la soddisfazione dei clienti, la produttività delle vendite e le relazioni commerciali a lungo termine, automatizzando attività come la gestione dei contatti, il monitoraggio dei contatti e l'assistenza ai clienti. Ecco alcuni esempi di strumenti automatizzati ben valutati per il CRM:

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• Software di gestione delle vendite, assistenza clienti, automazione del marketing e analisi come Salesforce.
• Gestione dei contatti e delle aziende, pipeline di trattative e soluzioni di pianificazione delle e-mail come HubSpot CRM.
• Sistemi di gestione delle vendite e del servizio clienti basati sull'intelligenza artificiale come Microsoft Dynamics 365.
• Strumenti di gestione delle vendite, automazione del marketing e monitoraggio delle attività come Zoho CRM.
• CRM di vendita e software di gestione delle pipeline come Pipedrive.

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Perché gli strumenti di automazione dell'ufficio stanno ridisegnando il nostro modo di lavorare e le operazioni sul posto di lavoro?

L'automazione dell'ufficio elimina le attività ripetitive e a basso valore aggiunto

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Siamo nell'era digitale. È ora di smettere di svolgere attività e processi che richiedono tempo. Questo è lo scopo principale e il vantaggio più significativo dei sistemi automatizzati. Tutti i vantaggi successivi degli strumenti di automazione derivano dal fatto che i dipendenti possono ridurre il numero di attività ripetitive e di scarso valore nella loro agenda. Per esempio, la collega Claudia non deve più inserire i dati manualmente. Utilizzando uno strumento di automazione dell'ufficio come Zapier, può collegare diverse app per trasferire automaticamente le informazioni, gestire gli avvisi e-mail e aggiornare gli elenchi di attività. In questo modo può dedicare il suo tempo e le sue energie al pensiero critico e alla strategia.

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Gli strumenti di automazione semplificano i flussi di lavoro e i processi

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Gli strumenti di automazione dell'ufficio aiutano anche a ottimizzare le attività quotidiane di Chloe, eliminando l'attrito dei processi di routine. Per esempio, se Claudia potesse utilizzare un pianificatore automatico, non dovrebbe più destreggiarsi tra le e-mail per organizzare le riunioni. Lo strumento si sincronizza con il suo calendario, in modo che i suoi colleghi possano facilmente prenotare gli orari. Questa efficienza non solo libera il suo tempo, ma assicura anche una collaborazione più fluida. Inoltre, aumenta la sua produttività e le permette di concentrarsi sulle iniziative strategiche piuttosto che sulle seccature amministrative.

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I processi automatizzati aumentano l'efficienza e la produttività dei dipendenti

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Un altro vantaggio dell'automazione del posto di lavoro è che la semplificazione dei flussi di lavoro dà a Claudia più tempo per portare a termine le cose e per occuparsi di attività ad alto impatto. Per esempio, con un sistema di gestione automatizzata dei documenti, Claudia può categorizzare e recuperare i file in modo efficiente, senza passare manualmente al setaccio le cartelle. Si tratta di un vero e proprio risparmio di tempo, poiché i documenti vengono indicizzati in base al contenuto, così Claudia passa meno tempo ad archiviare e più ad analizzare i rapporti. Questo le permette di lavorare in modo più efficace e più produttivo, potendo utilizzare meglio le sue competenze e il suo tempo.

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Il software di automazione funziona 24 ore su 24, 7 giorni su 7

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I dipendenti non possono lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7. I robot sì. Questo è un altro vantaggio dell'automazione dell'ambiente di lavoro. E se qualcuno cercasse di hackerare i tuoi sistemi nel cuore della notte? Gli esperti IT non possono essere in servizio e pronti a intervenire in qualsiasi momento. Un sistema automatizzato ben impostato può contrattaccare immediatamente. Un chatbot automatizzato per il servizio clienti può anche fornire risposte istantanee alle domande dei clienti a qualsiasi ora, migliorando la soddisfazione dei clienti senza il vincolo degli orari d'ufficio tradizionali. Questo funzionamento non-stop può senza dubbio migliorare l'efficienza operativa e la sicurezza di un'azienda.

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L'automazione riduce i rischi di errore umano

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Gli errori umani si verificano di solito quando i dipendenti svolgono compiti ripetitivi e di scarso valore. È più probabile che i dipendenti commettano errori e non apportino alcun valore aggiunto digitando numeri in un foglio di Google. L'automazione dell'inserimento dei dati, dei calcoli e della generazione dei report aumenta l'accuratezza dei dati e riduce al minimo gli errori umani. Per esempio, è possibile automatizzare anche una campagna e-mail. In questo modo si evitano errori come l'invio di duplicati o il targeting errato e si garantisce che il messaggio giusto raggiunga le persone giuste nel momento più opportuno.

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L'automazione dell'ufficio consente di ottenere informazioni precise sui dati

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Gli strumenti di office automation utilizzano analisi avanzate per elaborare vasti insiemi di dati, generando approfondimenti accurati che sarebbe impossibile produrre manualmente. Supponiamo che Claudia lavori nel marketing. Gli strumenti automatizzati possono osservare le metriche di performance e le interazioni con i clienti per individuare le tendenze e prevedere le richieste. Questa chiarezza basata sui dati le consente di prendere rapidamente decisioni informate. Può utilizzare queste informazioni per personalizzare le campagne che risuonano con il pubblico dell'azienda, aumentando il coinvolgimento e le vendite. Di conseguenza, questo va a vantaggio anche dell'organizzazione, che può contare su strategie mirate e sul miglioramento del ROI.

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I sistemi automatizzati per ufficio rafforzano la cybersicurezza

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Come sottolineato in precedenza, anche l'automazione svolge un ruolo cruciale nell'implementazione dell'infrastruttura di cybersecurity. I robot sono in grado di identificare e affrontare le potenziali minacce in modo incredibilmente più rapido di una persona. La collaborazione con la tecnologia per proteggere il posto di lavoro dalle violazioni o per prevenire perdite e fughe di dati è fondamentale. Per esempio, un sistema automatico di rilevamento delle intrusioni (IDS) monitora continuamente il traffico di rete alla ricerca di segni di accesso non autorizzato e avvisa istantaneamente il personale IT in modo che possa avviare i protocolli di difesa. In un'epoca in cui il lavoro a distanza è la nuova norma, le soluzioni di cybersecurity automatizzate offrono al tuo ambiente digitale un gradito livello di protezione aggiuntivo.

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L'automazione aiuta le aziende a risparmiare sui costi

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Il tempo è denaro e le soluzioni automatizzate consentono di risparmiare entrambi. Vediamo come.

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Questi strumenti aiutano a ridurre al minimo gli errori umani che spesso portano a rettifiche che richiedono risorse. Inoltre, proteggono il tuo posto di lavoro da costose minacce informatiche. I dipendenti vengono liberati da compiti ripetitivi e possono concentrarsi su attività più strategiche e generatrici di profitti. La notifica automatica della necessità di manutenzione ti aiuta a evitare spese inutili. Anche la postazione di lavoro è gestita in modo più efficace grazie ai sistemi di prenotazione delle postazioni. Queste soluzioni consentono di ridurre i costi di mantenimento di un ufficio più grande del necessario e di crearne uno più efficace.

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Come si definisce il software di automazione d'ufficio di cui hanno bisogno i tuoi dipendenti e la tua azienda?

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Innanzitutto, ricorda che ogni azienda è unica e ha esigenze diverse. Considerare questo aspetto prima di implementare qualsiasi strumento di automazione è fondamentale per garantire che supporti i tuoi team con successo.

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Conoscere i punti dolenti quotidiani dei dipendenti

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Dove perdono più tempo? Quale processo ritengono possa essere ottimizzato? La valutazione degli strumenti di office automation più adatti al tuo team inizia con la comprensione delle loro sfide quotidiane. Discutere delle attività che prosciugano il loro tempo e la loro energia è fondamentale. Questo feedback e le conversazioni aiutano a individuare le attività noiose e ripetitive che sono le prime candidate all'automazione. Identificando i punti critici specifici, è possibile scegliere le soluzioni migliori per soddisfare le esigenze reali della forza lavoro. Questa fase è fondamentale per scegliere strumenti automatizzati che snelliscano il flusso di lavoro dei dipendenti, aumentino la loro produttività e garantiscano che l'introduzione della tecnologia si traduca in vantaggi tangibili per il team.

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Analizzare i dati

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Mescolare il feedback dei dipendenti con i dati in tempo reale è fondamentale per evitare di affrontare le questioni sbagliate. Ciò che le persone pensano non è sempre la realtà; i dati sono il tuo principale alleato per verificarlo. Esaminando a fondo i dati del flusso di lavoro, è possibile identificare quali attività consumano troppo tempo o risorse e quali sono soggette a errori. Questa strategia basata sui dati ti guida a capire quali sono le priorità più alte per l'automazione. In questo modo sarai sicuro di concentrarti inizialmente sulle aree che avranno l'impatto più significativo sull'efficienza e sull'accuratezza. Di conseguenza, gli sforzi di automazione sono strategicamente allineati con le esigenze dei dipendenti e dell'azienda.

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Studiare il mercato dell'automazione d'ufficio

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In base al tuo settore e alle esigenze dei dipendenti, alcuni software di automazione sono più importanti di altri. Devi fare le tue ricerche invece di investire in uno strumento perché lo usano tutti. Verifica le diverse caratteristiche di ogni soluzione, assicurati che sia in linea con i tuoi obiettivi di scalabilità, consulta le recensioni, ecc. Se possibile, testa gli strumenti prima di sottoscriverli e verifica come reagisce la tua forza lavoro e se fanno la differenza nelle operazioni quotidiane.

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In che modo deskbird utilizza l'automazione per incrementare la gestione flessibile dello spazio di lavoro?

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Sono diversi i modi in cui utilizziamo l'automazione per aiutarti a gestire il tuo spazio di lavoro ibrido nel modo più efficiente. Per esempio, le integrazioni consentono di collegare l'app deskbird alla tua infrastruttura digitale per evitare di passare da una piattaforma all'altra e sincronizzare automaticamente tutti i dati. Quando un collega prenota una sala riunioni per il tuo team, questa viene aggiornata direttamente nel tuo calendario e tu ricevi una notifica. Il nostro sistema di pianificazione settimanale è dotato anche di una tecnologia automatizzata. Supponiamo che uno dei tuoi collaboratori abbia deciso di venire in ufficio ogni martedì e voglia prenotare la stessa scrivania ogni settimana. Può automatizzare la prenotazione in modo da non doverla rifare ogni settimana (anche se bastano 3 click!).

Come per qualsiasi altro strumento di automazione dell'ufficio, il modo migliore per scoprire come utilizzare l'automazione nella gestione dello spazio di lavoro è testare semplicemente la nostra soluzione. 

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Fonti:

• 14 Types of Office Automation Tools, HiTechNectar.
• 10 Best Office Automation Software in 2024, ClickUp.‍
• Office Automation: Definition, Tools, Best Practices, YAROOMS.