29 elementi da spuntare nella checklist per la pianificazione di un evento aziendale
29 agosto 2024
30 agosto 2024
Che si tratti di festeggiare il Natale, l'anniversario della tua azienda, un nuovo traguardo o di promuovere pubblicamente il tuo marchio, ci sono sempre ottimi motivi per organizzare un evento aziendale. Ora, la domanda è: da dove iniziare per organizzare un momento memorabile senza dimenticare nulla? Una checklist per la pianificazione di eventi aziendali è il tuo migliore alleato in questo caso.
Contiene tutte le azioni da affrontare prima del grande giorno, dall'invio degli inviti all'ordinazione del catering e alla prenotazione della sede. Non solo assicura che tutto sia coperto, ma aiuta anche i responsabili dell'organizzazione dell'evento a essere meno stressati.
Ci sono dei passi fondamentali da seguire per creare un'esperienza positiva e un ottimo ricordo per tutti i tuoi ospiti e partecipanti. Ecco tutto quello che c'è da sapere e tutte le caselle da spuntare per un evento aziendale di successo e indimenticabile.
Fasi essenziali da affrontare prima di iniziare il processo di pianificazione dell'evento
Determinare lo scopo e l'obiettivo di questo evento
Qual è lo scopo del tuo prossimo evento aziendale e quali risultati ti aspetti? È per favorire il legame di squadra tra la tua forza lavoro ibrida? È per incontrare di persona i tuoi partner e incrementare il tuo business? Come già detto, le ragioni per organizzare un evento aziendale sono infinite. Tuttavia, la preparazione dell'incontro annuale con il tuo team non comporta le stesse azioni della progettazione di un grande evento con potenziali clienti e investitori.
Chiarire il tipo di evento
Il passo successivo consiste nel definire l'evento aziendale che stai organizzando. Sarà riservato ai dipendenti o sarà aperto a più persone? Dove si svolgerà, in loco o fuori sede? Si tratterà di una serata di conferenza, di un weekend di team bonding o di una giornata di promozione del marchio? Il tipo di evento che stai per organizzare deve essere chiaro fin dall'inizio.
Stabilire un budget per l'evento
Prima di iniziare a pianificare il tuo evento aziendale, è essenziale determinare il tuo budget. Quanto puoi spendere per rendere l'evento memorabile e di successo? Una volta ottenuta la risposta, ti consigliamo di prevedere un piccolo extra "per ogni evenienza". Il 10% del budget totale dovrebbe essere sufficiente a coprire i costi imprevisti.
Assicurati che l'evento sia in linea con i tuoi valori
Per esempio, se promuovi la sostenibilità e le pratiche ecologiche, non programmare un evento che richieda di volare in un altro Paese. I tuoi partner, dipendenti e clienti ti sostengono per vari motivi, tra cui quello per cui ti batti. Prendere l'aereo per partecipare a un evento aziendale all'estero sarebbe un'enorme delusione per tutti coloro che ti sostengono per il tuo impegno a favore del pianeta.
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Le 29 azioni chiave da includere nella checklist per la pianificazione di un evento aziendale
Ora sei pronto per iniziare a pianificare questo fantastico evento aziendale! Tuttavia, le fasi seguenti devono essere adattate in base alle dimensioni della tua azienda e al tipo di evento che stai per organizzare.
1. Scegli una data per il tuo evento
Il primo passo per l'organizzazione di un evento aziendale è la scelta della data, che influisce su vari aspetti del processo di pianificazione, come la prenotazione del catering, la prenotazione dell'alloggio, la ricerca della sede, ecc. Quando si decide il giorno, bisogna tenere a mente gli obiettivi e la tipologia dell'evento. Inoltre, occorre considerare i conflitti di programmazione e la stagionalità per garantire la partecipazione del maggior numero possibile di persone all'evento.
2. Crea un calendario per la pianificazione dell'evento con le date e le scadenze principali
A seconda del tipo e delle dimensioni del tuo evento, potresti iniziare a prepararlo con un anno o un mese di anticipo. Più tempo ci vuole per organizzare un evento, più cose si devono pensare e più date chiave si devono tenere a mente, come la conferma del catering. Avere un calendario dettagliato con notifiche automatiche programmate diventa quindi un supporto molto gradito.
3. Stabilisci un elenco di invitati
La creazione di una lista degli invitati è fondamentale per avere un'idea generale del numero di persone che potrebbero partecipare all'evento e delle dimensioni della sede se si svolge fuori dall'ufficio. Si tratta di un evento aziendale privato solo per i tuoi dipendenti o di un evento più significativo con partner, potenziali futuri clienti, altre aziende e così via?
4. Scegli un tema che corrisponda al motivo dell'evento
A seconda del tipo di evento, avere un tema può essere fantastico! Crea un'atmosfera memorabile e rafforza la cultura aziendale. Inoltre, ti guida nel processo di pianificazione e nelle decisioni. Un tema ben scelto aumenta il coinvolgimento, promuove l'unità del team e lascia un'impressione duratura sui partecipanti. È senza dubbio un aspetto chiave che influisce sul successo dell'evento.
5. Coinvolgi i dipendenti
Che si tratti di un evento privato o meno, coinvolgi i membri del tuo team inviando moduli di feedback e incoraggiandoli a condividere le loro idee e i loro desideri. Se l'evento è organizzato per loro (festa di Natale, anniversario aziendale, celebrazione di una pietra miliare, incontro annuale..., ecc.), coinvolgerli nel processo è ancora più importante. In primo luogo, aumenta le possibilità di successo. In secondo luogo, promuove una cultura incentrata sulle persone. In terzo luogo, migliora l'esperienza dei dipendenti.
6. Cerca una sede e fai delle visite
Hai la data, il numero approssimativo di invitati, il tema... È ora di cercare un luogo dove ospitare il tuo evento, se non si svolge nella sede della tua azienda. Trovare il luogo perfetto può richiedere tempo, quindi ti consigliamo di iniziare la ricerca e di visitarlo il prima possibile.
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7. Considera le opzioni di alloggio (se necessario)
Se il tuo evento si svolge nell'arco di alcuni giorni o è lontano dalle abitazioni dei tuoi ospiti, potresti verificare le possibilità di alloggio. In questo modo si aumentano le possibilità di partecipazione all'evento e si elimina lo stress di trovare un posto per dormire all'ultimo minuto.
8. Pianifica soluzioni di trasporto (se necessario)
Per quanto riguarda l'alloggio, è fondamentale considerare anche come i tuoi ospiti raggiungeranno il luogo dell'evento. Potresti collaborare con un'azienda di trasporti? Il car pooling potrebbe funzionare? C'è un treno che porta a questo luogo? Anche capire quale sia il mezzo di trasporto migliore dovrebbe essere una casella da spuntare al più presto nella checklist per la pianificazione di un evento aziendale.
9. Ricontrolla il contratto di assicurazione
Potrebbe non essere la prima azione da prendere in considerazione quando si organizza un evento aziendale, ma assicurarsi che il contratto assicurativo copra questo evento è d'obbligo. In caso contrario, apportate le modifiche necessarie prima dell'evento.
10. Crea un sistema di registrazione
Prima di condividere tutti i dettagli dell'evento e di inviare gli inviti, è necessario creare un modo per far registrare le persone. Può essere semplice come rispondere "sì" o "no" sulla tua app deskbird. Questa fase è fondamentale perché consente di sapere quanti dipendenti e ospiti parteciperanno all'evento. Potrai quindi iniziare a pianificare di conseguenza.
11. Crea biglietti d'invito irresistibili per i tuoi ospiti
È il momento di condividere ciò che hai preparato negli ultimi giorni o settimane! Crea biglietti d'invito o e-mail bellissime e brandizzate per tutti gli invitati della tua lista. Assicurati che siano così accattivanti che le persone non possano fare a meno di iscriversi e siano entusiaste di farlo!
12. Invia gli inviti ai dipendenti e agli ospiti
Una volta che i tuoi inviti sono pronti con tutti i dettagli: data, luogo, tema, dieta richiesta, ecc. Le cose si fanno concrete!
13. Cerca degli sponsor
A seconda degli obiettivi e del tipo di evento aziendale che stai organizzando, potresti cercare degli sponsor. I brand possono accettare di sostenerti finanziariamente o fornire risorse. È anche importante cercare di collaborare con organizzazioni che condividono i valori della tua azienda.
14. Seleziona il catering più adatto
Ora che hai un luogo e un'idea del numero di persone che parteciperanno all'evento, dovresti iniziare a cercare fornitori di catering. Che tipo di cibo vuoi servire a questo evento? Si tratta di finger food da spizzicare mentre si interagisce con gli altri ospiti o di un menu gourmet da gustare a tavola? Non dimenticare il tuo budget!
15. Pensa alle opzioni di intrattenimento
Le opzioni di intrattenimento possono essere diverse a seconda del tipo di evento aziendale che stai organizzando. Se stai organizzando una conferenza, devi convincere i relatori a salire sul palco e a partecipare all'evento. Se invece stai preparando una festa in ufficio per celebrare il lancio di un prodotto, potresti preferire prenotare un DJ per la serata! Anche questo è un ottimo modo per promuovere la cultura aziendale.
16. Prenota un fotografo professionista per eventi
Un fotografo che immortali i momenti chiave del tuo evento aziendale può essere un'idea fantastica, soprattutto se vuoi promuovere il tuo brand o un nuovo prodotto. Tuttavia, anche se si tratta di un evento privato riservato ai tuoi dipendenti, avere dei souvenir in foto crea un senso di appartenenza e di comunità.
17. Noleggia attrezzature per le tue decorazioni e attrezzature
Che si tratti di mobili o di decorazioni specifiche, è necessario verificare i noleggi per eventi quando si pianifica un evento aziendale. Sono di grande aiuto per tutto l'equipaggiamento necessario al successo dell'evento. Ti consigliamo di iniziare la ricerca in anticipo per scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze e al tuo budget.
18. Determina la tecnologia necessaria per l'evento
In primo luogo, se si intende organizzare un evento a cui le persone possono partecipare fisicamente e virtualmente, è necessaria una tecnologia che consenta loro di farlo. In secondo luogo, anche per un evento al 100% in presenza, la tecnologia per gli eventi gioca un ruolo fondamentale nella pianificazione degli eventi aziendali.
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19. Progetta un piano per i posti a sedere (se necessario)
I tuoi ospiti saranno seduti ai tavoli? Se è così, è meglio creare un piano dei posti a sedere in anticipo. Ti permette di riunire persone specifiche e aiuta il tuo servizio di catering in caso di esigenze dietetiche (vegetariane, vegane, senza lattosio, ecc.). Inoltre, evita la confusione quando agli ospiti viene chiesto di sedersi.
20. Crea entusiasmo tra i dipendenti e gli ospiti
Affinché l'evento sia un successo, è fondamentale creare eccitazione tra gli ospiti e un po' di FOMO per coloro che ancora dubitano della loro partecipazione. Nel periodo che intercorre tra l'invio degli inviti e la data dell'evento, promuovi regolarmente l'evento e dai qualche indicazione sulle attività previste per entusiasmare le persone.
21. Prepara un programma dettagliato per l'evento
Per esempio, se organizzi una festa di Natale, stabilisci un orario per l'inizio della cena, decidi quando tenere i discorsi, fissa un'ora per la condivisione dei regali se fa parte della pianificazione dell'evento, ecc. Un'idea chiara del programma dell'evento è essenziale per il suo successo.
22. Condividi il programma dettagliato
La pianificazione di un evento aziendale di solito coinvolge più di una persona. Per tenere tutti al corrente, è necessario condividere gli aggiornamenti e il programma dettagliato dell'evento. Questo aiuta a mantenere l'allineamento e a garantire che le persone conoscano i loro ruoli e le loro responsabilità in ogni fase del processo.
23. Promuovi l'evento online e offline
Più si parla dell'evento, più le persone saranno curiose e desiderose di parteciparvi. Promuovi l'evento senza disturbare i tuoi dipendenti e ospiti. Di persona, quando vedi i tuoi colleghi in ufficio, e virtualmente, inviando e-mail o messaggi attraverso il tuo canale Slack, per esempio.
24. Considera un piano B
Avere un piano B è fondamentale nella pianificazione di un evento. Aiuta a mitigare le sfide impreviste e garantisce continuità e professionalità in caso di problemi. Per esempio, avere una location di riserva al chiuso per un evento all'aperto in caso di pioggia imprevista evita interruzioni e garantisce il successo dell'evento nonostante le circostanze sfavorevoli.
25. Aggiorna regolarmente il foglio di bilancio
Mantenere un foglio di bilancio aggiornato è essenziale per il controllo finanziario e la trasparenza durante la pianificazione di eventi aziendali. Consente di tenere traccia delle spese in tempo reale, aiuta a identificare tempestivamente i potenziali eccessi di spesa e favorisce un processo decisionale informato. Un budget accurato consente inoltre di allocare le risorse in modo efficace e di evitare costose sorprese.
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26. Finalizza i dettagli della sede
Con l'avvicinarsi della data dell'evento, è il momento di definire i dettagli della sede. Si tratta di una fase essenziale della checklist per la pianificazione di un evento aziendale, che garantisce che tutto sia al suo posto per un'esecuzione senza intoppi. Si tratta di confermare la logistica, come la disposizione, le attrezzature, il catering e il personale. Prestando molta attenzione a questi dettagli si evitano problemi dell'ultimo minuto e si migliora l'esperienza degli ospiti.
28. Comunica eventuali modifiche finali con il catering e gli altri partner
Comunicare eventuali modifiche dell'ultimo minuto con il catering e gli altri partner circa una settimana prima dell'evento assicura che tutti i fornitori siano allineati con i piani più recenti, evitando malintesi o sviste. Aggiornamenti tempestivi sul numero degli ospiti, sulle esigenze dietetiche o sulle modifiche al programma consentono di prepararsi accuratamente per offrire un servizio impeccabile e di successo.
27. Invia promemoria all'avvicinarsi della data dell'evento
Tic, tac, tic, tac... Una settimana prima e il giorno stesso dell'evento, ti consigliamo di inviare dei promemoria a tutti gli invitati. Queste notifiche tempestive assicurano che non abbiano dimenticato l'evento tra gli impegni. Queste piccole note creano inoltre un'anticipazione evidenziando i dettagli chiave e le caratteristiche più interessanti, aumentando la partecipazione e l'entusiasmo.
29. Doppio controllo della tecnologia
L'ultima fase pre-evento consiste nel ricontrollare tutta la tecnologia dell'evento 1 o 2 giorni prima. Questa verifica cruciale assicura che le apparecchiature audiovisive, il software di presentazione e gli strumenti interattivi funzionino correttamente. In questo modo si eviteranno inconvenienti tecnici dirompenti durante l'evento, garantendo la professionalità.
Il ruolo di deskbird nella pianificazione degli eventi in ufficio
In qualità di esperti di esperienze di lavoro ibrido, abbiamo creato una funzione di evento in ufficio nell'app deskbird per aiutarti a condividere e promuovere gli eventi aziendali con i membri del tuo team. Grazie a questa funzionalità, i tuoi dipendenti vengono avvisati di tutti i prossimi eventi sul posto di lavoro e possono pianificarli in base ai loro impegni.
Queste 29 azioni sono i passaggi chiave della checklist per la pianificazione di un evento aziendale. Tuttavia, ti consigliamo di approfondire ogni sotto-azione per essere più organizzati e preparati. Un altro punto importante è quello di rendere questo elenco digitale, in modo da potervi accedere e aggiornarlo ovunque e in qualsiasi momento. Inoltre, ti consente di condividere facilmente le linee guida per la pianificazione dell'ufficio con chiunque sia coinvolto. Infine, utilizza la tecnologia come supporto per il coordinamento e il successo dei tuoi eventi. Per esempio, utilizza deskbird per assicurarti che i tuoi dipendenti blocchino la data sui loro calendari!
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Fonti:
- Corporate Event Planning: The Ultimate Checklist, eventbrite.
- An event manager’s guide to corporate event planning, TravelPerk.
- Advanced Checklist for Corporate Event Planning, Skift Meeting.
- Corporate Event Planning: Checklist and Guide, Bizzabo.
