Approfitta della programmazione delle sale
22 giugno 2022
30 settembre 2024
Prenota una sala: quando ne hai bisogno e ovunque tu ti trovi
Hai una presentazione domani e hai dimenticato di prenotare una sala riunioni? Oppure hai bisogno di uno spazio all'ultimo minuto per un gruppo di lavoro più numeroso? Un software di programmazione delle sale è la soluzione.
Un software di programmazione delle stanze fornisce un calendario digitale che mostra il livello di occupazione degli uffici o degli spazi di co-working, che possono essere prenotati e riservati, per esempio, dai dipendenti. Con questi software di programmazione degli uffici, le aziende sono in grado di mantenere un database per la gestione degli spazi e dei dipendenti. Ciò può aiutare a utilizzare in modo efficace e ad assegnare in modo equo gli spazi d'ufficio sovraffollati o sottoutilizzati.
Pertanto, i dipendenti possono prenotare o riprogrammare facilmente le sale per le riunioni e risparmiare tempo per svolgere altre attività.
3 motivi per cui la pianificazione delle sale è così importante
1. Gestione dei dipendenti che lavorano in modo ibrido
La pandemia ha portato un numero crescente di dipendenti a lavorare da casa al posto che dall'ufficio. Soprattutto per quanto riguarda il lavoro ibrido, è sempre più importante per le aziende evitare di occupare eccessivamente l'ambiente di lavoro. La pianificazione degli spazi è utile per determinare l'effettiva necessità e l'utilizzo dello spazio. Se il sistema di gestione delle prenotazioni online determina che lo spazio dell'ufficio è sottoutilizzato, le sale possono essere trasformate, per esempio, in spazi di coworking per ridurre i costi. La funzionalità degli spazi può anche essere modificata per migliorare il benessere dei dipendenti, in quanto le sale poco occupate possono essere trasformate in zone tranquille o essere meglio attrezzate per sale riunioni digitali.
2. Aumento della produttività aziendale
Con la pianificazione delle sale, i dipendenti risparmiano tempo grazie a processi di prenotazione semplici e a una più rapida individuazione degli altri dipendenti. Inoltre, la produttività può essere aumentata evitando interruzioni e doppie prenotazioni. Allo stesso modo, le riunioni ad hoc possono essere facilmente organizzate in modo spontaneo in una stanza adatta al numero di partecipanti. Grazie a un'applicazione book-a-desk, lo spazio dell'ufficio può essere prenotato in modo semplice, invece di dover contattare il team delle risorse umane o di recarsi di persona nella sala per segnare il proprio.
3. La semplicità è la chiave per la felicità dei dipendenti
L'inserimento delle sale e delle postazioni di lavoro in uno strumento di prenotazione dei desk, il download dell'app e la prenotazione sono intuitivi da usare e possono essere gestiti da chiunque.
Con un sistema di gestione delle prenotazioni online, i dipendenti evitano la complicata ricerca di uno spazio di lavoro libero e non disturbano più nessuno durante una riunione. Inoltre, nel caso in cui un gruppo non si presenti pur avendo prenotato una stanza, questa verrà automaticamente lasciata libera e pronta all'uso. La pianificazione dell'ufficio evita così inutili frustrazioni e fa risparmiare tempo.
Il miglior software di prenotazione dei desk aziendali consente ai dipendenti di verificare la disponibilità delle sale riunioni, di prenotarle direttamente, di individuare ed eliminare le "riunioni fantasma" e di trasformare gli spazi inutilizzati per le esigenze dei dipendenti. Pertanto, una pianificazione efficace degli spazi è il segreto per risolvere tutti questi problemi.
In futuro, la pianificazione delle sale diventerà ancora più importante con l'aumento del numero di dipendenti da remoto e ibridi. Le organizzazioni che forniscono dimesioni delle sale personalizzate, misurano l'occupazione della sala e personalizzano le funzionalità della sala in base ai dati e alle esigenze dei dipendenti, e creeranno un ambiente di lavoro eccellente e altamente produttivo. Un luogo di lavoro produttivo e dei dipendenti felici sono la chiave per il futuro del lavoro!
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