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Lanciare un sistema di prenotazione di postazioni di lavoro? 3 semplici passi per garantire l'adozione

Pubblicato:

28 settembre 2023

Aggiornato:

16 novembre 2023

I sistemi di prenotazione delle scrivanie stanno diventando sempre più importanti negli spazi di lavoro flessibili di oggi. Migliorano la produttività e il flusso operativo semplificando la prenotazione e la gestione delle scrivanie. Ma come si fa a implementare un sistema di prenotazione delle scrivanie e a garantire che tutti i membri del team siano a bordo e utilizzino attivamente il sistema? 

Questa guida completa, meticolosamente realizzata per i responsabili IT, presenta un approccio passo dopo passo per implementare con successo un sistema di prenotazione delle postazioni. Iniziamo!

uomo che lavora al suo laptop in un ambiente di lavoro ibrido

Identificare le esigenze e fissare obiettivi chiari

Il primo passo fondamentale per l'implementazione di un sistema di prenotazione di tavoli è l'identificazione chiara della necessità di tale sistema all'interno dell'organizzazione.

Ciò implica la valutazione dei metodi e delle procedure attuali e l'identificazione delle carenze e dei vuoti che un sistema di prenotazione delle scrivanie come deskbird può colmare. Che si tratti di mettere ordine in un ambiente d'ufficio caotico, di razionalizzare l'assegnazione delle scrivanie o di massimizzare l'utilizzo dello spazio di lavoro, avere obiettivi ben definiti guiderà il processo di selezione e servirà da punto di riferimento per il successo dell'implementazione. 

Una volta identificata la necessità, questi obiettivi devono essere comunicati a tutti gli stakeholder. Il "perché" del passaggio a un sistema di prenotazione a tavolino gioca spesso un ruolo significativo nel determinare il livello di adozione. Quando i membri del personale, dall'alta dirigenza fino agli stagisti, comprendono i vantaggi di un sistema di prenotazione, è più probabile che lo adottino e lo utilizzino in modo coerente. 

team ibrido che discute insieme


Scegliere il giusto sistema di prenotazione di tavoli

Il passo successivo è quello di scegliere il sistema di prenotazione delle scrivanie più adatto alla vostra organizzazione. Sul mercato esistono numerose applicazioni, ma non tutte possono soddisfare le vostre esigenze. Pertanto, è essenziale valutare attentamente ogni opzione. Alcuni fattori cruciali sono la facilità d'uso, l'integrazione con i sistemi esistenti, le opzioni di personalizzazione e l'assistenza clienti.

Ad esempio, deskbird offre una soluzione potente e intuitiva per la prenotazione dei posti di lavoro che può essere facilmente integrata nel flusso di lavoro esistente. È incredibilmente facile da usare, offre numerose opzioni di personalizzazione e fornisce un'eccellente assistenza clienti per garantire una transizione senza problemi. Scegliendo una soluzione come deskbird, si aumentano le possibilità di adozione da parte dei membri del team.

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Formare il team

Una volta scelto il sistema di prenotazione della scrivania, è importante fornire una formazione adeguata al team. Questo include non solo un semplice tutorial su come utilizzare il sistema, ma anche una spiegazione del perché è importante e dei vantaggi per ogni singolo individuo e per l'organizzazione nel suo complesso. La formazione può avvenire di persona, virtualmente o attraverso una combinazione.

È importante ricordare che ognuno ha stili e ritmi di apprendimento diversi. Pertanto, fornire un supporto continuo e risorse per l'apprendimento può fare una grande differenza nei tassi di adozione. Ad esempio, deskbird offre programmi e risorse di formazione completi, per garantire che tutti i membri del team possano utilizzare il sistema in modo comodo ed efficace.


L'introduzione di un nuovo sistema di prenotazione della scrivania può essere un compito scoraggiante. Seguendo questi passaggi, potrete garantire tassi di adozione più elevati tra i membri del vostro team. Iniziate identificando le necessità e fissando obiettivi chiari, quindi scegliete un sistema adatto come deskbird.

Infine, investite nella formazione del vostro team e fornite un'assistenza continua. Con queste pratiche, sarete sulla buona strada per rendere il vostro spazio di lavoro un posto migliore.

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