Tecnologia HR e coinvolgimento dei dipendenti: 7 consigli per il digitale

Il legame tra tecnologia e coinvolgimento dei dipendenti potrebbe non essere immediatamente evidente. Ma se ci si pensa, ha senso.

Dopotutto, un recente studio dell'Harvard Business Review ha rilevato che le persone che lavorano in organizzazioni dotate di strumenti digitali di alta qualità hanno il 25% in più di probabilità di concordare sul fatto che la loro azienda abbia un forte coinvolgimento dei dipendenti.

Disporre di ottimi strumenti HR che migliorino i flussi di lavoro e la comunicazione è parte integrante della garanzia che tutti i dipendenti possano lavorare in modo efficiente, accedere alle informazioni di cui hanno bisogno e condividere i propri feedback. 

Questo articolo analizza il ruolo importante della tecnologia nell'aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e suggerisce alcuni suggerimenti.

Il ruolo della tecnologia nel favorire un maggiore coinvolgimento dei dipendenti

I dipendenti altamente impegnati contribuiscono enormemente al successo della vostra azienda. Questo perché si sentono coinvolti. E quando i singoli membri del personale fanno il passo più lungo della gamba, si ottengono molti vantaggi, come ad esempio:

• Eccellente esperienza del cliente
• Riduzione del turnover dei dipendenti
• Collaborazione efficace con i dipendenti
• Elevate valutazioni dei clienti
• Capacità di innovazione arricchita

Ma alti livelli di coinvolgimento dei dipendenti non nascono per caso. Bisogna incoraggiarli attivamente, e questo significa promuovere una cultura della fiducia.

Ovviamente non si può semplicemente accendere e spegnere la fiducia come un interruttore. Tuttavia, gli strumenti digitali hanno un ruolo importante nel creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano apprezzati. Possono aiutare gli imprenditori a plasmare la cultura aziendale in modo che l'esperienza dei dipendenti sia positiva.

E questo è importante. Secondo Gallup, nel 2022 il coinvolgimento dei dipendenti nelle aziende statunitensi era in media solo del 32%. Ma nelle organizzazioni con i migliori risultati a livello mondiale, la percentuale raggiungeva il 72%. Mettere in atto gli strumenti giusti può contribuire a fare la differenza.

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7 modi per utilizzare la tecnologia HR per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti

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Vediamo ora sette modi in cui è possibile utilizzare la tecnologia per migliorare i livelli di coinvolgimento dei dipendenti. Questo elenco si concentra su strumenti pratici che incoraggiano il coinvolgimento da un'ampia gamma di prospettive, tutte in grado di aiutarvi a raggiungere il più elevato degli obiettivi: una forza lavoro veramente impegnata.

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Implementare strumenti facilmente accessibili basati su cloud

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L'avvento di strumenti ampiamente disponibili basati sul cloud ha avuto un enorme impatto sul modo in cui lavoriamo oggi. Oltre a essere un grande motore di miglioramento della produttività in generale, le piattaforme cloud consentono ai dipendenti remoti di essere connessi al lavoro come il personale in loco. Questo ha permesso a molte aziende di sfruttare i vantaggi di un ambiente di lavoro ibrido o remoto.

Naturalmente, questo comporta un nuovo tipo di sfida per quanto riguarda il coinvolgimento del team. Come potete assicurarvi di sfruttare al meglio il talento dei vostri collaboratori e di farli sentire veramente impegnati?

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È qui che entra in gioco il concetto di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Si tratta di massimizzare l'efficienza delle risorse e di assicurarsi che lavorino tutte insieme per fornire risultati ottimali. Oggi sono disponibili numerose soluzioni ERP nel cloud, che consentono di centralizzare tutti i dati aziendali, aggiornarli in tempo reale e accedervi ovunque ci si trovi.  

L'ERP combina, tra l'altro, le operazioni di gestione delle risorse umane e dei progetti. In questo modo si ottengono le informazioni necessarie per migliorare l'ambiente di lavoro, come il monitoraggio dei tempi di lavoro e la riduzione del sovraccarico di lavoro. Inoltre, migliora l'impegno razionalizzando le assegnazioni dei progetti e delle operazioni, aiutando il personale a sentirsi autonomo e produttivo e assicurando che disponga delle risorse necessarie. 

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Utilizzate la tecnologia di gestione delle prestazioni per il feedback e il riconoscimento

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Le tradizionali valutazioni delle prestazioni sono spesso unilaterali, con un manager di linea che esamina il lavoro di un dipendente faccia a faccia e gli dà alcuni punti di azione su cui lavorare. Sebbene questo tipo di processo abbia qualche merito, rappresenta un'opportunità mancata.

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Innanzitutto, non è certo un esempio di obiettività. È facile che le valutazioni soggettive dei manager umani siano influenzate da pregiudizi, e questo può avere un impatto negativo sui livelli di coinvolgimento. Un approccio molto più efficace consiste nell'analizzare le prestazioni dei dipendenti utilizzando piattaforme digitali che confrontano l'attività del mondo reale con KPI prestabiliti.

Ancora meglio, i moderni software di gestione delle prestazioni spesso includono strumenti di riconoscimento dei dipendenti. Potete usarli per premiare i dipendenti che raggiungono risultati eccezionali e, così facendo, incoraggiare i loro colleghi a fare altrettanto.

Assicuratevi però che i premi che distribuite siano veramente desiderabili. Anche se un badge digitale può essere ben accolto, è probabile che una carta regalo o un giorno di ferie in più siano apprezzati molto di più.

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Offrire strumenti di programmazione flessibile per favorire i dipendenti equilibrio tra vita privata e lavoro

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I vostri dipendenti sono più di una semplice risorsa umana. Sono individui con una propria vita personale, e rispettarla è importante. La programmazione può essere d'aiuto in questo senso, facilitando un buon equilibrio tra lavoro e vita privata che soddisfi sia le esigenze dell'azienda sia quelle dei dipendenti stessi.

Questo è particolarmente vero per i team remoti o parzialmente remoti. Quando non tutti i dipendenti sono regolarmente in sede, è fondamentale stabilire un orario di lavoro ibrido ed equo che vada bene per tutti.

Quando si tratta di software di pianificazione, le opzioni non mancano. Piattaforme come Asana e Homebase sono diventate sempre più popolari, dato che sempre più aziende sono passate a un modello ibrido. La chiave è quella di concentrare l'attenzione dell'azienda sulla produttività dei dipendenti, piuttosto che fare richieste inflessibili su orari di lavoro precisi.

Se siete abituati a un modello tradizionale di creazione dei turni dall'alto verso il basso, questo modo di procedere può sembrare intimidatorio. Ma potreste essere sorpresi di quanto funzioni bene un approccio più flessibile nella pratica e di quanto possa aumentare il coinvolgimento dei dipendenti in prima linea.

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Utilizzare piattaforme di collaborazione per la comunicazione e il coinvolgimento

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In modo analogo, è possibile snellire i flussi di lavoro ed eliminare i frustranti colli di bottiglia attraverso l'uso di piattaforme di collaborazione. In questo modo si semplificano le comunicazioni tra i dipendenti e ci si assicura di poter monitorare l'avanzamento delle attività in tempo reale.

Il bello degli strumenti di collaborazione è che tutti i membri del team possono vedere a colpo d'occhio cosa deve essere fatto, quando e da chi. In questo modo si evitano potenziali problemi di messaggi mancanti o di progetti che si bloccano perché non c'è la persona giusta per approvare il passaggio alla fase successiva.

Di conseguenza, la gestione delle attività non è più il grattacapo che a volte può essere quando si utilizza un approccio più manuale.

Inoltre, il fatto che le piattaforme di collaborazione riuniscano regolarmente le persone significa che funzionano di fatto come uno strumento di coinvolgimento dei dipendenti. Quando tutti i membri del team interagiscono in modo efficiente e senza intoppi, tendono a percepire in modo più positivo l'ambiente di lavoro nel suo complesso.

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Implementare sistemi di e-learning per l'aggiornamento e la crescita.

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Non si tratta solo della busta paga mensile. I leader d'azienda più esperti sanno che per attirare i top performer e mantenerli impegnati è necessario offrire loro qualcosa di più del denaro.

Ciò significa offrire opportunità di avanzamento, e un aspetto cruciale di questo processo è la formazione e l'aggiornamento dei dipendenti. Promuovete una cultura dell'apprendimento continuo utilizzando sistemi di e-learning. Questi sistemi sono ideali perché consentono ai dipendenti di imparare al proprio ritmo e nel momento che preferiscono.

Un ulteriore vantaggio dell'implementazione di questo tipo di programma self-service è che mantiene i costi di formazione gestibili, perché non è necessario pagare formatori dedicati per tenere seminari.

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Offrire piani di sviluppo della carriera personalizzati utilizzando le tecnologie HR

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Un elemento critico quando si considera la tecnologia e il coinvolgimento dei dipendenti dovrebbe essere l'impegno per lo sviluppo della carriera. È possibile utilizzare le tecnologie HR per creare percorsi di carriera personalizzati per ogni singolo dipendente, in base al suo livello di competenza e ai suoi obiettivi di carriera.

Questo dimostra ai dipendenti che apprezzate il loro contributo all'azienda e favorisce la fidelizzazione dei dipendenti, poiché siete disposti a investire nel loro futuro.

Utilizzate le informazioni contenute nei registri delle risorse umane per stabilire obiettivi strutturati per ciascun membro del team. Gli obiettivi devono essere impegnativi ma realistici. Inoltre, ogni dipendente deve essere coinvolto nello sviluppo del proprio piano. Questo è il modo migliore per garantire che si impegnino pienamente nel processo.

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Sfruttare l'analisi delle risorse umane per identificare le tendenze e le aree di miglioramento.

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Non si può migliorare la soddisfazione dei dipendenti se non la si tiene sotto controllo. È fondamentale tenere d'occhio il morale dei dipendenti e identificare le aree che potrebbero aver bisogno di una piccola messa a punto.

È possibile utilizzare gli strumenti di gestione delle prestazioni per monitorare le metriche chiave e i KPI, come ad esempio:

• Gestione del tempo
• Output (ad esempio, numero di vendite concluse)
• Qualità del lavoro
• Impegno nel lavoro di squadra

Un'attenta analisi delle tendenze del coinvolgimento dei dipendenti vi segnalerà eventuali lacune nel supporto che dovrete colmare.

Gli strumenti di gestione e monitoraggio del tempo possono essere ottimi per ottenere una comprensione di alto livello del lavoro dei dipendenti e per individuare problemi come il sovraccarico di lavoro. Mentre il software di gestione aziendale ERP si integra con altre funzioni aziendali, consentendo l'accesso e l'utilizzo dei dati HR in tutta l'organizzazione.

Questo tipo di strumento riunisce tutti gli aspetti dell'azienda, compresi vendite, marketing, finanza, risorse umane e servizio clienti. In questo modo è molto più semplice generare analisi a livello strategico e determinare l'impatto delle variazioni dei tassi di coinvolgimento su metriche come il fatturato per dipendente.

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Punti di forza

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Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti sul posto di lavoro è una sfida dalle molteplici sfaccettature. Comprende un'ampia gamma di elementi, dal mantenimento di canali di comunicazione efficaci all'aumento della motivazione del personale attraverso l'offerta di premi e opportunità di sviluppo di alto livello.

Non si tratta quindi di qualcosa che si può ottenere in un giorno o in una settimana, ma di un processo continuo. Le piattaforme digitali hanno un grande ruolo di supporto. Con gli strumenti giusti a disposizione, è possibile incoraggiare livelli più elevati di coinvolgimento durante l'intero ciclo di vita dei dipendenti. E questa è un'ottima notizia per il successo a lungo termine della vostra azienda.

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