Gillian French, esperta in Residence for Employee Experience presso Workvivo, crede veramente nelle persone. Nel corso della sua carriera ha lavorato in molte aziende diverse, con culture e background di ogni tipo e sa quanto possa essere potente una cultura sana. Nella nostra intervista, Gillian condivide con noi molti spunti della sua esperienza in Workvivo!
1. Come si presenta il vostro attuale modello di lavoro in termini di esperienza dei dipendenti?
Noi di Workvivo siamo diventati completamente ibridi. L'anno scorso abbiamo fatto un sondaggio tra i nostri dipendenti per capire le loro preferenze, perché sappiamo che non esiste un approccio unico al lavoro. I risultati non sono stati affatto sorprendenti. La maggior parte dei lavoratori ha optato per un approccio ibrido. Sappiamo tutti che il tempo a tu per tu è importante, ma in realtà confidiamo nel fatto che i nostri dipendenti possano organizzare la loro vita lavorativa come desiderano. Per alcuni si tratta di lavorare nel nostro ufficio fisico, per altri di lavorare da casa con la possibilità di venire in ufficio.
In fin dei conti, in Workvivo vogliamo dipendenti felici. Penso che abbiamo ancora molto da imparare, ma la cosa più importante è lavorare con i dipendenti e vedere come possiamo soddisfarli al meglio. Si tratta di agevolare anche l'attività, di una sorta di modello del "dare e ricevere". Per noi è importante avere un equilibrio e non regole rigide.
Di recente, il numero di casi Covid in Irlanda sta aumentando di nuovo e ci è stato chiesto di lavorare di nuovo da casa. Pertanto, il nostro modello di lavoro sta cambiando di nuovo e deve essere personalizzato di volta in volta. La flessibilità è essenziale per l'azienda e per i dipendenti. Con equilibrio e senza estremi, siamo certi che riusciremo a trovare il giusto compromesso, coinvolgendo i nostri dipendenti in tutte le decisioni.
2. Cosa è previsto per il futuro? Continuerete a lavorare con un modello di lavoro ibrido?
L'anno scorso il nostro team è triplicato ed è stato un periodo davvero entusiasmante. Rimarremo completamente ibridi: abbiamo rinnovato il nostro ufficio centrale e lo abbiamo trasformato in un centro di hot desking. Tuttavia, sappiamo anche che sarà importante che il team al completo si riunisca, quindi ci impegneremo per garantire a tutti questo tempo faccia a faccia e istituiremo altri hub di hot desking. Stiamo ancora assumendo e stiamo crescendo rapidamente, quindi l'approccio flessibile sarà fondamentale per la nostra crescita.
Per un'ottima cultura dei dipendenti, offriamo anche dei caffè digitali in cui le persone possono passare a fare due chiacchiere per assicurarsi che tutti si sentano inclusi e parte del team.
3. Come fate a lavorare con tanti membri del team in diversi continenti? Avete delle ore centrali fisse o qualcosa di simile?
Il nostro personale è distribuito negli Stati Uniti e in Europa e i nostri 3 fusi orari principali sono GMT, EST e PST. C'è molta sovrapposizione per chi lavora su GMT e EST, ma sappiamo che chi si trova sulla costa occidentale degli Stati Uniti si alza un po' prima. Data la natura del nostro lavoro e della nostra piattaforma, siamo in grado di connetterci senza problemi e non abbiamo riscontrato alcuna difficoltà nel lavorare tra i vari fusi orari.
Cerchiamo di implementare strategie di lavoro asincrone ogni volta che è possibile e ogni martedì alle 15:00 GMT tutta l'azienda si riunisce per un mini-congresso chiamato "Week at Workvivo". Lì sentiamo da ciascun team cosa è successo nell'azienda nell'ultima settimana: è un modo davvero fantastico per l'organizzazione di tenersi al corrente di ciò che accade.
Inoltre, l'intero team si riunisce regolarmente 2 volte l'anno in Irlanda. Queste grandi riunioni vengono chiamate ritiri o offsite. Dal mio punto di vista, i ritiri diventeranno molto importanti in futuro se continueremo a sfruttare il modello di lavoro ibrido. Soprattutto in campagna, ci si allontana dall'ufficio e si ha una prospettiva diversa delle cose. Alla fine, si generano idee migliori, ma allo stesso tempo gli eventi devono essere molto strutturati.
Si potrebbe obiettare che questi eventi sono molto costosi, ma se non si utilizza uno spazio per l'ufficio e non si hanno tutte le spese generali e i costi, si risparmia comunque sul budget. Penso che valga la pena di investire, perché l'interazione faccia a faccia non può essere sostituita. Anche se non vogliamo costringere i nostri dipendenti a lasciare troppo spesso le loro case per noi, questi pochi incontri daranno loro un vantaggio in termini di entusiasmo per l'azienda nei 2 o 3 mesi successivi.
4. Quanto è importante lo spazio fisico (ufficio, spazio di coworking o riunioni fisiche) per Workvivo?
Credo che lo spazio fisico diventerà sempre più importante. Sarà fondamentale che ogni volta che i team vorranno riunirsi, potranno farlo. Siamo molto orgogliosi dei nostri uffici e sappiamo che dovremo fare in modo di porre l'accento sulle riunioni di squadra almeno una volta al trimestre.
Le persone vengono in ufficio per collaborare, ma ognuno ha le sue preferenze. Alcuni dipendenti vogliono andare in ufficio perché la loro sistemazione a casa non è sufficiente. Queste persone vorranno avere una base in cui recarsi anche in futuro. Altri preferiscono andare in ufficio solo 2 giorni a settimana o lavorare a tempo pieno da remoto. Lo stesso vale per la condivisione delle scrivanie, che alcuni amano mentre altri preferiscono evitare per avere la propria postazione personale. Cerchiamo di trovare soluzioni individuali.
Pertanto, la riprogettazione dei nostri uffici è importante. Abbiamo bisogno di spazi più ampi, white boards e spazi per riunirci. Abbiamo anche introdotto i pods, che si vedono spesso negli aeroporti, per consentire alle persone di entrare e telefonare in privato senza disturbare gli altri. Naturalmente, anche un ottimo caffè è importante! L'azienda deve offrire ai dipendenti un'atmosfera accogliente se vuole che ci si incontri in ufficio.
La maggior parte delle persone sente la mancanza e desidera l'interazione personale, anche quando lavora da casa. Personalmente, ritengo che sia importante che i team di leadership tengano conto di questo aspetto. Può anche essere difficile risolvere i problemi quando se ne discute solo in videochiamata. Penso che la pandemia ci abbia aperto. È solo una lente più ampia per tutti noi quando ci rendiamo conto che non dobbiamo essere legati solo all'ufficio. È più probabile fare una riunione durante una passeggiata all'aperto, per esempio. Negli ultimi mesi ho fatto numerose passeggiate con i colleghi. È stato bello e favorisce la costruzione del capitale sociale!
5. Quali sono state le vostre maggiori intuizioni negli ultimi 2 anni di lavoro flessibile? Cosa vi ha sorpreso, cosa ha funzionato bene, cosa ha ancora bisogno di essere perfezionato?
Gli ultimi 2 anni sono stati i più intensi, ma anche in modo positivo. All'inizio era piuttosto difficile capire quando qualcuno aveva una giornata storta ed era davvero importante trovare il tempo per parlare e controllare il team per assicurarsi che tutti si sentissero sostenuti. Ormai siamo tutti così abituati alle chiamate su Zoom che chiamare qualcuno al cellulare e andare a fare due chiacchiere è stato un ottimo modo per alzarsi dalla scrivania.
Una delle più grandi intuizioni per molti è stata quella di poter lavorare da casa e farlo molto bene. Avere una sorta di struttura in termini di stand-up giornalieri del team ha funzionato alla grande per controllare l'un l'altro e sapere cosa l'altro aveva in serbo per la giornata.
Il lavoro a distanza ha avuto un grande impatto sui dipendenti anche in termini di soddisfazione. Lavorando da casa, hanno potuto portare i loro figli a scuola ed essere presenti quando una volta tornati a casa. I viaggi quotidiani 2 ore per recarsi al lavoro non esistono più e questo cambiamento ha avuto un impatto estremamente positivo sulle persone e sulla loro vita sociale. Inoltre, non è costato nulla all'organizzazione e le persone hanno iniziato a vederne i benefici. Penso che il lavoro flessibile sia vantaggioso per entrambe le parti, il dipendente e l'azienda.
Allo stesso tempo, è molto importante non pensare solo a noi stessi e lavorare a casa perché potrebbe essere più comodo per la nostra situazione personale. Abbiamo il dovere di prenderci cura della prossima generazione, che si è appena laureata. Dobbiamo insegnare loro la nostra esperienza e come lavorare insieme sul posto di lavoro. Persone di generazioni diverse imparano l'una dall'altra. I giovani mantengono le persone esperte più giovani e, allo stesso tempo, imparano dall'esperienza dei dipendenti senior. Quando non c'è nessuno in ufficio, l'ambiente di lavoro perderà questo scambio generazionale.
6. Ultimo, ma non meno importante: come si svolge di solito la sua settimana lavorativa, Gillian?
Come mamma di 3 figli, mi piace molto la flessibilità che Workvivo consente. Personalmente, ho bisogno di interazione umana e traggo molta energia dalle visite in ufficio, quindi cerco di andarci ogni 4 o 5 settimane per trascorrere un'intera giornata. Gli altri giorni, mi piace portare i miei 3 figli a scuola e vederli quando tornano a casa. Questi momenti sono impagabili, ma apprezzo soprattutto il fatto di poter beneficiare dell'equilibrio tra il lavoro da casa e le belle giornate in ufficio con il mio team.
Grazie mille per averci dedicato il suo tempo per parlare del modello di lavoro ibrido di successo di Workvivo, Gillian!
