Il dilemma dei software di monitoraggio della produttività dei dipendenti

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Art Malkovich è l'amministratore delegato e cofondatore di Onilab, una società di sviluppo di e-commerce. Ha circa dieci anni di esperienza nella gestione di team e nello sviluppo web per l'e-commerce. È attento a tenersi al passo con le ultime tecnologie e a sviluppare progetti innovativi, come le soluzioni headless commerce e le PWA.

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È etico monitorare la produttività dei propri dipendenti? Questa domanda è estremamente rilevante oggi che un numero sempre maggiore di aziende sta implementando un software di tracciamento per supervisionare i lavoratori a distanza e in ufficio. I datori di lavoro vogliono capire chiaramente quali sono i compiti e le attività in cui sono coinvolti i loro dipendenti e assicurarsi che gestiscano il loro tempo in modo efficiente.

Dalla pubblicità e dal marketing alla finanza e alla vendita al dettaglio, il software di monitoraggio della produttività, noto anche come "brassware" o "tattler", sta prendendo sempre più piede. Ad esempio, il colosso del commercio elettronico Amazon utilizza l'applicazione per smartphone Mentor per valutare l'efficienza e il comportamento dei suoi autisti che effettuano le consegne in strada. Allo stesso modo, il leader mondiale dei servizi finanziari, JPMorgan, monitora tutto, dalle chiamate Zoom e dalle e-mail dei dipendenti alle presenze in ufficio.  

Quando si applicano questi strumenti di tracciamento, è essenziale trovare il giusto equilibrio tra il monitoraggio delle prestazioni del team e il rispetto della sua privacy. Altrimenti, si rischia di soffocare il morale dei dipendenti e di creare un ambiente di lavoro tossico. In questo articolo parleremo dei principali tipi di software di monitoraggio della produttività, dei loro pro e contro e delle migliori pratiche per integrarli nella vostra azienda.

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Panoramica del monitoraggio dei dipendenti

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La pandemia ha innescato un picco iniziale di sorveglianza del lavoro. Con il passare del tempo e l'affermarsi di modelli di lavoro remoti e ibridi, il monitoraggio dei dipendenti è diventato ancora più comune. Infatti, il 60% delle aziende con personale remoto tiene sotto controllo i propri dipendenti.   

Le aziende utilizzano diversi strumenti e pratiche per raccogliere dati su ciò che il personale fa durante l'orario di lavoro. Le ragioni principali dell'applicazione di queste soluzioni sono:

• Identificazione dei colli di bottiglia e delle inefficienze del flusso di lavoro. Con i dati necessari a portata di mano, le aziende possono analizzare come i dipendenti impiegano il loro tempo e individuare i processi lenti o macchinosi che ostacolano la produttività.

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• Incoraggiare i dipendenti a concentrarsi sul proprio lavoro. Alcuni strumenti di monitoraggio possono bloccare l'accesso a particolari siti web e applicazioni durante l'orario di lavoro, in modo che i membri del team non si distraggano.

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• Prevenire le violazioni dei dati e l'uso improprio delle risorse aziendali. I sistemi di monitoraggio offrono un ulteriore livello di sicurezza, in quanto sono in grado di riconoscere in tempo reale i comportamenti sospetti e di avvertire il reparto competente affinché intervenga immediatamente.

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• Determinare la conformità alle politiche aziendali. Il monitoraggio dell'uso di Internet e delle comunicazioni via e-mail da parte dei dipendenti assicura che essi si attengano alle linee guida stabilite e non partecipino a nulla che possa mettere a rischio la sicurezza o la reputazione dell'azienda.  

Le funzioni di monitoraggio della produttività dei dipendenti sono già parte integrante di molti moderni sistemi di gestione delle relazioni con i clienti. Prendiamo ad esempio il CRM di Salesforce. Questa solida piattaforma consente ai manager di creare dashboard e report personalizzati con preziose informazioni sulle attività dei dipendenti e sui progressi del team. Il più delle volte, per sfruttare appieno il potenziale di questo potente strumento, le aziende hanno bisogno della guida esperta di un'agenzia di consulenza certificata Salesforce CRM.

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Tipi di strumenti di monitoraggio della produttività dei dipendenti

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Il mercato digitale è invaso da vari software per monitorare la produttività e aumentare le prestazioni. Ne illustreremo alcuni tra i più diffusi:

• Il software di monitoraggio dei computer sorveglia tutte le attività che i dipendenti svolgono sui computer aziendali. Le sue funzionalità comprendono la registrazione dei tasti, l'acquisizione di screenshot e il monitoraggio dell'utilizzo di Internet e delle applicazioni.

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• Lo strumento di tracciamento del tempo registra il numero di ore che i lavoratori in ufficio e in remoto dedicano a compiti specifici.

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• I sistemi di monitoraggio della posta elettronica consentono di visualizzare la corrispondenza dei dipendenti, in particolare i messaggi in entrata, in uscita, cancellati e archiviati.

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• Il software di localizzazione e GPS aiuta le aziende a monitorare gli spostamenti dei propri dipendenti.

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• I sistemi biometrici scansionano le impronte digitali, i palmi delle mani, i volti o le iridi per monitorare le presenze dei dipendenti o consentire l'accesso ad aree sicure.

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• La tecnologia di videosorveglianza cattura i filmati delle azioni dei dipendenti e fornisce una prova visiva in caso di violazioni.

La scelta del miglior software per il monitoraggio dei dipendenti può essere piuttosto complessa, vista la grande varietà di strumenti. Sebbene ogni opzione abbia una funzione specifica, le aziende possono combinarne diverse per soddisfare le loro esigenze specifiche. Ad esempio, un'azienda con una forza lavoro mobile potrebbe optare per il tracciamento GPS e i sistemi biometrici per garantire la sicurezza e la corretta presenza. Nel frattempo, un'organizzazione con sede in ufficio può scegliere un software per il monitoraggio del tempo e delle attività al computer per valutare le prestazioni dei dipendenti.

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Software di monitoraggio della produttività dei dipendenti: pro e contro della sua implementazione

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La creazione di un processo di monitoraggio della produttività del team presenta vantaggi e svantaggi. Gitnux, una piattaforma di ricerca di mercato indipendente, afferma che i dipendenti diventano più efficienti del 7% quando sanno di essere controllati. Tuttavia, ci sono molti altri vantaggi che le aziende possono ottenere dagli strumenti di monitoraggio. Esploriamoli in dettaglio.

Pro

Migliora le prestazioni dei dipendenti

Affidandosi ai sistemi di monitoraggio della produttività dei dipendenti, i dirigenti possono identificare i membri del personale che non riescono a gestire il carico di lavoro. Quindi, possono adottare le misure necessarie, come la distribuzione dei compiti tra gli altri membri del team e l'organizzazione di sessioni di formazione aggiuntive, per ridurre gli ostacoli nel flusso di lavoro e aumentare l'efficienza complessiva.

Riduce al minimo i rischi di abuso dei dati

Con una serie di strumenti di monitoraggio, i datori di lavoro possono facilmente tenere traccia di tutte le interazioni con i dati aziendali, compresi i documenti visualizzati, le e-mail inviate, i file scaricati e i siti web visitati. Un tale livello di supervisione consente di rilevare attività sospette e di prevenire attacchi informatici e minacce interne.

Migliora il coinvolgimento dei dipendenti

Il software di monitoraggio dei dipendenti aiuta a individuare i membri del team che trascorrono molto tempo in attività non correlate al lavoro. Con queste informazioni, i manager possono intervenire per determinare i fattori che determinano il disimpegno e trovare il modo di risolverli. Dopo tutto, sono i lavoratori felici e impegnati che alimentano il successo aziendale. Tendono a essere più creativi, produttivi e motivati a fare più del necessario. 

Monitoraggio della forza lavoro remota

Il lavoro a distanza è diventato il nuovo standard per molte aziende. L'implementazione di un software di monitoraggio consente alle aziende di tenere sotto controllo i dipendenti che si trovano in luoghi diversi, assicurando che rimangano produttivi e che seguano pratiche di gestione dei dati sicure.

Promuove la responsabilità dei dipendenti

Quando i team in ufficio e in remoto si rendono conto che il loro lavoro viene monitorato, è più probabile che si concentrino sulle attività aziendali e rispettino le scadenze. L'uso del miglior software di monitoraggio dei dipendenti può anche incoraggiare i membri del personale a gestire il proprio tempo in modo efficiente.

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Contro

Sebbene il monitoraggio dei dipendenti possa essere uno strumento prezioso, il suo uso improprio può portare a conseguenze negative. Esaminiamo i possibili rischi e le sfide dell'integrazione di questo software nel flusso di lavoro aziendale.

Minaccia il morale dei dipendenti

Invece di aumentare la produttività dei lavoratori, un monitoraggio troppo invasivo può ritorcersi contro di loro e diminuire la soddisfazione sul lavoro. L'idea di essere costantemente sotto controllo crea un senso di ansia e disagio nel personale, che può portare a un elevato turnover. Infatti, un sondaggio condotto da ExpressVPN ha rivelato che il 59% dei dipendenti si sente stressato a causa della sorveglianza sul posto di lavoro, mentre il 43% ritiene che sia una violazione della fiducia. 

Provoca problemi di privacy e legali

Quando si discute di vari tipi di strumenti di monitoraggio della produttività, emergono indubbiamente problemi di privacy e legalità. I dipendenti devono capire quali dati vengono raccolti, come vengono utilizzati e chi può accedervi. Dando priorità alla comunicazione aperta e alla trasparenza, le aziende possono alleviare le preoccupazioni dei loro collaboratori e promuovere la fiducia sul posto di lavoro.

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Approccio etico al monitoraggio della produttività dei dipendenti

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Secondo Gartner, il 60% delle grandi aziende utilizza sistemi di monitoraggio della produttività da quando è scoppiata la pandemia e si prevede che questo numero salirà al 70% entro il 2025. Nonostante la crescente popolarità di questi software di monitoraggio, è fondamentale che le aziende li implementino prestando attenzione alle implicazioni etiche e al benessere dei dipendenti. Di seguito troverete le migliori pratiche per raggiungere questo obiettivo:

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• Seguire la legge. Le aziende devono informarsi sulle leggi in materia di privacy e di monitoraggio del proprio Stato e, se necessario, consultare un avvocato d'affari. In caso contrario, rischiano di incorrere in conseguenze legali.

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• Sviluppare politiche di monitoraggio ben definite. Comunicate chiaramente quali dispositivi e aree saranno monitorati.

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• Redigete contratti precisi. Fate firmare ai vostri collaboratori un accordo in cui affermano di aver compreso queste politiche.

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• Ridurre al minimo la raccolta dei dati. Tracciate e raccogliete i dati rilevanti per le operazioni e gli obiettivi aziendali. Evitare la sorveglianza intrusiva delle attività personali.

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• Enfatizzare la sicurezza dei dati. Implementate misure solide per salvaguardare le informazioni sensibili e la privacy dei dipendenti.

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• Concentratevi sui risultati, non sulla microgestione. Utilizzate i dati per valutare le prestazioni complessive del team e individuare le aree di miglioramento. Concentratevi sui risultati ottenuti piuttosto che controllare ogni minuto della giornata lavorativa di un dipendente.

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• Promuovere una politica della porta aperta. Creare un ambiente di lavoro in cui i dipendenti possano esprimere liberamente ai supervisori le loro preoccupazioni o idee sul monitoraggio della produttività.

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Trovare un equilibrio tra monitoraggio e fiducia

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Il monitoraggio della produttività dei dipendenti comprende un'ampia gamma di metodi e strumenti che aiutano i manager a determinare quanto tempo i membri del personale dedicano ai diversi compiti, cosa li distrae durante le ore di lavoro e chi contribuisce maggiormente al successo del team.

Tuttavia, l'integrazione di questi programmi nei processi aziendali richiede un'attenta considerazione di tutti i pro e i contro. Le aziende devono seguire linee guida etiche e discutere apertamente con i propri dipendenti lo scopo e i vantaggi dell'utilizzo di questi strumenti. Poiché esiste una linea sottile tra la necessaria supervisione e la sorveglianza invasiva, la trasparenza è fondamentale per creare un ambiente di lavoro sano e promuovere la fiducia reciproca tra leadership e personale.