L'esperimento di Francoforte
5 giugno 2024
27 settembre 2024
I segreti di una stazione di polizia per un rapporto ottimale tra le scrivanie
Nel labirinto degli uffici aziendali di oggi, una metrica apparentemente ordinaria sta silenziosamente rivoluzionando il modo di operare delle aziende.
Il rapporto di scrivanie, una misura delle scrivanie disponibili per dipendente, è emerso come un fattore cruciale nel determinare l'efficienza dell'ufficio. Poiché il lavoro ibrido è ormai parte integrante della nostra vita lavorativa quotidiana, il bilanciamento dello spazio per gli uffici con le esigenze della forza lavoro si è trasformato da una preoccupazione logistica a un punto di riferimento strategico.
Questo equilibrio sfumato, essenziale per massimizzare la produttività e minimizzare gli sprechi, è oggi al centro del successo organizzativo. Il modo in cui le aziende si muovono su questo terreno può determinare il loro posto nella gerarchia competitiva del mondo degli affari moderno.
La scienza dell'ottimizzazione del rapporto di scrivania
Oltre i numeri: il vero scopo dei rapporti di scrivania
Nella sua essenza, il rapporto di scrivanie è più di un obiettivo numerico; è un riflesso dell'agilità e della capacità di risposta di un'organizzazione ai modelli di lavoro in evoluzione. Un rapporto di scrivanie ben ottimizzato può portare a significativi risparmi sui costi, a una maggiore soddisfazione dei dipendenti e a una maggiore efficienza operativa.
Diversi fattori possono influenzare il rapporto ottimale tra le scrivanie. Li analizzeremo in dettaglio qui di seguito.
La flessibilità come pietra miliare
La flessibilità di un ufficio gioca un ruolo cruciale per quanto riguarda la capacità di adattarsi a un rapporto ottimale tra le scrivanie. Consideriamo due scenari:
- Scarsa flessibilità dell'ufficio: Gli uffici tradizionali con infrastrutture rigide possono faticare ad adattarsi alle mutevoli esigenze delle scrivanie. Ad esempio, se un'azienda riduce il numero di scrivanie a causa del passaggio al lavoro da remoto, i costi e i disagi legati alla riconfigurazione degli uffici potrebbero superare i benefici.
- Elevata flessibilità dell'ufficio: D'altra parte, gli spazi di co-working e gli uffici ibridi esemplificano l'alta flessibilità. Questi ambienti possono facilmente riconfigurare gli spazi per adattarsi alle diverse esigenze delle scrivanie, ad esempio convertendo le aree ufficio in salotti o zone di collaborazione quando sono necessarie meno scrivanie.
Un modello per il futuro: le condizioni quadro1
L'ottimizzazione del rapporto tra le scrivanie nei luoghi di lavoro moderni richiede una comprensione sfumata di vari fattori. Come teorizzato da uno studio della SRH University, la struttura di un modello efficace e scalabile si basa su una combinazione di parametri quantitativi e qualitativi, ognuno dei quali è essenziale per costruire un ambiente d'ufficio funzionale.
- Parametri quantitativi: metriche dirette come il fabbisogno di postazioni, la presenza dei dipendenti e le assenze (per malattia, formazione, ecc.) costituiscono la spina dorsale di questo modello. Per esempio, il calcolo del fabbisogno di scrivanie comporta un'attenta valutazione del numero di dipendenti, delle loro ore di lavoro e della loro presenza in ufficio. Queste metriche forniscono una base chiara e basata sui dati per capire quante scrivanie sono effettivamente necessarie in un dato momento.
- Parametri qualitativi: questi elementi influenzano in modo significativo il rapporto tra le scrivanie. Fattori come la cultura aziendale, la soddisfazione sul lavoro e la leadership giocano un ruolo cruciale nel determinare l'efficacia con cui un'organizzazione può implementare un concetto di condivisione delle scrivanie. Un luogo di lavoro che promuove una cultura positiva e che risponde alle preferenze dei dipendenti ha maggiori probabilità di successo nell'organizzazione di spazi di lavoro flessibili.
Anche altre variabili sono fondamentali per un calcolo corretto e più inclusivo del rapporto di scrivania:
- Flessibilità dell'ufficio: La capacità di adattare dinamicamente la disposizione fisica e l'uso dello spazio in ufficio.
- Tassi di utilizzo dello spazio: Monitoraggio e gestione dell'utilizzo dello spazio nel tempo.
- Tempo: Riconoscere che la domanda di postazioni di lavoro fluttua ogni giorno e nel corso dell'anno, richiedendo un approccio dinamico alla gestione degli spazi.
Ma i modelli sono solo questo se non possiamo applicarli a casi reali.
Caso di studio: la costruzione di una nuova stazione di polizia a Francoforte
Per valutare la praticità del calcolo del rapporto di scrivanie, le organizzazioni possono utilizzare scenari per verificare la disponibilità di scrivanie e l'impatto di potenziali carenze. Si tratta di simulare diversi livelli di occupazione e preferenze di lavoro in remoto per verificare la tenuta del rapporto di scrivanie in varie condizioni.
Per questo motivo, l' Università SHR2 ha sviluppato un interessante caso di studio basato sulla costruzione di una stazione di polizia in un nuovo quartiere di Francoforte (con 30.000 abitanti).
La città di Francoforte ha obiettivi specifici :
- Determinare le dimensioni della stazione di polizia.
- Calcolare il numero di scrivanie necessarie in base al rapporto ottimale di scrivanie.
- Per risparmiare spazio ed evitare costi inutili.
- Modernizzazione delle condizioni per includere il lavoro a distanza per la segnalazione degli incidenti.
-
E i requisiti:
- Per ogni 100.000 abitanti, ci sono 276 agenti di polizia(Ufficio statistico, 2024).
- Il calcolo include gli ufficiali a tempo parziale, i tirocinanti e gli ufficiali di supporto.
- Fattori considerati: orario di lavoro, giorni di ferie, giorni di malattia, giorni di formazione, orari dei turni, ecc...
L'Università SHR ha calcolato il rapporto tra i banchi in due periodi specifici3:
- I calcoli del primo anno includono variazioni settimanali dovute alle diverse preferenze di lavoro a distanza.
- Calcoli del secondo anno per tenere conto delle variazioni del personale.
È inoltre essenziale prendere in considerazione altre 3 variabili critiche che probabilmente influenzeranno il calcolo, soprattutto a lungo termine:
- Dopo un anno, non si sa se i 20 agenti part-time diventeranno a tempo pieno nella nuova stazione.
- Il numero di tirocinanti aumenterà probabilmente nei primi tre anni.
- Sarà necessario prendere in considerazione alcune ottimizzazioni, come una maggiore flessibilità dell'ufficio, l'organizzazione delle scrivanie e la variazione dei tassi di utilizzo dello spazio nei primi due anni.
Vediamo ora di scomporre il calcolo del rapporto di lavoro alla scrivania. Cominciamo con l'elencare alcuni dati rilevanti per il calcolo, come le ore di lavoro, i giorni di ferie, ecc....
Punti di dati ausiliari:
Prima di calcolare il rapporto di servizio, è necessario stimare il numero di agenti di polizia in base agli abitanti dell'area.
Sulla base delle ipotesi iniziali:
Se dovessimo scalare per una popolazione più numerosa (immaginiamo una popolazione 10 volte più grande):
276÷10×3=82,8×10≈828agenti di polizia
Ora vogliamo stabilire quanti agenti saranno necessari in base ai turni:
- Calcolo degli agenti di polizia a tempo pieno per turno:
N. di agenti di polizia × N. di turni / N. di turni settimanali=831×314=178,07≈178
- Calcolo degli agenti di polizia a tempo parziale per turno:
N. di agenti di polizia × N. di turni / N. di turni settimanali=210×214=30
E quante giornate lavorative avremo all'anno:
N. di settimane × Giorni lavorativi settimanali - Giorni festivi nello Stato
Calcolo dei giorni lavorativi per la Polizia (senza fine settimana, senza giorni festivi, senza turni):
Giorni lavorativi all'anno per il tempo pieno=52×3=156
Giorni lavorativi all'anno per il part-time=52×2=104
Ora possiamo calcolare quante persone saranno effettivamente presenti in ufficio in base ai dati ausiliari (presenze, assenze, giorni di malattia, formazione...):
La formula sarà:
Giorni di presenza a tempo pieno = Giorni di lavoro - giorni di ferie - giorni di malattia - giorni di formazione - rotazioni = 156-30-26-10-3=87
Giorni di presenza per il part-time= 104-20-17-10-2=55
Possiamo ora calcolare l'utilizzo della scrivania durante i giorni di presenza effettiva
Utilizzo della scrivania = Giorni di lavoro × Ore di lavoro giornaliere × Percentuale di necessità della scrivania / 100
Utilizzo della scrivania a tempo pieno = 87×12×40 /100= 417,6 ore all'anno
Utilizzo della scrivania a tempo parziale=55×12×40 /100=264ore all'anno
Per avere un quadro completo, dobbiamo anche dedurre le ore di lavoro a distanza dall'utilizzo effettivo della scrivania, come segue:
Ore di lavoro a distanza = Ore di lavoro all'anno × Preferenza media a distanza /100
Ore di lavoro a distanza a tempo pieno = 417,6 ×28,14/ 100=117,5
Ore di lavoro a distanza per il part-time = 264 × 28,14 /100 = 74,29
Ma quante ore di lavoro totali in ufficio dobbiamo considerare?
Ore di lavoro in ufficio = Ore di lavoro all'anno - Ore di lavoro a distanza
Ore di lavoro in ufficio a tempo pieno= 417,6-117,5=300,1
Ore di lavoro in ufficio per il part-time=264-74,29=189,71
Totale ore di lavoro in ufficio=300,1+189,71=489,84
Per calcolare il rapporto di lavoro alla scrivania, le ore di lavoro trascorse in ufficio devono essere divise per le ore di lavoro totali nell'anno5.
Infine, possiamo calcolare le ore di lavoro totali all'anno:
1044 (ore lavorative annue a tempo pieno) + 660 (ore lavorative annue a tempo parziale) = 1704 ore annue
E il calcolo del rapporto di scrivania:
Desk ratio anno 1 = Totale ore di lavoro in ufficio / Totale ore di lavoro= 489,84 /1704=0,2874
Segue il calcolo dei banchi necessari per il primo anno:
Scrivanie richieste = rapporto scrivanie anno 1 × agenti di polizia per turno= 0,2874×208≈606
Possiamo entrare più nel dettaglio e calcolare anche i rapporti feriali per turno e per giorno.7
Irapporti di scrivanie per ogni giorno feriale sono derivati dall'uso delle scrivanie aggiustato per le preferenze di lavoro a distanza.
Quindi, se volessimo calcolare il rapporto di scrivania per il lunedì, dovremmo utilizzare la seguente formula:
Rapporto scrivanie/giorno feriale= Ore di lavoro per turno/utilizzo delle scrivanie per turno/tempo di permanenza a distanza nel giorno feriale
Lunedì: 4.8 - 1.152 / 12 = 3.648 /12 = 0.304
Fabbisogno di scrivanie nei giorni feriali = Rapporto di scrivanie nei giorni feriali×Numero di dipendenti per turno
Requisiti della scrivania Lunedì=0,304×208=63,232≈64
Questo approccio garantisce che i requisiti delle scrivanie riflettano i modelli di lavoro e le preferenze dei dipendenti, portando a un uso ottimizzato ed efficiente dello spazio in ufficio.8
Osservazioni dal caso di studio
Il caso di studio presentato dall'Università SHR illustra le complessità e le considerazioni legate al calcolo di un rapporto ottimale di scrivanie per un luogo di lavoro, fondendo modelli teorici e applicazioni pratiche.
Lo studio evidenzia un cambiamento critico di prospettiva: il raggiungimento di un rapporto ottimale di scrivanie non consiste tanto nell'individuare un numero preciso, quanto piuttosto nel coltivare uno spazio di lavoro che rifletta le esigenze in evoluzione dell'organizzazione e dei suoi dipendenti. Piuttosto che fissarsi su un numero ottimale immutabile, le aziende devono puntare a un quadro di rapporti di scrivanie adattabile che dia la priorità a politiche incentrate sui dipendenti, il che è fondamentale per implementare e ottimizzare con successo i rapporti di scrivanie.
Per la prima volta, l'Università SHR sottolinea l'importanza di un quadro completo per perfezionare il rapporto di desk.
Lo studio raccomanda un approccio flessibile e dinamico al calcolo del rapporto tra le scrivanie, che tenga conto di fattori quali i requisiti di formazione, le assenze dei dipendenti e i cambiamenti organizzativi. Questa adattabilità è essenziale per mantenere uno spazio di lavoro che si evolva di pari passo con le dimensioni, i modelli di lavoro e gli obiettivi della forza lavoro.
Le organizzazioni che adottano modelli di spazio di lavoro flessibili devono mettere a punto i rapporti tra le scrivanie, sfruttando strumenti analitici avanzati e strategie basate sui dati per valutare e regolare continuamente queste metriche. Questa continua ricalibrazione sarà fondamentale per mantenere l'efficienza dello spazio di lavoro.
Inoltre, è fondamentale un approccio olistico alla gestione dello spazio di lavoro. Oltre ai rapporti tra le scrivanie, metriche come i tassi di utilizzo dello spazio e il benessere dei dipendenti dovrebbero essere parte integrante della strategia dello spazio di lavoro.
Adottando questa prospettiva globale, le organizzazioni possono trasformare i loro uffici in ambienti dinamici che migliorano la produttività, la collaborazione e il benessere.
Sfidare lo status quo: i rapporti informativi come strumento di controllo aziendale?
Vogliamo concludere la nostra analisi con un punto di vista un po' controverso (non tanto per agitare le acque, per così dire, ma per presentare un'altra faccia della medaglia).
Alcuni sostengono che l'ottimizzazione del rapporto tra le scrivanie è essenziale per la gestione di un ufficio moderno, ma può anche essere una copertura per misure di riduzione dei costi che privilegiano i profitti rispetto alle persone. Manipolando i rapporti tra le scrivanie per ridurre lo spazio e le spese dell'ufficio, le aziende possono compromettere il comfort e la produttività dei dipendenti.
I rapporti di scrivania possono anche essere usati per esercitare un controllo sul comportamento dei dipendenti, limitando l'autonomia e la flessibilità.
A questa prospettiva, rispondiamo che un approccio equilibrato, che integri spazi di lavoro flessibili e politiche incentrate sui dipendenti, è l'unica soluzione sostenibile per condurre aziende moderne e di successo. E dare ai dipendenti la possibilità di esprimersi sul proprio ambiente di lavoro aumenta la soddisfazione e le prestazioni.
Il dibattito sull'ottimizzazione del rapporto di lavoro rivela una questione più ampia: la possibilità che queste metriche servano gli interessi aziendali a scapito del benessere dei dipendenti.
La vera efficienza richiede un equilibrio tra metriche quantitative e comprensione qualitativa. Nel ripensare la progettazione degli spazi di lavoro, diamo priorità alle esigenze umane oltre che agli obiettivi finanziari. Valorizzando sia i dati numerici che l'esperienza umana, le aziende possono creare ambienti che favoriscono il successo e la soddisfazione a lungo termine.
L'efficienza deve migliorare, non sfruttare. L'equilibrio tra spazio, flessibilità ed esigenze umane è la vera misura del successo di un luogo di lavoro, spiega Ivan Cossu.
Note:
- Ricerca eseguita da Christian Knaf, Olivia Ganten, Eric Holtkamp, Lara Hölkemeier, Florentine Sieger, SHR University - Aprile 2024
- Dati dell'Università SHR - Aprile 2024
- Il calcolo viene sempre effettuato per un turno, non per un giorno o un anno.
- Per scalare per una popolazione più numerosa, moltiplicheremmo questi valori per 10 (ipotizzando una popolazione di 300.000 abitanti).
- Ore di lavoro totali all'anno = Giorni di lavoro all'anno×Ore di lavoro giornaliere
Ore di lavoro totali all'anno per il tempo pieno=87×12=1044ore
Ore di lavoro totali all'anno per il part-time=55×12=660ore
- I valori calcolati sono medi.
- Utilizzo della scrivania per turno= Ore di lavoro×Necessità di scrivania/100 = 12x40/100 = 4,8
- Il caso di studio introduce anche un "fattore di correzione", che indica quanta flessibilità dell'ufficio è necessaria per fornire sempre un numero sufficiente di scrivanie, mantenendo il requisito medio di scrivanie come base fissa.
