Comprendere e ridurre l'imposta sul coordinamento

Un team di ingegneri informatici sta per lanciare un nuovo prodotto rivoluzionario in un affollato ufficio di Berlino. 

Tutti sono entusiasti, ma dietro le quinte si sta svolgendo una realtà meno affascinante. 

Questi ingegneri partecipano a un numero eccessivo di riunioni e stand-up giornalieri, si impegnano in e-mail e passano ore ad aggiornare gli strumenti di gestione dei progetti per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina.

Quindi, anche se stanno facendo del loro meglio, il progetto viene ritardato a causa di un onere nascosto che affligge molti luoghi di lavoro moderni: la tassa di coordinamento.

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Che cos'è la tassa di coordinamento?

La tassa sul coordinamento non è una tassa letterale imposta dai governi, ma piuttosto un costo simbolico che le organizzazioni pagano in termini di tempo, energia e risorse. È il prezzo da pagare per garantire che tutte le parti di un'organizzazione lavorino insieme senza problemi. 

Sebbene la collaborazione sia fondamentale, una scarsa coordinazione può silenziosamente prosciugare la produttività, uccidere l'innovazione e gonfiare i costi operativi. Oggi il business è all'insegna dell'efficienza e della velocità, quindi è fondamentale capire e ridurre al minimo le tasse di coordinamento.

Questo fenomeno può manifestarsi in molti modi diversi: canali di comunicazione complicati, riunioni a ripetizione e compiti ripetitivi. A differenza delle spese tangibili, la tassa sul coordinamento è spesso trascurata, il che la rende molto dannosa per la produttività aziendale.

Uno studio del 2019 di Harvard Business Review ha rilevato che il dirigente medio trascorre quasi 23 ore alla settimana in riunioni (da meno di 10 ore negli anni '60). Sebbene alcune di queste riunioni siano importanti, molte potrebbero essere evitate (ricordi il mantra "questa riunione poteva essere un'e-mail?") o semplificate, riducendo in modo significativo la tassa sul coordinamento. Il tempo trascorso a coordinare le attività è tempo non dedicato al lavoro produttivo vero e proprio, il che porta a quello che potrebbe essere considerato un "costo sull'opportunità" di innovazione ed efficienza perduto.

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Quali sono le cause della tassa di coordinamento?

Come abbiamo detto, le organizzazioni accumulano l'imposta di coordinamento per molti motivi diversi:

• Sovraccarico di comunicazione: nei team di grandi dimensioni, i canali di comunicazione possono crescere in modo esponenziale, creando errori, ritardi e sovraccarico di informazioni. Più persone sono coinvolte in un progetto, più tempo e sforzi sono necessari per garantire che tutti siano sulla stessa pagina.
• Dipartimenti isolati: quando i reparti operano in modo isolato, possono duplicare gli sforzi o perseguire obiettivi contrastanti, con conseguente spreco di risorse e strategie non allineate. Ciò si verifica soprattutto nelle grandi aziende, dove la comunicazione tra i reparti spesso deve passare per burocrazie complesse.
• Riunioni ridondanti: le riunioni possono occupare una parte significativa della giornata lavorativa. In uno studio interno, Microsoft ha scoperto che i dipendenti trascorrevano più di 8 ore alla settimana, equivalenti a un'intera giornata lavorativa, solo per prepararsi alle riunioni. Quando i meeting diventano di routine piuttosto che mirati, si aggiungono alla tassa sul coordinamento.
• Gerarchie: nelle organizzazioni con più livelli di gestione, i processi decisionali possono rallentare. Ogni ulteriore livello di approvazione o revisione aggiunge tempo e complessità, aumentando l'onere del coordinamento.
• Mancanza di ruoli e responsabilità chiari: l'ambiguità su chi è responsabile di cosa può generare confusione, duplicazione degli sforzi o mancanza di attenzione per compiti critici.  
• Frammentazione degli strumenti: più strumenti digitali utilizziamo per migliorare la produttività aziendale, più può diventare difficile coordinare il nostro lavoro. Quando ci affidiamo a troppi tools, perdiamo tempo a passare da uno all'altro e ad assicurarci che funzionino tutti insieme. Ogni strumento ha notifiche, aggiornamenti e curve di apprendimento diverse.

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Gli impatti della tassa di coordinamento

Le conseguenze di una tassa di coordinamento elevata sono di vasta portata. 

Secondo un report del Project Management Institute (PMI) del 2020, le organizzazioni perdono in media 109 milioni di dollari per ogni miliardo di dollari investito in progetti a causa di inefficienze, molte delle quali derivano da uno scarso coordinamento. 

Altri effetti includono:

• Riduzione della produttività aziendale: quando si trascorre troppo tempo a coordinare, si ha meno tempo a disposizione per concentrarsi sul lavoro. Uno studio condotto da Asana, una delle principali piattaforme di gestione del lavoro, ha rivelato che i dipendenti dedicano il 60% del loro tempo al "lavoro sul lavoro", ossia a compiti come la comunicazione sulle funzioni, la ricerca di informazioni o la partecipazione a riunioni, piuttosto che ad attività effettivamente produttive.
• Burnout dei dipendenti: la costante gestione di compiti di coordinamento può portare a stress e burnout. Un sondaggio di Gallup ha rilevato che il 23% dei dipendenti si sente spesso esaurito sul lavoro, con processi di lavoro inefficienti come fattore significativo.
• Progetti in ritardo: i progetti spesso subiscono ritardi a causa del tempo necessario per allineare le varie parti interessate. 
• Aumento dei costi: l'impatto finanziario diretto della tassa sul coordinamento può essere notevole. McKinsey & Company stima che una collaborazione inefficiente costi all'economia globale quasi 1.500 miliardi di dollari all'anno. Ciò include i costi associati ai ritardi, alla duplicazione degli sforzi e alla necessità di risorse aggiuntive per gestire la complessità.
• Soffocamento dell'innovazione: la creatività e l'innovazione possono soffrire quando i team sono impantanati in compiti di coordinamento. I dipendenti che trascorrono il loro tempo in riunioni e rispondendo alle e-mail hanno poco tempo per fare brainstorming di nuove idee o sviluppare soluzioni innovative.

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Strategie per minimizzare l'imposta di coordinamento

Sebbene la tassa di coordinamento sia un problema pervasivo, non è insormontabile. Le organizzazioni possono attuare diverse strategie per ridurre questo costo nascosto. Esaminiamole:

• Semplificare la comunicazione: semplificare i protocolli di comunicazione e ridurre il numero di strumenti utilizzati è fondamentale se vogliamo ridurre le tasse di coordinamento.
• Chiarire ruoli e responsabilità: una chiara definizione dei ruoli e delle strutture di responsabilità può contribuire a ridurre la confusione e a garantire che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro.  
• Ridurre il carico delle riunioni: l'istituzione di politiche per limitare il numero e la durata delle riunioni può liberare tempo per un lavoro più produttivo. La"regola delle due pizze" di Amazon, secondo la quale i team dovrebbero essere abbastanza piccoli da essere alimentati da due pizze, è un famoso esempio di come la riduzione delle riunioni possa migliorare l'efficienza.
• Incoraggiare i team interfunzionali: abbattere i silos promuovendo la collaborazione interfunzionale può portare a processi più olistici ed efficienti. Rinomata per la creatività, Google riunisce spesso gruppi interdisciplinari per affrontare problemi impegnativi, promuovere punti di vista diversi e ridurre al minimo le duplicazioni.
• Adottare metodologie agili: le pratiche agili, come gli stand-up e gli sprint quotidiani, possono contribuire a ridurre la tassa sul coordinamento promuovendo una collaborazione continua e mirata. Giganti del settore tecnologico come Spotify e Netflix hanno implementato metodologie agili per sostenere la produttività e promuovere l'innovazione.

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Il ruolo della tecnologia nell'affrontare l'imposta di coordinamento

La gestione di vari strumenti può aggiungere complessità, ma l'implementazione della tecnologia appropriata può semplificare i processi e ridurre la necessità di un eccessivo coordinamento. Gli strumenti di intelligenza artificiale sono sempre più utilizzati per prevedere potenziali ostacoli, automatizzare le attività quotidiane e migliorare il flusso di comunicazione.

Ad esempio, IBM utilizza l'intelligenza artificiale nella gestione dei progetti per rendere più accurate le previsioni e l'allocazione delle risorse, riducendo così ritardi e costi. Inoltre, le piattaforme di lavoro da remoto come Zoom e Microsoft Teams dispongono di funzioni quali la trascrizione automatica delle riunioni e strumenti di gestione dei progetti integrati che aiutano a ridurre al minimo le difficoltà di coordinamento.

‍deskbird fornisce consigli personalizzati sulle presenze in ufficio grazie all'intelligenza artificiale, in base alle preferenze individuali, ai modelli di presenza dei colleghi, agli eventi imminenti e alle tendenze di prenotazione.

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Conclusione

Gli effetti negativi di uno scarso coordinamento vanno oltre le semplici implicazioni finanziarie e si ripercuotono sulla produttività, sul benessere dei dipendenti e sulle capacità di innovazione . Individuare gli indicatori di un'elevata tassa di coordinamento e impiegare metodi per ridurla consente alle aziende di aumentare l'efficienza e, in ultima analisi, di ottenere risultati migliori.

La sfida non è eliminare il coordinamento - anzi, la collaborazione è essenziale per il successo - ma garantire che sia il più efficiente ed efficace possibile. 

Per dirla come Peter Drucker, "Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things". 

Riducendo la tassa di coordinamento, le organizzazioni possono assicurarsi di fare entrambe le cose.

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