7 consigli per uno spazio di lavoro condiviso di successo

Poiché le aziende stanno diventando sempre più ibride, molte di esse si basano su un modello di spazio di lavoro collaborativo. Passare dalla struttura tradizionale, in cui ognuno viene in ufficio ogni giorno e ha la propria scrivania, a questo concetto non è facile. Richiede una certa struttura, un buon piano di gestione e gli strumenti giusti. Ti stai chiedendo come impostare uno spazio di lavoro condiviso? Sai come gestire un ufficio flessibile? Il team di deskbird risponde alle tue domande e ti dà altri 7 consigli utili per rendere questo nuovo panorama lavorativo un successo.  

Che cos'è uno spazio di lavoro condiviso? Definizione

Significato di uno spazio di lavoro condiviso

Uno spazio di lavoro condiviso è un'area in cui i dipendenti utilizzano le stesse attrezzature e strutture. Può essere uno spazio fisico o online, a seconda del contesto e delle esigenze dei lavoratori. L'uso di questo nuovo modello di lavoro è in aumento, poiché molte aziende offrono opportunità di lavoro completamente da remoto o opzioni di lavoro ibrido. I dipendenti possono prenotare una scrivania in uno spazio di lavoro condiviso pubblico o privato, ma anche all'interno delle strutture dell'azienda, se questa offre uno spazio di lavoro collaborativo. In questo caso, le aziende possono offrire, per esempio, un sistema di hot-desking. 

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💡 Da sapere: il concetto di "spazio di lavoro condiviso" è diverso da quello di "condivisione dell'ufficio", che si riferisce all'affitto di diversi spazi all'interno di un edificio per uffici a diverse aziende.

Esempi di spazi di lavoro condivisi

Esistono 4 tipi principali di spazi di lavoro condivisi:

• Fisico e collaborativo;
• Fisica e condivisa;
• Virtuale e collaborativo;
• Virtuale e condiviso.
  

Gli spazi fisici e collaborativi consentono ai dipendenti di avere uno spazio per lavorare insieme, con tutte le attrezzature e le strutture necessarie per operare nelle migliori condizioni. Per esempio, una sala riunioni è uno spazio di co-working. Tuttavia, può anche essere un luogo affittato dalle aziende per consentire ai membri del team di lavorare fuori casa o di avere un posto dove incontrarsi.

‍Gli spazi fisici e condivisi si basano maggiormente sull'uso individuale. Una singola scrivania viene condivisa da diverse persone nel corso della giornata o della settimana. Le aziende che si basano su un concetto di scrivania condivisa scelgono spesso un modello di hot-desking che consente ai dipendenti di prenotare una scrivania dedicata in base alle proprie esigenze.

Gli spazi virtuali e collaborativi sono utilizzati dai membri del team per lavorare insieme in tempo reale. Può trattarsi, per esempio, di una sala riunioni su schermo o di una lavagna online.
Uno spazio virtuale e condiviso è più un luogo da usare individualmente e per condividere informazioni. Un Google Drive condiviso è un buon esempio di questo tipo di spazio di lavoro collaborativo virtuale.

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Come impostare uno spazio di lavoro collaborativo? 7 consigli utili

1. Informare i dipendenti su questo nuovo modello di lavoro

Per alcune persone ci vuole più tempo per adattarsi a nuove situazioni. Pertanto, è molto importante parlare ai tuoi dipendenti dei cambiamenti in arrivo nel modello di lavoro in ufficio. Avranno il tempo di riflettere e di prepararsi a questo nuovo modo di lavorare.

2. Concentrarsi sulle esigenze dei dipendenti

Un simile cambiamento in azienda è l'occasione migliore per dare ai membri del team la possibilità di comunicare le loro esigenze in termini di spazio per l'ufficio. Prendi nota e, se possibile, cerca di attuare i loro suggerimenti. L'attenzione alla soddisfazione dei dipendenti è fondamentale per il successo di un'azienda. Prendere in considerazione i loro feedback dimostra che ti preoccupi del benessere dei tuoi dipendenti, un'area importante su cui concentrarsi nell'ambiente di lavoro odierno. 

3. Determinare le attrezzature e le strutture necessarie

Diventare un'azienda ibrida può significare ritrovarsi con un numero eccessivo di scrivanie rispetto al numero di persone che sono effettivamente presenti in ufficio ogni giorno. È importante conoscere lo spazio, il numero di scrivanie e le altre attrezzature di cui si ha realmente bisogno.

💡 Da ricordare: si consiglia di pianificare un po' di spazio extra nel caso in cui si verifichi un evento non pianificato. Per esempio, immagina che vengano dei clienti importanti nel tuo ufficio e che tutte le sale riunioni siano al completo: cosa faresti?

4. Creare e comunicare linee guida chiare

Come per ogni cosa nuova, i tuoi dipendenti potrebbero essere un po' confusi all'inizio. Dove devo sedermi? Come posso vedere quali scrivanie sono ancora disponibili? Cosa devo fare se non c'è disponibilità in ufficio? Per aiutarli a gestire questo nuovo assetto e per evitare una montagna di domande, è meglio creare una linea guida chiara per lo spazio di lavoro condiviso.

5. Pianificare una varietà di postazioni di lavoro diverse

I collaboratori non hanno tutti le stesse esigenze, quindi è importante definirle e tenerle in considerazione. Julius, del team di assistenza clienti, potrebbe trovarsi a suo agio in uno spazio aperto, mentre Michelle, del reparto dati, lavora meglio in un'area tranquilla dove può concentrarsi. Puoi anche cercare di creare un ambiente di lavoro creativo per far fiorire le idee dei membri del tuo team!

6. Chiedere ai dipendenti un feedback

Fin dall'inizio, ma anche in seguito, è importante raccogliere il feedback delle persone che utilizzano effettivamente questo spazio. Il modello corrisponde alle loro esigenze? Possono venire in ufficio quando vogliono? Si sentono sicuri quando vengono sul posto di lavoro? In base alle loro risposte, è possibile analizzare e apportare alcuni miglioramenti. Non dimenticare mai che il futuro del lavoro è incentrato sui dipendenti!

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7. Lavorare con gli strumenti giusti per le aziende ibride

La gestione di uno spazio di lavoro collaborativo richiede buone capacità organizzative e l'attrezzatura giusta. Strumenti online come Slack o Zoom, per esempio, hanno rivoluzionato l'ambiente di lavoro negli ultimi anni. Per quanto riguarda la gestione dell'ufficio, un software di prenotazione delle scrivanie condivise, come deskbird, ti semplifica la vita.

Perché l'app per lo spazio di lavoro collaborativo di deskbird è un ottimo strumento di supporto? Planimetria interattiva

Il software di hot-desking di deskbird sta fornendo un supporto concreto alle aziende che passano a un modello di lavoro ibrido e, più precisamente, a uno spazio di lavoro condiviso. Grazie all'app deskbird, le aziende possono fornire ai propri dipendenti uno strumento intuitivo e utile per gestire il proprio orario di lavoro. In pochi click, possono avere una panoramica del loro spazio in ufficio e prenotare una scrivania dedicata. 

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Tuttavia, poiché il nostro obiettivo è la soddisfazione dei dipendenti, abbiamo voluto andare oltre creando una nuova funzione: la planimetria interattiva. Come funziona? Nel nostro nuovo release "Interactive Floor Plan", ti spieghiamo come funziona la nuova funzione in soli 3 passaggi.

I membri del tuo team stanno organizzando una riunione in ufficio, ma Mathew è rimasto intrappolato in un ingorgo e arriva in ritardo. Sa che la riunione è iniziata senza di lui e non vuole interrompere i suoi colleghi per sapere in quale sala riunioni si trovano. Mathew apre l'app deskbird e fa click sulla funzione di planimetria interattiva. Può vedere in tempo reale chi si trova in ufficio e dove. Il suo team è nella sala riunioni numero 4 e lui li raggiunge con discrezione senza disturbare la riunione in corso.

Il passaggio da un ufficio tradizionale a uno spazio di lavoro condiviso richiede una certa organizzazione. Lo spazio di lavoro collaborativo deve soddisfare le tue esigenze e quelle dei tuoi dipendenti. I nostri 7 consigli dovrebbero aiutarti a raggiungere questo importante obiettivo. Per aiutarli ad abbracciare questo modello di lavoro e fornire loro uno strumento facile per pianificare i loro impegni, il sistema di prenotazione di scrivanie condivise di deskbird è un must!