6 punti chiave per ottimizzare gli spazi

Il mondo del lavoro sta cambiando rapidamente, mentre le modalità di lavoro ibrido diventano la norma e il lavoro flessibile acquista importanza. I leader delle aziende devono essere all'avanguardia e adattarsi a queste tendenze per garantire il successo, sia in termini di profitto che di soddisfazione dei dipendenti. Per questo motivo, l'ottimizzazione degli spazi negli uffici è diventata fondamentale per le organizzazioni che intendono migliorare l'efficienza, ridurre i costi e supportare le esigenze in evoluzione della propria forza lavoro.

Nel nostro recente webinar, intitolato "Ottimizzazione dello spazio: Trasformare gli uffici per ottenere la massima efficienza e ridurre i costi", abbiamo avuto il privilegio di approfondire questo argomento con due illustri esperti del settore della gestione degli ambienti di lavoro. Esme Banks Marr, Strategy Director of Work + Place di BVN Architecture, ha portato la sua capacità unica di decodificare i dati sul sentiment dei dipendenti e di allinearli con le tendenze di occupazione, mentre il Dr. Dan Wakelin, Direttore di HCG, ha supervisionato la strategia per il luogo di lavoro e le iniziative di gestione del cambiamento in diversi settori.

‍

‍

Entrambi gli esperti di gestione del posto di lavoro hanno offerto spunti di riflessione e best practice comprovate per massimizzare l'utilizzo dello spazio e migliorare l'efficacia del processo decisionale. Esploriamo i principali risultati condivisi dal nostro gruppo!

1. Creare un allineamento all'interno dell'organizzazione

Il Dr. Dan Wakelin esorta le organizzazioni ibride a creare un allineamento interno per ottimizzare al meglio lo spazio e creare un ufficio ben funzionante. Il dottor Wakelin suddivide l'allineamento in 2 tipi. Il primo è quello tra l'approccio al lavoro e i principi chiave dell'organizzazione. Come spiega Wakelin, "così le persone possono percepire una congruenza tra le cose che l'organizzazione dice di sé e i modi di lavorare che incoraggia, sostiene e facilita". In altre parole, se l'organizzazione abbraccia la sostenibilità, dovrebbe avere un ufficio senza carta, incentivare l'uso dei mezzi pubblici o del car pooling e adottare misure estensive per ridurre il consumo energetico. Anche se questo è solo un esempio, la congruenza tra i valori comunicati dall'organizzazione e le sue pratiche quotidiane è importante per creare fiducia e coesione. 

Il secondo tipo di allineamento menzionato dal dottor Wakelin è quello tra "gli spazi messi a disposizione e le attività che le persone svolgono". Pertanto, i tipi di spazio di cui dispone un'organizzazione, come sale riunioni, scrivanie singole, uffici open space, ecc. devono essere in linea con le attività svolte da ciascun dipendente. Hanno le risorse e gli spazi giusti per svolgere efficacemente il proprio lavoro? 

Come ha spiegato il dottor Wakelin, "dobbiamo perdere l'idea che tutti possano utilizzare gli stessi tipi di spazio e che il nostro lavoro sia sempre lo stesso. In realtà abbiamo bisogno di una serie di ambienti di lavoro che si adattino alle diverse attività, alle diverse preferenze lavorative, ai diversi stili, a tutte le ragioni per cui potrebbe essere necessario un mix di ambienti".

2. Impostare più parametri nella pianificazione flessibile, non meno

Se da un lato la fiducia e la libertà sono i vantaggi principali di un ufficio flessibile, dall'altro è importante creare i giusti parametri entro i quali gli individui possano operare, pur mantenendo la loro autonomia. Ai dipendenti piace sentirsi degni di fiducia. In effetti, la microgestione può ostacolare la produttività aziendale. Tuttavia, devono esserci delle linee guida che permettano al team di capire cosa ci si aspetta da loro. 

Come ha sottolineato Esme Banks: "Per accogliere le persone che vengono in ufficio, direi che l'idea di stabilire dei parametri vi aiuteràa farlo". L'autrice spiega che una pianificazione libera per tutti non avrà successo perché offre un margine di manovra troppo ampio. Tuttavia, ha anche messo in guardia dal fissare troppe regole o mandati rigidi. Come abbiamo visto, i mandati che obbligano le persone a tornare in ufficio non hanno avuto successo. 

Esme suggerisce invece di "comunicare molto bene... far sapere alle persone cosa ci si aspetta da loro. E credo che stabilire dei parametri su quando si viene in ufficio e perché sia davvero importante, ti aiuterà a ottimizzare lo spazio che hai già, a comprenderlo e a capire di cosa hanno bisogno le persone".

Come consiglia lei stessa: "Devi chiedere, devi ascoltare. Devi essere pronto a fare quel lavoro... per sapere di cosa hanno bisogno. Altrimenti, si tratta di un sacco di congetture e si rischia di cadere nel vuoto". Quindi, i parametri devono essere creati tenendo conto dei dipendenti. Piuttosto che stabilire mandati rigidi, chiedi il loro feedback per capire quali linee guida saranno veramente utili.

3. La comunicazione è fondamentale!

Analogamente ai consigli sulla definizione dei parametri, è fondamentale comunicare chiaramente con il team ibrido. Esme ritiene che un problema fondamentale sia semplicemente che "i dipendenti non sanno, non vengono informati e non hanno una leadership".

Come spiega Esme, "un leader non dovrebbe avere paura di mettere dei paletti e iniziare a prendere delle decisioni, ma anche di riconoscere che quella decisione potrebbe non essere definitiva". Poiché le cose cambiano rapidamente, soprattutto nel mondo del lavoro, i leader devono essere flessibili. Ma ancora di più, devono creare processi in grado di adattarsi alle esigenze e alle richieste di una forza lavoro in continua evoluzione. Il cambiamento è inevitabile e i leader dovranno introdurre nuovi strumenti, applicare regole diverse, ecc. La chiave è semplicemente comunicare al team ciò che sta avvenendo. Inoltre, essere aperti al feedback e ascoltare le loro esigenze è fondamentale. 

4. Concentrarsi meno sui costi e più sull'efficienza e sull'esperienza dei dipendenti 

Sebbene il risparmio sui costi sia un argomento sempre più importante, soprattutto in un periodo di aumento del costo della vita, non dovrebbe essere l'obiettivo principale delle organizzazioni ibride. Dan esorta invece i leader a considerare l'efficienza con maggiore attenzione. Piuttosto che concentrarsi solo sulla riduzione dei profitti, le aziende dovrebbero misurare l'efficienza e se uno spazio ha un buon valore. Per esempio, uno spazio può essere più grande e quindi più costoso, ma i dipendenti sono molto più efficienti in quello spazio che in uno più piccolo e meno costoso. Se l'ufficio soddisfa le esigenze dei dipendenti e questi ultimi sono più produttivi, le prestazioni aziendali saranno migliori e, di conseguenza, i profitti maggiori. 

Come spiega Wakelin, "in genere vorrei presentare i risparmi sui costi su una... scheda di valutazione bilanciata", in modo che i costi siano valutati rispetto ad altri fattori importanti come "il marchio, l'impatto sul nostro personale, l'impatto sulle operazioni dell'organizzazione".

Banks concorda, affermando che "dobbiamo smettere di pensare a ridurre i costi. Dobbiamo invece pensare ad aumentare l'esperienza perché, a lungo termine, avrà lo stesso effetto sul nostro business".

L'autrice spiega che, sebbene il ridimensionamento comporti inevitabilmente un risparmio economico, i leader devono valutare cosa sacrificano in cambio, per esempio l'esperienza dei dipendenti. Questo è importante perché i dipendenti felici sono più propensi a rimanere, riducendo i costi di assunzione e di onboarding nel lungo periodo. Inoltre, come spiega, "sarannoin grado di fare il loro lavoro al meglio perché ho permesso loro di essere pienamente supportati... Sì, gli ambienti di lavoro sono un investimento, ma alla fine pagheranno i dividendi".

‍

5. La sostenibilità deve essere uno dei principali motori del cambiamento 

Piuttosto che guardare ai costi in modo isolato, altri elementi dovrebbero spingere un'azienda a passare all'ibrido, come la sostenibilità. Come ha detto Dan, "il driver della sostenibilità è potenzialmente più forte del semplice costo. E se facciamo la cosa giusta, probabilmente le sterline e i centesimi seguiranno".

L'ottimizzazione delle risorse è importante quanto l'ottimizzazione dello spazio quando si vuole migliorare la sostenibilità dell'azienda. Per esempio, come si può risparmiare energia quando l'occupazione degli uffici è bassa? Di conseguenza, è probabile che i costi diminuiscano in risposta alla riduzione delle risorse utilizzate. Poiché i valori dei dipendenti stanno cambiando per dare priorità alla sostenibilità, questi cambiamenti miglioreranno anche il morale dei dipendenti. 

Sebbene molti (noi compresi) sostengano la flessibilità come forte motore della sostenibilità, Esme presenta un punto di vista opposto, argomentando il suo punto di vista sulla base di un recente episodio del Workplace Geeks Podcast, in cui il conduttore, Gensler, esamina l'impatto del lavoro ibrido sulle città e sulle nostre vite. L'autore ha concluso che, dal punto di vista energetico, è più efficiente venire in ufficio. 

6. La tecnologia e il lavoro ibrido coordinato sono il futuro

Le aspettative dei dipendenti sul lavoro stanno cambiando e molti desiderano un modello di lavoro ibrido che offra loro una maggiore autonomia. Tuttavia, come molti leader ibridi hanno probabilmente sperimentato, l'implementazione di tale modello può essere difficile.

Ma come prevede il dottor Wakelin, "il trend del futuro è in realtà... il lavoro ibrido coordinato". Questo significa che un ufficio flessibile viene gestito utilizzando la tecnologia per la programmazione, la prenotazione delle postazioni e il monitoraggio dell'occupazione. La nostra ricerca con deskbird dimostra che non solo riduce i costi, ma migliora anche la soddisfazione dei dipendenti. 

Il ruolo dell'ufficio si sta trasformando da semplice luogo di lavoro a luogo di connessione e collaborazione personale. È quindi necessario un lavoro ibrido coordinato e la tecnologia per garantire la sincronizzazione degli orari dei dipendenti. Dal punto di vista della soddisfazione dei dipendenti, le persone vogliono arrivare quando ci sono i loro amici al lavoro, perché questo migliora notevolmente la loro esperienza lavorativa. Dal punto di vista della produttività aziendale, i modelli coordinati assicurano che la collaborazione avvenga quando è necessario e che la programmazione sia ottimizzata. Come spiegano Dan ed Esme, in un ambiente di lavoro ibrido sono necessarie più attività amministrative, come portare le persone in ufficio e tenere traccia di chi è presente e quando, quindi la tecnologia è fondamentale per aiutare a creare relazioni significative sul lavoro. Evita alle persone di sprecare ore di pendolarismo quando non è necessario. 

Le intuizioni di questo webinar forniscono un percorso chiaro per le organizzazioni che cercano di trasformare i propri uffici per ottenere un'efficienza ottimale e la soddisfazione dei dipendenti. L'esperienza di Banks Marr e Wakelin evidenzia l'importanza dell'allineamento, della comunicazione e delle pratiche sostenibili come pilastri di un'efficace ottimizzazione degli spazi.

‍

Mentre le aziende tracciano la rotta verso un futuro ibrido, la combinazione di tecnologia e parametri ben definiti è un ottimo punto di partenza per coordinare gli uffici flessibili. Le aziende possono ottimizzare i loro spazi dando priorità all'allineamento con i valori organizzativi, alla creazione di una cultura della comunicazione aperta e all'implementazione della tecnologia per semplificare le operazioni. In questo modo potranno favorire la collaborazione, la creatività e la crescita dell'azienda e dei suoi dipendenti.

‍

‍Richiedi una demo gratuita dell'app deskbird per scoprire come ti aiutiamo a ottimizzare lo spazio in ufficio!