Ripensare gli uffici: nuovi paradigmi negli ambienti di lavoro DACH

L'ufficio fisico sta diventando obsoleto?

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Con l'affermarsi di modelli di lavoro ibridi, ci chiediamo se l'aumento dei giorni di lavoro da casa non significhi che gli uffici diventeranno vuoti di denaro. 

Le conclusioni sono due. Uno: un numero maggiore di persone desidera ambienti ibridi piuttosto che completamente remoti per una maggiore equilibrio tra vita privata e lavoro e la possibilità di connettersi con i colleghi, il che significa che l'ufficio fisico ha ancora un grande valore. In secondo luogo, i dati di deskbird sull'utilizzo degli uffici rivelano un utilizzo settimanale del 63,78% in 11 città della regione^DACH1, suggerendo che lo spazio ufficio è ancora essenziale per le funzioni aziendali.

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L'imperativo del lavoro ibrido

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L'utilizzo degli uffici è in aumento, ma il ruolo dell'ufficio è cambiato per molti dipendenti. Non è più uno spazio per il tran tran quotidiano, dove i manager scrutano le spalle e la presenza è l'unico mezzo per dimostrare la propria dedizione. Ora il luogo di lavoro fisico è un centro occasionale di connessione e innovazione, dove i dipendenti vengono a costruire relazioni con i colleghi e a lavorare su compiti che richiedono coordinamento e brainstorming di persona. 

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Il lavoro ibrido ha dimostrato di essere una necessità per attrarre e trattenere i migliori talenti. Mentre alcuni pensavano che questo modello di lavoro flessibile sarebbe stato una tendenza passeggera, è diventato rapidamente il nuovo standard. Una ricerca di Gallup ha rilevato che

Il 40% dei dipendenti in grado di lavorare da remoto è passato da un lavoro interamente in sede a una modalità di lavoro ibrida o esclusivamente da remoto.

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Grazie alla maggiore equilibrio tra vita privata e lavoro sperimentata dai dipendenti nei modelli ibridi, essi sono generalmente più felici sul lavoro, il che significa che sono meno propensi a lasciare l'azienda. Inoltre, i dipendenti si aspettano di avere queste opzioni o, in caso contrario, sceglieranno di lavorare altrove. Lo stesso studio Gallup menzionato in precedenza ha anche rilevato che "otto dipendenti su dieci in grado di lavorare da remoto si aspettano di lavorare in modo ibrido o completamente remoto". È diventato un benefit talmente importante che in alcuni casi i lavoratori scelgono un modello flessibile piuttosto che una retribuzione più alta.

In poche parole: il mondo del lavoro è cambiato. Le aziende devono adattarsi a queste aspettative o rischiano di perdere la loro forza lavoro.  

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Fattori di sostegno legali e culturali

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Le leggi del DACH aprono la strada a nuovi modelli o ostacolano il progresso del lavoro ibrido?

Nel complesso, i quadri giuridici della regione DACH sostengono il lavoro flessibile in quanto danno priorità al benessere dei dipendenti. Poiché la salute e la sicurezza sono di estrema importanza, le leggi di questa regione si prestano bene al lavoro ibrido. In generale, tuttavia, in Germania, Austria e Svizzera non esiste una legislazione specifica sul lavoro ibrido. Sebbene esistano leggi correlate, non vi sono dichiarazioni esplicite sul concetto. 

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In Germania, sebbene il lavoro ibrido sia consentito dalla legge, i datori di lavoro devono ottenere il consenso dei propri dipendenti prima di applicare tale modello in caso di modifica del contratto di lavoro. Allo stesso modo, qualsiasi forma di lavoro a distanza che i dipendenti vogliano intraprendere deve essere concordata con il datore di lavoro. I datori di lavoro hanno anche l'obbligo generale di fornire le attrezzature da ufficio necessarie, indipendentemente dalla sede del dipendente. Questo aspetto è importante nei contesti ibridi, in quanto i dipendenti devono assicurarsi che i loro uffici domestici siano dotati della tecnologia e delle risorse adeguate.

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Anche in Austria è necessario un accordo tra il datore di lavoro e il dipendente quando si implementa un modello di lavoro ibrido. Come in Germania, è necessario fornire le giuste risorse a chi lavora da casa. Inoltre, l'Austria ha leggi specifiche sul telelavoro o sul lavoro svolto al di fuori dell'ufficio, che prevedono le stesse condizioni di lavoro, gli stessi diritti e le stesse tutele indipendentemente dal luogo in cui il dipendente lavora. Ad esempio, le spese devono essere coperte e la protezione dei dati deve essere la stessa.  

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In Svizzera, le leggi impongono ai datori di lavoro di proteggere la salute e la sicurezza dei loro collaboratori. In questo caso, se non è sicuro recarsi in ufficio, i dipendenti sono legalmente autorizzati a lavorare da casa. Come nel resto della regione, la salute e la sicurezza sono tutelate dalla legge indipendentemente dal luogo in cui si lavora. Inoltre, il Codice delle Obbligazioni svizzero prevede che i datori di lavoro forniscano ai dipendenti condizioni di lavoro adeguate, compresi ambienti ibridi, se questo è il modello scelto dal datore di lavoro. Inoltre, in Svizzera le leggi consentono ai dipendenti di lavorare legalmente solo per un certo numero di ore al giorno. 

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Da un punto di vista culturale, la regione si è dimostrata molto ricettiva nei confronti dei modelli di lavoro ibridi, con uno spostamento generale verso la combinazione di lavoro di persona e a distanza. 

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La regione DACH attribuisce grande importanza alla disconnessione dal lavoro e a una vita personale soddisfacente. Questo, ovviamente, si presta all'implementazione di modelli di lavoro che fanno lo stesso. Tuttavia, anche l'etica del lavoro è un valore fondamentale che consente ai modelli flessibili di prosperare, perché i dipendenti si impegnano personalmente nel loro lavoro e nella qualità del loro lavoro, e hanno bisogno di meno controllo o microgestione. 

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La regione è nota anche per l'innovazione e la competenza tecnologica, che consentono una transizione agevole all'uso della tecnologia per facilitare il lavoro a distanza e ibrido. Poiché l'alfabetizzazione digitale è molto elevata nella regione, l'adozione di questi modelli di lavoro è più diffusa. 

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Poiché la regione attribuisce grande valore alla professionalità e alla formalità, si presta bene a modelli ibridi, in quanto i dipendenti sono tenuti a mantenere un atteggiamento professionale indipendentemente dall'ambiente. A loro volta, i datori di lavoro hanno maggiore fiducia nei loro team e, quindi, tendono a concedere loro maggiore autonomia. Questo funziona bene perché ci si aspetta che i singoli forniscano un lavoro di qualità senza supervisione.

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D'altra parte, è generalmente conservatrice in termini di cultura del lavoro. Il lavoro ibrido non è stato adottato in modo massiccio fino alla pandemia. L'ibrido si è rivelato un modello ideale perché è possibile mantenere l'interazione faccia a faccia, che è molto apprezzata negli ambienti di lavoro della regione DACH. Inoltre, questo placa le preoccupazioni di coloro che hanno un'affinità con gli ambienti di lavoro più conservatori.

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Prospettive

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Quando si parla dell'importanza dello spazio ufficio in un mondo in cui i modelli ibridi e remoti hanno preso piede, è in corso un forte dibattito: l'ufficio è essenziale per la collaborazione o è una reliquia del passato?

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Per prima cosa, analizziamo le implicazioni dei costi di gestione di un ufficio. Un'azienda deve pagare l'affitto, la manutenzione e mantenere le luci accese. Tutto ciò comporta un prezzo. Tuttavia, i modelli ibridi consentono di risparmiare sui costi. Innanzitutto, lo spazio può essere ridimensionato se in alcuni giorni il numero di persone che si recano in ufficio diminuisce. Ad esempio, se il 50% del team viene in ufficio il martedì e il 50% il mercoledì, l'azienda può affittare un ufficio di dimensioni dimezzate e con un affitto più conveniente. Allo stesso modo, un numero inferiore di persone significa che vengono utilizzate meno risorse energetiche, non solo risparmiando denaro ma anche contribuendo alla sostenibilità. 

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Questo può essere implementato utilizzando piattaforme di prenotazione di scrivanie e sale riunioniche raccolgono dati sull'utilizzo dello spazio per prendere decisioni basate sui dati sulla quantità di spazio necessaria. 

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In secondo luogo, è importante capire come un ambiente personale contribuisca alla collaborazione, alla produttività e al coinvolgimento.

La chiave è l' equilibrio. L'ufficio ha la funzione di mettere in contatto le persone, contribuendo a creare relazioni e amicizie essenziali che portano a dipendenti fedeli e impegnati. D'altro canto, l'autonomia di lavorare da casa quando è necessario consente una maggiore equilibrio tra vita privata e lavoro e il benessere dei dipendenti. E come dimostrano le ricerche, con dipendenti più felici si ottiene una maggiore produttività. Uno studio dell'Università di Oxford ha rilevato che i lavoratori sono più produttivi del 13% quando sono felici. Quando siamo ben riposati e meno stressati per il pendolarismo o la cura della famiglia, possiamo concentrarci maggiormente sul nostro lavoro. 

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Conclusione

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Possiamo affermare con certezza che il lavoro ibrido è destinato a rimanere nella regione DACH. Se i luoghi di lavoro tradizionali hanno ancora un grande valore, dare ai dipendenti l'opportunità di lavorare da casa è altrettanto importante. Il lavoro ibrido non solo è adatto alla cultura della regione, ma presenta anche vantaggi sia per l'azienda che per i suoi dipendenti.

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Note:

1. Dati raccolti dal 01.09.2023 al 29.02.2024 in 11 città della regione DACH, tra cui: Berlino, Monaco, Stoccarda, Vienna e Zurigo.