Veerle Verschaeve sul design dell'ufficio e la costruzione della fiducia con i dipendenti

Veerle Verschaeve si occupa di ambienti di lavoro flessibili da oltre 10 anni. Come esperta e consulente, aiuta le aziende a tradurre le strategie in un ambiente e in processi, senza mai perdere di vista le persone. Veerle ci parla della sua visione Create New Work, di cosa sono in realtà il New Work e l'Inner Work e di molto altro ancora!

1. Da esperta di New e Inner Work, come definirebbe i due termini?

Aiuto le aziende di servizi supportandole nella creazione di ambienti di lavoro ibridi individuali e coinvolgendo i dipendenti in questo processo. In questo modo possiamo creare fiducia, perché la fiducia è la base della produttività aziendale. In questo modo, il Nuovo Lavoro è inteso anche come Lavoro Interiore, necessario per passare da una cultura della presenza a una cultura della fiducia. Sostengo le aziende nel compiere questo passo.

Il mio ruolo in questo ambito è più che altro spaziale e infrastrutturale. Ma, a mio avviso, esiste un'interdipendenza tra lo spazio e il nucleo interno di un'organizzazione quando si tratta di cultura della fiducia. Uno spazio può essere cambiato rapidamente, mentre la trasformazione interna è un processo molto più lungo. Vorrei usare la riprogettazione degli spazi per innescare proprio questo processo.‍

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2. Come la pandemia ha plasmato il Nuovo Lavoro e cosa deve essere cambiato?

In molte aziende, durante la pandemia si è passati dal lavoro in ufficio al "lavoro da casa per tutti". Nel corso di questo processo, molti dipendenti hanno notato il problema del proprio isolamento e si sono allontanati in un certo senso dall'azienda. Alcuni studi dimostrano che proprio le persone assunte durante la pandemia sono le prime a licenziarsi. Dobbiamo imparare a superare la distanza virtuale e a rientrare in contatto, in modo da creare un senso di appartenenza.

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3. Con che tipo di aziende lavora? Questo problema riguarda davvero tutti, dalle startup alle grandi organizzazioni?

‍Sì, riguarda tutti! In passato ho lavorato molto con le aziende o con le medie imprese. Ora sono un imprenditrice individuale e al momento sto ancora cercando la mia nicchia. Le aziende di servizi sono un po' più facili da esaminare per me, perché si tratta quasi esclusivamente di knowledge workers. Tra la forza lavoro, di solito c'è la richiesta di poter mantenere un certo grado di lavoro da casa, ed è per questo che inizialmente mi sono concentrato su di loro. Per le aziende manifatturiere la situazione è un po' diversa. Come si fa a gestire i dipendenti che non lavorano in amministrazione? Come possono lavorare in modo flessibile anche i dipendenti della produzione?

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4. La sua attenzione è sempre rivolta allo sviluppo e alla promozione di persone e manager. Come funziona esattamente?

Nel mio lavoro di consulenza, si tratta di portare con me dipendenti e dirigenti, soprattutto in relazione al cambiamento fisico. È particolarmente importante essere trasparenti nel processo. Spesso organizzo workshop in cui i rappresentanti dei dipendenti contribuiscono attivamente allo sviluppo del concetto, poiché sono i dipendenti che in seguito utilizzeranno questi spazi. 

Si può iniziare, per esempio, progettando insieme i moduli e il piano di occupazione. Questo processo, in cui il team è coinvolto nella progettazione e nella partecipazione, ha già un impatto significativo. Anche i dirigenti si accorgono che possono lasciarsi andare. Entrano in dialogo con i dipendenti, si ottengono buoni risultati e si creano buoni spazi. Questo è il primo impulso alla co-determinazione e alla responsabilità in relazione allo sviluppo del nuovo spazio. Naturalmente, ci auguriamo che questo concetto sviluppato diventi realtà e venga portato avanti attraverso la cooperazione.‍

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5. Molte aziende si chiedono quanto tempo richieda un cambiamento come questo e come possa essere attuato a lungo termine. Sulla base dei suoi 10 anni di esperienza lavorativa, può darci delle linee guida?

Non è facile rispondere a questa domanda. La durata dell'implementazione dipende dalla misura in cui le aziende vogliono cambiare in termini di spazio. Se stanno progettando un nuovo edificio, hanno a disposizione un periodo di oltre 2 anni per progettare il processo di cambiamento. Se invece si tratta solo di ristrutturare un ufficio esistente, a seconda delle dimensioni dello spazio, si calcola un semestre dalla concezione al trasferimento, più altri 3 mesi di supporto per l'adeguamento al nuovo ambiente di lavoro. Tuttavia, più tempo ho a disposizione, più posso interagire intensamente con i dipendenti. 

Perché il cambiamento culturale richiede molto più tempo. Per fornire il miglior supporto possibile, accompagniamo i dipendenti per almeno altri 3 mesi dopo il trasferimento, per aiutarli ad affrontare il nuovo ambiente di lavoro. In questo periodo si possono apportare modifiche all'arredamento o alle modalità di utilizzo, se qualcosa non funziona in modo ottimale. Ma il viaggio non è ancora finito, se mai lo sarà.‍

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6. Lei ha incontrato molte aziende che si trovano in fasi diverse del processo. Quali sono le maggiori sfide per le imprese tedesche?

A mio avviso, la sfida più grande per le aziende tedesche è semplicemente lasciarsi andare, lasciare che i dipendenti contribuiscano a plasmare il processo e confidare che possano e vogliano farlo. In questo modo si possono ottenere grandi risultati che vengono poi sostenuti da tutte le parti. Un'altra difficoltà è che non tutte le aziende capiscono che i loro dipendenti sono al massimo del loro potenziale. 

Allo stesso modo, la trasparenza è un ostacolo per molte aziende. Le persone diventano vulnerabili quando sono aperte, oneste e trasparenti. Credo che questo sia difficile per molte aziende tedesche.

Quando si parla di trasformazione, invece, è importante che le aziende si rendano conto che non si tratta solo di risparmio. Oggi, in media, gli spazi per uffici rappresentano solo il 10% della spesa aziendale. Dovrebbe esserci un cambiamento di mentalità, con una maggiore spesa per spazi in cui i dipendenti si sentano a proprio agio e diventino più produttivi proprio per questo. Purtroppo questo aspetto non è adeguatamente misurabile e le aziende devono avere fiducia nel fatto che i dipendenti facciano la differenza.

Il fattore tempo è un'altra sfida. Naturalmente ci vuole tempo prima che i cambiamenti e i successi diventino evidenti nel modo in cui i team lavorano insieme.

Il mio attuale cliente, invece, mi ha colpito per il suo atteggiamento. Il consiglio di amministrazione dell'azienda non vuole più imporre ai dipendenti la frequenza con cui devono recarsi in ufficio. L'ambiente di lavoro deve essere così attraente da indurre i dipendenti a venire in ufficio di loro spontanea volontà e a decidere di lavorare lì. Credo che questo approccio sia una visione molto bella!

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Grazie mille per la bella intervista, Veerle!