Semplificare la condivisione delle scrivanie: come LOOPING GROUP ha usato deskbird

Fondata nel 2016, l'agenzia di storytelling LOOPING GROUP ha come missione quella di aiutare individui, aziende e marchi a raccontare le proprie storie. Perché nella "società editoriale" i monopoli degli editori e delle emittenti appartengono al passato; oggi tutti possono essere mittenti e destinatari di messaggi. L'azienda si preoccupa di raggiungere l'eccellenza giornalistica e allo stesso tempo un'accuratezza economicamente efficace, per raggiungere le persone giuste al momento giusto sul canale giusto, che si tratti di un documentario televisivo, di un libro, di un podcast o di un post su TikTok. Tra i clienti figurano gruppi automobilistici come BMW e Mercedes-Benz, personalità come Tina Turner, marchi nel settore del lusso, compagnie assicurative e del settore pubblico. L'agenzia gestisce anche i propri marchi mediatici come MADAME magazine, la più antica rivista di lifestyle femminile della Germania.

LOOPING GROUP si affida alle idee e all'abilità dei suoi scrittori, designer, data analyst e strategists, perché il marketing nel mondo di oggi richiede creatività e collaborazione, oltre a precisione e ambizione. Ma qual è il modo migliore per lavorare a progetti complessi quando una parte del team si trova in uffici diversi e l'altra lavora da remoto?

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Già prima dell'inizio della pandemia nel marzo 2020, i dipendenti di LOOPING GROUP nelle 3 sedi di allora - Berlino, Monaco e Amburgo - avevano la possibilità di lavorare da remoto temporaneamente. Da allora, la necessità e anche il desiderio di un lavoro ibrido da parte dell'azienda e dei dipendenti è cambiato drasticamente. Il lavoro a distanza è stato accettato da tempo ed è altamente incoraggiato. Allo stesso tempo, però, è stato necessario mantenere lo spirito di squadra. 

Nel 2021 è stato aperto un secondo ufficio a Monaco di Baviera e ne è stato aggiunto uno a Londra, anche se era chiaro fin dall'inizio che la capacità dello spazio avrebbe raggiunto i suoi limiti a un certo punto. In questa situazione, LOOPING GROUP ha applicato coerentemente il concetto di postazione condivisa, già consolidato. Come si poteva organizzare chi sarebbe venuto in ufficio in determinati giorni e dove si sarebbe seduto, il tutto nelle varie sedi? Idealmente, la soluzione doveva essere chiara e semplice, senza dover tenere ingombranti elenchi Excel. È apparso subito chiaro che era necessario uno strumento per la prenotazione delle postazioni di lavoro, come già in uso negli uffici di co-working.

Presso LOOPING GROUP sono stati valutati diversi strumenti che consentono la condivisione della scrivania. Dopo aver esaminato le alternative, l'azienda ha deciso di scegliere deskbird. Sebbene una caratteristica inizialmente richiesta dall'agenzia (spazi assegnati) non fosse ancora supportata (ma lo è ora), deskbird è stato preferito per altri criteri decisivi: l'aspetto chiaro con un'interfaccia utente semplice, le analytics e la flessibilità del centro di amministrazione, la facilità d'uso e la planimetria interattiva.

L'implementazione di deskbird è avvenuta senza problemi e, con l'aiuto del team di supporto, lo strumento è stato integrato anche in OKTA Identity Management. Questo strumento consente ai dipendenti di accedere comodamente a deskbird con i loro dati di login familiari e sicuri. L'uso dello strumento è semplificato e porta a una migliore accettazione da parte degli utenti.   

Anche dopo il successo del rollout, LOOPING GROUP è in contatto regolare con il team di deskbird per sviluppare le funzionalità mancanti, come la sincronizzazione con Outlook delle sale conferenze o, per esempio, il blocco temporaneo su larga scala di desk, aree o piani da parte dei responsabili degli uffici. Ad oggi, però, si può dire che il team di deskbird sta già lavorando allo sviluppo di queste funzionalità.